Tämän ohjeen sisältö on päivitetty tammikuussa 2019. Huomioithan, että Fivaldi on saattanut päivittyä toiminnallisuuden osalta ohjeen päivityksen jälkeen. Mikäli sinulla herää kysyttävää, olethan meihin yhteydessä.

Tiedoston lisääminen

Raportti- ja aineistoajojen lisäksi arkistoon voidaan tallentaa Fivaldin ulkopuolista aineistoa. Esim. hallituksen kokouksen pöytäkirjoja. Tässä ohjeessa käydään läpi manuaalinen tiedoston lisäys.

Manuaalinen tiedoston lisääminen aloitetaan selailu näkymän Lisää tiedosto -painikkeesta. Kun tiedostoa lisätään, on ensimmäiseksi tiedostolle valittava dokumenttityyppi.

Jos listasta ei löydy sopivaa dokumenttityyppiä, kannattaa kääntyä arkiston pääkäyttäjän puoleen, joka voi tarvittaessa tehdä uuden dokumenttityypin. Tai ottaa käyttöön ulkopuolisten aineistojen paketin.

Tallennuskohde

Dokumenttityypeille on määritelty tähdillä pakolliset hakukentät. Osaan kentistä voi kirjoittaa vapaata tekstiä, osaan on valikko mistä voi valita hakukentälle arvon.

Kohdassa Tallennuskohde näkyy mustalla hakemistot, jotka eivät ole ko. dokumentin hakukenttiä ja sinisellä tekstillä näkyy, mitkä hakemistot muodostuvat hakukentistä.

Lisää tiedosto -painikkeesta lisätään tiedostoja dokumenttityypillä määritettyyn oletuskohteeseen.

Hakemistorakenne muodostuu sitä mukaa, kun arkistoidaan dokumentteja. Fivaldi ei luo tyhjiä kansioita, vaan kun viedään dokumentti arkistoon, niin silloin luodaan ko. dokumentille tarvittavat kansiot.

• Muuta valintaa
  • Tällä voidaan muokata tallennuskohdetta arkistossa
• Poista valinta
  • Poistaa tallennuskohteen
• Lisää tallennuskohde
  • Voidaan lisätä toinen tallennuskohde dokumenttityypille
• Selaa
  • Lisätään omalta työasemalta haluttu tiedosto arkistoon
• Tallenna
  • Tallentaa kyseisen tiedoston arkistoon
• Sulje
  • Sulkee ikkunan

Tallennuskohteen määrittäminen

Kun lisätään tallennuskohde, voidaan sille valita kenttiä. Sinisellä "i" painikkeella merkityt kentät ovat sellaisia, mitkä tulevat dokumenttityypin hakukentistä.

Ulkopuoliset aineistot

Fivaldin ulkopuoliset aineistot menevät hakemistoon Hallintokansio ja valmiiksi on määritetty seuraavat:

• Asiakastiedot
• Yhtiöoikeus
• Tilinpäätökset
• Verotus
• Sopimukset
• Kirjeenvaihto

Palkkojen ulkopuoliset aineistot, eli työsopimukset ja verokortit tallennetaan arkiston alle tulevaan Henkilöstöhallinto-kansioon.

Painikkeella Lisää useampi tiedosto voidaan lisätä yhdellä kertaa monia tiedostoja tai vaikka kokonaisia hakemistoja. Kaikille tiedostoille tulee samat hakukentät, kun lisätään useampi tiedosto kerralla.

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback