Liitetietotositteet
Yleistä
Kirjanpitolain uudistus 2016
- Tilinpäätöksen liitetiedon tulee, jollei sen perusta muuten ole ilmeinen, perustua sen sisällön todentavaan tositteeseen (liitetietotosite).
- Liitetiedon ja sen todentavan liitetietotositteen välisen yhteyden tulee olla vaikeuksitta todettavissa.
- Säännös laajentaa tositekäsitettä myös tilinpäätöksen liitetietojen perustana oleviin asiakirjoihin ja laskelmiin.
Käyttöönotto ja käyttöoikeuksiin liittyvät toimenpiteet
Palvelunhallinta (pääkäyttäjän toimenpiteet)
- Liitetietotositteiden syöttäjällä tulee olla oikeudet sovellukseen Kirjanpito ja sen raporttiin ”Liitetietotositteet”
- Jos halutaan lisätä liitetietotositteille liitteitä arkistoon, käyttäjällä tulee olla oikeudet myös websovellukseen ”Arkistointi” (vähintään ”Käyttö/Muutos/Lisäys/Poisto” - ruksit)
Arkistointi (arkiston pääkäyttäjän toimenpiteet)
• Liitetietotositteet ja mahdollisuus lisätä ja selailla liitteitä arkistosta:
- kirjanpidon aineisto TOSITE_LIITE tulee olla käytössä (ko. aineisto sisältyy sekä ”01 Kirjanpito (minimi)” että ”03 Kirjanpito (laaja)” käyttöönottoon)
• Lisäksi jos kirjanpidon käyttäjä EI ole arkiston pääkäyttäjä, on kirjanpitäjälle annettava erikseen käyttöoikeudet arkistoon esimerkiksi näin:
- Avaa arkistointi ja siirry puunäkymässä otsikon ”Arkisto” kohdalle
- Valitse ruudun oikealta välilehti ”Oikeudet”
- Etsi haluttu käyttäjätunnus kohdalle ”Lisää käyttäjä/käyttäjäryhmä”- painikkeella
- Määrittele vähintään oikeudet kohtiin ”Dokumenttien käsittely” sekä ”Dokumenttien lukuoikeus”
- Tallenna muutokset
Kirjanpidon tositelaji ”994 Liitetietotositteet”
• Kirjanpito -> Tositelajien määritys -> Tositelajit -> ”994 Liitetietotositteet”
- Fivaldi kirjanpidossa on oletuksena 994 tositelaji joka tuodaan automaattisesti luontiparametrien mukana, tai alustusyrityksen tiedoista (mikäli lajia ”994” ole alustusyrityksestä erikseen poistettu).
994 tositelajin oletusmääritykset:
- Laji = 994
- Nimi = Liitetietotositteet
- Tositenumerosarjan muoto = Kuukausittainen, vuosi ja kuukausi tositteeseen
- Tositelajin numero tositteen alkuun (kyllä)
- Ensimmäinen numero 1
- Numeron pituus 3
• Kirjanpito -> Tositelajien käyttöönotto -> käyttöparametri ”Liitetietotositteet”
- käyttöparametri luodaan automaattisesti tai se tuodaan alustusyrityksen tietojen perusteella
- Käyttöparametri ”Liitetietotositteet” voidaan kytkeä vain yhdelle tositelajille
- Tositelajin käyttömäärityksien muokkaus on sen jälkeen estetty kun ensimmäinen liitetietotosite on tallennettu
Liitetietotositteiden syöttö ja selailu
- Avaa Kirjanpidon ylävalikon kautta toiminto ”Liitetietotositteet”
- Kun ruutu avautuu, ohjelma tarkistaa onko tositelaji käytössä. Jos tositelaji ei ole käytössä, ohjelma antaa virheilmoituksen ”Liitetietotositteen tositelajia ei ole määritetty!”.
- Tositteille on mahdollista lisätä myös liitteitä arkistoon
- Kun oletusnäkymän rivimäärä on syötetty täyteen, uuden tositerivin lisäys tapahtuu siirtymällä viimeisen rivin Tositteen pvm- kenttään ja painamalla näppäimistön ”nuoli alas” tai ylävalikon toiminnolla Tietue_Lisää
• Kirjataan kaudelle
- Oletuksena tuodaan ruudulle ensimmäinen avoin kausi, valitse listalta tarvittaessa haluttu kausi
- Kausien sulkeminen tapahtuu kuten muillakin kirjanpidon tositteilla Tilikaudet – näkymän kautta
- Tositteita voi syöttää ja muokata vain jos kirjanpidon kausi on auki
- Suljetun kauden tositteita ei voi enää muokata (ainoastaan selailumahdollisuus)
• Tosite
- Tositenumero luodaan automaattisesti kun rivi tallennetaan
- Tositenumeron muodostus tapahtuu oletuksena seuraavasti, esim. liitetietotosite no 9941612001
994 = tositelaji
16 = vuosi 2016
12 = joulukuu
001 = kauden ensimmäinen tositenumero
• Tositteen päivämäärä
- Tositteen päivämäärä on pakollinen tieto
- Päivämäärän voi syöttää muodossa ppkkvvvv tai pp.kk.vvvv
- Voit syöttää myös pelkästään päivän tai päivän ja kuukauden, loput tuodaan automaattisesti valitun kauden perusteella
- Jos päivämäärä ei osu valitulle kaudelle, ohjelma ilmoittaa esim. ”Tositteen päivämäärä ei osu valitulle kaudelle 201612”. Tämä on vain ilmoitus, voit jatkaa syöttöä kuittaamalla OK.
• Selite / Avaa isona (= avaa teksti editorissa)
- Selitteeseen on mahdollista syöttää maksimissaan 400 merkkiä
- Avaa isona – painikkeesta pääsee tarvittaessa syöttämään ja muokkaamaan tekstiä isompaan näkymään (lyhyet tekstit voi syöttää helposti suoraan ko. kenttään)
- Vinkki: jos mahdollista, vältä erikoismerkkien käyttöä (esimerkiksi € - merkin sijaan kirjoita EUR). Kaikki merkit eivät välttämättä tulostu raportille samalla lailla kuin näkyy ruudulla.
• Lisää tositteelle liite arkistoon
- Syötä vähintään päivämäärä ja tallenna jonka jälkeen voit lisätä liitteen
- Liitteen lisäys: Selaa (Browse) -> valitse tiedosto(t) ja OK -> Lataa (Upload)
- Liitteiden määräsarake päivittyy painamalla ”Päivitä liitteiden määrätieto”
- Liitteen lisäys vaatii, että kirjanpidon liiteaineisto on otettu käyttöön arkistossa sekä sen, että käyttäjällä on käyttöoikeus arkistoon (=pääkäyttäjän ja arkiston pääkäyttäjän toimenpiteitä)
• Näytä tositteen liitteet arkistosta
- Painike vie arkiston hakuun ja näyttää kyseiseen tositteeseen liitetyt liitteet
- Liitteet arkistoituvat oletusmäärityksillä Tilikausittain/Kausittain/”994-Liitetietotositteet” – kansioon
- Liitteiden selailu arkistosta vaatii, että käyttäjä on arkiston pääkäyttäjä tai hänelle on annettu erikseen oikeudet arkistossa
- Jos liitteitä on lisätty ja ohjelma ilmoittaa ”Tositteella X ei ole liitteitä tai oikeus niiden katseluun arkistossa puuttuu.” ota yhteys arkiston pääkäyttäjään.
• Liitteiden määrä / Päivitä liitteiden määrätieto
- Liitteiden määrä arkistossa päivittyy automaattisesti ruudulle mentäessä
- Kun lisätään uusia liitteitä, lukumäärä päivittyy klikkaamalla ”Päivitä liitteiden määrätieto”
- Huom. käyttäjä jolla ei ole oikeutta selata liitteitä arkistossa, ei näe liitteiden määriä (= aina nolla)
- Liitteiden määrän näkyminen vaatii, että käyttäjä on arkiston pääkäyttäjä tai hänelle on annettu erikseen oikeudet arkistossa (= arkiston pääkäyttäjän toimenpiteitä)
• Tallenna
- Tallentaa tositteen ja luo tositteen numeron (tositenumeroa ei voi tallennuksen jälkeen poistaa)
- Vähintään päivämäärä pitää olla syötetty jotta tositteen numeron tallennus onnistuu
• Poistu
- Poistu liitetietotositteet näkymästä
• Liitetietotositteen poisto?
- Tallennettua tositenumeroa ei voi poistaa
- Kun kirjanpidon kausi on auki, voit muokata tositteen millä tahansa tekstillä esimerkiksi: ”Tämä tositenumero jätetty käyttämättä.”
- Voit poistaa tallennetun liitteen Arkistosta.
Tasekirja / Tositelajit ja säilyttämistapa
- Jos tasekirjan määrityksissä on valittu parametri ”Tositelajit (autom. haku) (raportti)”, liitetietotositteet tositelaji nousee automaattisesti tasekirjaan ”Tositelajit ja säilyttämistapa” - otsikon alle kuten muutkin tositelajit
Liitetietotositteet-raportti
- Jos raportti ei näy kirjanpidon raporteissa, pääkäyttäjän tulee lisätä raportin käyttöoikeudet Palvelunhallinnassa tarvittaville käyttäjille/yrityksille.
• Liitetietotositteet – raportin ajoparametrit
- Kaudesta – Kauteen, oletuksena tuodaan viimeisin avoin kausi
• Raportin sisältö
- Liitetietotositteen numero
- Liitetietotositteen päivämäärä
- Liitetietotositteen selite
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback