SISÄLTÖ


Kun valitaan Fivaldin Arkistointi-sovelluksen Selailu-välilehdellä mikä tahansa arkiston hakemisto tai tiedosto, aukeaa sivun oikeaan reunaan ikkuna, jonka välilehtien toiminnot kuvataan tässä ohjeessa.


Tiedot-osio

Kun on valittuna tiedosto tai hakemisto (kansio), voit muokata Tiedot-ikkunassa selitettä tai tiedoston/hakemiston nimeä. Alareunan toiminnot ovat samat jokaisella välilehdellä.

  • Kopioi = Dokumentti kopioidaan toiseen kohteeseen arkistossa omana riippumattomana dokumenttina (sidos alkuperäiseen dokumenttiin ei säily).
  • Siirrä = Dokumentti siirretään toiseen kohteeseen, jolloin siitä ei jää merkintään vanhaan hakemistoon.
  • Lisää sijaintiin = Muuten sama toiminto kuin kopiointi, mutta sidos alkuperäiseen dokumenttiin säilyy: esim. alkuperäistä tiedostoa poistettaessa ohjelma osaa ehdottaa myös toiseen sijaintiin lisätyn dokumentin poistamista.
  • Poista = poistaa valittuna olevan tiedoston tai hakemistopolun valitusta hakemistosta alkaen (hakemistos poistettaessa myös sen mahdolliset alahakemistot poistuvat).
  • Vie valitut = Voidaan viedä omalle työasemalle valittu tiedosto, tai hakemisto hakemistopolkuineen sekä tiedostoineen.

Tiedot-ikkunassa näkyy dokumentista myös lokitietoja. Indeksoinnin tila -kohdassa oleva tieto tarkoittaa sitä, onko kyseinen dokumentti haettavissa arkiston sisältöhaun kautta (Indeksointi tehty).

Oikeudet-välilehden oikealla puolella on pieni kolmiopainike, josta ikkunan saa halutessaan pienennettyä.

Tiedot-ikkunan painikkeet muuttuvat, kun valitset tiedoston sijaan hakemiston (kansion). Ikkunaan ilmestyvät tiedoston lisäämiseen tarvittavat painikkeet, joilla voit lisätä tiedoston suoraan kyseiseen hakemistoon välittämättä tallennettavan dokumenttityypin oletustallennuskohteesta.


Hakemistojen poistaminen arkistosta

Valitse arkiston hakemisto (kansio) ja valitse sivun oikean reunan ikkunan Tiedot-välilehdellä Poista.

Voit valita poistatko sisällön vain valitusta kansiosta, vai kaikista niistä kansioista, missä kansion dokumentit sijaitsevat. Ohjelma kysyy varmistuksen poistolle. Ilmoitus Olet poistamassa tallennuskohdetta tarkoitaa sitä, että kyseistä kohdetta käytetään yhdessä tai useammassa raportti- tai aineistoajossa. 

Arkiston juurikansiota, eli Arkisto-nimistä hakemistoa ei voi poistaa.

Hakukentät-osio

Voidaan muokata tiedoston tietoja, jos ne ovat virheellisiä. Esim. voidaan vaihtaa tilikautta.

  • Tallenna = Tallentaa muutokset
  • Avaa tiedosto = Voit tarkastella tiedostoa
  • Näytä tiedosto = Avaa tiedoston HTML muotoisena suoraan selaimeen

Oikeudet-välilehden oikealla puolella on pieni kolmiopainike, josta ikkunan saa halutessaan pienennettyä.

Oikeudet-osio: Arkiston oikeuksien määrittely hakemisto-/tiedostokohtaisesti

Kun arkiston pääkäyttäjä on antanut arkiston käyttäjälle tarvittavat oikeudet Palvelunhallinnassa, tulee arkiston käyttäjälle antaa oikeudet myös arkiston sisältöön. Tämä tehdään Arkistointi-sovelluksen oikean reunan ikkunan Oikeudet-osiossa. Kyseinen ikkuna näkyy arkiston pääkäyttäjälle, kun valittuna on se arkiston hakemisto (kansio) tai tiedosto, johon oikeudet halutaan antaa. Oikeudet voi antaa hakemisto- tai tiedostokohtaisesti ja ne määritellään roolien avulla, katso myös ohje: Arkiston roolit.

Huom! Arkiston pääkäyttäjälle ei anneta oikeuksia erikseen Arkisto-sovelluksen puolella. Palvelunhallinnan kautta annettu Arkiston pääkäyttäjä -oikeus antaa täydet oikeudet koko arkiston sisältöön.

Oikeudet-välilehden toiminnot:

  • Ikkunan oikeassa reunassa, Oikeudet-välilehden oikealla puolella on pieni kolmiopainike, josta ikkunan saa halutessaan pienennettyä.
  • Käyttäjä/käyttäjäryhmä -kohdassa näkyvän kaikki ne käyttäjät ja käyttäjäryhmät, joille on jo annettu oikeudet kyseiseen hakemistoon/tiedostoon. Voit muokata olemassaolevia oikeuksia valitsemalla käyttäjälle/käyttäjäryhmälle haluamasi roolin. 
  • Lisää käyttäjä/käyttäjäryhmät-painikkeen kautta voit antaa valittuna olevaan hakemistoon/tiedostoon oikeuksia uudelle käyttäjälle tai käyttäjäryhmälle.
  • Oikeudet ylemmältä tasolta -valinta kopioi oikeudet siitä ylähakemistosta, missä kyseinen valinta on pois päältä.
  • Pääkäyttäjä(t) -osiossa näkyvät kaikki kyseisen yrityspaikan arkiston pääkäyttäjät. Arkiston pääkäyttäjillä on aina täydet oikeudet arkiston sisältöön, joten heille ei tule antaa hakemisto-/tiedostokohtaisia oikeuksia roolien kautta Arkistossa.
  • Päivitä oikeuksia hakemistosta alaspäin -painikkeen avulla voit kopioida valittuna olevan hakemiston oikeudet sen alahakemistoihin:
    • Nollaa alaoksien vanhat oikeudet -toiminnolla voit poistaa olemassa olevat oikeudet alahakemistoista ja korvata oikeudet valittuna olevan hakemiston oikeuksilla.
    • Kopioi hakemiston oikeudet alaoksille -toiminnolla voit kopioida oikeudet alaoksille olemassa olevien oikeuksien lisäksi (ilman että alahakemistoissa jo olemassaolevia oikeuksia poistetaan).
    • Oikeudet ylemmältä tasolta -kohdan valinnoilla voit määrittää, otetaanko alahakemistoon kyseinen valinta käyttöön.
    • Alaoksille lisättävät oikeudet -osiossa voit lisätä halutessasi oikeuksia alaoksille: Lisää käyttäjä/käyttäjäryhmä -painikkeen kautta voit antaa alahakemistoon oikeuksia uudelle käyttäjälle tai käyttäjäryhmälle.


Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.