Henkilöryhmiä ja päähenkilöryhmiä voidaan käyttää, kun halutaan ryhmitellä ja massakäsitellä henkilöitä.
Henkilöryhmät
Voit käyttää Henkilöryhmiä, kun haluat ryhmitellä ja massakäsitellä saman yhtiön useita eri henkilöitä. Henkilöryhmät ovat aina yhtiökohtaisia. Voit käyttää Henkilöryhmiä esimerkiksi kirjeitä lähettäessä.
Henkilöryhmien hallinta
Voit hallita henkilöryhmiä seuraavasti:
- Avaa Visma Fivaldin Sovellusikkunasta Henkilörekisteri (Kiinteistönhallinta > Henkilötiedot).
- Avaa Henkilöryhmät-ikkuna (joko valitsemalla ylävalikosta Henkilöt > Henkilöryhmien hallinta, tai napsauttamalla Muokkaa-painiketta näkymän oikeasta ylälaidasta "Henkilöryhmät"-tekstin vierestä).
- Voit hallita henkilöryhmiä tässä näkymässä seuraavasti:
- Perusta uusi henkilöryhmä menemällä jonkin henkilöryhmän Nimi-kenttään ja valitsemalla ylävalikosta Tietue > Lisää.
- Kirjoita uuden henkilöryhmän nimi uuteen tekstikenttään. Voit muuttaa nimeä tarvittaessa myöhemmin tässä samassa näkymässä.
- Valitse nimikentän edessä olevalla ruksilla onko henkilöryhmä käytössä.
- Voit liittää henkilöryhmän päähenkilöryhmään valitsemalla henkilöryhmän ja valitsemalla Päähenkilöryhmä-alasvetovalikosta sille päähenkilöryhmä. (Päähenkilöryhmät on kuvattu tarkemmin ohjeessa Päähenkilöryhmät.)
- Jos haluat poistaa henkilöryhmän, valitse henkilöryhmä ja valitse ylävalikosta Tietue > Poista.
- Tallenna lopuksi muutokset napsauttamalla Tallenna-painiketta. Tallennuksen jälkeen voit sulkea ikkunan.
- Perusta uusi henkilöryhmä menemällä jonkin henkilöryhmän Nimi-kenttään ja valitsemalla ylävalikosta Tietue > Lisää.
Henkilöiden lisääminen henkilöryhmiin
Voit lisätä henkilöitä henkilöryhmiin seuraavasti:
- Avaa Henkilörekisteri (Kiinteistönhallinta > Henkilötiedot).
- Siirry näkymässä halutun henkilön tietoihin.
- Avaa Henkilöryhmä-alasvetovalikko, valitse henkilöryhmä johon haluat lisätä näkymän henkilön ja napsauta Lisää-painiketta. Lisäämisen jälkeen henkilöryhmä näkyy Henkilöryhmä-alasvetovalikon alla olevassa kentässä.
- Voit valita henkilöryhmän voimassaoloajan henkilölle valitsemalla haluamasi henkilöryhmän ja syöttämällä Voimassa-kenttiin henkilölle määritellyn henkilöryhmän voimassaoloajan. Voimassaoloaika syötetään muodossa DD.MM.YYYY HH:MM:SS. Jos voimassaoloaikaa ei ole syötetty, henkilöryhmä on voimassa aina.
- Tallenna lopuksi muutokset napsauttamalla Tallenna-painiketta.
Henkilöiden poistaminen henkilöryhmistä
Jos haluat poistaa henkilön henkilöryhmästä, valitse kyseinen henkilöryhmä kentästä, jossa näkyvät henkilölle määritellyt henkilöryhmät ja napsauta Poista-painiketta.
Henkilöryhmät ja kirjanpidon tasekirja-toiminto
Voit tulostaa tasekirjan tekstiosioon (esim. toimintakertomus) automaattisesti henkilöiden nimiä henkilöryhmien perusteella. Jos henkilölle määritellyn henkilöryhmän voimassaolo päättyy tilikauden aikana, henkilön nimeä ei tulosteta.
Voit hakea tasekirjalle henkilöiden nimiä seuraavien henkilöryhmien perusteella:
| Henkilöryhmä | Hakukoodi tasekirjalla |
|---|---|
| Hallituksen puheenjohtaja | kh_hallituksenpuheenjohtaja |
| Hallituksen jäsen | kh_hallituksenjäsenx (x = 1, 2, 3, jne.) |
| Tilintarkastaja | kh_tilintarkastajax (x = 1, 2, 3, jne.) |
| Suojelujohtaja | kh_suojelujohtaja |
Päähenkilöryhmät
Päähenkilöryhmät ovat näkyvissä koko asiakasympäristön kaikille käyttäjille (erotuksena henkilöryhmistä, jotka ovat yhtiökohtaisia, eli näkyvissä vain yhtiöön kuuluville käyttäjille). Päähenkilöryhmiä voidaan käyttää, kun halutaan ryhmitellä ja massakäsitellä useiden eri yhtiöiden henkilöryhmiä, esimerkiksi tietoja lähettäessä. Esimerkkejä päähenkilöryhmien käyttötavoista:
- Palvelunhallinnassa voidaan määritellä itsepalveluroolit päähenkilöryhmittäin.
- Kiinteistöhallinnan asukastiedotuksia voidaan lähettää päähenkilöryhmittäin.
- Visma Fivaldin Web-puolella kiinteistöhallinnan palveluportaaliin voi antaa oikeuksia päähenkilöryhmittäin.
Käyttöoikeudet
Käyttöoikeudet päähenkilöryhmien käyttöön annetaan käyttäjälle seuraavasti:
- Avaa Visma Fivaldin sovellusikkunassa Palvelunhallinta (Muut > Palvelunhallinta).
- Tee näkymässä seuraavat valinnat:
- Valitse käyttäjä näkymän vasemman reunan valikosta.
- Valitse Sovellustyyppi-alasvetovalikosta “Rekisterit”.
- Anna “Rekisterit”-oikeuslistauksessa “Yhtiön ohjaustiedot”-kohdan alla käyttöoikeus kohdalle “Päähenkilöryhmät”. (Varmista samalla, että “Yhtiön ohjaustiedot”-kohdassa on kuvan mukaiset oikeudet.)
Päähenkilöryhmien hallinta
Päähenkilöryhmien hallinta tapahtuu Yhtiön ohjaustietojen (Kiinteistöhallinta > Yhtiön ohjaustiedot) Päähenkilöryhmät-välilehdellä.
Päähenkilöryhmän nimi -osio:
- Lisää päähenkilöryhmä -painikkeella voi lisätä uuden päähenkilöryhmän.
- Päähenkilöryhmän nimi -kenttään kirjoitetaan päähenkilöryhmän nimi. (Ryhmän voi myös uudelleennimetä muokkaamalla tämän kentän tekstiä.)
- Poista päähenkilöryhmä -painike poistaa valittuna olevan päähenkilöryhmän.
Ryhmän henkilöryhmät -osio:
- Yhtiö-kenttä kertoo päähenkilöryhmään liitetyn henkilöryhmän yritystunnuksen.
- Ryhmän henkilöryhmät -kenttä kertoo päähenkilöryhmään liitettyjen henkilöryhmien nimet.
- Poista päähenkilöryhmästä -painike poistaa valitun henkilöryhmän päähenkilöryhmästä.
Henkilöryhmät-osio:
- Yhtiö-alasvetovalikosta voi valita yhtiön, jonka henkilöryhmiä halutaan lisätä valittuna olevaan päähenkilöryhmään.
- Henkilöryhmät-kentät listaavat Yhtiö-alasvetovalikosta valitun yhtiön henkilöryhmät. Näiden kenttien vasemmalla puolella olevilla valintaruuduilla valitaan ne henkilöryhmät, jotka halutaan siirtää päähenkilöryhmään.
- Lisää päähenkilöryhmään -nappi siirtää kaikki valitut henkilöryhmät päähenkilöryhmään.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback