Tämän ohjeen sisältö on päivitetty tammikuussa 2019. Huomioithan, että Fivaldi on saattanut päivittyä toiminnallisuuden osalta ohjeen päivityksen jälkeen. Mikäli sinulla herää kysyttävää, olethan meihin yhteydessä.

Sähköinen arkistointi

Fivaldi Arkisto on asiakirjojen hallintajärjestelmä, jolla voidaan jakaa ja hallita kaikenlaisia sähköisiä asiakirjoja (mm. MS Office asiakirjat, PDF, lomakkeet, skannatut tiedostot, kuvat sekä ääni- ja videotiedostot). Arkistosta voidaan näyttää mm. word dokumentit ilman (html), että käyttäjällä on MS-Officea. Käyttöliittymänä on Internet-selain, jolla käyttäjä voi etsiä, tallentaa, hallinnoida ja jakaa dokumentteja. Etsiminen tapahtuu nopeasti ja helposti dokumenttien sisällön (vapaasanahaku) ja / tai liittyvien hakukenttien (metatiedot) avulla.

Arkistoitavien dokumenttien formaatiksi suositellaan PDF/A. Järjestelmään voidaan tuoda automaattisesti dokumentteja Fivaldista, joko ajastetusti tai toimintoon liittyen. Fivaldista siirtyviä dokumentteja ovat mm.

Myyntilaskut
Ostolaskut
Matka- / kululaskut
Raportit
Palkkalaskelmat
Kirjanpidon tositteet

Arkistoon voi manuaalisesti tallentaa lähes mitä tahansa tiedostoja. Tallennus on mahdollista yksitellen tai useampi tiedosto kerralla. Tiedostoja tallentaessa voi käyttää hyväksi Fivaldin rekistereitä, jolloin kaikkia hakutietoja ei tarvitse tallentaa käsin, vaan voi poimia niitä valintalistalta (esim. asiakas / toimittaja, tositenumero). Tiedostoon voidaan myös määrittää, missä näkymissä tiedosto näkyy. Tällä tavoin voidaan muodostaa näkymiä käyttäjätarvekohtaisesti. Esim. hallitusten jäsenille tehdystä näkymästä näkyy heti heille tärkeät dokumentit. Dokumentit indeksoidaan (vapaasana / sisältö -haku) yöaikaan. Joten sisältöhaku uusien tiedostojen osalta toimii tallennusta seuraavana päivänä.

Lakisääteisyys

Yritysten kirjanpito- ja palkka-aineistojen säilyttämisestä aikarajoineen on määrätty laissa. Yritys on aina vastuussa aineistojen määräysten mukaisesta säilyttämisestä. Säilytyksen voi järjestää itse tai se voidaan antaa esimerkiksi tilitoimiston tai isännöitsijätoimiston tehtäväksi. Visma Fivaldi ohjelmisto sisältää automatisoidun sähköisen arkistointijärjestelmän.

Fivaldin sähköistä arkistoa käytetään tilikauden kuluessa ns. aktiiviarkistona eli sinne tuotuja aineistoja voidaan tarvittaessa muuttaa ja täydentää. Laki edellyttää, että kirjanpitoaineisto sekä palkka-aineisto on tilikauden päätyttyä säilytettävä siten, että tietoa ei enää voi muuttaa. Lain määräys toteutuu, kun muuttumattomana säilytettävä aineisto siirretään aktiiviarkistosta passiivi- eli pysyväisarkistoon. Kirjanpito- ja palkka-aineistojen säilytysajoista ja arkistointimenetelmistä on tarkat ohjeet KILAN yleisohjeissa sekä laissa.

Arkiston hyödyt tilitoimistossa ja isännöintiyrityksessä

Taloyhtiöiden hallituksen jäsenet ja tilitoimiston asiakkaat voivat itse selata arkistoa ja tulostaa haluamansa aineistot ja käyttöoikeuksien puitteissa viedä arkistoon haluamiaan aineistoja. Arkistosta voi helposti liittää haluttuja dokumentteja ja asiakirjoja asukastiedotteisiin (esim. yhtiökokouskutsuihin, uusiin tilisiirtoihin, jne.). Kokouksissa kaikenlaiset aineistot ovat helposti ja nopeasti saatavilla. Tilintarkastajat / verotarkastajat voivat valtakirjalla selata arkistossa olevaa aineistoa. Arkistointi on erittäin tehokasta ja edullista verrattuna perinteiseen paperiarkistoon.

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei