SISÄLTÖ
- Autopayn esittely
- Autopayn käyttöönotto
Autopayn esittely
Autopay on Visman pilvipohjainen palvelu, joka automatisoi Fivaldin ja pankkien välisen liikenteen. Tiliotteet ja viiteaineistot saapuvat pankista Fivaldiin ja Fivaldi jakelee ne IBAN-numeron perusteella oikeille yrityksille automaattisesti. Myös maksujen tilatiedot saapuvat Fivaldiin reaaliaikaisesti ilman erillistä noutoa.
Katso myös Autopayn esittelyvideo.
Autopayn tukemat pankit
- Aktia
- DanskeBank
- DNB
- Handelsbanken
- Nordea
- OP Pohjola
- POP
- S-Pankki
- Seb
- Säästöpankki
- Ålandsbanken
Autopayn käyttöönotto
Yrityksen ja roolien aktivointi
Fivaldin Autopay-pankkiyhteyden käyttö vaatii, että käyttäjälle on asetettu oikea Autopay-rooli, joka määrittelee, mitä toimintoja hän voi käyttää.
Huomaathan, että Autopayn kanssa oikeaa käyttäjäroolia tarvitaan mm. seuraaviin prosesseihin Fivaldissa ja Autopayssa:
- Ostolaskujen ja palkkojen maksuaineiston luominen Fivaldista Autopayhin
- Maksuaineiston hyväksyntä ja lähetys Autopaysta pankkiin
- Maksuaineiston peruminen
- Maksujen ja niiden tilojen tarkastelu Autopayssa
- Pankin lähettämien aineistojen tarkastelu ja lataaminen tiedostoksi Autopaysta
- Pankkitilien, varmenteiden ja pankin palveluiden muokkaus ja pankkiyhteyden asetusten hallinnointi
- Autopay-siirtymätyökalun käyttö
- Reaaliaikasaldojen päivitys
- Tapahtumaotteiden nouto
- Valuuttakurssien päivitys
Tiliotteiden ja viiteaineistojen noutoon ei tarvita erillistä Autopay-roolia, sillä Fivaldi noutaa ne Autopaysta automaattisesti Fivaldiin. Tämä toiminto ei tarvitse jatkossa enää käyttäjän toimia. Myös maksujen palautteet saapuvat Autopaysta Fivaldiin automaattisesti ilman käyttäjän toimia.
Fivaldin ostolaskujen syöttö ja hyväksyntä kierrätyksessä sekä palkanlaskenta eivät jatkossa tarvitse erillistä Autopay-roolia, mutta maksuaineistojen luominen ostoreskontrasta, webmaksatuksesta ja palkanlaskennasta vaativat Autopay-roolit, samoin kun Autopayhin muodostettujen maksuaineistojen mahdollinen peruminen ennen hyväksyntää ja lähetystä.
Voit asettaa käyttäjälle kuhunkin yritykseen jonkin seuraavista Visma.net Autopay-rooleista.
Autopay accountant | Maksuaineistojen lähetys Autopayhin sekä maksujen peruutus Autopayssa |
Autopay approver | Maksuaineistojen hyväksyminen maksettavaksi sekä maksujen peruutus, jotka tehdään Autopayn käyttöliittymässä |
Autopay Payroll accountant | Palkka-aineistojen lähetys Autopayhin sekä palkanmaksun peruutus Autopayssa |
Autopay Payroll approver | Palkka-aineistojen hyväksyminen maksettavaksi sekä palkanmaksun peruutus, jotka tehdään Autopayn käyttöliittymässä |
Autopay admin | Sopimusten ja varmenteiden luonti ja muokkaus sekä pankkitilien aktivointi Autopayhin |
Roolit asetetaan sovellusikkunan Palvelunhallinnassa joko yksittäisille käyttäjille tai käyttäjäryhmille. Mikäli käyttäjä kuuluu käyttäjäryhmään, jolle on asetettu Autopay-rooleja, ei rooleja pysty poistamaan käyttäjätasolla. Käyttäjäryhmän kautta tuleva rooli on aina ensisijainen. Sinun ei tarvitse luoda yritystä erikseen Autopayhin, vaan Fivaldi luo sen samalla, kun määrität jollekin käyttäjälle ensimmäisen Autopay-roolin.
Esimerkki Autopay-käyttäjärooleista: Tilitoimiston asiakkaan laskujen maksaminen
Nykyinen tilanne:
- Tilitoimiston asiakas on aiemmin maksanut laskut siten, että kirjanpitäjä on lähettänyt aineistot pankkiin pankkiyhteydestä.
Skenaario 1: Jatketaan kuten ennenkin, eli kirjanpitäjä hoitaa maksujen lopullisen lähetyksen pankkiin
- Autopay Accountant -rooli:
- Tarkoitus: Mahdollistaa yrityksen maksuainestojen luomisen
- Kenelle annetaan: Asiakkaalle
- Autopay Approver -rooli:
- Tarkoitus: Voi lähettää maksut pankkiin asti
- Kenelle annetaan: Kirjanpitäjälle
Skenaario 2: Asiakas ryhtyy hoitamaan maksunsa itsenäisesti ja kirjanpitäjän aikaa säästyy
- Autopay Accountant -rooli:
- Tarkoitus: Mahdollistaa yrityksen maksuainestojen luomisen
- Kenelle annetaan: Asiakkaalle
- Autopay Approver -rooli:
- Tarkoitus: Voi lähettää maksut pankkiin asti
- Kenelle annetaan: Asiakkaalle
Suositus:
- Jos haluatte, että asiakas voi lähettää maksut itse pankkiin, antakaa hänelle myös Autopay Approver -rooli.
- Jos asiakas ei halua hoitaa maksujen lähettämistä pankkiin, kirjanpitäjä voi jatkaa niiden hoitamista mikäli hän saa asiakasyritykseen maksujen hyväksymiseen/lähettämiseen tarvittavan Autopay Approver -roolin.
- Myös kirjanpitäjälle voi antaa Autopay Accountant -roolin varmuuden vuoksi, jos satunnaista tarvetta maksuaineistojen luomiseen tulee ja Autopay Approver -roolin jotta kirjanpitäjäkin voi lähettää maksut pankkiin asti
Huom! Voit lisätä rooleja käyttäjille ja poistaa rooleja käyttäjiltä vain Fivaldin siirtymätyökalun tai Fivaldin Palvelunhallinnan kautta, ei Visma.net admin-työkalun kautta.
Visma.net -palvelu lähettää käyttäjän sähköpostiin roolimuutoksesta viestin, jossa kerrotaan roolimuutokseen liittyvää tarkempaa tietoa. Vastaanottajalta ei vaadita tähän liittyen toimenpiteitä.
Voit antaa rooleja vain niille käyttäjille, joilla on käytössä Connect-tunnus Fivaldiin kirjautuessa. Lue ohjeet Connect-tunnusten käyttöönottoon.
Roolien määrittäminen
Anna Autopay-rooli käyttäjälle Palvelunhallinnassa (sovellusikkuna > Muut > Asetukset > Palvelunhallinta).
- Valitse käyttäjä tai käyttäjäryhmä.
- Valitse haluamasi yritys.
- Valitse Sovellustyyppi-valikosta Visma.net -sovellukset.
- Valitse Käyttö-valintaruutu haluamasi roolin kohdalla. Voit valita samalle käyttäjälle tai käyttäjäryhmälle useita rooleja.
- Tallenna muutokset.
Varmenteen aktivoiminen Web Services -sopimukselle
Huom! Autopay tukee Fivaldia käytettäessä pankkikohtaisesti vain yhtä Web Services -sopimusta per Fivaldin asiakasympäristö. Sinun pitää yhdistää saman pankin Web Services -sopimukset ennen kuin pankkitilit voidaan siirtää Autopayhin.
Uuden Web Services -sopimuksen varmenteen aktivoiminen
Aktivoi Autopayn varmenne uudelle Web Services -sopimukselle Autopayn käyttöliittymässä Autopayn ohjeen mukaisesti. Varmenteen aktivoinnissa on pankkikohtaisia eroja. Autopay pyrkii uusimaan vanhenemassa olevan varmenteen automaattisesti, lisätietoja tässä ohjeessa.
Jo käytössä olevan Web Services -sopimuksen varmenteen aktivoiminen
Jos Web Services -sopimuksesi ja varmenteesi on aktivoituna esimerkiksi Fivaldin pankkiyhteydessä ja haluat siirtää sen manuaalisesti Autopayhin, tilaa pankiltasi varmenteelle uudet aktivointiin tarvittavat salasanat. Vanha varmenne poistuu käytöstä kun uusi aktivoidaan onnistuneesti.
Visman yleiset Web Services -sopimukset
Yleisin tapaus Fivaldissa on, että tilitoimistolla on oma Web Services -sopimuksensa jokaisen pankin kanssa, jossa heidän asiakkaillaan on aktiivisia pankkitilejä. Asiakkaalla saattaa myös joissain tapauksissa olla oma WS-sopimuksensa, jolloin heitä ei ole kytketty tilitoimiston sopimukseen.
Vismalla on lisäksi yleinen sopimus kahden pankin kanssa: Nordea ja Danske Bank. Mikäli tilitoimiston asiakas tai Visman suora yritysasiakas haluaa oman sopimuksensa pitämisen sijaan liittyä Visman yleiseen sopimukseen, on tämä mahdollista. Lisätietoja on saatavilla sekä Nordean että Dansken sopimukseen liittymisestä. Huom. avautuvissa ohjeissa mainitut Finvoice-asiat eivät koske Fivaldin Autopay-käyttöä.
Visman yleinen sopimus on vaihtoehto siinä tapauksessa, että yritys hoitaa vain oman yrityksensä maksuliikennettä, ja sen tuki on toistaiseksi vain näille kahdelle pankille. Visman sopimukseen liittymisestä pitää sopia ensin pankin kanssa ennen kuin pankkitiliä lähdetään aktivoimaan Fivaldista käsin. Kaikki tukipyynnöt pankin kanssa hoidetaan jatkossa aina sopimuksen omistajan, eli Visman (käytännössä siis Fivaldin sovellustuen) kautta.
Tilitoimistojen, jotka hoitavat usean asiakasyrityksen maksuliikennettä, ja haluavat itse toimia sopimukseen merkittynä pääkäyttäjänä pankin suuntaan (eli nykyinen yleinen malli), ei kannata käyttää Visman yleisiä sopimuksia, vaan pitää oma WS-sopimuksensa kuten Fivaldin pankkiyhteydessäkin. Tämä mahdollistaa mm. sen että sopimusten hallinnointi pysyy tilitoimistolla, ja he pystyvät tekemään muutokset ja saamaan tarvitsemansa lisätiedot suoraan pankista.
Pankkitilin aktivointi
Huom! Ennen pankkitilien aktivointia olisi edellisissä osioissa mainitun Web Services -sopimuksen varmenteen oltava syötettynä Autopayhin, mikäli käytetään asiakkaan tai tilitoimiston omaa WS-sopimusta.
- Aktivoi pankkitili Autopayhin Fivaldi webin asetuksista.
- Mene kohtaan Asetukset > Yritys > Pankkitilit.
- Napsauta tiliä, jonka haluat lisätä Autopayhin.
- Valitse Aktivoi Autopay.
- Valitse tilille ne palvelut, joiden käytöstä olet sopinut pankin kanssa Web Services -sopimuksella.
- Vahvista aktivointi 2FA-tunnistautumisella.
- Autopay-aktivoinnin status näyttää aktivoinnin tilan. Tiliä napsauttamalla näet tilille aktivoidut Autopay-palvelut.
Huom! Pankkitilin/tilisopimuksen aktivointi pitää tehdä Fivaldissa, ei Autopayn käyttöliittymässä.
Kukin pankkitili voi olla liitettynä kerrallaan vain yhteen aktiiviseen Web Services -sopimukseen ja varmenteeseen Autopayssa. Jos oma tai asiakkaasi pankkitili on liitettynä kahdelle tai useammalle Web Services -sopimukselle, se pitää poistaa ylimääräisiltä sopimuksilta ennen kuin tili voidaan siirtää Autopayhin. Ole yhteydessä omaan pankkiisi poistaaksesi tilin ylimääräisiltä sopimuksilta.
Pankin palveluiden muuttaminen
Pankkitilille määritettyjen palveluiden muuttaminen tehdään Autopayssa kohdassa Hallinta > Tilisopimukset.
- Etsi listalta pankkitili, jonka palveluita haluat muuttaa.
- Napsauta rivin oikeassa reunassa olevaa kynäkuvaketta. Valitse pankki -sivu avautuu.
- Siirry eteenpäin sivuilla napsauttamalla Seuraava-painiketta Valitse palvelut -sivulle asti.
- Valitse haluamasi palvelut. Napsauta Seuraava-painiketta. Yhteenveto-sivu avautuu.
- Napsauta Lopeta-painiketta tallentaaksesi muutokset.
- Vahvista muutokset 2FA-vahvistuksella. Muutokset näkyvät välittömästi Fivaldi webin pankkitilien asetuksissa.
Huomio! Autopayssa pankkitilille aktivoimasi palvelut eivät muuta sitä mitä olet pankin kanssa sopinut Web Services -sopimuksella.
Yhteydenotto- ja hyväksyjän sähköpostiosoitteen muuttaminen
Pankkitilille määritettyjen asetusten muuttaminen tehdään Autopayssa kohdassa Hallinta > Tilisopimukset.
- Etsi listalta pankkitili, jonka asetuksia haluat muuttaa.
- Napsauta rivin oikeassa reunassa olevaa kynäkuvaketta. Valitse pankki -sivu avautuu.
- Siirry eteenpäin sivuilla napsauttamalla Seuraava-painiketta Lisää maksajan tiedot -sivulle asti.
- Lisää tarvittaessa yksi tai useampi yhteydenottosähköpostiosoite. Jos osoitteita on useita, erota ne puolipisteellä.
- Lisää tarvittaessa myös yksi tai useampi hyväksyjän sähköpostiosoite. Jos osoitteita on useita, erota ne puolipisteellä. Napsauta Seuraava-painiketta, kunnes Yhteenveto-sivu avautuu.
- Napsauta Lopeta-painiketta tallentaaksesi muutokset.
- Vahvista muutokset 2FA-vahvistuksella.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback