Tämän ohjeen sisältö on päivitetty syyskuussa 2019. Huomioithan, että Fivaldi on saattanut päivittyä toiminnallisuuden osalta ohjeen päivityksen jälkeen. Mikäli sinulla herää kysyttävää, olethan meihin yhteydessä.

SISÄLTÖ

Tässä ohjeessa kuvataan Visma Fivaldin Henkilötietojen käsittely -sovelluksen toiminta ja käyttö. Henkilötietojen käsittely on Visma Fivaldin Web-sovellus. Sillä voidaan tarkastella ja poistaa Visma Fivaldin rekistereihin henkilöistä tallennettuja tietoja. Henkilötietojen käsittely -sovelluksen tarkoitus on täyttää Fivaldin osalta 25.5.2018 voimaan tulleen EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset.

Muut aiheeseen liittyvät julkaisut

Henkilötietojen käsittelyn käyttöoikeudet

Henkilötietojen käsittelyn saa käyttöön lisäämällä käyttöoikeudet Visma Fivaldin sovellusikkunassa (Palvelunhallinta, jossa valitaan Sovellustyyppi-valikosta ”Web-sovellukset”).

”Henkilötietojen käsittely” -web-sovelluksen oikeudet:

  • Käyttö: Oikeus pitää olla päällä, jotta sovellus on käytettävissä.
  • Muutos: Oikeus ei vaikuta sovelluksen toimintaan.
  • Lisäys: Oikeus ei vaikuta sovelluksen toimintaan.
  • Poisto: Oikeus pitää olla päällä, jotta sovelluksella on mahdollista poistaa henkilötietoja rekistereistä.

Henkilötietojen käsittely -sovelluksen käyttö

Henkilötietojen käsittely -sovellukseen pääsee Visma Fivaldin Web-sovelluksen ylävalikosta,
Muut > Asetukset : Henkilötietojen käsittely.

Henkilö-välilehti

Henkilö-välilehdellä voi hakea henkilöitä kerralla kaikista Visma Fivaldin rekistereistä (kiinteistöhallinnon henkilörekisteri, yritysrekisteri, palkansaajarekisteri) tietojen tarkastelua ja anonymisointia varten. Haulla voi hakea henkilöitä nimen, syntymäajan tai henkilötunnuksen mukaan. Löytyneet henkilöt listataan hakukentän alle.

Jokaisesta rekisteristä löytyneet tiedot näkyvät hakutuloksissa erillisenä tuloksena, eli sama henkilö voi olla listalla useampaan kertaan. Nimen alla oleva vaaleanharmaa teksti kertoo mistä rekisteristä tieto löytyi (”Palkanlaskenta” = palkansaajarekisteri, ”Myynti” = yritysrekisteri, ”Kiinteistöhallinto” = kiinteistöhallinnon henkilörekisteri).

Henkilön tarkemmat tiedot saa näkyviin joko nimiriviä tai nuolialas-kuvaketta napsauttamalla.

Sivun oikean reunan Vie henkilötiedot -kuvakkeen napsauttaminen avaa PDF:n, jossa näytetään kaikki henkilöstä kyseiseen rekisteriin tallennetut GDPR:n alaiset tiedot.

Tietojen anonymisoiminen

Sivun oikean reunan Anonymisoi henkilötiedot -kuvaketta napsauttamalla voi anonymisoida rekisteristä löytyneet tiedot siten, että henkilöä ei voida enää tunnistaa tiedoista. Painikkeen napsauttaminen siirtää rekisteristä löytyneet tiedot anonymisointijonoon. Ennen anonymisointijonoon siirtoa ohjelma kysyy vielä varmistuksen anonymisoinnille.

Aina tietojen anonymisointi ei ole mahdollista, yleensä lakisääteisten henkilötietojen säilytyssääntöjen vuoksi. Seuraavassa taulukossa on listattu tiedot joita säilytyssäännöt koskevat, rekisterit joissa nämä tiedot ovat, ja lakisääteisen säilytyksen pituus.

Tiedon nimi käyttöliittymässäSTORAGE_IDRekisteriSäilytysaika

Asukasvalinta

inhabitant

Kiinteistöhallinnon henkilörekisteri

6 vuotta

Asuntohakija

apartment_applicant

Kiinteistöhallinnon henkilörekisteri

6 vuotta

Ei rooleja

no_role_estate

Kiinteistöhallinnon henkilörekisteri

1 vuosi

Ei rooleja

no_role_payroll

Palkansaajarekisteri

1 vuosi

Ei rooleja

no_role_sales

Yritysrekisteri

1 vuosi

Henkilöryhmän jäsen

group_member

Kiinteistöhallinnon henkilörekisteri

6 vuotta

Kassamaksu

cash_payment

Yritysrekisteri

6 vuotta

Käteiskuitti

cash_customer

Yritysrekisteri

2 vuotta

Laskutettu henkilö

invoiced_customer

Yritysrekisteri

2 vuotta

Maksava henkilö

billed_person

Kiinteistöhallinnon henkilörekisteri

6 vuotta

Osakas

apartment_owner

Kiinteistöhallinnon henkilörekisteri

6 kuukautta

Ostolasku

purchase_invoice

Yritysrekisteri

1 vuosi

Palkansaaja

employee

Palkansaajarekisteri

10 vuotta

Sopimusasiakas

agreement_billing

Yritysrekisteri

10 vuotta

Tilaus / Tarjous tehty

order_offer_made

Yritysrekisteri

10 vuotta

Vuokralainen

tenant

Kiinteistöhallinnon henkilörekisteri

1 vuosi

Web-lasku tehty

web_invoice_saved

Yritysrekisteri

6 vuotta

Anonymisointijonossa olevat tiedot näkyvät Anonymisointihistoria-välilehdellä. Anonymisointiajot tehdään öisin. Ennen anonymisointiajoa jonossa olevan henkilön henkilötietojen poiston voi vielä peruuttaa. Anonymisointiajon jälkeen anonymisointi on lopullinen, eli henkilötietoja ei voi enää palauttaa.

Anonymisointihistoria-välilehti

Anonymisointihistoria-välilehdellä näkyvät anonymisointijonossa olevat tiedot, jotka tullaan poistamaan seuraavassa anonymisointiajossa, sekä jo tehdyt henkilötietojen anonymisoinnit. Jo tehdyt anonymisoinnit näkyvät ilman nimiä.



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.