SISÄLTÖ


Palkansaajat-rekisterin perustiedoissa hallinnoidaan yrityksen palkanlaskennan henkilöryhmiä ja ammattinimikkeitä sekä ammattiliitto- ja vakuutustietoja. Pääset perustietoihin valitsemalla Palkansaajat-rekisterissä ollessasi ylävalikosta Palkanlaskennan henkilöt > Perustiedot.


Henkilöryhmät

Henkilöryhmät-välilehdellä perustetaan ja hallinnoidaan henkilöryhmiä.

  1. Aloita uuden henkilöryhmän lisääminen joko napsauttamalla sivun vasemman reunan Uusi-painiketta tai napsauttamalla Henkilöryhmä-otsikon alla olevan taulukon tyhjää riviä.
  2. Tallenna henkilöryhmille sairausvakuutuksen päivärahamaksun prosentti. Huomioi, että YEL-vakuutetun prosentti tallennetaan henkilön perustietoihin.
  3. Valitse kullekin henkilöryhmälle omat palkkalajit Henkilöryhmän palkkalajit -otsikon alle tyhjän rivin oikealla puolella olevaa nuolipainiketta napsauttamalla.
  4. Tallenna henkilöryhmille tarvittaessa myös kustannuspaikat.

Ammattiliitot

  1. Aloita uuden ammattiliiton lisääminen joko napsauttamalla sivun vasemman reunan Uusi-painiketta tai napsauttamalla Ammattiliitot-otsikon alla olevan taulukon tyhjää seliteriviä.
  2. Anna Ammattiliitot-osiossa liitolle selite.
  3. Valitse Ay-selvitystietojen ilmoitus -pudotusvalikosta ay-tietojen ilmoitustapa. Voit antaa liitolle myös muita tietoja.
  4. Lisää Ammattiliiton osastot -osiossa ammattiliitolle ainakin yksi osasto.
  5. Määritä Osaston jäsenmaksut -osiossa jäsenmaksun alkupäivämäärä ja maksutiedot.

Ammattinimikkeet

  1. Aloita uuden ammattinimikkeen lisääminen joko napsauttamalla sivun vasemman reunan Uusi-painiketta tai napsauttamalla sivun vasemmanpuoleisen taulukon tyhjää seliteriviä.
  2. Anna ammattinimikkeelle selite ja halutessasi tunnus. Ohjelma täydentää kielikoodin automaattisesti sivun oikeaan reunaan, mutta voit halutessasi lisätä muita kielikoodeja (suomi/ruotsi/englanti) itse.

Vakuutukset

  1. Aloita uuden vakuutuksen lisääminen joko napsauttamalla sivun vasemman reunan Uusi-painiketta tai napsauttamalla sivun yläosan taulukon tyhjää seliteriviä.
  2. Anna Selite-kenttään vakuutukselle kuvaus. Perusta eläkevakuutusyhtiö, jonka kanssa on tehty sopimus TyEL-tilityksistä.
  3. Valitse Vakuutusyhtiö-kentän pudotusvalikosta oikea vakuutusyhtiö.
  4. Anna Vakuutusnumero-kenttään tieto oikeassa muodossa. Tämä on pakollinen tieto.
  5. Valitse Ilmoitukset-kenttään, mistä ilmoituksesta on kyse.

Käytössä useampi tapaturmavakuutus

  1. Lisää kaikki yrityksen käytössä olevat tapaturmavakuutukset Vakuutukset-välilehdelle.
  2. Valitse tapaturmavakuutuksille alareunan Ilmoitukset-kenttään Tulorekisteri: Tapaturmavakuutus.
  3. Ruksaa yrityksen oletustapaturmavakuutus.
  4. Valitse oletuksesta poikkeava tapaturmavakuutus palkansaajakohtaisesti Palkansaajat-rekisterin Työsuhde-välilehden Vakuutukset-kohtaan niille henkilöille, jotka eivät käytä oletusvakuutusta.
  5. Varmista, että yrityksen jokainen tapaturmavakuutus on mukana erillisilmoituksella.


Jos tapaturmavakuutus pidätetään palkkalaskelmilla ja käytössä on eri pidätysprosentit, toimi seuraavasti:

  1. Perusta kukin tapaturmavakuutus Palkanlaskennan perustiedot -rekisterin Sosiaalivakuutus ym. maksut -välilehdelle.
  2. Aseta kukin vakuutus voimaan sivun alaosan tiedoissa ja määritä niille omat pidätysprosentit Työnantajan%-kenttään (älä ota yhteisrekisteriä käyttöön).
  3. Käytä vastaavaa määrää tapaturmavakuutuksen palkkalajeja.
  4. Kytke jokaiselle palkkalajille oma tapaturmavakuutustieto Palkkalajit-rekisterin Prosentin tyyppi -osiossa.
  5. Valitse palkansaajalle Henkilön palkkalajit -välilehdellä oikea tapaturmavakuutuksen palkkalaji.

Palkka-avoimuus

Palkka-avoimuus-välilehdellä perustetaan ja hallinnoidaan työntekijäryhmiä.

  1. Aloita uuden työntekijäryhmän lisääminen joko napsauttamalla sivun vasemman reunan Uusi-painiketta tai napsauttamalla Työntekijäryhmä-otsikon alla olevan taulukon tyhjää riviä tai Selite-kenttää.
  2. Tallenna Selite tarvittaessa myös kielikoodille SWE - Ruotsi ja ENG - Englanti.
  3. Tallenna työntekijäryhmälle Kuvaus. Kuvaus voidaan tallentaa jokaiselle kielikoodille erikseen.
  4. Tallenna Palkkaväli min ja Palkkaväli max -kenttiin työntekijäryhmän palkkaväli euroissa.
  5. Valitse palkansaajalle Työsuhteet -välilehdellä Työntekijäryhmä, johon hän kuuluu.
Työntekijäryhmän valinnalla ei vielä ole vaikutusta ohjelman toimintaan. Se on osa valmistautumista EU:n palkka-avoimuusdirektiivin täytäntöönpanoon, jonka oli tarkoitus tulla voimaan kesäkuussa 2026. Suomessa lakiuudistus tulee todennäköisesti viivästymään, mutta voit aloittaa valmistautumisen jo nyt määrittelemällä työntekijäryhmät ja valitsemalla ne työntekijöille. Tulemme myöhemmin julkaisemaan palkkatietoraportin, johon tämän ryhmän valinta tulee vaikuttamaan. Lisätietoa Palkka-avoimuus direktiivistä Fivaldin näkökulmasta löydät tästä uutisestamme.

Palkansaajien alkuvuoden tietojen syöttäminen ohjelman vaihtuessa

Kun siirrytään toisesta järjestelmästä kesken vuoden kirjaamaan palkkoja Fivaldiin, alkuvuoden voi avata yhtenä palkkakautena ja viedä palkkatapahtumat henkilöittäin tuohon palkkakauteen tai lomalaskennan vuoksi tiedot voidaan syöttää kahdelle palkkakaudelle. Jos Fivaldi otetaan käyttöön esimerkiksi kesäkuussa 2025, perustettaisiin tässä tapauksessa yksi palkkakausi ajalle tammikuu-maaliskuu ja toinen palkkakausi ajalle huhtikuu-toukokuu. Kyseisille palkkakausille tulee valita optio Palkkakautta ei ilmoiteta tulorekisteriin, jolla estetään näiden palkkakausien ilmoittaminen automaattiajossa Fivaldista Tulorekisteriin. 

Mikäli alkuvuoden tapahtumat halutaan syöttää kahdelle kaudelle lomalaskennan vuoksi, syötetään tammi-maaliskuun -palkkakaudelle kyseisten ajanjaksojen ansiot henkilöittäin. Tämän jälkeen Palkansaajat-rekisterissä Kertymät-välilehdellä käydään määrittelemässä lomapäiväkertymälle edellisenä vuonna kertyneet (pitämättömät) lomapäivät ja merkitään Syötetty (lukittu) -valinta aktiiviseksi. Tämän jälkeen uuden lomavuoden palkkakaudelle huhtikuu-toukokuu syötetään näiden kuukausien ansiot. Sen jälkeen korjataan henkilökortin lomapäiväkertymä vastaavasti (esim. 4 tai 5 riippuen kertyykö henkilölle 2 vai 2,5 lomapäivää kuukaudessa) ja merkitään Syötetty (lukittu) -valinta aktiiviseksi.

Jos sivukulujen laskenta eroaa vanhassa palkkaohjelmassa kirjattuihin tietoihin, voidaan tiedot korjata suoraan palkkalaskelmalle kirjoittamalla oikea vähennyksen arvo kyseiselle riville (esim. ennakonpidätys). Valitse tällöin palkkariville Syöttö-valinta aktiiviseksi.

Kun tiedot on kirjattu ja tarkastettu oikeellisiksi, merkitään vanhat palkkatapahtumat maksetuiksi. Mikäli vanhoja tapahtumia ei haluta siirtää kirjanpitoon, otetaan optio Vie kirjanpitoon pois päältä Maksetuksi merkintä -ikkunassa. 

Verokorttitiedot tallennetaan henkilön taakse Palkansaajat -rekisterissä. Verokortti laitetaan voimaan siitä kaudesta lähtien kun ensimmäisiä palkkoja aletaan laskea Fivaldilla. Verokortin kertymätiedot syötetään Tallenna alkuarvot -painikkeella. Alkuarvoihin tallennetaan verokortille kertynyt rahapalkka ja ennakonpidätyksen määrä. Veropäivät tulee antaa, vaikka niitä ei B-verokortilla käytetä. Veropäiviksi voidaan tallentaa esimerkiksi arvo 0.

Tässä esimerkkitapauksessa lähdettäisiin syöttämään, maksamaan ja ilmoittamaan palkkatapahtumat Tulorekisteriin normaalisti aidoilla palkkakausitiedoilla kesäkuusta alkaen.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Missä määritetään YEL-vakuutetun sairausvakuutuksen päivärahamaksun prosentti?
Toisin kuin muilla henkilöryhmillä, YEL-vakuutetun prosentti tallennetaan suoraan henkilön perustietoihin.

Mitä tietoja ammattiliiton osastolle on vähintään annettava?
Ammattiliitolle on lisättävä vähintään yksi osasto, ja sille on määritettävä jäsenmaksun alkupäivämäärä sekä maksutiedot.

Näkyykö tapaturmavakuutus aina palkkatietoilmoituksella?
Jos yrityksellä on vain yksi tapaturmavakuutus, se ei näy Henkilö-välilehdellä eikä palkkatietoilmoitusaineistolla. Se näkyy vain silloin, kun käytössä on useita vakuutuksia ja palkansaajalle on määritelty oletuksesta poikkeava vakuutus.

Miten toimin, jos tapaturmavakuutuksilla on eri pidätysprosentit?
Vakuutukset on perustettava Sosiaalivakuutus ym. maksut -välilehdelle, määritettävä omat prosentit Työnantajan% -kenttään ja kytkettävä ne omiin palkkalajeihinsa Palkkalajit-rekisterissä.

Avainsanat: Henkilöryhmät, ammattiliitot, ammattinimikkeet, vakuutukset, TyEL, tapaturmavakuutus, jäsenmaksut, palkka-avoimuus, työntekijäryhmät



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.