Seurantakohteet

Fivaldissa on mahdollista käyttää neljän tason seurantakohdelaskentaa. Kullekin tasolle voidaan perustaa rajaton määrä laskentakohteita. Mikäli käytetään useita seurantakohdetasoja, kannattaa ne ottaa käyttöön järjestyksessä: Alin taso on 1 ja korkein taso 4.  Ensimmäiselle tasolle voidaan perustaa esim. kustannuspaikkoina kaikki yrityksen myymälät. Seuraava taso voi olla esim. kaupungit. Näin ollen tuloslaskelma voidaan ajaa kustannuspaikoittain eli myymälöittäin, jos halutaan tutkia eri myymälöiden tilannetta. Kun kakkostasolle perustetaan ne kaupungit, joissa myymälät sijaitsevat, voidaan tulostaa tuloslaskelma tarkasteltavaksi tietyn kaupungin osalta jne. Seurantakohdetasot ja seurantakohteet ovat vapaasti nimettävissä ja numeroitavissa.

Seurantakohdetason muokkaaminen

Voit muokata kunkin seurantakohdetason nimeä sekä määrittää, missä ohjelmaosiossa tasoa halutaan käyttää ja onko kyseinen tieto siellä pakollinen.

1. Valitse näkymän vasemman yläreunan pudotusvalikosta haluamasi taso (esim. Seurantakohdetaso 1).
2. Nimeä seurantakohdetaso haluamallasi tavalla ja tallenna. Nimen voi antaa kolmella eri kielellä, Suomi, Ruotsi ja Englanti.
3. Käytössä-valinnalla voit määrittää, minkä ohjelmaosion käytettävissä valitsemasi seurantakohdetaso on: Tositesyöttö (pääkirjatositteet), Myynti (myyntireskontra), Ostot (ostoreskontra), KH (kiinteistöhallinta), Palkat (palkanlaskenta).
4. Pakollinen-valinnalla voit määrittää, minkä ohjelmaosion osalta valitsemasi seurantakohdetaso on pakollinen tieto.

Seurantakohteiden luominen

Varsinainen laskentakohde

Halutun seurantakohdetason seurantakohteita perustetaan oikean puoleisen näkymän alareunassa olevalla Uusi-painikkeella (tai Alt-U). Kun olet valinnut haluamasi seurantakohdetaso vasemmasta näkymästä, napsauta Uusi-painiketta. Ohjelma kysyy tällöin tunnuksen ja nimen seurantakohteelle. Tunnusta ei voi muokata jälkikäteen. Nimi voidaan tallentaa tarvittaessa kolmella kielellä.

Poista-painike (tai Alt-P) poistaa valitun laskentakohteen. Jo käytettyjä seurantakohteita ei enää voi poistaa, vaan Poista-toimintoa käytettäessä ohjelma merkitsee käytössä olleen seurantakohteen pois käytöstä. Näytä vain aktiiviset -valinnalla voi käytöstä poistetut seurantakohteet halutessaan piilottaa näkymästä.

Laskentakohteiden toimintovalinnat

Käytössä

Nimitietojen alapuolella voidaan valita päälle halutut toiminnot seurantakohteita koskien. Valitaan ne osajärjestelmät, joissa kyseistä laskentakohteita halutaan käyttää. Tositesyöttö (pääkirjatositteet), Myynti (myyntireskontra) Ostot, (ostoreskontra), KH (Kiinteistöhallinto), Palkat.

Pakollinen

Näiden perässä on valinta seurantakohteen pakollisuutta varten. Mikäli halutaan, että jonkin osajärjestelmän kohdalla on pakko aina antaa valittuna olevan seurantakohdetason tieto, valitaan kyseinen taso pakolliseksi.  

Seurantakohteiden kopiointi Fivaldissa yritykseltä toiselle

Seurantakohteet on mahdollista kopioida yritykseltä toiselle, samoin kuten tilikarttakin.

1. Valitse ensin se seurantakohdetaso, jonka haluat kopioida.
2. Napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse Vie seurantakohdetaso. Taso ja seurantakohteet latautuvat tiedostona omalle koneellesi.
   
3. Avaa sen yrityksen tilikartta, johon haluat tuoda äsken tallentamasi tiedoston ja siirry Seurantakohteet-välilehdelle. 
4. Valitse ylävasemmalta pudotusvalikosta se seurantakohdetaso johon haluat tuoda tiedot (esim. Seurantakohdetaso 2)
5. Napsauta Lähetä-painiketta.
   
6. Napsauta Valitse tiedosto -painiketta ja etsi edellä tallentamasi tiedosto ja kaksoisnapsauta sitä. ja paina Lähetä. Kun ruudulla lukee Tiedosto siirretty, sulje tämä näkymä.
    
7. Napsauta Lähetä-painiketta.
   
8. Näkymään tulee lukemaan Tiedosto siirretty. Voit sulkea välilehden ja siirtyä takaisin sovellusikkunaan.
   
9. Napsauta Lue-painiketta, jolloin ohjelma lataa seurantakohteet valitun tason alle. Alkuperäisessä yrityksessä seurantakohteille annetut Käytössä-/Pakollinen-/Oletus-asetukset kopioituvat mukana. Samalla tunnuksella tasolla mahdollisesti aiemmin olleet seurantakohteet korvataan tiedoston mukaisilla tiedoilla ja uudet seurantakohteet lisätään tasolle.
   

Vyörytykset

Vyörytys toimii kuten automaattikirjaus, mutta laukeaa tilin sijasta seurantakohteen arvosta. Vyörytykset luodaan Tilikartta-rekisterin Seurantakohde-välilehdellä ja ne sidotaan haluttuun kustannuspaikkaan. Kun kirjaus tehdään kirjanpidossa, ohjelma tekee automaattikirjauksen vyörytyksestä. Vyörytyksissä on myös mahdollista tehdä siirtoja seurantakohdetasoilta toisille. Sääntö voi siis esimerkiksi laueta seurantakohdetason 2 arvosta (esim. "Matti Mestarimyyjä") ja tehdä kirjauksia kaikille neljälle seurantakohdetasolle.

Tilanteessa, jossa joka tilillä on eri prosenttijako, tulee perustaa kullekin prosenttijaolle oma seurantakohde, jolle määritetään kyseisen prosenttijaon mukainen vyörytyssääntö. Tämä tarkoittaa, että halutulle seurantakohdetasolle luodaan niin monta uutta seurantakohdetta, kuin on erilaisia prosenttijakoja. Seurantakohteen nimi kannattaa antaa siten, että kirjatessa tietää valita oikean seurantakohteen. Kun seurantakohde on perustettu, sille valitaan sellainen vyörytysmalli, joka täsmää seurantakohteen prosenttijakoa. Esimerkiksi seurantakohdetaso 1 voi olla nimetty "Konttoriksi" ja siellä arvoina muutaman konttorin numerot. Tämän lisäksi voidaan perustaa arvo "Kaikki", jolle tehdään ”Jaetut kustannukset” -vyörytystaulukko. Vyörytystaulukko jakaa kustannukset määritetyssä suhteessa kaikille konttorinumeroille. Näin voidaan kätevästi tehdä kirjauksia käyttäen vyörytysseurantakohdetta eikä tarvitse syöttää montaa riviä ja laskea arvoja itse. 

Aloita uuden vyörytyssäännön luominen napsauttamalla Tilikartan Seurantakohde-välilehdellä Vyörytykset-painiketta.

Ohjelma avaa Vyörytykset-ikkunan. Napsauta Uusi-painiketta.

Anna vyörytyssäännölle kuvaava nimi ja napsauta Tallenna-painiketta.

Tämän jälkeen syötä vyörytystiedot. Vyörytyssäännölle ei yleensä anneta tilejä lainkaan, vaan sääntöön lisätään vain niin monta riviä kuin jaettavaa on. Anna kullekin riville oikea kustannuspaikka ja sen suhdeluku (%). Jaettujen prosenttien yhteismäärä tulee lopuksi olla 100.

Tässä esimerkissä jaetaan kustannuksista 40% ensimmäisen rivin seurantakohteille ja 60% toisen rivin seurantakohteille. Vyörytysselitteen sijainti vientiselitteessä -kenttään voit valita alussa, lopussa tai ei ollenkaan. Napsauta lopuksi Tallenna-painiketta ja sen jälkeen Poistu-painiketta.

Valitse se seurantakohde, jonka tapahtumat haluat jakaa äsken luomasi säännön mukaan. Tämän jälkeen valitse Vyörytys-kenttään pudotusvalikosta luomasi vyörytyssääntö. Tallenna lopuksi.

Vyörytyskustannuspaikkoja käytetään siten, että kirjanpidossa valitaan aina halutulle tilille oikea vyörytyskustannuspaikka.

Kirjanpidon tapahtuma, jossa on käytetty vyörytyksen aktivoivaa seurantakohdetta (05):

Kirjauksen jälkeen vyörytyksestä muodostuu automaattikirjaus, jossa vyörytys on tehty annettujen määritysten mukaisesti.

Käytetty vyörytys kirjanpidon Tilitapahtumissa:

Valitse Tositteiden selailu -välilehdellä tositelajiksi Autom.kirjaukset ja etsi kyseinen tosite oikean kauden alta, jolloin näet vyörytetyt tiedot seurantakohteittain:

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei