Huomautus 14.5.2024: Tämä ohje koskee vain tilanteita, joissa uuden asiakkaan tilaus on hoidettu Visman myynnin tai vanhan tilauskanavan kautta. Fivaldin uusi tilauskauppa hoitaa uuden asiakkuuden luonnin, yrityksen siirtämisen asiakkaan ympäristöön, käyttäjätunnusten luomisen ja oletuskäyttöoikeuksien myöntämisen automaattisesti.
  • Kun Visman tilaustoimisto on ilmoittanut uuden asiakkaan Fivaldi-ympäristön olevan valmis, voi palvelunhallinnan käyttäjä määritellä asiakasympäristöön Fivaldi-yritykset, -käyttäjät sekä käyttäjille tilatut käyttöoikeudet.

1. Yritysten kytkeminen

  • Uuden asiakasympäristön tietojen perustaminen aloitetaan aina yrityksen kytkemisellä (Jos käyttäjää tai käyttäjäryhmää yrittää perustaa ennen yrityspaikan kytkentää, ohjelma estää tämän ja ilmoittaa Määrittele asiakkaalle ensin yritys).
  • Yritykselle voidaan kytkeä yrityspaikkoja kahdella eri tavalla: siirtämällä käytössä oleva yritys asiakkaalle tai perustamalla uuden yritysnumeron.

Aktiivisen yrityksen siirto asiakkaan ympäristöön

  1. Avaa Aktiiviset yritykset –lista ja siirry asiakkaan yrityksen kohdalle.
  2. Valitse ruudun oikealla ylhäällä näkyvään Asiakas-listaan kyseisen sopimusasiakkaan nimi.
  3. Tee siirto Napsauttamalla Siirrä asiakkaalle.

  4. Ohjelma ilmoittaa Olet siirtämässä yritystä ”X” ala-asiakkaalle ”X”.
  5. Jatka siirtämistä napsauttamalla Jatka.
  6. Siirretty yritys näkyy nyt Asiakkaan Aktiiviset yritykset -listalla.

Jos asiakkaan käytössä on useampia Fivaldi-yrityksiä, toista sama jokaisen yrityksen osalta, kunnes kaikki asiakkaan yritykset on siirretty.

Uuden yrityksen perustaminen asiakkaan ympäristöön

Jos asiakkaalle siirrettävää yritysnumeroa ei ole Aktiiviset yritykset  -listalla, voit perustaa asiakkaalle uuden yritysnumeron.

  1. Siirry kyseisen asiakkaan kohdalle ja napsauta vasemman laidan Uusi yritys -painiketta.
  2. Ohjelma tarjoaa automaattisesti uudeksi yritystunnuksen numeroksi seuraavaa vapaata numeroa.
  3. Jos haluat luoda useamman yrityksen kerralla, valitse Luo useampi yritys.
  4. Perusta uusi yritys napsauttamalla Luo yritys tai Luo yritykset.

  5. Uudet yritykset näkyvät nyt Asiakkaan Aktiiviset yritykset -listalla.

 

Kaikki yrityspaikat ovat jo käytössä?

  • Jos tilattu yritysmäärä on jo käytössä, ohjelma ilmoittaa Kaikki yrityspaikat ovat jo käytössä!.
  • Yritysten määrän voi tarkistaa pääasiakkaan Yleiset asetukset -kohdasta.
  • Jos jokin yritys ei ole enää käytössä, voit merkitä sen Ei aktiivikseksi. Tämä vapauttaa yhden yrityspaikan per ei-aktiivinen yritys, ja voit luoda uuden tilalle. Katso tarvittaessa ohjeen kohta Yrityksen muuttaminen ei aktiiviseksi.
  • Voit myös tilata Visman myynnistä lisää yrityspaikkoja.

2. Käyttäjätunnuksen perustaminen

Kun asiakkaan yritykset on kytketty, voidaan aloittaa käyttäjätunnusten perustaminen.

  1. Siirry kyseisen asiakkaan kohdalle ja napsauta vasemman laidan Uusi käyttäjä -painiketta.

     
  2. Anna käyttäjätunnuksen loppuosa, sähköpostiosoite ja käyttäjän nimi

Tunnuksen salasana: 

A.) Vanha kirjautumisen tunnistautumistapa

Salasana annetaan kahteen kertaan. Salasanan pitää olla vähintään 8 merkkiä pitkä tai enemmän, jos yleiset asetukset kohdassa on niin määritelty. Salasanan tulee sisältää merkkejä vähintään kolmesta eri merkkiryhmästä:  

  • Pienet kirjaimet (a-z)
  • Isot kirjaimet (A-Z)
  • Numerot (0-9)
  • Erikoismerkit (!"#$%&()''*+,-/:;<=>?_[])

B.) Visma Connect – tunnistautumistapa

Käyttäjälle lähtee lopuksi sähköposti ja hän määrittelee itse salasanansa.

  • Perusta käyttäjätunnus napsauttamalla Lisää.
  • Käyttäjätunnus näkyy nyt asiakkaan Käyttäjät –listalla.
  • Seuraavaksi voit määritellä sovellusten käyttöoikeudet.
  • Oikeudet voidaan antaa ns. suorina oikeuksina ko. käyttäjätunnukselle tai liittää tunnus käyttäjäryhmään ja määritellä oikeudet ryhmän kautta.

3. Uuden käyttäjäryhmän perustaminen (ei pakollinen)

  • Käyttöoikeuksia voidaan määritellä suoraan käyttäjätunnukselle ja/tai käyttäjäryhmän kautta.
  • Käyttäjäryhmät nopeuttavat oikeuksien määrittelyä silloin kun useilla käyttäjiä on samoja oikeuksia samoissa yrityksissä.
  • Käyttäjäryhmä perustetaan siirtymällä kyseisen asiakkaan kohdalle ja napsauttamalla vasemman laidan Uusi käyttäjäryhmä -painiketta.
  • Nimeä käyttäjäryhmä ja napsauta Tallenna.

Asiakkaan käyttäjäryhmän tyyppi on aina Käyttöoikeusryhmä. Mahdollisen Ulkopuolisten käyttöoikeus-ryhmän voi perustaa ainoastaan pääasiakkaan omiin käyttäjäryhmiin.

Käyttäjän liittäminen käyttäjäryhmään


  1. Napsauta Liitä uusi käyttäjä –painiketta.
  2. Liitä haluttu käyttäjä kaksoisnapsauttamalla ko. käyttäjän kohdalla ja odota kunnes käyttäjä näkyy Ryhmään kuuluvat käyttäjät –osiossa.
  3. Kun kaikki tarvittavat käyttäjät on liitetty ryhmään poistu Käyttäjän lisäys –ruudulta.

Seuraavaksi voit määritellä sovellusten käyttöoikeudet.

4. Käyttöoikeudet

  • Käyttöoikeuksien määrittely voidaan tehdä käyttäjätunnuskohtaisesti (ns. ”suorat oikeudet”) ja/tai käyttäjäryhmän kautta, jolloin samat oikeudet saadaan kerralla kaikille ryhmään kuuluville käyttäjille.
  • Käyttöoikeuksien määrittely tapahtuu samalla logiikalla huolimatta siitä ollaanko käyttäjätunnuksen vai käyttäjäryhmän kohdalla.

Käyttöoikeuksien määrittely käyttäjälle tai käyttäjäryhmälle

  1. Siirry ensin Palvelunhallinta-ruudun vasemman laidan osiossa sen käyttäjän tai käyttäjäryhmän kohdalle, jolle käyttöoikeudet määritellään.
  2. Valitse yrityslistasta se yritys, johon käyttöoikeudet määritellään. Yrityslistalla näytetään vain ko. asiakkaalle pääkäyttäjän toimesta kytketyt yritykset.
  3. Määrittele käyttöoikeudet tarpeen mukaan. Asiakkaan tunnuksille määriteltävissä käyttöoikeuksissa näkyy ainoastaan ne sovellukset jotka on tilattu ko. asiakkaalle.
  4. Käy käyttöoikeudet läpi tarpeen mukaan sovellustyyppi kerrallaan (= Sovellukset/Rekisterit/Apuohjelmat/Web-sovellukset/Raportit).
  5. Ruksaa käyttöoikeudet tarvittaviin osioihin.
  • Tuplaklikkaamalla sovelluksen nimeä saat kaikki valinnat kerralla päälle ja pois.
  • Sovellukseen voidaan laittaa kaikki 4 valintaa (Käyttö/Muutos/Lisäys/Poisto) ja sen mahdollisiin alakohtiin ainoastaan Käyttö–ruksi.
  • Kun olet sovelluksen kohdalla, oikealla puolella näkyy ko. sovelluksen raportit. Kohdalla olevan sovelluksen kaikkien raporttien oikeus voidaan valita kerralla klikkaamalla Valitse kaikki.
  • Valitse tarvittaessa seuraava sovellustyyppi. Käy vastaavalla logiikalla läpi jokainen sovellustyyppi (sovellukset, rekisterit, apuohjelmat, web-sovellukset).
  • Raportit–sovellustyyppi on käsitelty tarkemmin seuraavassa kohdassa.

Lopuksi tallenna käyttöoikeudet.

Raporttien käyttöoikeuksien määrittely massana  

  • Raportit lisätään Visman toimesta asiakasympäristöihin sovellusalueiden perusteella.
  • Sovellusalueet ovat samat kuin Fivaldi päävalikoissa näkyvät eli: Myynti, Ostot, Taloushallinto, Palkat, Kiinteistöhallinta, Prosessit, Maksuliikenne, Logistiikka ja Muut.
  • Kun valitset sovellustyyppi-listalta Raportit, vasemmalla näkyvät sovellusalueet ja oikealla näiden raportit.
  • Kun valitset sovellusalueen, oikealla näkyvät kaikki siihen kuuluvat raportit riippumatta siitä mitä sovelluksia asiakasympäristössä on käytössä.
  • Valitse kaikki –toiminnolla voit kytkeä esimerkiksi kaikki myynnin raportit kerralla käyttöön.
    • Huomioitavaa tässä massatoiminnossa on kuitenkin se, että osio voi sisältää myös sellaisia raportteja, joiden sovelluksia ei ole käytössä asiakkaalla. Esimerkiksi sopimuslaskutuksen raportit sisältyvät myynnin raportteihin, vaikka asiakas ei käyttäisikään sopimuslaskutusta.
  • Voit siis kytkeä raportteja käyttöön laajemmin tätä kautta tai sovelluskohtaisesti, kuten edellä on ohjeistettu.

Oikeuksien kopiointi kerralla useaan eri yritykseen

Jos käyttäjälle tai käyttäjäryhmälle annetaan samanlaiset oikeudet useaan eri yritykseen, voit kopioida oikeudet kerralla muihin haluttuihin yrityksiin Kopioi yrityksille –painikkeella.

  1. Valitse yritykset, joihin käyttöoikeudet kopioidaan, ja lopuksi napsauta Kopioi.

  2. Tämän jälkeen kohdalla olevan yrityksen käyttöoikeudet on kopioitu valittuihin yrityksiin.

Tilitoimiston asiakkailta estetyt sovellukset

Joidenkin pääkäyttäjille tarkoitettujen sovellusten lisääminen asiakkaalle on kokonaan estetty.

Seuraavat sovellukset puuttuvat kokonaan käyttöoikeudet–näkymästä silloin kun kyseessä on tilitoimiston asiakas:

  • Palvelunhallinta
  • AutoInvoice-palvelu
  • DashBoardien hallinta
  • Tilitoimiston asiakaslajittelu
  • Yritystenvälinen raportointi
  • Yhtiöryhmät


Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.