Tämän ohjeen sisältö on päivitetty syyskuussa 2019. Huomioithan, että Fivaldi on saattanut päivittyä toiminnallisuuden osalta ohjeen päivityksen jälkeen. Mikäli sinulla herää kysyttävää, olethan meihin yhteydessä. |
SISÄLTÖ
- Muut aiheeseen liittyvät julkaisut
- Henkilötietojen käsittelyn käyttöoikeudet
- Henkilötietojen käsittely -sovelluksen käyttö
Tässä ohjeessa kuvataan Visma Fivaldin Henkilötietojen käsittely -sovelluksen toiminta ja käyttö. Henkilötietojen käsittely on Visma Fivaldin Web-sovellus. Sillä voidaan tarkastella ja poistaa Visma Fivaldin rekistereihin henkilöistä tallennettuja tietoja. Henkilötietojen käsittely -sovelluksen tarkoitus on täyttää Fivaldin osalta 25.5.2018 voimaan tulleen EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset.
Muut aiheeseen liittyvät julkaisut
- Visma - Yksityisyydensuoja (koko Vismaa koskeva)
- Visma Trust Centre (englanniksi; koko Visma Softwarea koskeva)
- Data protection (englanniksi; koko Visma Softwarea koskeva)
Henkilötietojen käsittelyn käyttöoikeudet
Henkilötietojen käsittelyn saa käyttöön lisäämällä käyttöoikeudet Visma Fivaldin sovellusikkunassa (Palvelunhallinta, jossa valitaan Sovellustyyppi-valikosta ”Web-sovellukset”).
”Henkilötietojen käsittely” -web-sovelluksen oikeudet:
- Käyttö: Oikeus pitää olla päällä, jotta sovellus on käytettävissä.
- Muutos: Oikeus ei vaikuta sovelluksen toimintaan.
- Lisäys: Oikeus ei vaikuta sovelluksen toimintaan.
- Poisto: Oikeus pitää olla päällä, jotta sovelluksella on mahdollista poistaa henkilötietoja rekistereistä.
Henkilötietojen käsittely -sovelluksen käyttö
Henkilötietojen käsittely -sovellukseen pääsee Visma Fivaldin Web-sovelluksen ylävalikosta,
Muut > Asetukset : Henkilötietojen käsittely.
Henkilö-välilehti
Henkilö-välilehdellä voi hakea henkilöitä kerralla kaikista Visma Fivaldin rekistereistä (kiinteistöhallinnon henkilörekisteri, yritysrekisteri, palkansaajarekisteri) tietojen tarkastelua ja anonymisointia varten. Haulla voi hakea henkilöitä nimen, syntymäajan tai henkilötunnuksen mukaan. Löytyneet henkilöt listataan hakukentän alle.
Jokaisesta rekisteristä löytyneet tiedot näkyvät hakutuloksissa erillisenä tuloksena, eli sama henkilö voi olla listalla useampaan kertaan. Nimen alla oleva vaaleanharmaa teksti kertoo mistä rekisteristä tieto löytyi (”Palkanlaskenta” = palkansaajarekisteri, ”Myynti” = yritysrekisteri, ”Kiinteistöhallinto” = kiinteistöhallinnon henkilörekisteri).
Henkilön tarkemmat tiedot saa näkyviin joko nimiriviä tai nuolialas-kuvaketta napsauttamalla.
Sivun oikean reunan Vie henkilötiedot -kuvakkeen napsauttaminen avaa PDF:n, jossa näytetään kaikki henkilöstä kyseiseen rekisteriin tallennetut GDPR:n alaiset tiedot.
Tietojen anonymisoiminen
Sivun oikean reunan Anonymisoi henkilötiedot -kuvaketta napsauttamalla voi anonymisoida rekisteristä löytyneet tiedot siten, että henkilöä ei voida enää tunnistaa tiedoista. Painikkeen napsauttaminen siirtää rekisteristä löytyneet tiedot anonymisointijonoon. Ennen anonymisointijonoon siirtoa ohjelma kysyy vielä varmistuksen anonymisoinnille.
Aina tietojen anonymisointi ei ole mahdollista, yleensä lakisääteisten henkilötietojen säilytyssääntöjen vuoksi. Seuraavassa taulukossa on listattu tiedot joita säilytyssäännöt koskevat, rekisterit joissa nämä tiedot ovat, ja lakisääteisen säilytyksen pituus.
Tiedon nimi käyttöliittymässä | STORAGE_ID | Rekisteri | Säilytysaika |
Asukasvalinta | inhabitant | Kiinteistöhallinnon henkilörekisteri | 6 vuotta |
Asuntohakija | apartment_applicant | Kiinteistöhallinnon henkilörekisteri | 6 vuotta |
Ei rooleja | no_role_estate | Kiinteistöhallinnon henkilörekisteri | 1 vuosi |
Ei rooleja | no_role_payroll | Palkansaajarekisteri | 1 vuosi |
Ei rooleja | no_role_sales | Yritysrekisteri | 1 vuosi |
Henkilöryhmän jäsen | group_member | Kiinteistöhallinnon henkilörekisteri | 6 vuotta |
Kassamaksu | cash_payment | Yritysrekisteri | 6 vuotta |
Käteiskuitti | cash_customer | Yritysrekisteri | 2 vuotta |
Laskutettu henkilö | invoiced_customer | Yritysrekisteri | 2 vuotta |
Maksava henkilö | billed_person | Kiinteistöhallinnon henkilörekisteri | 6 vuotta |
Osakas | apartment_owner | Kiinteistöhallinnon henkilörekisteri | 6 kuukautta |
Ostolasku | purchase_invoice | Yritysrekisteri | 1 vuosi |
Palkansaaja | employee | Palkansaajarekisteri | 10 vuotta |
Sopimusasiakas | agreement_billing | Yritysrekisteri | 10 vuotta |
Tilaus / Tarjous tehty | order_offer_made | Yritysrekisteri | 10 vuotta |
Vuokralainen | tenant | Kiinteistöhallinnon henkilörekisteri | 1 vuosi |
Web-lasku tehty | web_invoice_saved | Yritysrekisteri | 6 vuotta |
Anonymisointijonossa olevat tiedot näkyvät Anonymisointihistoria-välilehdellä. Anonymisointiajot tehdään öisin. Ennen anonymisointiajoa jonossa olevan henkilön henkilötietojen poiston voi vielä peruuttaa. Anonymisointiajon jälkeen anonymisointi on lopullinen, eli henkilötietoja ei voi enää palauttaa.
Anonymisointihistoria-välilehti
Anonymisointihistoria-välilehdellä näkyvät anonymisointijonossa olevat tiedot, jotka tullaan poistamaan seuraavassa anonymisointiajossa, sekä jo tehdyt henkilötietojen anonymisoinnit. Jo tehdyt anonymisoinnit näkyvät ilman nimiä.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback