Näistä ohjeista voit lukea yleistietoja Tilaustenkäsittely-sovelluksesta.

Työjärjestys

Tilikartta

Yrityksen perustiedot

Myynnin perustiedot

Tuoterekisteri

Yritysrekisteri

Tilaustenkäsittely

Sovelluksen ylävalikko - Tilaukset

Asiakirjat > Lähete, tilausvahviste, tarjous, lasku-/kuittikopio, pro forma, muut asiakirjat

Mahdollistaa lähetteen, tilausvahvisteen, tarjouksen, laskukopion, kuittikopion, pro forman sekä mahdollisten asiakaskohtaisten asiakirjojen tulostuksen. Useimmilla asiakirjoilla löytyy myös pikatoiminto ruudun vasemmasta laidasta josta tulostus käy nopeammin.

Laskun esikatselu tapahtuu tilaustenkäsittelyssä, halutun tilauksen kohdalla: ylävalikosta Tilaukset -> Asiakirjat -> Lasku-/ Kuittikopio -> Esikatselu – toiminnon kautta.

Tulostus aina oletusasetuksin

Mahdollistaa asiakirjojen tulostamisen ilman Tulostus - ikkuna välivaihetta.

Käteiskuitti

Tulosta kuitti. (Sama kuin ruudun vasemman palkin toiminto ”Kuitti”.)

Heti lasku

Tilauksesta heti lasku, tai lasku-/kuittikopio jo laskutetusta. (Sama kuin ruudun vasemman palkin toiminto ”Lasku”.)

Erälaskutus

Mahdollistaa laskutusluvallisten tilausten tai rivien laskutuksen massana, sekä koontilaskujen tekemisen. Katso "erälaskutus".

Poista tilaus

Poistaa kohdalla olevan tilauksen.

Kopioi tilaus

Kopioi tilaus. (Sama kuin ruudun vasemman palkin toiminto ”Kopioi”.)

Tee hyvitystilaus

Tee hyvitystilaus/lasku.

Tilauksen ositus

Tällä toiminnolla voidaan tehdä yhdestä tilauksesta ositus usealle eri osamaksuerälle.

Tarjous

Tällä toiminnolla kohdalla oleva avoin tilaus muutetaan tilaan ”Tarjous”. Avoimesta tilauksesta poiketen, Tarjous ei vielä varaa tuotteita varastosta eikä se ole mukana avoimissa tilauksissa. Tämä selkeyttää varaston tilanteen ja todellisen avoimen tilauskannan seurantaa. Tarjous -tila muutetaan takaisin avoimeksi tilaukseksi ylävalikon toiminnolla: Tilaukset_Muuta tilaukseksi. Jos tilauksen tilana on Tarjous, tarjouksen voi tulostaa suoraan vasemman laidan pikapainikkeella ”Tarjous”. (Tämä painike ei ole näkyvissä muutoin.)

Vinkki: Myyjänimen taakse on mahdollista määritellä, että oletuksena ko. myyjälle tulee aina ensin tilauksen tilaksi "Tarjous". Muutoin ensimmäinen status on aina ”Avoin tilaus”.

Uusi tilaus

Avaa uuden tilauksen. (Sama kuin ruudun vasemman palkin toiminto ”Uusi tilaus”.)

Hae tilaus

Tällä toiminnolla voi siirtyä etsimään olemassa olevia tilauksia. (Sama kuin ruudun vasemman palkin toiminto ”Hae tilaus”.)

Uudelleenhae hinnat

Päivittää kohdalla olevan tilauksen (avoimille) tuoteriveille voimassa olevan hinnan tuoterekisteristä.

Perustiedot

Toiminto avaa myynnin perustiedot (mikäli ko. käyttäjätunnuksen oikeuksia ole rajattu tältä osin). Myynnin perustiedot sisältävät erilaisia parametreja, joilla voidaan ohjata yrityskohtaisesti tilaustenkäsittelyn, myyntireskontran ja osin myös sopimuslaskutuksen käyttäytymistä. Voit vaikuttaa mm. asiakirjojen (lasku, lähete, tarjous jne.) ulkoasuun ja muokata omia vakiotekstejä. Täällä perustetaan myös laskutusta koskevat tiliöintiryhmät ja niiden tiliöintikoodit. Tilaustenkäsittelyä koskevat perustietojen ruudut ovat: Tilaukset, Asiakirjat, Myyjät, Laskutus, Laskujen tiliöinti ja Perintä.

Vasen palkki

Ruudun vasemmassa reunassa on erilaisia toimintopainikkeita. Kun hiiren kursorin vie ikonin päälle avautuu pieni opasruutu joka kertoo mikä toiminto kuvakkeeseen on kytketty.

Tallenna

Disketin kuvaa klikkaamalla tallennetaan ruudulla tehdyt lisäykset ja muutokset.

Vinkki: jos useita käyttäjiä syöttää uusia tilauksia yhtä aikaa, on hyvä painaa tallenna -painikkeesta kun asiakas on haettu tilaukselle. Uusi tilausnumero tallentuu ko. tilaukselle vasta ensimmäisen tallennuksen yhteydessä.

Sulje ruutu

Disketin alapuolella on avoimen oven kuva. Tällä toiminnolla poistutaan ruudulta. Mikäli ohjelmasta poistutaan eikä muutoksia tai lisäyksiä ole tallennettu, kysyy ohjelma halutaanko muutokset tallentaa. Kuittaa Kyllä/ Ei.

Seuraava tietue

Siirtyy seuraavaan tilaukseen.

Nuolinapeilla selatessa tilaustenkäsittelyn perusnäkymässä ei näy poistettuja tilauksia. Poistettujen tilausten numerot saa selville tilaustenkäsittelyn raporteilla (esim. Tilauskanta) ja sen jälkeen poistetun tilauksen voi etsiä kohdalle antamalla tilausnumerokentässä ko. tilausnumeron.

Edellinen tietue

Siirtyy edelliseen tilaukseen.

Hae tilaus

Tällä painikkeella voi siirtyä etsimään olemassa olevia tilauksia. Haun voi suorittaa useilla eri kriteereillä ja ruudulla on muitakin tilaustenkäsittelyn aputoimintoja. Tilauksien selailuun pääsee myös tilausnumero – kentän nuolipainikkeesta.

Uusi tilaus

Avaa uuden tilauksen.

Oikeus

Katso "Rajoitetut käyttöoikeudet" - ominaisuus.

Lasku (Tilauksesta heti lasku, tai lasku-/kuittikopio jo laskutetusta)

Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + L. Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. Kohdalla olevasta tilauksesta tehdään (heti) lasku Lasku - painikkeella.

Lasku- tai kuittikopion tulostaminen tilausruudulta

Lasku – painikkeella on mahdollista tulostaa myös lasku- tai kuittikopio suoraan tilaustenkäsittelyn ruudulta. Kopion laskupohjaksi tulostuu ko. tilauksen Laskujen välitystavan taakse määritelty laskupohja tai jos välitystapaa ei ole, tulostetaan myynnin perustiedoissa määritelty oletuslaskupohja.

* Kokonaan laskutettu tilaus

Jos tilaus on jo kokonaan laskutettu, tulosta lasku- tai kuittikopio vasemman laidan pikanapeilla "Lasku" tai "Kuitti". Jos samasta tilauksesta on tehty enemmän kuin yksi lasku tai kuitti, ohjelma tulostaa kuitin tai laskun kopion sen mukaan minkä rivin kohdalla ollaan. Laskun tai kuitin numero näkyy rivikohtaisesti ruudun alaosassa kun ollaan jonkin tuoterivin kohdalla.

* Osittain laskutettu tilaus

Jos tilaus on vasta osalaskutettu tilassa ja haluat tehdystä laskusta tai kuitista kopion, tulosta kopio aina ylävalikon toiminnon kautta: Tilaukset_Asiakirjat_Lasku/Kuittikopio. Jos käytät vasemman laidan "Lasku" tai "Kuitti" - painikkeita osalaskutetun tilauksen kohdalla, ohjelma laskuttaa loput laskuttamattomat tai ruksatut rivit ja tekee kopion sijasta kokonaan uuden laskun tai kuitin.

Kuitti (Tulosta kuitti)

Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + K. Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. Tällä toiminnolla kohdalla olevasta tilauksesta tehdään käteiskuitti.

Lähete (Tulosta lähete)

Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + H. Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. Lähete – painikkeella, kohdalla olevasta tilauksesta tulostetaan Lähete. Paina Tulosta / Lähetä. (Tulostusikkunan vaiheen voi ohittaa kokonaan valitsemalla ylävalikosta Tilaukset_Tulostus aina oletusasetuksin.) Lähete tulostetaan oletuksena näytölle PDF - formaatissa josta se voidaan jatkokäsitellä tarpeen mukaan. Lähete - asiakirjan otsikon nimen voi tarvittaessa itse määritellä. Lähete - otsikko voidaan korvata esimerkiksi otsikolla "Lähetyslista". Muutos tehdään myynnin perustiedoissa kohdassa muokattavat tekstit.

Jos tilauksella on tehty jälkitoimituslähetyksiä, Lähete – painikkeesta avautuu ”Valitse tulostettava lähete” – ruutu jolla valitaan mikä lähete halutaan tulostaa.

Tilvahv (Tulosta tilausvahvistus)

Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + V. Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. Tilvahv – painikkeella, kohdalla olevasta tilauksesta tulostetaan tilausvahvistus. Paina Tulosta / Lähetä. (Tulostustusikkuna - vaiheen voi ohittaa kokonaan kun valitsee ylävalikosta Tilaukset_Tulostus aina oletusasetuksin.) Tilausvahvistus tulostetaan oletuksena näytölle PDF - formaatissa josta se voidaan jatkokäsitellä tarpeen mukaan.

Osta (Ostotilaus)

Toiminnon aktivointi vaatii, että Ostotilaukset-sovellus on käytössä ja ostotilauksien perustietojen ensimmäisellä välilehdellä on tallennuttu vähintään yksi muutos.

Osta-painikkeella voidaan tehdä ko. myyntilausta vastaava ostotilaus tai tarjouspyyntö. Osta-painikkeen klikkaus siirtyy suoraan ostotilaukset sovelluksen Ostotarve-ruudulle. Tee-painikkeella valmistuu automaattisesti ostotilauskantaan ostotilaus tai tarjouspyyntö käsiteltäväksi eteenpäin.

Osta-toimintoa käytettäessä, toimittajatieto tulee löytyä myyntitilauksella olevien tuotteiden tiedoista. Tilauksesta voidaan tehdä ostotilaus vain yhden kerran, ohjelma huomauttaa, jos osto on jo tehty.

Kopioi (Uudista tai kopioi tilaus)

Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + P. Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. Kopioi – painikkeella, kohdalla olevasta tilauksesta tehdään identtinen kopio.

Uud.hin (Uudelleenhinnoittele tilaus)

Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + U. Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. Uudelleenhinnoittele tilaus - toiminnolla voidaan helposti muuttaa kohdalla olevan tilauksen loppusumma halutuksi.

Erik.hin (Asiakaskohtaiset hinnat)

Tästä painikkeesta pääsee katsomaan asiakkaalle mahdollisesti tallennettuja erikoishintaisia tuotteita. Kun tuoterivit on tilaukselle haettu, voit myös tuoterivin kohdalla ollessa katsoa ko. tuotteen erikoishinnat kaikille asiakkaille tai asiakasryhmille.

TekstiR (Tekstirivin syöttö)

Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + T. Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. TekstiR – painikkeen avulla voit syöttää tilaukselle niin paljon tekstiriviä kuin tarpeellista. Annettu tieto näkyy kaikilla myynnin asiakirjoilla. Tekstirivin tieto kirjoitetaan ruudun alaosassa tekstirivi kentässä. Jos haluat väliin esim. tyhjän rivin, paina TekstiR –painiketta ja jätä teksti antamatta.

Vinkki: Kun katkaiset tekstin kirjoittamisen aina yksikkö – kentän puolivälin kohdille, pystyt itse vaikuttamaan ulkoasuun kuinka tekstirivit jaetaan asiakirjoilla = koko rivi mahtuu aina yhdelle riville. Muussa tapauksessa ohjelma katkaisee automaattisesti rivin loppumerkit omaksi riviksi jos kaikki eivät ole mahtuneet samalle riville asiakirjoilla.

Kun tekstirivi on syötetty ja edetty eteenpäin (esim. enter, tab tai näppäimistön nuoli alas) tulee rivi näkyviin ruudun yläosaan. Tekstin syöttö ja muokkaus tapahtuu aina ruudun alaosassa. Jos tekstiriviä ei ole vielä ”laskutettu”, voit muokata ja käsitellä sitä vielä vapaasti. Mene halutun tekstirivin kohdalle (= näkyy silloin punaisella) ja muokkaa.

Siirrä paikkaa tilauksella = kts. ruudun vasen alakulma: painikkeet nuoli ylös ja alas. Muuta tekstiä = mene rivin kohdalle ja tee muutokset ruudun alaosassa. Poista koko rivi = ylävalikon toiminto Tietue_Poista

Lisät. (Rivilisätiedon syöttö)

Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + I . Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. Lisät. – painikkeella voit syöttää tilausriville lisätietoa.

TilastoR (Tilausrivistä tilastorivi tai toisinpäin)

Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + O. Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. Huom! Tilastorivi ei tulostu asiakirjoille eikä sisälly tilauksen/laskun loppusummaan. Tilastorivejä voidaan käyttää hyödyksi esimerkiksi sisäisessä laskennassa.

Tuoterivi muutetaan tilastoriviksi menemällä rivin kohdalle ja valitsemalla TilastoR – painike. Rivi muuttuu tällöin siniseksi ja rivin yhteensä summa katoaa näkyvistä sekä tilauksen loppusummasta. Valitsemalla uudestaan TilastoR -painikkeen saat rivin tarvittaessa muutettua takaisin normaaliksi laskutettavaksi riviksi.

Mm. tilaustenkäsittelyn Tilauskanta - raportti näyttää tarvittaessa vain tilastorivien tiedot kun rajauksissa valitaan tilausrivin tyypiksi tilastorivit.

Tuote tilastoriviksi automaattisesti? Jos tuoterekisterissä tuotteelle ruksataan kohta ”Tilastoriviksi tilaukselle”, tulee tämä tuote aina tilaukselle tilastorivinä. Tilastoriviksi merkatun tuotteen voi vielä tilauksella muuttaa normaaliksi tilausriviksi painamalla ko. rivin kohdalla TilastoR –painiketta.

Varast (Varastokysely)

Varastokysely – painikkeella pääsee katsomaan varastotuotteiden varastotilannetta suoraan tilaustenkäsittelystä eikä tämä vaadi erikseen varastonhallinta sovelluksen käyttöoikeutta.

Sarja# (Sarjanumerorekisteri)

Sarja# - painikkeen kautta, tuotteen sarjanumero kytketään myyntitilausriviin.

Historia

Historia –painikkeesta pääsee tarkastelemaan ko. asiakkaan ja kohdalle valitun tuoterivin historiatietoja.

Tiliote (Reskontran tiliote)

Tiliote – painikkeen kautta pääsee katselemaan tilauksen asiakkaan myyntireskontran tiliotteen tilannetta.

Lähetys (Vie tilaus lähetysseurantaan)

Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + Y. Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. Lähetys - painikkeesta siirrytään tekemään lähetyksiä/jälkitoimituksia. Mahdollistaa myös siirtymisen tilaukselta suoraan lähetysseurantaan.

Tarkista, että myynnin perustietojen parametri "Lähetysten teko/jälkitoimitus" on aktivoitu. Tämä mahdollistaa lähetysten ja automaattisten jälkitoimitusrivien tekemisen tilauksella. Esim. tilattu 10 kpl, toimitettu 5 kpl > ohjelma tekee automaattisesti jälkitoimitusrivit tilaukselle toimittamattomista määristä. Jos perustietojen parametria ei ole täpätty, lähetysten ja jälkitoimituksien teko on estetty.

Nuoli ylös ja alas

Tilauksen rivien järjestyksen voi itse määritellä. Nuoli ylös ja alas - painikkeet mahdollistavat kohdalla olevan tilausrivin siirtämisen vapaasti järjestyksestä toiseen, ylös ja alas jne.

Sovellusvalintaan

Painike vie näkymän Fivaldi päävalikkoon.

Yhteydet muihin sovelluksiin

Alennukset/hinnoittelu

Arkistointi

Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus

Asiakaskohtaiset hinnat

Kausiveroilmoitus

Kirjanpidon selailu

Kirjanpito

Laskujen välitys

Lähetysseuranta

Myyntireskontra

Ostotilaukset

Palvelunhallinta

Raporttitulostin

Tilikartta

Tuoterekisteri

Työmaarekisteri

Varastonhallinta

Viestijono

XML-aineiston muodostus / sisäänluku

Yrityksen perustiedot

Yritysrekisteri

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei