SISÄLTÖ
- Siirtymätyökalun käytön valmistelu
- Malliyrityskäsittely
- Yrityksen ja roolien aktivointi kerralla Autopay-siirtymätyökalun avulla
Tämä ohje kertoo miten voit aktivoida yrityksen Autopayssa ja määrittää kaikkien Fivaldi-käyttäjien Autopay-roolit kerralla.
Ohje-/esittelyvideo (1 min. 33 sek.):
Huom! Toinen osa siirtymätyökaluista julkaistaan myöhemmin. Sinun kannattaa valmistautua siirtymään tekemällä yritysten ja roolien määritys jo nyt.
Siirtymä tehdään siinä pankkiyhteyden pääyrityksessä, jonka nimissä Web services -sopimukset on pankkien kanssa solmittu. Pääyritys voi olla esimerkiksi tilitoimiston oma Fivaldi-yritys, tai jokin muu asiakkuuden pääyritys.
Yrityksen pitää olla oikea Y-tunnuksellinen yritys. Jos Fivaldin pankkiyhteyden asetukset, sopimukset ja varmenteet on tallennettu malliyritykselle, katso ohjeet kohdasta Malliyrityskäsittely.
Siirtymätyökalun käytön valmistelu
Pankkien Web Services -sopimukset
Mikäli sinulla on useampi kuin yksi aktiivinen Web Services -sopimus saman pankin kanssa Fivaldi-ympäristössäsi, yhdistäthän sopimukset ennen kuin käytät Autopay-siirtymätyökaluja.
Käyttöoikeudet
Anna siirtymätyökalun käyttäjälle Palvelunhallinnassa Käyttö-, Muutos-, Lisäys- ja Poisto-oikeus Autopay-siirtymätyökaluun (Web-sovellukset > Autopay-siirtymätyökalu) siinä pääyrityksessä, jolle sopimukset luodaan Autopayhin.
Siirtymätyökalun käyttäjällä on oltava Käyttö-, Muutos-, Lisäys- ja Poisto-oikeus pankkiyhteyteen (Apuohjelmat > Pankkiyhteys) sekä pankkiyhteyden perustietoihin (Apuohjelmat > Pankkiyhteys > Asetukset/perustiedot) siinä pääyrityksessä, jonka Web Services -sopimuksia ollaan siirtämässä (esimerkiksi tilitoimiston pääyritys, tai pankkiyhteyden malliyritys mikäli sopimukset on luotu sellaisen alle)
Fivaldi-käyttäjien tunnukset
Autopayhin siirrettävien Fivaldi-käyttäjien tunnuksien täytyy olla Visma Connect -tunnuksia. Siirrä vanhanmallinen Fivaldi-käyttäjätunnus tarvittaessa Visma Connect -tunnukseksi (lue ohje käyttäjätunnuksen siirtämisestä).
Yritysten yhteystiedot ja y-tunnukset
Web Services -sopimukseen liitetyillä yrityksillä on oltava Fivaldissa oikea y-tunnus, ja oikeassa muodossa olevat osoitetiedot. Esimerkiksi postinumeron puuttuminen, väärässä muodossa oleva postinumero, ylimääräiset välilyönnit jne. estävät yrityksen luonnin Autopayhin. Varmista tietojen oikeellisuus ennen roolien aktivointia.
Huom! Avaa migraatiotyökalu joitakin päiviä ennen varsinaista rooli- ja varmennesiirtoa, jolloin sinulle näytetään validaatiovirheet. Korjaa migraatiotyökalun löytämät validaatiovirheet etukäteen ennenkuin aloitat siirtymän, koska Validaatiovirheet voivat estää siirron.
Jos yrityksen y-tunnus on jäänyt puuttumaan tiedoista, suosittelemme lisäämään sen, mikäli sellainen löytyy.
Malliyrityskäsittely
Aktivoi uusi pankkiyhteys ja siihen liittyvät varmenteet Autopayssa sille yritykselle, jonka nimissä kukin Web Services -sopimus on pankin kanssa solmittu. Jos sopimus ja varmenteet on kytketty Fivaldissa malliyritykselle, esimerkiksi y-tunnuksettomalle jakeluyritykselle, sopimuksen tiedot pitää silti syöttää Autopayhin oikealle y-tunnukselliselle yritykselle.
- Valitse Fivaldin ylävalikosta oikea Y-tunnuksellinen yritys, jonka nimissä pankin Web Services -sopimus/sopimukset on tehty.
- Avaa siirtymätyökalu tässä yrityksessä (Maksuliikenne > Autopay-siirtymätyökalu).
- Fivaldi tunnistaa, että käytössä olevalle yritykselle ei ole tallennettuna aktiivisia Web Services -sopimuksia. Fivaldi pyytää sinua valitsemaan valikosta sen Fivaldi-yrityksen, jolta varmenteet ja käyttöoikeudet noudetaan (esimerkiksi pankkiyhteyden pääyrityksenä käytetty malliyritys). Valitse valikosta oikea yritys.
- Jos vain yhdellä asiakasympäristön yrityksellä on aktiivisia WS-sopimuksia, Fivaldi ehdottaa että tiedot kopioidaan tältä yritykseltä.
- Hyväksy valinta ja jatka roolien määritykseen.
Yrityksen ja roolien aktivointi kerralla Autopay-siirtymätyökalun avulla
Autopayn käyttö vaatii että käyttäjälle on asetettu oikea Autopay-rooli, joka määrittelee, mitä toimintoja hän voi käyttää. Voit määrittää kaikki Autopay-roolit kerralla siirtymätyökalulla. Siirtymätyökalu myös aktivoi yrityksen Autopayhin samalla kun ensimmäinen Autopay-rooli määritellään yrityksen käyttäjälle.
Mihin tarvitset Autopay-roolia Fivaldissa?
Autopayn oikeaa käyttäjäroolia tarvitaan mm. seuraaviin prosesseihin Fivaldissa ja Autopayssa:
- Ostolaskujen ja palkkojen maksuaineiston luominen Fivaldista Autopayhin
- Maksuaineiston hyväksyntä ja lähetys Autopaysta pankkiin
- Maksuaineiston peruminen
- Maksujen ja niiden tilojen tarkastelu Autopayssa
- Pankin lähettämien aineistojen tarkastelu ja lataaminen tiedostoksi Autopaysta
- Pankkitilien, varmenteiden ja pankin palveluiden muokkaus ja pankkiyhteyden asetusten hallinnointi
- Autopay-siirtymätyökalun käyttö
- Reaaliaikasaldojen päivitys
- Tapahtumaotteiden nouto
- Valuuttakurssien päivitys
Tiliotteiden ja viiteaineistojen noutoon ei tarvita erillistä Autopay-roolia, sillä Fivaldi noutaa ne Autopaysta automaattisesti Fivaldiin. Tämä toiminto ei tarvitse jatkossa enää käyttäjän toimia. Myös maksujen palautteet saapuvat Autopaysta Fivaldiin automaattisesti ilman käyttäjän toimia.
Fivaldin ostolaskujen syöttö ja hyväksyntä kierrätyksessä sekä palkanlaskenta eivät jatkossa tarvitse erillistä Autopay-roolia, mutta maksuaineistojen luominen ostoreskontrasta, webmaksatuksesta ja palkanlaskennasta vaativat Autopay-roolit, samoin kun Autopayhin muodostettujen maksuaineistojen mahdollinen peruminen ennen hyväksyntää ja lähetystä.
Voit myös halutessasi määrittää Autopay-roolit Fivaldin Palvelunhallinnassa. Katso kohta Roolien määrittäminen ohjeesta Autopayn käyttöönotto.
Autopay-roolit
Voit asettaa käyttäjälle kuhunkin yritykseen jonkin seuraavista Visma.net Autopay-rooleista:
| Autopay accountant | Maksuaineistojen lähetys Autopayhin sekä maksujen peruutus Autopayssa |
| Autopay approver | Maksuaineistojen hyväksyminen maksettavaksi sekä maksujen peruutus, jotka tehdään Autopayn käyttöliittymässä |
| Autopay Payroll accountant | Palkka-aineistojen lähetys Autopayhin sekä palkanmaksun peruutus Autopayssa |
| Autopay Payroll approver | Palkka-aineistojen hyväksyminen maksettavaksi sekä palkanmaksun peruutus, jotka tehdään Autopayn käyttöliittymässä |
| Autopay admin | Sopimusten ja varmenteiden luonti ja muokkaus sekä pankkitilien aktivointi Autopayhin |
Esimerkki Autopay-käyttäjärooleista: Tilitoimiston asiakkaan laskujen maksaminen
Nykyinen tilanne:
- Tilitoimiston asiakas on aiemmin maksanut laskut siten, että kirjanpitäjä on lähettänyt aineistot pankkiin pankkiyhteydestä.
Vaihtoehto 1: Jatketaan kuten ennenkin, eli kirjanpitäjä hoitaa maksujen lopullisen lähetyksen pankkiin
Anna asiakkaalle Autopay Accountant -rooli. Rooli mahdollistaa yrityksen maksuainestojen luomisen.
Anna kirjanpitäjälle Autopay Approver -rooli. Rooli mahdollistaa maksujen lähettämisen pankkiin.
Vaihtoehto 2: Asiakas ryhtyy hoitamaan maksunsa itsenäisesti ja kirjanpitäjän aikaa säästyy
Anna asiakkaalle sekä Autopay Accountant että Autopay Approver -roolit. Roolien avulla asiakas voi luoda maksuaineistot sekä lähettää maksut pankkiin.
Voit antaa lisäksi kirjanpitäjälle sekä Autopay Accountant että Autopay Approver -roolit, jotta kirjanpitäjäkin voi luoda maksuaineistoja ja lähettää ne pankkiin.
Huom! Voit lisätä rooleja käyttäjille ja poistaa rooleja käyttäjiltä vain Fivaldin siirtymätyökalun tai Fivaldin Palvelunhallinnan kautta, ei Visma.net admin-työkalun kautta.
Visma.net -palvelu lähettää käyttäjän sähköpostiin roolimuutoksesta viestin, jossa kerrotaan roolimuutokseen liittyvää tarkempaa tietoa. Sähköpostiviesti on tarkoitettu vain tiedoksi, eikä viestin vastaanottajan tarvitse tehdä mitään.
Voit antaa rooleja vain niille käyttäjille, joilla on käytössä Connect-tunnus Fivaldiin kirjautuessa. Lue ohjeet Connect-tunnusten siirtämiseen.
Autopay-roolien määrittäminen siirtymätyökalulla
- Valitse Fivaldin ylävalikosta oikea Y-tunnuksellinen yritys, jonka nimissä pankin Web Services -sopimus/sopimukset on tehty. Mikäli Web Service -sopimukset on syötetty Fivaldiin malliyritykselle, jolla ei ole y-tunnusta, katso tarkemmat ohjeet yltä Malliyrityskäsittely-osiosta.
- Avaa siirtymätyökalu tässä yrityksessä (Maksuliikenne > Autopay-siirtymätyökalu). Työkalun etusivu avautuu. Mikäli Web Service -sopimuksia on tässä ympäristössä usealla yrityksellä, näet valintalistan. Voit valita listasta, minkä yrityksen sopimukset tullaan siirtämään Autopayhin. Tällä työkalulla voit siirtää kussakin ympäristössä vain yhden yrityksen sopimukset, joten sinun kannattaa valita valintalistasta sellainen yritys, jolla on eniten Web Service -sopimuksia. Loppujen yritysten sopimukset ja niihin liitetyt tilit voit aktivoida sopimus ja pankkitili kerrallaan Autopayhin näiden ohjeiden avulla.
- Pääset eteenpäin napsauttamalla Luo Autopay -roolit -painiketta, jolloin Käyttäjäryhmät-sivu avautuu. Jos asiakasympäristössä ei ole käyttäjäryhmiä, Tilitoimiston työntekijät -sivu avautuu.
- Näet sivulla kaikki asiakasympäristön käyttäjäryhmät allekkain omina taulukkoinaan. Fivaldissa voi määrittää käyttäjäryhmälle erilaisia käyttöoikeuksia eri yrityksiin. Näet jokaisen käyttäjäryhmän kohdalla ne yritykset, joihin käyttäjäryhmälle on määritelty pankkiliikenteeseen liittyvä käyttöoikeus.
Voit määrittää jokaiselle käyttäjäryhmälle Autopay-roolin tai useita Autopay-rooleja yrityskohtaisesti. Fivaldi on täyttänyt taulukkoon valmiiksi ehdotuksen Autopay-rooleista Fivaldin käyttöoikeuksien perusteella seuraavasti:Fivaldin käyttöoikeus yrityksessä Fivaldin ehdottama Autopay-rooli yrityksessä Ostoreskontran / Web-maksatuksen käyttöoikeus Autopay accountant Pankkiyhteyden käyttöoikeus ja oikeus SEPA-maksut -aineiston lähettämiseen Autopay approver Fivaldin palkanlaskennan käyttöoikeus Autopay Payroll accountant Pankkiyhteyden käyttöoikeus ja oikeus Palkat-aineiston lähettämiseen Autopay Payroll approver Palveluhallinnan käyttöoikeus / Pankkiyhteyden perustietojen käyttöoikeus / Autopay-siirtymätyökalua käyttävä henkilö Autopay admin - Näet tarkemman perustelun Fivaldin ehdottamille rooleille napsauttamalla taulukon rivillä olevaa sinistä i-ikonia.
- Voit hyväksyä rooliehdotuksen sellaisenaan, tai tehdä rooleihin muutoksia. Voit ladata rooliehdotuksista csv-tiedoston tarkastelua varten. Voit välitallentaa tekemäsi muutokset napsauttamalla Tallenna luonnos ja poistu -painiketta.
- Jos teet muutoksia ehdotuksiin, voit hakea Fivaldin rooliehdotukset uudestaan napsauttamalla Poista luonnos. Tällöin rooleihin tekemäsi muutokset poistetaan, ja Fivaldi luo näkymään uudestaan käyttäjäroolien ehdotuksen senhetkisten käyttöoikeusasetusten pohjalta.
- Kun olet tyytyväinen roolimäärityksiin, napsauta Seuraava. Fivaldi siirtyy Tilitoimiston työntekijät -sivulle.
- Määrittele työntekijöiden roolit samoin kuin käyttäjäryhmien roolit. Jos työntekijä kuuluu käyttäjäryhmään, jolle aiemmalla askeleella annoit jonkun roolin, näet sen kohdalla harmaan valintarastin, jota et voi muuttaa tällä sivulla. Harmaa valintarasti tarkoittaa, että henkilö saa kyseisen roolin jonkin käyttäjäryhmän kautta. Et voi poistaa käyttäjäryhmältä tulevaa oikeutta yksittäiseltä ryhmän jäseneltä, mutta voit halutessasi palata edelliselle askeleelle poistamaan kyseisen oikeuden koko ryhmältä tai käydä Palvelunhallinnassa poistamassa henkilön siitä ryhmästä. Kun olet tyytyväinen roolimäärityksiin, napsauta Seuraava. Fivaldi siirtyy Asiakkaat-sivulle.
- Määrittele asiakasyritysten käyttäjien roolit samoin kuin tilitoimiston käyttäjien roolit.
- Kun olet tyytyväinen kaikkiin roolimäärityksiin, napsauta Aktivoi.
- Fivaldi luo määrittelemäsi Autopay-roolit Fivaldin Palvelunhallintaan, aktivoi pääyrityksen Autopayssa ja synkronoi Autopay-roolit Autopayhin.
Jos yrityksiä ja käyttäjiä on paljon, synkronoinnissa voi kestää hetken aikaa. Voit seurata synkronoinnin tilaa työkalun etusivulta.
Voit palata tarkastelemaan synkronoituja rooleja Siirtymätyökalusta myöhemmin. Voit kuitenkin tehdä muutoksia rooleihin onnistuneen synkronoinnin jälkeen ainoastaan Fivaldin Palvelunhallinnassa.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback