SISÄLTÖ


Yrityspaikka voidaan siirtää sellaisenaan Fivaldi-ympäristöstä toiseen tietokantasiirtona. Huomioithan että käyttäjätunnukset eivä siirry kantasiirrossa, eli ne tulee tilata uudestaan siirron jälkeen. On myös hyvä varmistaa ettei asiakkaalla ole ostolaskuja kierrossa siirron aikaan, muuten ne täytyy syöttää uudestaan kiertoon manuaalisesti. Myös Maventa-tilin sulkeminen/siirto kannattaa huomioida kantasiirron yhteydessä.

Tutustu ennen siirron tilaamista alla oleviin Tietokantasiirto ohjeisiin, joissa on käyty tarkemmin läpi kantasiirrossa huomioitavat asiat.

Tietokantasiirtotilaus tehdään myynnin kautta sähköpostilla osoitteesta fivaldikumppani@visma.com. Ilmoitathan tietokantasiirtoa varten seuraavat tiedot:

  • Lähettävän tilitoimiston nimi & y-tunnus
  • Vastaanottavan tilitoimiston nimi & y-tunnus
  • Siirrettävien yritysten nimi, Fivaldi yritysnumero sekä y-tunnus
  • Toimitusmalli (normaalitoimitus vai pikatoimitus)
    • Normaalitoimitus: Toimitusaika n. 1-2 viikkoa siitä kun myyjältä saamasi valtakirja on palautunut allekirjoitettuna: 215€ / 10 siirrettävää yritystä (alv 0%).
    • Pikatoimitus: Toimitusaika n. 1-2 päivää siitä kun myyjältä saamasi valtakirja on palautunut allekirjoitettuna, tai siirto tiettynä päivämääränä: 400€ / 10 siirrettävää yritystä (alv 0%)
  • Lähettävän ja vastaanottavan tilitoimiston allekirjoitusoikeudellisen nimi, sähköposti ja puhelinnumero

Huomoitavat asiat siirtoa tilattaessa

Lähettävän tilitoimiston muistilista

  • Ostolaskujen kierrätys: Varmista, ettei asiakkaalla ole ostolaskuja kierrossa siirron aikaan. Jos laskuja on jäänyt kiertoon, ne täytyy syöttää uudestaan kiertoon manuaalisesti siirron jälkeen.
  • Ala-asiakasympäristön purkaminen: Jos siirrettävä yritys on eroteltu omaksi ala-asiakasympäristökseen, aseta yritys ei-aktiiviseksi ennen siirtoa ja poista siirtyvän asiakkaan omat nykyiset käyttäjätunnukset. Tämä purkaa ala-asiakkaan erottelun ja mahdollistaa siirron.
  • Maventa-tili: Mikäli siirtyvällä yrityksellä on käytössä Maventa-tili, huomioi tilin sulkeminen tai siirto uuden ympäristön pääkäyttäjälle.
  • Yrityssuhteet: Jos siirrettävä yritys on pääyritys jollekin yhteiskäyttörekisterille (esim. yhteinen tilikartta, ostolaskujen kierrätysryhmä, tulorekisterivarmenne), siirto vaatii suunnittelua kaikkien osapuolten kesken.
    • Mahdollisia yrityssuhteita:
      • Yhteistilikartta
      • Jaettu yritysrekisteri (toimittajat & asiakkaat)
      • Viitesuoritusten pääyritys
      • Tiliotteiden pääyritys
      • Ostolaskujen kierrätysryhmät
      • Ostoreskontran tiliöintikoodit
      • Ostoreskontran maksujen tiliöinti
      • Tehtävienhallinta / työmääräin
  • Tulorekisterinvarmenne: Jos lähettävän pään ympäristökohtainen varmenne on perustettu juuri siirtyvän yrityksen alle, varmenne tulee poistaa ja perustaa uudelleen eri yrityspaikan alle. Muista myös poistaa siirtyvä yritys tulorekisterinvarmenteelta, vaikka itse varmenne olisi toisessa yrityspaikassa.
  • Autopay: Mikäli lähettävässä ympäristössä on käytössä Autopay, pääkäyttäjän pitää ennen siirtoa käydä laittamassa Autopayssa tilin palvelut pois ja sen jälkeen deaktivoimassa tili. Tilille asetettujen palvelujen poisto tapahtuu Autopayn Hallinta-käyttöliittymässä:
    • Napsauta tilin rivillä olevaa Kynä-kuvaketta
    • Siirry Valitse palvelut -kohtaan. Napsauta vihreät tilin aktiiviset palvelut pois päältä ja tallenna muutokset.
    • Tallennuksen jälkeen siirry seuraavalle sivulle Seuraava -painikkeella ja paina Lopeta -painiketta.
    • Deaktivoi tili napsauttamalla Aktiivinen -liukukytkintä ja paina avautuvassa dialogissa Poista käytöstä.

Vastaanottavan tilitoimiston muistilista

  • Käyttäjätunnukset: Vanhat tunnukset eivät siirry uuteen ympäristöön – tilaa uudet käyttäjätunnukset ja varmista, että ympäristöllä on riittävästi vapaita käyttäjäpaikkoja.
  • Käyttöoikeudet: Käyttöoikeudet sovelluksiin eivät siirry mukana, eli vastaanottavalla ympäristöllä täytyy olla hankittuna siirtyvien yritysten tarvitsemat sovellukset, tarvittavilla käyttäjämäärillä.
  • Palvelunhallinnan oikeudet: Siirron yhteydessä Palvelunhallinnan oikeudet annetaan yhdelle uuden ympäristön pääkäyttäjälle. Hänen tulee tämän jälkeen määrittää sovelluskohtaiset käyttöoikeudet itselleen ja muille käyttäjille.
  • Kantaryhmä: Huomioi, että yritys pysyy alkuperäisessä kantaryhmässä. Oikean kantaryhmän näkymä tulee valita ensin Web-puolelta ennen sovellusten käyttöä. Ainoa kantaryhmien yli toimiva sovellus on pankkiohjelma, ja siinä tulee ottaa huomioon mahdollinen tarve kantaryhmäkohtaiselle ”jakelijayritykselle”. Tämä on kuvattu tarkemmin ohjeen kohdassa Pankkiyhteys.
  • Pankkiyhteys: Sovi pankin kanssa sopimuksen siirrosta aineistojen (tiliotteet, viitteet) saamiseksi. Liitä siirtynyt yritys ympäristön pääyrityksen pankkisopimukselle, tai perusta sille oma Web Service -sopimus (Pankkiyhteys > Perustiedot > Sopimukset). Tarkemmat ohjeet kohdassa Pankkiyhteys.
  • Tulorekisterinvarmenne: Liitä siirtyvä yritys vastaanottavan ympäristön varmenteelle Tulorekisterin varmenne -sovelluksella, jos ilmoituksia lähetetään.
  • Maventa-tili: Varmista, että vastaanottavan ympäristön pääkäyttäjällä on Admin-oikeudet Maventa-palveluun. Siirron jälkeen vaihda pääkäyttäjän sähköpostiosoite ja API-avain Fivaldissa.
  • Ostolaskujen kierrätys: Mikäli siirretyn yrityksen kierrätysryhmät ovat itsenäiset (perustettu suoraan ala-yrityksen alle), näkyvät ne siirron jälkeen uudessakin ympäristössä. Jos yrityksellä oli käytössä yhteiskäyttöiset kierrätysryhmät, pitää ne perustaa uudestaan.
  • Ostoreskontra ja Myyntireskontra: Tarkista tiliöintikoodit ja maksujen tiliöinnit.
  • Yritysrekisteri: Mikäli yritys on liitetty ympäristön yhteiseen yritysrekisteriin, häviää rekisterissä olleet toimittajatiedot ja asiakastiedot yrityksen alta. Näistä kopioidaan siirron yhteydessä nimi ja numerotiedot, ostoreskontrasta ja myyntireskontrasta löytyvien laskujen perusteella.

Yhteinen tilikartta

Mikäli siirtyvä yritys on liitetty lähettävän ympäristön yhteistilikarttaan, katkeaa yhteys siirron yhteydessä. Tilikartasta otetaan siirron yhteydessä kopio siirtyville ala-yrityksille. Käyttäjän ei täten tarvitse tehdä tämän suhteen toimenpiteitä. Tulee kuitenkin ottaa huomioon, että suurempien yritysmäärien siirron jälkeen kaikilla yhteiseen tilikarttaan kytketyillä yrityksillä on tämän jälkeen itsenäinen yrityskohtainen kopio tilikartasta. Yrityksen liittäminen uudelleen yhteiskäyttöiseen tilikarttaan tuottaa haasteita ja sen mielekkyys on tästä syystä tapauskohtaista.

Yhteinen yritysrekisteri

Mikäli yritys on liitetty yhteiseen yritysrekisteriin, katkeaa yhteys siirron yhteydessä. Yritysrekisteristä ei siirron yhteydessä automaattisesti oteta kopiota. Tämä tarkoittaa, että rekisteri on siirron jälkeen tyhjä. Siirron yhteydessä voidaan kuitenkin luoda tyhjään rekisteriin rivit niille toimittajille ja asiakkaille, joille löytyy yrityksen osto/myyntireskontrasta laskuja. Tällöin rekisteriin kopioidaan ainoastaan näiden asiakkaiden/toimittajien nimet ja yritysnumerot (rekisterin juoksunumero, ei y-tunnus). Yrityksen yritysrekisterin perustietoihin tulisi määrittää Viimeisin tunnus -kenttään arvoksi suurempi numero kuin viimeinen rekisteristä löytyvä numero.

Toinen vaihtoehto rekisterin kopiointiin siirrossa on lähettäjän erillisellä suostumuksella kopioida rekisteri manuaalisesti kokonaisuudessaan CSV-muodossa. Tähän tarvitaan lähettävästä päästä neuvontaoikeudet rekisteriä jakaneeseen yritykseen, jolloin se voidaan siirtäjän toimesta CSV-lukuohjelman avulla kopioida talteen, ja vastaavasti siirron jälkeen viedä neuvontaoikeuksien yli siirtyneeseen yritykseen paikalleen. Tällöin rekisterin mukana tulee kuitenkin myös kaikki rekisteriin tulleet asiakas/toimittajatiedot, jotka eivät liity siirtyvään yritykseen. Siirrettyä yritystä ei voi ongelmitta liittää vastaanottavan ympäristön yhteiseen yritysrekisteriin, sillä rekisteri sisältää päällekkäistä numerointia yrityksen vanhan rekisterin kanssa.

Pankkiyhteys

Yleensä yritys on liitetty tilitoimiston pääyrityksen pankkisopimukselle. Siirtynyt yritys tulee uudessa ympäristössä liittää ympäristön pääyrityksen pankkisopimukselle, tai perustaa sille oma suora sopimus. Pankin kanssa tulee sopia yliheitto, jonka jälkeen aineistot alkavat tulla vastaanottavan pään sopimukselle, eivätkä mene enää vanhan pankkisopimuksen mukaisesti lähettäneelle ympäristölle. Fivaldista tulee tämän jälkeen lisätä yritys pääyrityksen sopimuksen alle, tai perustaa oma sopimus. Alla on kuvattu liittäminen pääyrityksen sopimukselle Fivaldin pankkiyhteyssä.

Avataan pankkiohjelma Sovellusikkunassa > Maksuliikenne > Pankkiyhteys > ylävalikosta Pankkiyhteys >  Perustiedot > Sopimukset.

Yritys liitetään pankkisopimukselle Liitä uusi yritys ja tili -painikkeella. Mikäli siirretty yritys on eri kantaryhmässä, tulee valita Näytä kaikki yritykset -asetus. Mikäli yritystä ei kuitenkaan tule näkyviin, tarkista palvelunhallinnasta että käyttäjätunnuksella on oikeudet kyseisen yrityksen pankkiyhteyteen sekä aineistoihin.

Kun yritys on saatu liitettyä sopimukselle, tulee ala-yrityksen omista asetuksista määrittää aineistojen jakelu pääyrityksen tai kantaryhmäkohtaisen ”jakelijayrityksen” kautta.

Aineistojen jakelu eri kantaryhmään

Fivaldin Pankkiyhteys toimii aina kantaryhmien yli, kunhan jokaisessa kantaryhmässä on perustettuna yksi jakelijayritys. Kaikki saapuvat aineistot jaellaan siis aina yhteen pääyritykseen per kantaryhmä. Jos eri kantaryhmässä on esimerkiksi vain yksi asiakas, niin silloin tämä yritys voi olla kyseisen kantaryhmän jakelija. Yritykselle laitetaan tällöin pankkisopimukselle valinta kohtiin “Jaellaan tähän yritykseen”.

Jotta aineistot saadaan valittua ja eri kantaryhmän yritykset löytyvät pankkiyhteyden perustiedoissa, tulee oikeudet kyseisen yrityksen aineistoihin olla palvelunhallinnassa kunnossa. Ostolaskujen suhteen pitää toki muistaa myös laskujen syöttöoikeudet kyseisissä yrityksissä molemmissa kantaryhmässä. Tiliotteille ja viitteille tulee valita pääyritys tiliotteiden ja viitesiirtojen luvun perustiedoissa per kantaryhmä. Kaikki aineistot kulkevat automaattisesti kantaryhmien yli, paitsi saapuvat viitemaksut, jotka tulee eri kantaryhmässä kohdistaa viitesiirtojen luvun ”Lue ja kohdista”-toiminnolla.

HUOM! Edellä olevista poiketen, saapuvien verkkolaskujen yhteydessä ei jakelua määritetä kantaryhmäkohtaisesti. Saapuvien Finvoice-aineistojen jakelun valinta tulee siis olla päällä vain Pankkiyhteyden pääyrityksellä.

Tiliotteet lähettävä pääyritys

Tiliotteiden osalta pääyritys / jakelijayritys määritetään Sovellusikkunassa > Taloushallinto > Kirjanpito > ylävalikosta Kirjanpito > Tiliotteiden tiliöinti, ylävalikosta uudestaan Kirjanpito > Tiliotteiden perustiedot. Näkymässä alasvetovalikko Tiliotteet lähettävä yritys.

Viitesuoritusten kohdistus pääyritys

Viitesuoritusten osalta pääyritys / jakelijayritys määritellään Sovellusikkunassa > Maksuliikenne > Viitesuoritusten luku, ylävalikosta > Viitesuoritusten luku > Asetukset, näkymässä alasvetovalikko Viitesuoritusten kohdistus pääyritys.

Viitesuoritusten sisäänluvussa tulee kantaryhmäkohtaisessa jakelijayrityksessä käydä erikseen ajamassa “Lue ja kohdista” -toiminto sen jälkeen kun pääyritys on hakenut aineistot pankista.

Ostolaskujen kierrätys

Mikäli siirretyn yrityksen kierrätysryhmät ovat itsenäiset (perustettu suoraan ala-yrityksen alle), näkyvät ne siirron jälkeen uudessakin ympäristössä. Tällöin suositeltavinta olisi käyttää vanhoja olemassa olevia ja määritettyjä ryhmiä. Olemassa olevaan ryhmään korvataan uuden ympäristön alaiset halutut käyttäjätunnukset. Tällöin oikeudet menevät automaattisesti oikein myös mahdollisesti juuri kierrossa oleville laskuille. Olemassa olevat kierrätysryhmät näkyvät siirretyn yrityksen alla Sovellusikkunassa > Ostot > Kierrätysryhmät.

Mikäli yritys on ollut liitettynä lähettävän pään yhteiskäyttöisiin kierrätysryhmiin (tyypillistä varsinkin taloyhtiöissä), katkeaa yhteys siirrossa ja kierrätysryhmät häviävät näkyvistä yrityksen alta. Tällöin käyttäjän tulee perustaa kierrätysryhmät uudelleen. Siirron yhteydessä arkisto-oikeudet kyseisessä yrityksessä pyyhkiytyvät, joten jos kierrätysryhmät perustetaan uudelleen, tulee uusiin kierrätysryhmiin liitetyillä tunnuksilla olla oikeudet myös arkiston tarvittuihin hakemistoihin, jotta käyttäjät näkevät laskujen kuvat. Ongelmia tulee mahdollisesti siirron hetkellä hyväksyntää odottavien laskujen kanssa, ja nämä saattaa tällöin joutua syöttämään uudelleen.

Ostoreskontra

Yritykselle on saattanut periytyä lähettävän pään määritykset ostoreskontran laskutustileistä ja ostoreskontran maksujen tiliöinnistä. Nämä yhteydet katkeavat siirron yhteydessä. Lähtökohtaisesti nämä kopioituvat siirron yhteydessä, mutta siirron jälkeen pääkäyttäjän tulee tarkistaa että tiliöintikoodit löytyvät alayrityksen alta.

Mikäli yritys on liitetty ympäristön yhteiseen yritysrekisteriin, häviää rekisterissä olleet toimittajatiedot yrityksen alta. Näistä kopioidaan siirron yhteydessä nimi ja numerotiedot, ostoreskontrasta löytyvien laskujen perusteella. Katso ohjeen kohta Yhteinen yritysrekisteri.

Myyntireskontra

Jos yritys on ollut liitettynä lähettävän pään yhteiskäyttöiseen yritysrekisteriin, katoavat asiakastiedot yrityksen alta. Näistä kopioidaan siirron yhteydessä nimi ja numerotiedot, myyntireskontrasta löytyvien laskujen perusteella. Katso ohjeen kohta Yhteinen yritysrekisteri.

Tulorekisterinvarmenne

Yritykset ovat yleensä liitettyinä tilitoimiston ympäristökohtaiselle tulorekisterivarmenteelle. Tämä liitos katkaistaan siirron yhteydessä. Jos vastaanottavassa päässä on sovittuna, että yrityksen ilmoituksia lähetetään Tulorekisteriin, pitää siirtyvä yritys lisätä vastaanottavan ympäristön varmennetta käyttäväksi yritykseksi. Tämä tapahtuu Tulorekisterin varmenne -sovelluksella. Mikäli lähettävän pään ympäristökohtainen varmenne on perustettu juuri siirtyvälle yritykselle, tulee heidän

poistaa varmenne ja perustaa se uudelleen eri yrityspaikan alle.

Maventan rekisteröinti

Mikäli siirtyvillä yrityksillä on käytössään Maventa-tili, tulee tästä ilmoittaa siirron tilauksen yhteydessä, tai kun tarkempaa ajankohtaa siirtoa tekevän Visman henkilön kanssa sovitaan. Vastaanottavan ympäristön pääkäyttäjällä tulisi olla admin-oikeudet yrityksiin Maventan palvelussa. Oikeudet voidaan antaa siirron yhteydessä Visman toimesta, tai edellisen pääkäyttäjän toimesta jo etukäteen.

Mikäli vastaanottajalla ei ole tunnuksia palveluun, tulisi hänen ensin tehdä rekisteröinti ja toimittaa siirron tekijälle tieto rekisteröidystä sähköpostiosoitteesta (käyttäjätunnus). Siirron jälkeen Fivaldissa Verkkolaskupalvelun perustietoihin yrityksen alle tulee vaihtaa uuden pääkäyttäjän sähköpostiosoite ja API-avain. Tämä onnistuu Fivaldin Web-puolella polusta Ostot > Verkkolaskupalvelu > Yrityksen tilitiedot.

XML-rajapinta

Mikäli siirretyllä yrityksellä on ollut käytössään automatisoitu XML-rajapinta, tulisi uuteen ympäristöön perustaa uusi käyttäjätunnus rajapinnan siirtoja varten ja tarkistaa että tarvittavat sovellukset on hankittu. XML-rajapinnan käyttäjätunnus on Fivaldin vanhanmallinen käyttäjätunnus, ei Connect tunnus. Kaikki Fivaldiin luotavat käyttäjätunnukset ovat nykyään aina Connect-tunnuksia, eikä tunnuksen migraation purkaminen enää onnistu käyttäjän toimesta, vaan tässä tapauksessa tulee olla yhteydessä sovellustukeen. Muuttunut käyttäjätunnus tulee ilmoittaa myös integraatiokumppanille. Skeemanumero tai Fivaldin yritysnumero eivät muutu siirron yhteydessä.

HUOM! Emme jatkossa enää suosittele XML-rajapintojen käyttöä, vaan toivomme että integraatiokumppanit siirtyvät käyttämään Fivaldin API-rajapintaa, josta löytyy kumppaneille lisätietoa täältä ohjeesta.


Asiasanat: Kantasiirto, tietokantasiirto, yrityksen siirtäminen



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.