Vaikka Fivaldista on mahdollista ilmoittaa poissaolotietoja, on niiden ilmoittaminen tulorekisteriin vapaaehtoista. Jos poissaolotiedot ilmoitetaan palkkatietoilmoituksella, tiedon käyttäjät eivät pyydä suorituksen maksajalta erillisiä todistuksia. Fivaldista maksetut suoritukset ilmoitetaan tulorekisteriin käyttämällä siihen tarkoitettuja erillisiä täydentäviä tulolajeja. Tulolajien linkitys Fivaldin palkkalajeihin on kuvattu ohjeessa Poissaolojen syykoodien linkitys tulolajeihin. Poissaolot saadaan palkkalaskelmalle Poissaolot-sovelluksesta tai syöttämällä poissaolot suoraan Visma Fivaldin palkanlaskentaan. Poissaolot-sovellus on kuvattu dokumentissa Visma Fivaldi Poissaolorekisteri. Kela-tietojen lähettäminen tulorekisteriin poissaolorekisteristä edellyttää että poissaolot on ajettu palkanlaskentaan Palkanlaskenta-ajon yhteydessä automaattisesti. Tällä tavalla toimiessa ei tarvitse enää lähettää A17 lomaketta Kelalle. Poissaolorekisteristä lähtevät seuraavat tiedot Kelalle: Päivämäärään asti, Päivärahahakemuksen tyyppi, Viitenumero. Viitenumero on asiakkaan vapaasti valittavissa ja se käytetään kohdistamaan Kelalta tullutta korvausta.
Poissaolot ilmoitetaan vain palvelussuhteessa olevista tulonsaajista ja vain kokopäivän poissaolosta. Osa-aikainen poissaolo ilmoitetaan vain, jos vähintään yhden koko päivän jatkunut sairauspoissaolo on alkanut kesken työpäivän. Tiedon käyttäjät selvittävät osa-aikaisiin poissaoloihin liittyvät tiedot tarvittaessa muualta kuin tulorekisteristä.
Tulonsaajan poissaolotiedot ilmoitetaan seuraavan palkanmaksukauden ilmoituksella. Poissaolotiedot lähetetään palkkatietoilmoituksella kun Palkat > Palkanlaskennan perustiedot, Muut-välilehdellä on valittuna Poissaolot viedään tulorekisteriin valinta. Poistamalla valinnan poissaolotietojen lähetys päättyy.
Tietojen välittäminen tulorekisteristä Kelalle
Tulorekisterin kautta päivärahahakemusten tekeminen Kelalle edellyttää työnantajalta suostumusta sähköisten päätösten vastaanottamiseen. Suostumuksen voi antaa vain Kelan asiointipalvelussa. Suostumuksen antaja voi olla Katso-pääkäyttäjä tai rinnakkaispääkäyttäjä tai hänellä tulee olla rooli ’Kela Suostumus sähköisiin päätöksiin’. Suomi.fi tunnistautumisen yhteydessä suostumuksen voi antaa samalla valtuuskoodilla kuin lähettää hakemuksiakin ’Palvelussuhteeseen liittyvien etuuksien hakeminen’. Suostumusta annettaessa on ilmoitettava sähköpostiosoite impulssiviestin lähettämistä varten taholle, joka tarkistaa päätöstiedot.
Poissaolojen ilmoitusjakso on se ajanjakso, jolta mahdolliset tulonsaajan poissaolot ovat ilmoitushetkellä palkanlaskijan tiedossa. Poissaolojen ilmoitusjaksoa tarvitaan etuuksien käsittelyssä. Aikavälin perusteella tiedon käyttäjät saavat tiedon, miltä ajalta poissaolotiedot on ilmoitettu ja onko kyseisellä aikajaksolla ollut poissaoloja.
Fivaldi täydentää automaattisesti poissaolojakson alkupäiväksi aikaisemmin ilmoitettua poissaolojaksoa seuraava päivän. Loppupäiväksi Fivaldi täydentää palkkakauden viimeisen päivän tai loman päättymispäivän, mikäli ilmoitetaan lomia etukäteen. Tästä mahdollisuudesta huolimatta vahvasti suosittelemme ilmoittamaan poissaolot vasta kun ne on oikeasti pidetty ja tiedetään syykoodit ja ajankohdat. Tällöin vältytään tietojen korjaamiselta tulorekisteriin, mikä ei aina ole yksinkertaista. Fivaldissa poissaolojen ilmoitusjakso näytetään henkilövälilehdellä kun palkkatietoilmoituksella on ilmoitettu poissaoloja.
Jos myöhemmin käy ilmi, että ilmoitettu poissaolojen ilmoitusjakso on virheellinen, maksaja antaa tulorekisteriin korvaavan ilmoituksen. Korvaavalla ilmoituksella poissaolojakson alkupäiväksi Fivaldi merkitsee loman aloituspäivä.
Mikäli poissaoloja on ollut ilmoitettua enemmän, lisäpäivät voidaan ilmoittaa normaalisti nykyiselle palkkakaudelle oikeine ansainta-aikoineen. Fivaldi lähettää ne Tulorekisteriin tämän palkkakauden palkkatietoilmoituksella, mutta muuttaa poissaoloilmoitusjaksot huomiomaan lisäystä. Fivaldi myös lisää lähetyshetkellä automaattisesti palkkatietoilmoitukselle jo aiemmin siinä poissaolojaksossa ilmoitettuja poissaloja. Mikäli sen sijaan halutaan muuttaa poissaolopäivämääriä kokonaan tai vähentää poissaolopäiviä, täytyy tehdä korvaava ilmoitus.
Tietojen korjaaminen kuvataan ohjeessa Poissaolotietojen korjaaminen.
Poissaolojaksot
Tulonsaaja voi olla poissa työstä useista eri syistä saman palkanmaksukauden aikana. Jokaiselle poissaolojaksolle ilmoitetaan vain yksi syy. Jokainen yhtäjaksoinen poissaolojakso ilmoitetaan erikseen. Palkallinen ja palkaton jakso on ilmoitettava eri jaksoina. Virheellisesti ilmoitetut tiedot tulee korjata korvaavalla ilmoituksella. Fivaldissa poissaolojakso vastaa yhtä palkkalaskelman palkkariviä. Vastaavasti jos käytetään poissaolorekisteriä, poissaolojakso on yksi poissaolorekisterin poissaolorivi. Poissaolojakso näkyy palkkatietoilmoitus tulorekisteriin sovelluksessa henkilö-välilehdellä tulolajin erittelyssä yhtenä rivinä. Poissaolon syy nousee palkkatietoilmoitukselle sen mukaan miten palkkalaji on linkitetty poissaolojen syykoodeihin.
Alkupäivä
Alkupäiväksi ilmoitetaan kunkin yhtäjaksoisen poissaolojakson alkupäivä. Jos poissaolon syy muuttuu yhtäjaksoisen poissaolon aikana, poissaolo on ilmoitettava omana aikajaksonaan. Jos aikaisemmin ilmoitettu poissaolo jatkuu yhtäjaksoisesti, alkupäiväksi ilmoitetaan aikaisemmin ilmoitetun loppupäivän jälkeinen kalenteripäivä. Fivaldissa alkupäivä nousee palkkatietoilmoitukselle palkkarivin ”Ansainta-ajan alkupvm”-kentästä.
Loppupäivä
Loppupäiväksi ilmoitetaan kunkin yhtäjaksoisen poissaolojakson loppupäivä. Jos poissaolo jatkuu toistaiseksi, loppupäiväksi ilmoitetaan työsuhteen päättymispäivä tai esimerkiksi kalenterivuoden viimeinen päivä tai muu päivä, josta alkaen poissaolosta annetaan uusi tarkennettu ilmoitus. Fivaldissa loppupäivä nousee palkkatietoilmoitukselle palkkarivin ”Ansainta-ajan loppupvm”-kentästä.
Poissaolopäivien lukumäärä
Poissaolopäivien lukumääränä ilmoitetaan poissaolojaksoon sisältyvien työpäivien lukumäärä. Poissaolopäivien lukumäärä on vapaaehtoisesti ilmoitettava, täydentävä lisätieto joka Fivaldissa nousee palkkarivin määrä-kentästä palkkatietoilmoitukselle.
Viimeisen poissaolopäivän ilmoittaminen
Tiedon välittäminen vaatii poissaolorekisterin käyttöä. Jos tämä kenttä annetaan, tulee poissaolorekisterissä antaa myös kentät Korvaushakemuksen tyyppi ja Viitenumero.
Maksaja ilmoittaa päivämäärän, johon asti palkkaa tullaan tästä poissaolosta maksamaan. Päivämäärän ilmoittaminen tarkoittaa, että maksajalla on tieto poissaolon jatkumisesta, mutta kyseistä ilmoitusta annettaessa poissaoloajan palkkaa ei voida vielä ilmoittaa. Viimeinen poissaolopäivä ei saa sisältyä ilmoitettuun poissaolojaksoon. Fivaldissa tämä tieto voidaan ilmoittaa vain käytettäessä Fivaldin poissaolorekisteriä, jossa on oma kenttä tälle tiedolle.
Kela käyttää päivämäärää niissä tilanteissa, joissa työnantajalla on oikeus saada Kelan maksama sairauspäiväraha työsopimuksen, työehtosopimuksen tai muun sopimuksen perusteella eikä maksaja voi ilmoittaa koko poissaolojaksolta maksettavaa sairausajan palkkaa samalla ilmoituksella. Jos päivämäärä on ilmoitettu, Kela ei maksa tulonsaajan tukea ennen kuin päivämäärän ilmoittanut maksaja on ilmoittanut sairausajalta maksetun palkan ilmoitettuun päivämäärään asti.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback