Kuittienhallinnan asiakirjatyyppien ja kululajien asetukset

Että voit käyttää Fivaldin Kuittienhallintaa, sinun pitää perustaa ainakin yksi asiakirjatyyppi. Kululajien perustaminen on vapaaehtoista, mutta kululajit voivat helpottaa kuittien kirjaamisessa. Katso myös ohjevideo artikkelin lopusta. Kuittienhallinnan asetuksissa luodut asiakirjatyypit ja kululajit näkyvät Visma Scannerissa, kun käyttäjä lähettää kuitteja Visma Scannerista Fivaldiin. Asiakirjatyypit ja kululajit päivittyvät Visma Scannerissa 15 minuutin välein, tai kun käyttäjä seuraavan kerran kirjautuu Visma Scanneriin.

Näet Kuittienhallinta-asetussivun, jos sinulle on annettu tarvittavat käyttöoikeudet Palvelunhallinnassa: Web sovellukset > Kuittienhallinnan asetukset. Asiakirjatyyppien sekä kululajien näyttämiseen ja listaukseen riittää sovelluksen Käyttö-oikeus. Asetusten luomiseen, muuttamiseen ja poistamiseen tarvitaan Luonti, Lisäys ja Poisto-oikeudet.

Pääset Kuittienhallinnan asetuksiin napsauttamalla Fivaldin yläpalkissa rataskuvaketta ja valitsemalla Asetukset. Napsauta sen jälkeen Kuittienhallinta osiossa Taloushallinto.

Asiakirjatyypit

Kuitin kirjaamiseen kirjanpitoon Kuittienhallinta-sovelluksella vaaditaan asiakirjatyyppi. Asiakirjatyyppejä voi olla useita.

Aloita uuden asiakirjatyypin luominen napsauttamalla Lisää asiakirjatyyppi -painiketta.

Muokkaa asiakirjatyypin tietoja napsauttamalla haluamaasi asiakirjatyyppiä.

Poista asiakirjatyyppi napsauttamalla Poista asiakirjatyyppi -painiketta.

Kopioi asiakirjatyyppi napsauttamalla Luo kopio asiakirjatyypistä -painiketta. 

Nimi

Nimi-kenttään voit lisätä haluamasi kuvaavan selitteen asiakirjatyypille. Tämä asiakirjatyypin nimi näkyy myös Visma Scanner -mobiilisovelluksessa käyttäjälle, joka lähettää kuitteja Fivaldiin. Voit määrittää nimen suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Suomenkielinen nimi on pakollinen.

Tositelaji

Valitse Tositelaji-kenttään Fivaldin kirjanpidon tositelaji, jolla kuitti kirjataan kirjanpitoon. Valittavina ovat kaikki Sovellusikkunan kirjanpidossa määritellyt tositelajit, joiden käytöksi on määritelty Tavallinen vienti. (Sovellusikkuna > Taloushallinto > Kirjanpito > ylävalikon Kirjanpito > Tositelajien käyttöönotto)

Kirjanpidon tili

Valitse Kirjanpidon tili -listasta kuitin kirjauksessa käytettävä vastakirjaustili.  Esimerkiksi luottokorttikuittien kohdalla kuitit kannattaa kirjata luottokorttivelkatilille. Myöhemmin ostolaskujen kierrätyksessä kulua vastaava luottokorttilasku kirjataan samalle tilille. 

Kululajit

Voit luoda asetuksissa yrityskohtaisia kululajeja, jotka toimivat tiliöintiryhmän tavoin ja helpottavat kuitin tiliöintiä Kuittienhallinnassa. Täällä luodut kululajit ovat valittavissa kuitille myös Visma Scanner -mobiilisovelluksessa.  Kululajeja voi olla useita.

Aloita uuden kululajin luominen napsauttamalla Lisää kululaji -painiketta.

Muokkaa kululajin tietoja napsauttamalla haluamaasi asiakirjatyyppiä.

Poista kululaji napsauttamalla Poista kululaji -painiketta.

Kopioi kululaji napsauttamalla Luo kopio kululajista -painiketta. 

Nimi

Nimi-kenttään voit lisätä haluamasi kuvaavan selitteen kululajille. Tämä kululajin nimi näkyy myös Visma Scanner -mobiilisovelluksessa käyttäjälle, joka lähettää kuitteja Fivaldiin. Voit määrittää nimen suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Suomenkielinen nimi on pakollinen. 

Tunnus

Kirjoita Tunnus-kenttään numerotunnus kululajille. Tunnuksen pitää olla yksilöivä, eli samaa tunnusta ei voi käyttää usealle eri kululajille.

Kirjanpidon tili

Valitse Kirjanpidon tili -kenttään kirjanpidon tili, jolle kuitti oletuksena kirjataan.  Esimerkiksi jos perustat kululajin yrityksen toimistotarvikehankinnoille, kannattaa sinun määrittää kululajille tuloslaskelmasta toimistotarvikehankintojen kulutili ja kirjauksessa käytettävä oletusverokanta (esimerkiksi 24%). Kirjanpidon tili on kuitenkin vapaasti muutettavissa Kuittienhallinta-sovelluksessa kuitin kirjaamisen tiliöintiriveillä.

Verokanta

Valitse Verokanta-kenttään oletusverokanta, jolla tämän kululajin kuitit kirjataan kirjanpitoon. Fivaldi laskee kuitin tiliöintiriveistä tositteen luonnin yhteydessä verokannan mukaisen arvonlisäveron. Verokanta on muutettavissa myös Kuittienhallinnan tiliöintiriveillä, vaikka asettaisit kululajille oletusverokannan.

Jos olet valinnut kululajille sellaisen kirjanpidon tilin, jolle on määritelty bruttokäsittely-tyyppinen verokanta, et voi muuttaa verokantaa kululajille. Silloin Verokanta-kenttä on harmaana ja Fivaldi kertoo syyn, miksi et voi muuttaa verokantaa. Jos valitulle Kirjanpidon tilille ei ole määritelty verokantaa tai se on nettokäsittely-tyyppinen, voit valita kululajille verokannan vapaasti nettokäsittely-verokantojen joukosta. Katso myös ohjeet tilin ALV-määrityksestä sekä arvonlisäverokäsittelystä.

Asetusten kopiointi toiselta yritykseltä

Kuittienhallinnan käyttöönoton helpottamiseksi voit myös kopioida dokumenttityypit ja kululajit toiselta Fivaldi-yritykseltä. Voit kopioida asetukset sellaiselta yritykseltä johon sinulla on Kuittienhallinnan asetukset -käyttöoikeudet (katso Kuittienhallinta ja Visma Scanner - Käyttöoikeudet). Voit kopioida dokumenttityypit ja kululajit Fivaldi-yrityksellesi vain, jos yrityksellä ei vielä ole yhtään dokumenttityyppiä tai kululajia luotuna. Jos olet ehtinyt jo luoda dokumenttityyppejä tai kululajeja, ja haluat kopioida asetukset toiselta yritykseltä, poista dokumenttityypit ja/tai kululajit ennen kopiointia.

1. Aloita dokumenttityyppien ja/tai kululajien kopiointi napsauttamalla kopioida ne -linkkiä. Valitse kopioitavat asetukset -ikkuna avautuu.
2. Valitse listalta se yritys, jolta haluat kopioida asetukset.
3. Valitse valintaruuduilla, haluatko kopioida erikseen dokumenttityypit tai kululajit tai molemmat kerralla.
4. Aloita asetusten kopiointi napsauttamalla Kopioi-painiketta.

Kuittienhallinnan asetukset -ohjevideo

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei