Visma.net Expense aineistojen tuonti Fivaldiin

Expensen maksuaineiston ja kirjanpitoaineiston tuonti Fivaldi - sovelluspalveluun

Yleistä

• Ennen aineistosiirtoja tulee Expensen, Fivaldi Pankkiyhteyden sekä Fivaldi Kirjanpidon käyttöönotto- ja perusasetukset olla kunnossa (= peruskäyttöönotto on tehty)

• Tässä ohjeessa otetaan kantaa vain maksuaineiston ja kirjanpitoaineiston siirto-ominaisuuteen Visma.net Expensestä -> Visma Fivaldi sovelluspalveluun

• Tämän ohjeen asetusten ja toimintojen tekemiseen vaaditaan pääkäyttäjäoikeudet Expenseen ja Fivaldissa käyttöoikeudet pankkiyhteyteen ja kirjanpitoon

• Huomioitavaa: Expensessä käytettävät kirjanpidon tilit sekä mahdolliset seurantakohteet tulee olla perustettu identtisesti sekä lähettävään (Expense) että vastaanottavaan (Fivaldi) järjestelmään

Käyttöönottoon liittyvät perus- ja ohjaustiedot

Visma.net Expense / Asetukset

Yrityksen prosessit

- Yrityksen prosessi kohtaan valitaan ”Käytä pankki- ja kirjanpidonsiirtoprosessia”

- ALV käsittelyn tapa kohtaan valitaan ”Bruttolaskenta käytössä, ALV:n osuutta ei lasketa erikseen”

- Alv:n laskenta tapahtuu Fivaldi Kirjanpidossa. Sillä ei ole merkitystä onko Fivaldissa netto-/vai bruttokäsittely, Expensen ALV käsittelyksi valitaan tässä bruttolaskenta

Kirjanpidon tilitiedot

• Kirjanpidon tilinumerot tulee olla samat molemmissa järjestelmissä

- Expensen käytössä olevat kirjanpidon tilien numerot tulee olla identtiset Fivaldi tilikartan tilien numeroiden kanssa

- Kulutilien lisäksi tarvitaan laskun maksun tili. Jos käytössä on TITO (konekilinen tiliote) on maksun vastatili ostoreskontran välitili esimerkiksi 2899. Muutoin vastatili on pankkitili.

- Voit tulostaa Fivaldin tilinumeroista listan esim. raportilla: Tilikartta -> ”Tasekaava (tilikartta)”

• ALV-käsittely tapahtuu Fivaldissa aineiston sisältämien kirjanpidon tilien perusteella

- Alv-laskenta tapahtuu Fivaldissa joko aineistosiirron yhteydessä (jos nettokäsittely) tai ALV-automaattikirjauksessa (jos bruttokäsittely)

- Tästä syystä on tärkeää, että Fivaldin tilikohtainen ALV-käsittely on oikein per tili

- Jos jollekin matkakorvauksen aiheelle on tarvetta tehdä kirjauksia usealla eri verokannalla, tulee jokaiselle verokannalle perustaa oma tili ja nämä samat tilit tulee löytyä sekä Expensen että Fivaldin tilitiedoista

Matkakustannusten korvaukset

- Kaikille tarvittaville korvauslajeille tulee tallentaa Kirjanpidon tilitiedot – osioon sekä Debet (esim. 7870) että Kredit – tili (esim. välitili 2899)

- Tämä on pakollista jotta siirrettävään aineistoon siirtyy oikeat kirjanpidon tilit

Henkilöt / Tilit

- Muiden henkilötietojen lisäksi maksun saajan pankkitiliedot tulee olla tallennettu

Seurantakohteet

- Fivaldiin voidaan tuoda maksimissaan neljän seurantakohdetason tietoja

- Seurantakohdetason nimi (esim. Alueet) tulee olla identtinen molemmissa järjestelmissä

- Seurantakohteen koodi (esim. ES) tulee olla identtinen molemmissa järjestelmissä

- Voit tulostaa Fivaldin seurantakohteista listan esim. raportilla: Tilikartta -> ”Tililuettelo”, valitse haluttu seurantakohdetaso kohdassa ”Tili/seurantakohde”

Pankkitilit

- Pankkitilitietojen lisäksi ”SEPA palvelusopimustunnus” tulee olla tallennettu

- (Pankin palvelun avaamisen yhteydessä olette saaneet maksatustunnuksen, joka tarvitaan yrityksesi maksuaineiston tunnistamiseen. Fivaldissa tämä kohta löytyy Yrityksen perustiedot / Pankkitiedot – ruudulta kentästä ”Maksajatunnus”.)

Visma Fivaldi asetukset

Pankkiyhteys / Perustiedot / Asetukset / Ulkoiset aineistot

- Valitse ”Sopimus” - valikosta siirtoja koskeva pankkisopimus (jos useita sopimuksia, toista ohjeen kohta jokaisessa erikseen)

- Siirry ”SEPA-maksu” aineistomuodon kohdalle ja tallenna ”Tiedostonimi polkuineen” kenttään polku johon Expensen maksuaineisto tullaan siirtämään, esimerkiksi T:\ulkoiset aineistot\lahteva sepa\*

Kirjanpito / Tilikaudet

- Kirjanpitoaineiston siirtopäivämäärän tulee olla avoin kun aineisto luetaan Fivaldiin

Kirjanpito / Tositelajien määritys ja käyttöönotto

• Kirjanpito / Tositelajien määritys

- Perusta uusi tositelaji Expense kirjanpitoaineiston tuontia varten, esim. laji ”99 – Expense kirjanpitoaineisto”

• Kirjanpito / Tositelajien käyttöönotto

- Ota uusi tositelaji käyttöön tallentamalla ”Tavallinen vienti” kohtaan tositelajin käyttö tositesyötössä

Visma.net Expense SEPA-maksuaineiston siirto Visma Fivaldi pankkiyhteyteen

- Expensen pääkäyttäjä voi muodostaa maksatussiirtotiedoston ja katsella ja käsitellä maksatukseen siirrettyjä laskuja

- Vain hyväksytyt matkalaskut on mahdollista siirtää maksatusaineistoon

- Tiedosto on XML muotoinen SEPA -maksuaineisto, joka sisältää tiedot maksuun valituista laskuista

Expense / Raportit / Maksatussiirto

- Valitut matkalaskut siirretään aineistoon toiminnolla ”Lataa tiedosto” -> OK

- Tallenna tiedosto samaan polkuun joka on tallennettu Fivaldi - pankkiyhteyden ulkoisten aineistojen asetuksiin (esim. T:\ulkoiset aineistot\lahteva sepa\*)

Fivaldi pankkiyhteys / Uudet siirrot

- Ulkoinen SEPA-maksuaineisto siirretään pankkiin kuten muutkin SEPA-maksuaineistot

- Valitse sopimukset ja lähetettävät aineistot ja aloita valittujen sopimusten aineistosiirrot

- Ulkoisten aineistojen noudon polku näkyy ruudulla lisätietona esim. ”Tiedosto luettu: T:\ulkoiset aineis-tot\lahteva sepa\payments.xml, yksi erä...”

Expense / Raportit / Maksatuksen siirtotiedosto

Merkitse laskut maksetuksi

- Kun maksuaineisto on pankissa käsitelty onnistuneesti merkitse laskut maksetuksi

- Maksettu merkintä tehdään klikkaamalla ”Merkitse maksetuksi” ja ”Ok”

- Tämän jälkeen laskun/laskujen tilaksi muuttuu ”Maksettu” jonka jälkeen laskuja ei voida enää peruuttaa maksatuksesta eikä näinollen enää siirtää uudelleen maksatukseen

- Tarvittaessa voit myös peruuttaa kaikki laskut ja tehdä niistä uuden maksatussiirron

- Mikäli peruutat tiedoston laskut, tarkista myös, että et vahingossa lähetä väärää siirtotiedostoa pankkiin

Visma.net Expense kirjanpitoaineiston siirto Visma Fivaldi kirjanpitoon

- Expensen pääkäyttäjä voi muodostaa kirjanpitosiirtotiedoston kun maksusuoritusprosessi on valmis ja laskujen tila on ”Maksettu” sekä tämän jälkeen lukita kirjanpitoon siirretyn siirtotiedoston tilan

Expense / Raportit / Kirjanpidon siirto

- Kirjanpidonsiirron pvm = Fivaldiin tuotava kirjanpidon kirjauspäivä

- Tiedostomuoto = valitse CSV tiedosto

- Tila = ruksaamalla parametrin saat siirtoaineiston laskut kerralla tilaan ”Lähetetty kirjanpitoon”

- Kun valinnat on tehty, valitut matkalaskut siirretään aineistoon toiminnolla ”Lataa tiedosto” -> OK

- Tallenna tiedosto haluamaasi polkuun (esim. T:\Expense kirjanpitoaineistot Fivaldiin)

Expense kirjanpitoaineiston sisällön arvojen selitteet

Employee ID = Henkilönumero viedään Fivaldi kirjanpidon selitteeseen

Claim ID = Tositenumero viedään Fivaldi kirjanpidon selitteeseen

Description = Matkalaskun kuvaus viedään Fivaldi kirjanpidon selitteeseen. HUOM. Matkalaskun kuvauksen tekstissä ei tule käyttää puolipiste merkkejä ( ; ), koska tämä aiheuttaa ongelman CSV-aineistoon.

Bookkeeping date = Kirjanpidonsiirron päivämäärä viedään Fivaldi kirjanpidon kirjauspäiväksi

Account = Kirjanpidon tili määrää Fivaldin kirjanpidon tilin ja sen kautta verokäsittelyn

VATCode = Expensen mahdollisella verokoodilla ei ole merkitystä Fivaldiin tuonnissa

Debit = Fivaldi kirjanpitoon vietävä Debet summa kotivaluutassa

Credit = Fivaldi kirjanpitoon vietävä Credit summa kotivaluutassa

Currency = Valuuttakoodilla ei ole merkitystä Fivaldiin tuonnissa

Taxable = Ei merkitystä Fivaldiin tuonnissa

”Alueet, Kaupungit, Toimipisteet, Henkilöt”

= Käyttäjän antama nimi seurantakohdetasolle. Aineiston seuran-kohteiden koodit viedään ko. nimen perusteella kirjanpitoon oikean sk-tason kohdalle.

Huom. Fivaldin yleisestä käytännöstä poiketen, Expense aineistoon mahdollinen seurantakohde tuodaan kulutilin lisäksi myös taseen tilille. Mikäli haluat siirtää Fivaldiin ainoastaan kulutilin seurantakohteet, voit poistaa ei halutut sk:t csv-aineistosta manuaalisesti ennen siirtoa Fivaldiin.

Fivaldi Kirjanpito / Tositteiden tuonti kirjanpitoon

- Klikkaa painikkeesta ”Lähetä uusi aineisto”

- Klikkaa seuraavalla ruudulla ”Selaa” ja etsi aineisto polusta jonne kirjanpitoaineisto tallennettiin (esim. T:\Expense kirjanpitoaineistot Fivaldiin)

- Klikkaa ”Lähetä ja lue tiedosto” -> ohjelma ilmoittaa ”Uusi aineisto vastaanotettu”, klikkaa OK

- Valitse ”Luetaan tositelajille” - listalta tositelaji jolle aineisto tuodaan (esim. Expense kirjanpitoaineisto)

- Klikkaa lopuksi ”Lue tositteet” ja kuittaa ilmoitus ”Ok, tositteet luettu”

Kun Fivaldi kirjanpidossa käytetään nettokäsittelyä, ALV netotetaan sisään luvussa aineiston kirjanpidon tilin tiedon perusteella.

Kun Fivaldi kirjanpidossa käytetään bruttokäsittelyä, ALV netotetaan erillisen ALV-automaattikirjaus - toiminnon yhteydessä.

Muuta huomioitavaa

- saman aineiston voi lukea sisään uudelleen

- jos sisään luvun kirjauspäivän kausi ei ole avoin, ohjelma ilmoittaa tästä ja sisään luku on estetty

- jos aineiston kirjanpidon tilinumeroa ei löydy Fivaldin tilikartasta, ohjelma ilmoittaa tästä ja sisään luku on estetty

- jos aineiston seurantakohteen koodia ei löydy Fivaldista, ohjelma ilmoittaa tästä ja sisään luku on estetty

- jos aineiston seurantakohdetason nimeä ei löydy Fivaldista, kyseisen sarakkeen tiedot ohitetaan sisään luvussa

Expense / Raportit / Kirjanpidon siirtotiedostot

”Kirjanpidossa” – merkintä

- Kun siirtoaineisto on luettu Fivaldi kirjanpitoon, päivitä aineiston tilaksi ”Kirjanpidossa”

- ”Kirjanpidossa” – merkintä tehdään klikkaamalla ”Merkitse siirretyksi kirjanpitoon” ja ”OK”

- Tämän jälkeen laskuille ei voida tehdä enää muutoksia Visma.net Expensessä

- Tarvittaessa ”Lähetetty kirjanpitoon” - tilaiset laskut voidaan vielä peruuttaa siirrosta (klikkaa tällöin ”Peruuta”)

- Laskut ovat tämän jälkeen valittavissa Kirjanpidon siirtotiedostot näytöllä uudelleensiirrettäviksi

- Mikäli muodostat tiedoston uudelleen peruutetuista laskuista, tarkista, että tiedot eivät siirry kirjanpitoon useampaan kertaan eri siirtotiedostoilla

 

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback