Näistä ohjeista voit lukea perustietoja Yritysrekisteri-sovelluksesta.
SISÄLTÖ
Työjärjestys
Yleistä
Fivaldi Yritysrekisteri sisältää sekä asiakkaiden että toimittajien tietojen ylläpidon. Jos yritys on sekä asiakas että toimittaja, tarvitsee yrityksen tiedot tallentaa vain kerran.
Ennen osto- ja/tai myyntipuolen sovellusten käyttöönottoa, perustetaan yritysrekisterissä tarvittavat toimittajat ja/tai asiakkaat.
Yritykset voidaan tallentaa itse tai tuoda esim. Fivaldi CVS-tiedoston lataus – sovelluksella.
Vasen palkki
Ruudun vasemmassa reunassa on useita toimintonäppäimiä. Kun hiiren kursorin vie ikonin päälle, avautuu pieni opasruutu jossa on kerrottu, mikä toiminto kuvakkeeseen on sidottu.
Tallenna
"Disketin" kuvalla tallennetaan ruudulla tehdyt lisäykset ja muutokset.
Sulje ruutu
Disketin kuvan alapuolella on avoimen oven kuva. Tällä toiminnolla poistutaan ruudulta. Mikäli ohjelmasta poistutaan eikä muutoksia tai lisäyksiä ole tallennettu, kysyy ohjelma halutaanko muutokset tallentaa.
Seuraava tietue
Siirtyy seuraavaan yritystietoon.
Edellinen tietue
Siirtyy edelliseen yritystietoon.
Etsi yritys
Siirtyy Haku yritysrekisteristä -näkymään
Perusta uusi yritys
Uuden yritystiedon perustaminen.
Kopioi
Kopioi yritystiedot. Anna pikkuruudussa uuden yrityksen koodi tai hyväksy kopiointi suoraan Kopioi painikkeella. Peruuta - toiminto peruuttaa kopioinnin.
P – Poista yritys
Poistaa kohdalla olevan yrityksen.
Näytä poistetut yritykset
Ruksaamalla valinnan, voit selata nuoli eteen ja taakse painikkeilla vain poistetuksi merkattuja yrityksiä.
Asiakaskohtaiset hinnat
Siirtyy Erikoishinnoittelut - näkymään = Asiakaskohtaiset hinnat rekisteriin.
Voit tarkastella kohdalla olevan asiakkaan mahdollisia erikoishintoja tai tallentaa niitä suoraan tätä kautta, menemättä ensin Asiakaskohtaiset hinnat - rekisteriin.
Sovellusvalintaan
Avaa Fivaldi päävalikon.
Perustiedot
Yritystunnuksen valinta
Aina seuraava tunnus
= jos tämä kohta on valittu, ohjelma tuo uudelle yritykselle aina automaattisesti seuraavan vapaan yritystunnusnumeron. Tällöin sitä ei voi itse muuttaa.
Voi muuttaa
= jos tämä kohta on valittu aktiiviseksi, voi käyttäjä itse määritellä uudelle yritykselle annettavan yritystunnuskoodin.
Muutettu
= näyttää viimeisen muutoksen tekijän tunnuksen ja ajankohdan.
Viimeisin tunnus
= näyttää viimeisen käytetyn yritystunnusnumeron. Voit määritellä tässä mistä numerosta automaattinen ketjutus lähtee. Esim. jos tässä määritellään 3000 ja täppi on päällä kohdassa ”aina seuraava tunnus”, tuo ohjelma uutta yritystä perustettaessa seuraavalle numeron 3001 jne..
Asiakkaaksi merkitseminen
(koskee myös toimittajaksi merkitsemistä )
Tilauksen tai sopimuksen tekovaiheessa
= jos yritystä ei merkata asiakkaaksi/toimittajaksi, ohjelma tekee ko. merkkauksen automaattisesti kun yritykselle tallennetaan ensimmäinen tilaus/sopimus (= asiakas) tai ostolasku (=toimittaja).
Laskutettaessa
= jos yritystä ei merkata asiakkaaksi/toimittajaksi, ohjelma tekee ko. merkkauksen automaattisesti kun yritykselle tehdään ensimmäinen lasku tai tallennetaan sopimus (= asiakas) tai kirjataan ensimmäinen ostolasku (=toimittaja).
Yrityssuhteet
Tässä kohdassa voidaan linkittää ko. yritys käyttämään jonkin toisen Fivaldi yrityksen Yritysrekisteriä. Huom. ”Yhteiset yritysrekisterit” – ominaisuus on tarkoitettu ensisijaisesti Kiinteistöhallinnan ympäristöjen käyttöön (esim. kun kaikki yhtiöt käyttävät samaa toimittajarekisteriä). Yhteiset yritysrekisterit - ominaisuutta ei ole suositeltavaa käyttää laskutusta tekevissä yrityksissä, koska ominaisuudessa ei ole tukea Laskujen välitykseen.
Yrityssuhteen purku ja yritysrekisterin muuttaminen yrityksen omaksi yritysrekisteriksi
Jos myynti-ja/tai ostolaskuja on jo tehty, pura yhteisrekisterin kytkös alla olevan ohjeen mukaan.
A.) Ota talteen ko. pääyrityksestä yritysrekisterin tiedot CSV-tiedostona
- Muut->Raportit->Rajapinnat->Yritysrekisteri csv-tiedostoksi – raportti
- Valitse raportin muoto – kohtaan ”CSV” ja jatka ”Tulosta/tallenna” ja tallenna tiedosto haluamaasi paikkaan
B.) Peruuta alayrityksessä ”Yhteiset yritysrekisterit” – ominaisuus ja muuta käyttämään omaa yritysrekisteriä
- Valitse Avaa sovellusikkuna -> Myynti -> Yritysrekisteri -> valitse ylävalikosta Yritysrekisteri -> Perustiedot -> ja siirry Perustiedot – välilehdelle
- Katso kohta ”Viimeisin tunnus”. Yritysrekisterin Perustietoihin on hyvä laittaa jatkoa varten sellainen sarja jota ei ole ollut käytössä aiemmin. Tällöin numerojuoksutus toimii jatkossa jouhevasti. Esimerkiksi jos aiemmin on ollut käytössä sarja 1000–2000, tallenna kenttään viimeisin tunnus esim. 3000.
- Katso kohta ”Yrityssuhteet”. Muuta Yrityssuhteet – kohtaan sama yritys jonka yritysrekisteriin juuri mentiin. Kuittaa ohjelman varmistus yrityssuhteen muutoksesta vastaamalla ”Kyllä” ja ”Ok”. Poistu kerran yritysrekisteristä jolloin muutos astuu voimaan.
- Tässä vaiheessa kun yrityssuhteen kytkös poistettiin, entisen pääyrityksen yhteiset yritystiedot poistuivat rekisteristä ja omiksi tiedoiksi jäi vain mahdolliset alustuksen kopioimat asiakkaat/toimittajat ja ne jotka oli mahdollisesti perustettu ilman yrityssuhdetta ”omina”.
C.) Lataa entisen ”pääyrityksen” CSV-tiedosto laskuttajayritykselle
- Avaa sovellusikkuna -> Muut -> Rajapinnat -> CSV-tiedoston lataus
- Ruudun alaosassa on valittuna ”Yritystiedosto” jatka klikkaamalla ”Valitse tiedosto”
- Selaa ja etsi kohdalle äsken käsitelty CSV-tiedosto ja lähetä aineisto (ohjelma ilmoittaa ”Tiedosto siirretty”)
- Palaa sovellusnäkymään ja klikkaa ”Lataa tiedosto tietokantaan”
- Ohjelma ilmoittaa lopuksi esim. ”Tiedosto luettu onnistuneesti. Luettu X riviä.” Kuittaa ilmoitus OK:lla
- Nyt laskuttajayrityksellä on oma yritysrekisteri
Postitusryhmät
Postitusryhmät
Yrityksien henkilöt voidaan tarvittaessa jaotella eri postitusryhmiin.
Postitusryhmiä voidaan hyödyntää esim. raportointipuolella, kun halutaan ajaa esim. postituslistat vain tiettyihin postitusryhmiin kuuluville henkilöille jne..
Koodi
= ohjelma tuo automaattisesti uuden koodin.
Tämä on ohjelman sisäinen koodi eikä käyttäjä voi sitä muuttaa.
Selite
= määrittele postitusryhmän nimi.
Tittelit
Yrityksien henkilöille voidaan tarvittaessa määritellä myös tittelit, jolloin voidaan hyödyntää esim. raportointi-puolella myös tätä rajausta (esim. postitus vain toimitusjohtajille jne..) .
Tittelit eivät ole sidoksissa postitusryhmiin. Tittelit valitaan henkilöille aina tässä ylläpidettävässä listasta.
Koodi
= ohjelma tuo automaattisesti uuden koodin.
Tämä on ohjelman sisäinen koodi eikä käyttäjä voi sitä muuttaa.
Selite
= määrittele ”tittelin” selite.
ps. uuden tyhjän rivin saa näkyviin painamalla näppäimistön nuoli-alas näppäintä.
Yhteydenottotavat
Yritystietoihin voidaan määritellä tiedoksi jokin yhteydenottotapakoodi ja sille erillinen info tieto.
Tarvittavien yhteydenottotapojen selitteet ylläpidetään tässä näkymässä.
Yritysryhmät
Yritysryhmät
Asiakkaat/Toimittajat voidaan haluttaessa jaotella eri yritysryhmiin.
Yritysryhmiä voidaan hyödyntää esim. raportointipuolella, kun halutaan ajaa tietoja vain tietystä yritysryhmästä jne.. Asiakaskohtaiset hinnat – rekisterissä voidaan myös syöttää yritysryhmälle oma hinnasto, jolloin kaikki saman yritysryhmän asiakkaat saavat kerralla saman hinnaston.
Koodi
= määrittele yritysryhmän koodi.
Koodi lukittuu tallennuksen jälkeen eikä sitä voi enää muuttaa. Jos halutaan poistaa koko yritysryhmä, voit tehdä sen Tietue_Poista toiminnolla, edellyttäen, että ko. yritysryhmä ei ole kytketty minkään yrityksen kohdalle (huomioi myös poistetut yritykset), eikä sille ole avattu omaa asiakaskohtaista hinnastoa.
Selite
= määrittele yritysryhmän nimi. Nimeä voi muokata vapaasti myös jälkikäteen.
Yritysryhmän segmentit
Asiakkaan/toimittajan Yritysryhmät voidaan tarvittaessa jakaa eri segmentteihin, jolloin saadaan myös yritysryhmän sisällä tarkempia rajauksia esim. raportointipuolella.
Kun yritysryhmät sarakkeessa on valittuna yritysryhmä -> oikeassa sarakkeessa voidaan määritellä kaikki ko. ryhmän segmentit.
Koodi
= määrittele yritysryhmän segmentin koodi. Koodi lukittuu tallennuksen jälkeen.
Selite
= määrittele yritysryhmän segmentin selite. Nimeä voi muokata vapaasti myös jälkikäteen.
Koodien ja selitteiden muoto on käyttäjän vapaasti määriteltävissä (kenttien merkkitilan puitteissa).ps. uuden tyhjän rivin saa näkyviin painamalla näppäimistön nuoli-alas näppäintä.
Turhien yritysryhmien / yrityssegmenttien poisto
Mene poistettavan koodin päälle ja valitse ylävalikosta Tietue_Poista.
Jos poistettava yritysryhmä tai segmentti on jollakin yrityksellä valittuna, ohjelma antaa tästä ilmoituksen ja estää poiston (tarkistaa myös poistetut yritykset). Yritysryhmän osalta poisto tarkistaa myös mahdollisen asiakaskohtaisen hinnaston.
.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback