Palkanlaskennan rutiinit

Avaa Fivaldin Palkanlaskenta-sovellus (sovellusikkuna > Palkat > Palkanlaskenta).

Voit tehdä palkkalaskelman kerralla koko henkilökunnalle, tietylle henkilöryhmälle tai yhdelle palkansaajalle. Useamman palkansaajan palkkalaskelmat tehdään Palkkalaskelmien teko -toimintoa käyttäen (ylävalikosta Palkanlaskenta > Palkkalaskelmien teko). Voit tehdä palkkalaskelman vain yhdelle palkansaajalle hakemalla ensin kyseisen palkansaajan joko selaamalla palkansaajia sivun vasemman reunan nuolipainikkeilla tai käyttämällä suurennuslasi-kuvakkeen takaa löytyvää hakutoimintoa. Kun oikea palkansaaja on valittuna, napsauta sen jälkeen sivun vasemmassa reunassa olevaa Uusi palkkalaskelma -painiketta.

Palkkalaskelmien teko

Useamman palkansaajan palkkalaskelmat tehdään Palkkalaskelmien teko -toimintoa käyttäen (ylävalikosta Palkanlaskenta > Palkkalaskelmien teko).

1. Valitse käsiteltävä palkkakausi ja tarvittaessa käsiteltävä henkilöryhmä. Jos henkilöryhmää ei valita, luo ohjelma palkkalaskelmat kaikille henkilöille, joilla on voimassaoleva työsuhde.
2. Napsauta Tee palkkalaskelmat -painiketta.
   
3. Ohjelma ilmoittaa Info-ruudulla, miten monta palkkalaskelmaa syntyi. Ruudulla näkyvät myös ilmoitukset mahdollisista virhetilanteista. Napsauta Sulje-painiketta.
   
4. Voit tarkastella luotuja palkkalaskelmia joko selaamalla palkansaajia sivun vasemman reunan nuolipainikkeilla tai käyttämällä suurennuslasi-kuvakkeen takaa löytyvää hakutoimintoa.
   • Uudelle palkkalaskelmalle muodostuvat automaattisesti henkilöryhmän mukaiset vakiopalkkarivit.
     
   • Voit lisätä palkkalaskelmalle lisää rivejä valitsemalla sivun alaosassa palkkalajin ja täydentämällä sen tiedot. Voit edetä kentästä toiseen näppäimistön Tab- tai Enter-painikkeella. Kun painat viimeisessä kentässä Tab- tai Enter-painiketta, muodostuu palkkarivi antamiesi tietojen perusteella palkkalaskelmaan.
     
     
     
   • Voit muokata olemassaolevia palkkarivejä napsauttamalla kyseistä riviä ja muuttamalla tietoja sen jälkeen sivun alareunassa.
     
   • Voit poistaa virheellisen palkkarivin napsauttamalla riviä ja valitsemalla ylävalikosta Tietue > Poista.
     
   • Jos palkkalaskelmassa on virheitä, näkyy kauden oikealla puolella oleva info-painike punaisena. Painiketta napsauttamalla näet tarkempaa tietoa virheestä. Virheellinen tilanne on korjattava, sillä virheelliset palkkalaskelmat eivät mene maksuun.
      
   • Jos virhe koskee jotain tiettyä palkkalaskelman riviä, näkyy virheellisen rivin info-painike palkkalaskelmalla punaisena. Painiketta napsauttamalla näet tarkempaa tietoa virheestä. Virheellinen tilanne on korjattava, sillä virheelliset palkkalaskelmat eivät mene maksuun.
     
   • Palkkalaskelman Lisätiedot-välilehdellä näkyvät palkkakauden tiedot, työnantajamaksut ja niiden tiliöinnit. Tässä näkymässä voit myös muuttaa henkilön palkkakautta Muuta kausi -painikkeella.
     

Palkkaraporttien tulostaminen

Kun kaikki palkkatapahtumat on käsitelty, Siirry Maksetuksi merkintään (ylävalikon Palkanlaskenta > Maksetuksi merkintä).

1. Tulosta henkilöille kauden tarkistuslista. Valitse oikea palkkakausi Palkkakausi-valikosta ja oikea henkilöryhmä Henkilöryhmä-valikosta. Valitse Raportit-listasta Tarkistuslista ja napsauta Tulosta. Tarkista tapahtumat. 
2. Tulosta muut tarvittavat raportit (kirjanpitoyhteenveto, maksulista sekä palkkalista). 

Palkkalaskelmien lähetys

Lähetä palkkalaskelmat ohjeen Palkkalaskelmien lähetys mukaisesti.

Palkka-aineiston luominen

Palkat tulee lähettää pankkiin viimeistään yhtä pankkipäivää ennen maksupäivää. Palkat veloittuvat maksajan pankkitililtä yhtä pankkipäivää ennen palkkakauden maksupäivää. Palkat ovat palkansaajalla sinä maksupäivänä, joka palkkakaudelle on määriteltynä.

Palkka-aineiston lähettäminen Fivaldin Pankkiyhteyteen

Palkkoihin liittyvät Pankkiyhteyden asetukset

Jotta voit lähettää palkka-aineiston suoraan Fivaldin Pankkiyhteyteen, valitse Palkanlaskennan perustiedoissa (sovellusikkuna > Palkat > Palkanlaskennan perustiedot > Ohjaustiedot-välilehti) käytössä olevalle pankkitilille Pankkiyhteys-kohtaan Fivaldi, sepa C2B.

Varmista, että Pankkiyhteyden perustiedoissa (sovellusikkuna > Maksuliikenne > Pankkiyhteys > ylävalikon Pankkiyhteys > Perustiedot > Sopimukset-välilehti) yrityksen pankkiyhteydelle on merkitty SEPA-maksu (palkat) kohtaan Lähetys sallittu tältä tililtä -valinta.

Palkka-aineiston lähetys Pankkiyhteyteen

1. Luo palkkalaskelma normaalisti.
2. Valitse Palkanlaskennan Maksetuksi merkintä -ikkunassa (Palkanlaskenta > Ylhäältä Palkanlaskenta > Maksetuksi merkintä) oikea palkkakausi Palkkakausi-valikosta ja oikea henkilöryhmä Henkilöryhmä-valikosta.
3. Kirjoita haluttu maksupäivä Maksupäivä-kenttään.
4. Napsauta Muodosta-painiketta. Fivaldi lähettää palkka-aineiston Fivaldin Pankkiyhteyteen.

Ulkoisen palkka-aineiston luominen

1. Merkitse Palkanlaskennan perustiedoissa (Sovellusikkuna > Palkanlaskennan perustiedot > Ohjaustiedot-välilehti) Käytössä olevat pankkitilit -kohtaan pankkitilille oletustiedostonimeksi esim. palkat.xml (katso Palkanlaskennan perustiedot (rekisterit) -ohje).
2. Luo palkkalaskelma normaalisti.
3. Valitse Palkanlaskennan Maksetuksi merkintä -ikkunassa (Palkanlaskenta > Ylhäältä Palkanlaskenta > Maksetuksi merkintä) oikea palkkakausi Palkkakausi-valikosta ja oikea henkilöryhmä Henkilöryhmä-valikosta.
4. Kirjoita haluttu maksupäivä Maksupäivä-kenttään.
5. Napsauta Muodosta-painiketta. Tallenna tiedosto koneellesi ja lähetä aineisto eteenpäin.

 Palkkojen merkitseminen maksetuksi 

Merkitse palkat maksetuksi, kun olet varmistunut siitä, että palkat ovat lähteneet Pankkiyhteydestä onnistuneesti maksuun. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että pankista ei ole tullut maksulle hylkäävää SEPA-palautetta. Tätä ennen on myös hyvä olla varmistettuna, että Palkkatietoilmoitus tulorekisteriin -websovelluksen Lista-välilehdellä ei näy mitään kyseisen palkkakauden palkkatietoilmoitusten lähetyksiin liittyvää estettä (katso ohje: Lista-välilehden toiminnallisuudet). Maksetuksi merkintä käsittelee palkat maksetuiksi ja käynnistää kyseisiin palkkalaskelmiin liittyvien palkkatietoilmoitusten lähetyksen tulorekisteriin.

1. Avaa Maksetuksi merkintä -ikkuna (Palkanlaskenta > Ylhäältä Palkanlaskenta > Maksetuksi merkintä).
2. Valitse Maksetuksi merkintä -otsikon alta haluamasi valintaruudut (katso seuraava kohta: Palkkatapahtumien vieminen kirjanpitoon ja palkkakauden sulkeminen ohjeesta Palkanlaskennan rutiinit ) ja napsauta Merkitse maksetuksi -painiketta.

Maksetuksi merkinnän mahdollisia virheitä

Palkkalaskelmien maksetuksi merkintä -toiminnassa on seuraavat tarkistukset:

• Maksetuksi merkintä estyy, jos palkkalaskelmalla esiintyy miinusrivejä sellaisilla palkkalajeilla, joilla niitä ei tulorekisterin määritysten mukaan saa olla (tulolajin yhteissumma ei saa olla negatiivinen, koska palkkatietoilmoitusta ei saataisi lähtemään). Tarkista seuraavat asiat:
  • Onko miinusmerkkisellä rivillä käytetty palkkalaji oikea. Muuta tarvittaessa sellaiseksi, että summataan oikeaan tulolajiin.
  • Onko palkkalaji linkitetty oikeaan tulolajiin. Muuta tarvittaessa linkitys.
  • Puuttuvatko palkkalaskelman miinusmerkkisiltä riveiltä takaisinperinnän merkinnät (takaisinperintä, ansainta-ajat). Lisää ne tarvittaessa.  
• Lisäksi aiemmin luotujen palkkalaskelmien pitää olla maksetuksi merkitty.
  • Tarkistukseen on kuitenkin luotu viive, jonka aikana maksetuksi merkinnän teko sallitaan, vaikka avoimia laskelmia onkin. Tarkistus tehdään vasta yhden tilastokauden tai 30 päivän kuluttua maksupäivästä, sen mukaan kumpi ajanjakso on pidempi.
  • Tänä aikana saa olla avoimia palkkalaskelmia eivätkä ne estä palkkalaskelman maksetuksi merkintää, mutta tarkistus ei päästä läpi enää mikäli henkilöllä jää vanhempia palkkalaskelmia maksetuksi merkitsemättä.

Hyvityspalkkalaskelmia ei tarkisteta, koska niiden tietoja ei lähetetä tulorekisteriin.

HUOMIOI:  Jos ollaan maksetuksi merkitsemässä usean palkansaajan palkkalaskelmia samalla kertaa, niin yhdenkin palkkalaskelman kohdalta löytynyt estotilanne estää kaikkien näiden palkkalaskelmien maksetuksi merkitsemisen.

HUOMIOI:  Hyvityspalkkalaskelmana tehty korjauspalkkalaskelma jää myös tarkistamatta, joten niissä on edelleen oltava tarkkana mahdollisten miinuksen puolelle jäävien tulolajien osalta.

Palkkatapahtumien vieminen kirjanpitoon ja palkkakauden sulkeminen

Voit viedä palkkatapahtumat kirjanpitoon maksetuksi merkinnän yhteydessä valitsemalla palkanlaskenta-sovelluksessa ylävalikosta Palkanlaskenta > Maksetuksi merkintä ja valitsemalla ikkunan oikean laidan Maksetuksi merkintä -osiossa Vie kirjanpitoon-valintaruudun ennen maksetuksi merkinnän tekemistä. Voit halutessasi myös sulkea palkkakauden/-kaudet ja/tai kirjanpidon kaudet. Napsauta lopuksi Merkitse maksetuksi -painiketta.

Jos maksetuksi merkinnän yhteydessä ei ole ollut valintaa kohdassa Vie kirjanpitoon, ei tapahtumia voida siirtää kirjanpitoon enää jälkikäteen ohjelman automaattiajon kautta. Tässä tapauksessa tiedot tulee kirjata manuaalisesti kirjanpitoon esim. pk-vientinä. Avuksi voit tulostaa esim. Kirjanpitoyhteenveto-raportin Fivaldin webissä Palkat > Raportit-otsikon alta Työnantaja > Kirjanpitoyhteenveto. Maksetuksi merkinnän jälkeen sovellusikkunan kautta ei voida enää tulostaa Maksetuksi merkintä -ikkunan Tulostus-osion raportteja. 

Jos palkkatapahtumia ei onnistuneesta siirrosta huolimatta näy kirjanpidossa, voi palkkojen tositelajilta puuttua voimassaolon määritys. Valitse ylävalikosta Kirjanpito > Tositelajin määritys ja tarkista, että Näkyy kirjanpidossa alkaen kaudesta -kohdassa on se kausi, josta lähtien palkkatapahtumat halutaan näkyville kirjanpidossa.

Jos palkkakausi suljetaan liian aikaisin, ei Palkkatietoilmoitus tulorekisteriin -websovelluksen Virheilmoitukset-välilehdellä ole mahdollista nähdä lähettämättä jääneitä tai hylkääntyneitä ilmoituksia (katso myös ohje: Virheilmoitukset-välilehden toiminnallisuudet). Myöskään lähettämättä jäänyt korvaava ilmoitus ei näy kyseisellä välilehdellä, mikäli se palkkakausi, jolta korvaavaa ilmoitusta ollaan lähettämässä, on jo suljettu. Älä siis sulje palkkakautta ennen kuin olet varmistanut, että kaikki kyseiseen palkkakauteen kohdistuvat lähetettävät ilmoitukset ovat menneet hyväksytysti tulorekisteriin. Varsinaisen palkanlaskennan jälkeisiin rutiineihin kannattaakin sisällyttää Virheilmoitukset-välilehdellä käyminen esimerkiksi jokaisen kuukauden ensimmäinen päivä varmistaen, ettei siellä näy ilmoituksia, jotka vaativat toimenpiteitä. Jos korjattavaa löytyy, tee korjaukset ja lähetä erillisilmoitus.

Palkkakauden sulkemisen jälkeen voit vielä avata sen uudelleen käsittelyyn, jos haluat lisätä kaudelle jonkin määrä-palkkaluokkaan kuuluvan tapahtuman (ei kuitenkaan Poikkeavat veropäivät). Vain viimeksi suljetun kauden voi avata uudelleen, ei aiempia kausia.

Fivaldin käyttäjäviesteihin tulee muistutuksena ilmoitus tulorekisterin myöhästymismaksuajosta, jos Fivaldi löytää ilmoituksia, joita ei ole lähetetty hyväksytysti Fivaldista tulorekisteriin. Kyseisessä viestissä on listattu erät, jotka ovat mahdollisesti mukana tulorekisterin ajamassa myöhästymismaksuajossa, ellei niitä ole syötetty manuaalisesti asiointipalveluun.

 Palkkatapahtumat kirjanpidossa 

Palkkatapahtumat kirjautuvat kirjanpitoon Palkat-tositelajille. Palkanlaskennasta luotuja kirjanpidon tositteita ei voi suoraan muuttaa kirjanpidossa, vaan kaikki kirjauksiin liittyvä on tehtävä palkanlaskennan puolella ennen siirtoa kirjanpitoon. Kirjanpidossa palkkatositteita voi siis korjata ainoastaan muistiotositteilla. Palkkojen tositelaji suljetaan viimeistään silloin, kun kyseinen kirjanpidon kausi on aika sulkea.

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback