Verkkopalkan avulla voit lähettää palkkaerittelyn tietoturvallisesti suoraan palkansaajan verkkopankkiin. Itse palkka-aineisto muodostetaan edelleen tavalliseen tapaan ja lähetetään eteenpäin pankkiin esimerkiksi Fivaldin Pankkiyhteydellä. Visma verkkopalkka koskee siis vain palkkaerittelyn lähettämistä palkansaajan verkkopankkiin. Lue lisätietoa verkkopalkasta täältä.
Verkkopalkkalaskelman käyttöönotto
Palkanlaskennan perustiedot
Valitse Palkanlaskennan perustiedoissa (sovellusikkuna > Palkat > Palkanlaskennan perustiedot > Tulosteiden ohjaustiedot -välilehti) Palkkalaskelmien sähköinen jakelu -kohdan Oletuslähetystapa-pudotusvalikosta Visma Verkkopalkka. Syötä myös Lähettäjän sähköpostiosoite, valitse Vaihtoehtoinen lähetystapa, ja valitse Kirjeluokka, jos valitset vaihtoehtoiseksi lähetystavaksi Tulostuspalvelu.
Jos valitset vaihtoehtoiseksi lähetystavaksi Tulostus, huomioi, että palkkalaskelma ei lähde automaattisesti palkansaajalle ensisijaisen lähetystavan epäonnistuessa.
HUOMIOI: Verkkopalkkoja lähettävällä käyttäjällä tulee olla sähköposti tallennettuna Palvelunhallinnan Käyttäjätiedoissa (katso ohje Käyttäjät).
Tekstiviesti-ilmoitus verkkopalkan saapumisesta
Visma Verkkopalkan kautta lähetetyn palkkalaskelman saapumisesta on mahdollista ilmoittaa palkansaajalle tekstiviestillä. Tämä voidaan ottaa käyttöön seuraavasti:
- SMS-viesti lähetetään verkkopalkkalaisille -valinnalla kaikista toimitetuista verkkopalkoista lähtee tekstiviesti niille palkansaajille, joille on palkansaajan tiedoissa merkitty puhelinnumero ja valittu SMS-valintaruutu.
- SMS-viestin lähettäjä -kenttään voidaan määrittää 11-merkkinen viestin lähettäjätieto, joka näkyy vastaanottajalle.
- Verkkopalkan SMS-viesti -kenttään kirjoitetaan palkansaajalle lähetettävä tekstiviesti. Oletuksena ruudussa on esimerkkiviesti, jonka sisällössä <YRITYSNIMI>, <SUMMA> ja <PVM> täydentyvät viestiin automaattisesti palkansaajakohtaisesti. Viestikentän yläpuolella on merkkilaskuri ja alapuolella näytetään palkansaajalle lähtevä viesti. Viestikentän alapuolella näytetään varoitus, jos viestin pituus ylittää 160 merkkiä. Yli 160 merkkiä pitkät viestit lähetetään useammassa tekstiviestissä (160 merkkiä/viesti). Jokainen lähetetty tekstiviesti laskutetaan hinnaston mukaisesti.
Tekstiviesti lähetetään palkansaajalle Visma Verkkopalkan onnistuneen lähetyksen jälkeen.
Verkkopalkan palkansaajakohtaiset valinnat
Jokaiselle palkansaajalle voidaan valita myös jokin muu palkkalaskelmien toimitustapa kuin oletuslähetystapa. Tämä tapahtuu valitsemalla Palkansaajat-rekisterin Henkilön perustiedot -välilehdellä Palkkalaskelmien lähetystapa -alasvetovalikosta jokin muu lähetystapa kuin Oletus. Katso ohjeet Palkkalaskelman tulostus PDF-tiedostoon ja Palkkalaskelman lähetys massatulostuspalveluun.
Kun palkkalaskelman lähetystavaksi on valittu Visma Verkkopalkka (joko yrityskohtaisesti tai palkansaajakohtaisesti), palkansaajan tiedoissa Henkilön perustiedot -välilehdellä tulee olla täytettynä ainakin seuraavat tiedot:
- Syntymäaika ja suomalaisen henkilötunnuksen loppuosa
- IBAN-tilinumero
- Voimassa olevat osoitetiedot, jos vaihtoehtoiseksi välitystavaksi on valittu Massatulostuspalvelu
Jos palkansaajalle halutaan lähettää tekstiviesti saapuneesta verkkopalkkalaskelmasta, tarvitaan lisäksi myös seuraavat:
- Puhelinnumero tallennetaan muodossa esim. +358401234567 tai 0401234567.
- Ruksi puhelinnumeron perässä olevassa SMS-valintaruudussa
Verkkopalkkalaskelmien lähetys
Kun olet tehnyt palkkalaskelman ja tulostanut palkkaraportit ohjeen Palkanlaskennan rutiinit mukaisesti, avaa Maksetuksi merkintä -ikkuna (ylävalikon Palkanlaskenta > Maksetuksi merkintä).
- Valitse Rajaukset-kohdasta haluamasi Palkkakausi ja Henkilöryhmä.
- Valitse Palkkalaskelmat-kohdasta valintaruudut Palkkalaskelmat ja Käytä sähköistä jakelua.
- Napsauta Luo-painiketta. Fivaldi lähettää palkkalaskelmat verkkopalkkana.
Lähetettyään palkkalaskelmat Fivaldi kertoo sinulle, kuinka monta palkkalaskelmaa siirrettiin lähetettäväksi Visma Verkkopalkkana ja kuinka monta mahdollisen tulostuspalvelun kautta (jos olet tehnyt palkansaajakohtaisen valinnan). Lisäksi Fivaldi kertoo, kuinka monta Visma Verkkopalkkaan liittyvää tekstiviestiä lähetetään. Kun Käytä sähköistä jakelua -valinta on päällä, Fivaldi luo omalla tulostimella tulostusta varten vain ne laskelmat joita ei jaella sähköisesti. Kukin palkkalaskelma lähtee viestijonoon vain kertaalleen ja Fivaldi ilmoittaa jos jo lähetetty laskelma yritettiin lähettää uudestaan.
Verkkopalkkalaskelmat näkyvät palkansaajan verkkopankissa viimeistään 30 minuutin kuluessa niiden onnistuneesta lähettämisestä. Epäonnistuneet verkkopalkkalaskelmat voidaan lähettää tarvittaessa uudelleen. Voit lähettää joko kaikki palkkalaskelmat (Kaikki (uudestaan) jakeluun), vain Viestijonosta poistetut palkkalaskelmat (Viestijonosta poistetut jakeluun) tai vain jo lähetetyt palkkalaskelmat (Jo lähetetyt jakeluun). Lisäksi voit lähettää uudelleen myös vain yhden palkansaajan palkkalaskelma. Lue tämän ohjeen kohta Verkkopalkkalaskelman uudelleen lähetys.
HYVÄ TIETÄÄ: Sinun pitää hyväksyä Visma Verkkopalkan käyttöehdot ennen kuin ensimmäiset palkkalaskelmat voidaan lähettää. Fivaldi huomaa kun ollaan lähettämässä Visma Verkkopalkkaa ensimmäistä kertaa ja keskeyttää lähetyksen käyttöehtojen lukemiseksi ja hyväksymiseksi. Hyväksynnän jälkeen lähetä aineisto uudelleen napsauttamalla Luo. Hyväksyntä pitää tehdä kerran yhtä asiakasympäristöä kohden.
Verkkopalkan löytyminen verkkopankeista
Verkkopalkkalaskelman vastaanottaminen ei vaadi palkansaajalta mitään toimenpiteitä etukäteen. Riittää kun hänellä on olemassa henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset siihen pankkitiliin, jolle palkka maksetaan. Verkkopankeissa suoritetaan käyttäjän tunnistus ja siirrytään linkin kautta palveluntarjoajan sivuille tarkastelemaan palkkalaskelmia.
Verkkopalkat löytyvät hieman eri polkujen takaa eri pankkiryhmien verkkopankeissa. Tyypillisesti verkkopalkat löytyvät verkkopankkisi navigoinnista omasta osiostaan, jossa päästään valitsemaan palkkalaskelmien toimittaja. Visma palkkalaskelman toimittaja on Maventa. Maventan palvelussa valitaan alla olevasta näkymästä haluttu palkkalaskelma katsottavaksi. Verkkopalkat säilytetään Maventan toimesta.
Palkkalaskelma on alla olevan kuvan kaltainen.
Palkkalaskelmien lähetyksen tarkistus
Voit tarkistaa palkkalaskelmien lähetyksen onnistumisen Lähetysjono-web-sovelluksesta. Katso Lähetysjono-ohje.
Verkkopalkkalaskelman uudelleen lähetys
Jos haluat lähettää verkkopalkkalaskelmia uudestaan, avaa Maksetuksi merkintä -ikkuna (ylävalikon Palkanlaskenta > Maksetuksi merkintä).
Huom. Voit lähettää palkkalaskelmia uudestaan vain, jos palkkakausi on auki.
- Valitse Rajaukset-kohdasta haluamasi Palkkakausi ja Henkilöryhmä.
- Valitse valintaruudut Palkkalaskelmat ja Käytä sähköistä jakelua.
- Valitse yksi tai useampia seuraavista:
- Kaikki (uudestaan) jakeluun - Lähettää rajausten mukaan kaikki jakeluun, uudet ja jo lähetetyt.
- Viestijonosta poistetut jakeluun - Lähettää viestijonosta poistetut verkkopalkat uudelleen (Rajausten mukaan).
- Jo lähetetyt jakeluun - Lähettää verkkopalkkalaskelmat niistä laskelmista, jotka oli jo onnistuneesti lähetetty.
- Voit myös valita yksittäisen palkansaajan pudotusvalikosta. Silloin Fivaldi lähettää vain kyseisen palkansaajan rajausten mukaisen verkkopalkka-aineiston. Silloin Kaikki (uudestaan) jakeluun, Viestijonosta poistetut jakeluun tai Jo lähetetyt jakeluun -valinnoilla ei ole merkitystä.
- Napsauta Luo-painiketta. Fivaldi lähettää palkkalaskelmat verkkopalkkana.
Fivaldi käyttää verkkopalkkojen lähetykseen ensisijaisesti Maksetuksi merkintä -ikkunan yläosan Henkilöryhmä-rajausta. Tämän rajauksen jälkeen Fivaldi käyttää Käytä sähköista jakelua -kohdan henkilövalintaa. Esimerkiksi jos henkilöryhmänä on valittuna kuukausipalkat ja Käytä sähköista jakelua -kohtaan on valittu Henkilö A, joka ei kuulu valittuun henkilöryhmään, verkkopalkkaa ei lähetetä, koska henkilöä ei löydy henkilöryhmästä.
Verkkopalkkalaskelmia voi lähettää Fivaldista myös sen jälkeen, kun maksetuksi merkintä on tehty.
Esimerkkejä verkkopalkkalaskelmien uudelleen lähettämisestä
Jos haluat lähettää yksittäisen palkansaajan osalta jo onnistuneesti lähetetyn verkkopalkkalaskelman uudestaan, valitse Palkkalaskelmat, Käytä sähköistä jakelua ja valitse henkilö pudotusvalikosta.
Jos haluat lähettää kaikkien palkansaajien osalta jo onnistuneesti lähetetyt verkkopalkkalaskelmat uudestaan, valitse Palkkalaskelmat, Käytä sähköistä jakelua ja Jo lähetetyt jakeluun. Pudotusvalikossa on silloin valintana <Kaikki>.
Edellämainituissa tilanteissa palkansaajalle jää alkuperäinen palkkalaskelma verkkopankkiin, eli uudelleenlähetys ei korvaa aiemmin lähetettyä, vaan palkansaajalla on uudelleen lähetyksen jälkeen kaksi verkkopalkkalaskelmaa verkkopankissa nähtävillä.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback