Saatavienhallinta - Maksumuistutusten luonti

Seuraavan tilan erääntyneet laskut rajataan automaattisesti pois näkymästä:

• Lasku on maksumuistutuskiellossa
• Lasku on perinnässä

Erääntyneet huomioitu pp.kk.vvvv asti

Ajoon huomioidaan erääntynyt lasku, jonka eräpäivästä on kulunut vähintään niin monta päivää, kuin Myynnin asetuksissa kohdassa Maksumuistutukset > Päiviä myöhässä on määritelty. Esim. jos Päiviä myöhässä -kohtaan on määritelty 7, ajoon huomioidaan vain sellainen erääntynyt laskut, jonka eräpäivästä on kulunut vähintään 7 päivää.  

Lasku, jonka avoin saldo on miinusmerkkinen, nousee aina maksumuistutukseen huolimatta eräpäivästä.

Mikäli perustietoja ei ole erikseen määritelty, ajoon nousevat kaikki ennen ajopäivää erääntyneet. Maksumuistutukseen ei tulostu silloin kierroskohtaista tekstiä tai lisäkulua.

Viimeisin maksumuistutusajo: pp.kk.vvvv

Yrityksen viimeisimmän käynnistetyn ajon päiväys.

Kaikki asiakkaat / Valittu asiakas

Listalla näytetään asiakkaat, joille voidaan luoda maksumuistutus tai palautusilmoitus. Voit etsiä tiettyä asiakasta tunnuksella, nimitiedolla tai niiden osalla. Ajo voidaan käynnistää kaikille asiakkaille tai valitulle asiakkaalle.

Taulukossa näkyvät ne erääntyneet laskut, joiden eräpäivästä on kulunut vähintään niin monta päivää, kuin Myynninhallinnan asetuksissa kohdassa Maksumuistutukset > Päiviä myöhässä on määritelty.  Poikkeuksena laskujen negatiivinen saldo, josta muodostuu palautusilmoitus ilman eräpäivärajauksia.

“Useita eri nimiä” - info

Jos asiakkaan nimen perässä näkyy lisätietona “(useita eri nimiä)”, ajoon nousevien laskujen kesken löytyy vähintään yksi eroavaisuus ko. asiakastunnuksen nimi1-kentistä. 

Luo maksumuistutukset

Voit tulostaa ja toimittaa maksumuistutukset asiakkaille joko tulostamalla ne itse tai lähettämällä aineiston AutoInvoice Tulostuspalveluun.

• Tulosta maksumuistutusaineisto
  • Toiminto luo maksumuistutukset PDF-tulosteena näytölle (katso Maksumuistutusten PDF-tuloste) ja kasvattaa maksumuistutuksen kierrosnumeroa +1 (kuitenkin niin, että kierroksia on max 3).
  • Saman ajopäivän aikana tehdyt uusintatulostukset eivät päivitä kierroslaskuria.
  • Jos maksumuistutus sisältää useita laskuja eri kierrosnumeroilla, perustietojen asetusten teksti ja lisäkulu näytetään korkeimman kierroksen mukaisesti.
• Lähetä suoraan Massatulostuspalveluun
  • Valinta on aktiivinen vain jos Autoinvoicen Tulostuspalvelu on aktivoitu käyttöön.
  • Jos haluat tarkastella maksumuistutuksia ennen lähetystä, valitse ensin “Tulosta maksumuistutusaineisto”.
  • “Lähetä suoraan Massatulostuspalveluun” -toiminto lähettää maksumuistutukset Priority-kirjeenä Autoinvoicen massatulostuspalveluun.

HUOM! Jos lähetys tehdään samalle aineistolla uudelleen, se lähtee myös tulostuspalveluun uudelleen. Voit poistaa tarpeettoman maksumuistutuksen Lähetysjono-sovelluksen kautta jos tila on vielä lähetyksessä.

Tulostuspalvelun tulos

Vahvistuksen jälkeen tulee näkyviin Tulostuspalvelun tulos:

Esimerkki 1

Esimerkki 2

Onnistuneita: “x” kpl:

• Lähetyksien tilaa (lähetyksessä, onnistunut, epäonnistunut) voi tämän jälkeen tarkastella Fivaldi Lähetysjono -sovelluksen avulla.

Virheelliset:

• ”xxxx” – Asiakkaalle ”x” ei ole määritelty lähiosoitetta, postiosoitetta eikä postinumeroa
• ”xxxx” – Asiakkaalle ”x” on määritelty liian pitkä lähiosoite (xx), tulostuspalvelun sallittu pituus 60 merkkiä!

Asiakkaat, joiden maksumuistutuksen lähetys tulostuspalveluun estyi virheen vuoksi, listataan näkymään allekkain. Voit tulostaa virheellisen maksumuistutuksen PDF-tulosteena näytölle.

Yleensä virheen syynä on puutteelliset osoitetiedot tai liian pitkä “osoite1”-kentän arvo. Kun osoitetiedot on korjattu asiakasrekisteriin, valitse ajo vain ko. asiakkaalle ja lähetä asiakkaan maksumuistutus tulostuspalveluun.    

Poikkeuksena ovat tilapäisasiakkaat, joiden osoite haetaan aina laskulta. Tilapäisasiakkaan osoitteiltaan puutteellinen maksumuistutus tulee toimittaa PDF:nä käyttäjän toimesta.

Ilmoitukset poistuvat näkyvistä, kun sivu ladataan uudelleen.

Epäonnistuneet lähetykset

Jos lähetys on epäonnistunut Tulostuspalvelussa, Lähetysjono-sovelluksessa tilana näkyy epäonnistunut. Maksumuistutuksen luonut käyttäjä saa tästä ilmoituksen/toimintaohjeen Fivaldin ilmoituksiin, joka aukeaa napsauttamalla kirjekuori-ikonia.

Maksumuistutuksen PDF-tuloste

• Maksumuistutuksen asiakkaan nimi- ja osoitetiedot haetaan yritysrekisteristä (ajohetken tilanne). Poikkeuksena ”tilapäisasiakas”, jonka tiedot haetaan aina laskulta.
• Käyttäjän muokattavissa oleviin vakioteksteihin saat lisätietoja Asetukset-ohjeesta. Vakiotekstejä voit muokata ruudulla Asetukset > Myynti > Maksumuistutukset

Kopion tulostus

• Kaikkien asiakkaiden viimeisimpien maksumuistutusten kopiot voi tulostaa raporttitulostimesta Myyntireskontran Perintä-raportilla. (Kopioihin tulostuu kuluvan hetken päiväys.)

Poikkeukset

Tilapäisasiakkaat-ominaisuus 

• Tilapäisasiakkaan osalta eri asiakas tunnistetaan laskun nimi1-kentän tietojen perusteella. Tulostettaessa Maksumuistutus PDF näytölle, jokaiselle nimi1-tiedolle tulostuu oma maksumuistutus, vaikka kyseessä on sama asiakasnumero.

• Mikäli käytetään tulostuspalvelua, tilapäisasiakkaan jokaisen laskun maksumuistutus lähetetään erikseen. (Tässä siis eri logiikka kuin näytölle tulostettaessa.)
• Tilapäisasiakasmerkintä voidaan tehdä vain sovellusikkunan yritysrekisterin kautta. Uuden asiakastunnuksen voi luoda helposti myös laskua tehdessä ja jokainen uusi asiakas saa silloin oman asiakastunnisteen (suositus).

HUOM! Maksumuistutuksen teko tilapäisasiakkaille on tuettu vain kotimaisten osoitteiden osalta. Jos laskun maana on ollut jokin muu kuin Suomi, tämä voi aiheuttaa tilapäisasiakkaan muille maksumuistutuksille väärän maa-tiedon. Käytä tilaispäisasiakastunnusta vain kotimaisten osoitteiden asiakkaille.

Pääyritys-ominaisuus 

• Valittavissa asiakkaalle vain sovellusikkunan yritysrekisterin kautta. Laskulle valitun asiakkaan lasku ja mahdollinen maksumuistutus lähetetään jollekin toiselle yritykselle. Laskun myyntitapahtumat kirjataan kuitenkin valitulle asiakkaalle, joka tuodaan tässä tapauksessa laskun toimitustietoihin (automatisoitu vain Tilaustenkäsittelyssä).  

• Jos kyseessä on lasku, jonka asiakkaalle on merkattu pääyritys, maksumuistutukselle tulostuu aina pääasiakkaan asiakastunnus, ei siis se joka näkyy laskulla.
• Laskun tiedot
  • Asiakastunnus on valitun asiakkaan
  • Laskutustietoina näkyy automaattisesti ”pääyritys” (vain Tilaustenkäsittelyssä)
  • Myyntitapahtumat kirjautuvat valitun asiakkaan tunnukselle
• Maksumuistutuksen tiedot
  • “Pääyrityksen” asiakastunnuksella ja tiedoilla

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback