Liitetietotositteet

Yleistä

Kirjanpitolain uudistus 2016

- Tilinpäätöksen liitetiedon tulee, jollei sen perusta muuten ole ilmeinen, perustua sen sisällön todentavaan tositteeseen (liitetietotosite).

- Liitetiedon ja sen todentavan liitetietotositteen välisen yhteyden tulee olla vaikeuksitta todettavissa.

- Säännös laajentaa tositekäsitettä myös tilinpäätöksen liitetietojen perustana oleviin asiakirjoihin ja laskelmiin.

Käyttöönotto ja käyttöoikeuksiin liittyvät toimenpiteet

Palvelunhallinta (pääkäyttäjän toimenpiteet)

- Liitetietotositteiden syöttäjällä tulee olla oikeudet sovellukseen Kirjanpito ja sen raporttiin ”Liitetietotositteet”

- Jos halutaan lisätä liitetietotositteille liitteitä arkistoon, käyttäjällä tulee olla oikeudet myös websovellukseen ”Arkistointi” (vähintään ”Käyttö/Muutos/Lisäys/Poisto” - ruksit)

Arkistointi (arkiston pääkäyttäjän toimenpiteet)

• Liitetietotositteet ja mahdollisuus lisätä ja selailla liitteitä arkistosta:

- kirjanpidon aineisto TOSITE_LIITE tulee olla käytössä (ko. aineisto sisältyy sekä ”01 Kirjanpito (minimi)” että ”03 Kirjanpito (laaja)” käyttöönottoon)

• Lisäksi jos kirjanpidon käyttäjä EI ole arkiston pääkäyttäjä, on kirjanpitäjälle annettava erikseen käyttöoikeudet arkistoon esimerkiksi näin:

- Avaa arkistointi ja siirry puunäkymässä otsikon ”Arkisto” kohdalle

- Valitse ruudun oikealta välilehti ”Oikeudet”

- Etsi haluttu käyttäjätunnus kohdalle ”Lisää käyttäjä/käyttäjäryhmä”- painikkeella

- Määrittele vähintään oikeudet kohtiin ”Dokumenttien käsittely” sekä ”Dokumenttien lukuoikeus”

- Tallenna muutokset

Kirjanpidon tositelaji ”994 Liitetietotositteet”

• Kirjanpito -> Tositelajien määritys -> Tositelajit -> ”994 Liitetietotositteet”

- Fivaldi kirjanpidossa on oletuksena 994 tositelaji joka tuodaan automaattisesti luontiparametrien mukana, tai alustusyrityksen tiedoista (mikäli lajia ”994” ole alustusyrityksestä erikseen poistettu).

994 tositelajin oletusmääritykset:

- Laji = 994

- Nimi = Liitetietotositteet

- Tositenumerosarjan muoto = Kuukausittainen, vuosi ja kuukausi tositteeseen

- Tositelajin numero tositteen alkuun (kyllä)

- Ensimmäinen numero 1

- Numeron pituus 3

• Kirjanpito -> Tositelajien käyttöönotto -> käyttöparametri ”Liitetietotositteet”

- käyttöparametri luodaan automaattisesti tai se tuodaan alustusyrityksen tietojen perusteella

- Käyttöparametri ”Liitetietotositteet” voidaan kytkeä vain yhdelle tositelajille

- Tositelajin käyttömäärityksien muokkaus on sen jälkeen estetty kun ensimmäinen liitetietotosite on tallennettu

Liitetietotositteiden syöttö ja selailu

- Avaa Kirjanpidon ylävalikon kautta toiminto ”Liitetietotositteet”

- Kun ruutu avautuu, ohjelma tarkistaa onko tositelaji käytössä. Jos tositelaji ei ole käytössä, ohjelma antaa virheilmoituksen ”Liitetietotositteen tositelajia ei ole määritetty!”.

- Tositteille on mahdollista lisätä myös liitteitä arkistoon

- Kun oletusnäkymän rivimäärä on syötetty täyteen, uuden tositerivin lisäys tapahtuu siirtymällä viimeisen rivin Tositteen pvm- kenttään ja painamalla näppäimistön ”nuoli alas” tai ylävalikon toiminnolla Tietue_Lisää

• Kirjataan kaudelle

- Oletuksena tuodaan ruudulle ensimmäinen avoin kausi, valitse listalta tarvittaessa haluttu kausi

- Kausien sulkeminen tapahtuu kuten muillakin kirjanpidon tositteilla Tilikaudet – näkymän kautta

- Tositteita voi syöttää ja muokata vain jos kirjanpidon kausi on auki

- Suljetun kauden tositteita ei voi enää muokata (ainoastaan selailumahdollisuus)

• Tosite

- Tositenumero luodaan automaattisesti kun rivi tallennetaan

- Tositenumeron muodostus tapahtuu oletuksena seuraavasti, esim. liitetietotosite no 9941612001

994 = tositelaji

16 = vuosi 2016

12 = joulukuu

001 = kauden ensimmäinen tositenumero

• Tositteen päivämäärä

- Tositteen päivämäärä on pakollinen tieto

- Päivämäärän voi syöttää muodossa ppkkvvvv tai pp.kk.vvvv

- Voit syöttää myös pelkästään päivän tai päivän ja kuukauden, loput tuodaan automaattisesti valitun kauden perusteella

- Jos päivämäärä ei osu valitulle kaudelle, ohjelma ilmoittaa esim. ”Tositteen päivämäärä ei osu valitulle kaudelle 201612”. Tämä on vain ilmoitus, voit jatkaa syöttöä kuittaamalla OK.

• Selite / Avaa isona (= avaa teksti editorissa)

- Selitteeseen on mahdollista syöttää maksimissaan 400 merkkiä

- Avaa isona – painikkeesta pääsee tarvittaessa syöttämään ja muokkaamaan tekstiä isompaan näkymään (lyhyet tekstit voi syöttää helposti suoraan ko. kenttään)

- Vinkki: jos mahdollista, vältä erikoismerkkien käyttöä (esimerkiksi € - merkin sijaan kirjoita EUR). Kaikki merkit eivät välttämättä tulostu raportille samalla lailla kuin näkyy ruudulla.

• Lisää tositteelle liite arkistoon

- Syötä vähintään päivämäärä ja tallenna jonka jälkeen voit lisätä liitteen

- Liitteen lisäys: Selaa (Browse) -> valitse tiedosto(t) ja OK -> Lataa (Upload)

- Liitteiden määräsarake päivittyy painamalla ”Päivitä liitteiden määrätieto”

- Liitteen lisäys vaatii, että kirjanpidon liiteaineisto on otettu käyttöön arkistossa sekä sen, että käyttäjällä on käyttöoikeus arkistoon (=pääkäyttäjän ja arkiston pääkäyttäjän toimenpiteitä)

• Näytä tositteen liitteet arkistosta

- Painike vie arkiston hakuun ja näyttää kyseiseen tositteeseen liitetyt liitteet

- Liitteet arkistoituvat oletusmäärityksillä Tilikausittain/Kausittain/”994-Liitetietotositteet” – kansioon

- Liitteiden selailu arkistosta vaatii, että käyttäjä on arkiston pääkäyttäjä tai hänelle on annettu erikseen oikeudet arkistossa

- Jos liitteitä on lisätty ja ohjelma ilmoittaa ”Tositteella X ei ole liitteitä tai oikeus niiden katseluun arkistossa puuttuu.” ota yhteys arkiston pääkäyttäjään.

• Liitteiden määrä / Päivitä liitteiden määrätieto

- Liitteiden määrä arkistossa päivittyy automaattisesti ruudulle mentäessä

- Kun lisätään uusia liitteitä, lukumäärä päivittyy klikkaamalla ”Päivitä liitteiden määrätieto”

- Huom. käyttäjä jolla ei ole oikeutta selata liitteitä arkistossa, ei näe liitteiden määriä (= aina nolla)

- Liitteiden määrän näkyminen vaatii, että käyttäjä on arkiston pääkäyttäjä tai hänelle on annettu erikseen oikeudet arkistossa (= arkiston pääkäyttäjän toimenpiteitä)

• Tallenna

- Tallentaa tositteen ja luo tositteen numeron (tositenumeroa ei voi tallennuksen jälkeen poistaa)

- Vähintään päivämäärä pitää olla syötetty jotta tositteen numeron tallennus onnistuu

• Poistu

- Poistu liitetietotositteet näkymästä

• Liitetietotositteen poisto?

- Tallennettua tositenumeroa ei voi poistaa

- Kun kirjanpidon kausi on auki, voit muokata tositteen millä tahansa tekstillä esimerkiksi: ”Tämä tositenumero jätetty käyttämättä.”

- Voit poistaa tallennetun liitteen Arkistosta.

Tasekirja / Tositelajit ja säilyttämistapa

- Jos tasekirjan määrityksissä on valittu parametri ”Tositelajit (autom. haku) (raportti)”, liitetietotositteet tositelaji nousee automaattisesti tasekirjaan ”Tositelajit ja säilyttämistapa” - otsikon alle kuten muutkin tositelajit