SISÄLTÖ


Ostolaskujen tallentaminen ja hallinta suoritetaan Ostoreskontra-sovelluksessa (Sovellusikkuna > Ostot > Ostoreskontra), jossa määritetään laskun perustiedot, tiliöinnit ja maksutavat. Ohjeessa käydään läpi laskun syöttöprosessi, tiliöinnin korjaaminen, poistaminen sekä pikamaksun käyttö.


Uuden ostolaskun syöttäminen suoraan ostoreskontraan

Voit syöttää uuden ostolaskun suoraan ostoreskontraan seuraavasti:

  1. Sovellusikkuna > Ostot > Ostoreskontra > Laskujen syöttö -välilehti
  2. Aloita uuden ostolaskun syöttäminen painamalla näppäimistön Enter-painiketta tai valitsemalla näkymän vasemmasta reunasta Uusi lasku.
  3. Valitse, kirjaatko ostolaskun vai kassamaksun.
  4. Syötä laskulle tarvittavat tiedot. Etene kentästä toiseen käyttämällä näppäimistön Enter- tai Tab-painiketta.

Laskun perustiedot ja painikkeet

  • Kirjauspäivä-kenttä: Määritä kirjauspäivä. Kirjauspäivä määrittelee kirjanpidon kauden. Ohjelma ehdottaa oletuksena kuluvaa päivää.
  • Yritystunnus-kenttä: Valitse laskun toimittaja kirjoittamalla kenttään toimittajan nimi tai yritysnumero, tai valitse se pudotusvalikosta. Ohjelma hakee nimi-, osoite- ja pankkitilitiedot Yritysrekisteristä näkymän oikeaan reunaan.
  • Laskun päivä -kenttä: Syötä laskun päivämäärä, joka määrittää eräpäivän laskennan. Kun toimittaja on valittu, kenttään tulee oletuksena sama päivä kuin kirjauspäivä (ohjelma laskee eräpäivän automaattisesti tämän ja maksuehdon perusteella).
  • Alkuperäinen laskunumero -kenttä: Syötä ostolaskun laskunumero. Ohjelma tarkistaa perustietojen asetusten mukaan, ettei samalle toimittajalle tallenneta samaa laskua kahdesti.
  • Maksatustapa-valinta: Valitse joko SEPA-maksu tai Valuuttamaksu. Pankkitilin maa määrittää maksatustavan automaattisesti. Katso myös Valuuttamaksut-ohje.
  • Maksuehto-pudotusvalikko: Valitse maksuehto, jos se ei tule automaattisesti toimittajan tiedoista. Laskun päivä + Maksuehto = Eräpäivä.
  • Valuutta-pudotusvalikko: Valitse valuutta, jos se ei tule automaattisesti toimittajan tiedoista. Muu kuin EUR-valuutta muuttaa maksun valuuttamaksuksi.
  • Kurssi-kenttä: Syötä valuuttakurssi. Jos et syötä kurssia, ohjelma käyttää yrityksen perustietojen oletusvaluuttakurssia.
  • Summa-kenttä: Syötä laskun verollinen loppusumma.
  • Viestityyppi-pudotusvalikko: Määritä maksatuksessa käytettävä viesti tai viite. Jos valitset ”Viite tai RF-viite”, täydennä vastaava kenttä. Jos valitset ”Viesti” tai ”Veroviesti”, täydennä Viesti-kenttä. Veroviestiä ei ole mahdollista käyttää SEPA-maksuissa. Käytä SEPA-maksuissa viestityyppinä valintaa "Viesti", ja kirjoita Viesti-kenttään veroviestin sisältö.
  • Viite-kenttä: Syötä kansallinen viitenumero. Kentässä on tarkistus näppäilyvirheiden osalta. Jos laskun viestityyppi on ”Viite tai RF-viite”, tulee joko Viite- tai RF-viite-kenttä täyttää.
  • RF-viite-kenttä: Syötä kansainvälinen viitenumero. Ohjelma generoi kansallisen viitteen tämän perusteella. Jos laskun viestityyppi on ”Viite tai RF-viite”, tulee joko Viite- tai RF-viite-kenttä täyttää.
  • Ostovelkatili-kenttä: Ostovelkatili tulee automaattisesti Ostoreskontran Perustiedoista. Voit muuttaa ostovelkatilin tarvittaessa.
  • Lue viivakoodi -painike: Käytä painiketta lukeaksesi tiedot suoraan laskun viivakoodista.
  • Tulosta tosite -painike: Tulosta laskun tosite tai lähetä se sähköpostitse.
  • Hae lasku -painike: Hae reskontraan jo kirjattuja laskuja.
  • Näytä kierrätys -painike: Painike näkyy aktiivisena, jos lasku on siirretty Ostoreskontraan Ostolaskujen kierrätys -sovelluksesta. Kun klikkaat painiketta, ohjelma avaa laskun Ostolaskujen kierrätyksessä, jossa voit mm. tarkastella laskun kuvaa ja kierrätyksen tietoja.
  • Maksa heti -painike: Aktivoituu, kun ostolasku on tallennettu. Voit siirtää yksittäisen laskun tällä painikkeella suoraan Fivaldin Pankkiyhteys-sovellukseen odottamaan pankkiin lähetystä.
  • Hyväksytty-valinta: Oletuksena Hyväksytty-valinta on valittuna, eli oletusarvoisesti reskontraan kirjatut laskut ovat hyväksyttyjä. Pidä valinta valittuna, jotta lasku etenee maksatukseen. Poista valinta, jos haluat tallentaa laskun keskeneräisenä - tällöin lasku ei nouse maksatuserälle tai Maksujen syöttö -välilehdelle.
  • Tiliöintikoodi-pudotusvalikko: Jos toimittajan tietoihin on Yritysrekisterissä määritelty oletustiliöinti, ohjelma ehdottaa automaattisesti kyseistä oletustiliöintiä laskua kirjattaessa.
  • Osto-/kulutili-pudotusvalikko: Valitse kirjanpidon tili, jos et käytä tiliöintikoodeja.
  • Seurantakohteet/kustannuspaikat: Seurantakohteiden valinnat ovat näkyvissä, jos seurantakohteet ovat Ostoreskontrassa käytössä. Voit määrittää seurantakohteen Ostoreskontran käyttöön Tilikartta-sovelluksen Seurantakohteet-välilehdellä. Katso Seurantakohteet-ohje.
  • Selite-kenttä: Kirjoita kirjanpitoon menevä selite osto-/kulutilille.
  • Verokanta-pudotusvalikko: Kenttään täydentyy kirjanpidon tilin verokanta automaattisesti. 
    • Jos kirjanpidon tilille ei ole määritelty verokantaa, tieto noudetaan Ostoreskontran perustiedoista, mikäli se sinne on määritelty.
    • Kentän ollessa tyhjä, valitaan verokanta pudotusvalikosta (vain nettokäsittely).
  • Veroton summa ja Verollinen summa -kentät: Tarkista ohjelman ehdottamat ostolaskun loppusummat ja muuta niitä tarvittaessa.

Laskun tiliöinti ja tallentaminen

Mikäli lasku tiliöidään useammalle kirjanpidon tilille, seurantakohteelle tai verokannalle, syötä useita tiliöintirivejä. Tiliöintirivin summan voi syöttää joko verottomana tai verollisena. Alareunan Tiliöitävää jäljellä -rivi näyttää tiliöimättä olevan summan.

Kun laskun tiedot on annettu ja koko lasku on tiliöity, toimi seuraavasti:

  1. Paina Verollinen Summa -kentässä Enter- tai Tab-painiketta. Ohjelma ilmoittaa Koko summa kirjattu.
  2. Valitse Tallenna (tai paina Enter) tallentaaksesi laskun.
  3. Valitse Kirjaa lisää, jos haluat lisätä vientejä.
  4. Valitse Peruuta, jos et halua tallentaa laskua.

Tallennuksen jälkeen ostolasku on kirjanpidossa sekä reskontrassa avoimena laskuna. Samalla aktivoituu BIC-kentän viereinen Maksa heti -painike, jolla lasku on mahdollista siirtää välittömästi Fivaldin Pankkiyhteys-sovellukseen odottamaan lähetystä pankkiin. Voit lisätä laskulle liitteen sivun vasemmassa reunassa olevalla Liitteen lisäys -painikkeella, mikäli Fivaldin Arkisto on käytössä. Laskulle jo lisättyjä liitteitä voit tarkastella Selaa laskun liitteitä -painikkeella.

Ostolaskun poistaminen reskontrasta tai laskun kauden muuttaminen

Ostoreskontraan jo vietyä laskua ei voi enää poistaa reskontrasta eikä ostolaskun kautta tai kirjauspäivää voi enää kirjauksen jälkeen muuttaa. Kummassakin tapauksessa tulee toima seuraavasti:

  1. Tee ensin hyvityslasku.
  2. Kohdista hyvityslasku alkuperäisen veloituslaskun kanssa.
  3. Tee lopuksi uusi lasku korjatuilla tiedoilla.

Jos alkuperäinen lasku on jo suoritettu, ei hyvityslaskua enää voida suoraan kohdistaa sen kanssa, vaan alkuperäinen lasku tulee ensin palauttaa reskontrassa takaisin avoimeksi. Toimi näin:

  1. Siirry Ostoreskontran Tiliote-välilehdelle.
  2. Etsi alkuperäinen veloituslasku.
  3. Kaksoisnapsauta veloituslaskun alapuolella olevaa sinistä suoritusriviä.
  4. Valitse Poista tosite, jolloin lasku palautuu avoimeksi.
  5. Kohdista hyvityslasku avoimeksi palautuneeseen veloituslaskuun.

Ostolaskun tiliöinnin muuttaminen kun lasku on maksettu

Mikäli ostolaskujen kaudet ovat auki, voit muuttaa tiliöintiä Ostoreskontran Laskujen syöttö -näkymässä.

Pikamaksu

Voit lähettää pikamaksuja kotimaan SEPA-maksujen osalta Fivaldin Ostoreskontrasta. Valitse Laskujen syöttö -ruudulla Pikamaksu (vain kotimaisille SEPA-maksuille) -valintaruutu. Muodosta tämän jälkeen maksatusaineisto normaalisti ja lähetä se pankkiin.

Seuraavat pankit ovat tuettuja pikamaksun osalta:USGP:

OP - OKOYFIHH

Nordea - NDEAFIHH

Ålands - AABAFI22

Danske - DABAFIHH

S-pankki - SBANFIHHHIGH:

Säästöpankki - ITELFIHH

Aktia - HELSFIHH

Handesbank - HANDFIHH

POP - POPFFI22USGP ja HIGH tarkoittavat merkintää, jonka ohjelma muodostaa maksuaineiston xml-sanomaan. Tämän perusteella pankki tietää, että kyseessä on pikamaksu. Näissä on pankkikohtaisia eroja ja siksi osa pankeista haluaa HIGH-merkinnän ja osa USGP-merkinnän. Sinun ei tarvitse tietää tai merkitä USGB- tai HIGH-merkintää Fivaldissa minnekään.

Huomioitavaa pikamaksussa, kun maksajan pankkina Osuuspankki

Noudata Osuuspankin kohdalla näitä vaiheita:

  1. Valitse Palvelunhallinta > Apuohjelmat > Pankkiyhteys > Uudet siirrot -välilehdellä Lähetetään-kohdassa täytyy olla valittuna OP-Pohjola SEPA-pikamaksu -aineisto ennen aineistosiirtoa.
  2. Valitse Pankkiyhteys > ylävalikosta Pankkiyhteys > Perustiedot > Sopimukset -välilehdellä: Osuuspankin sopimuksella täytyy kyseisellä pankkitilillä olla Lähetys sallittu tältä tililtä -kohdassa valittuna OP-Pohjola SEPA-pikamaksu -aineisto.
  3. Varmista, että Ostoreskontra > Laskujen syöttö -välilehdellä on kyseisellä laskulla valittuna Pikamaksu (vain kotimaisille SEPA-maksuille).

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Voiko tallennetun ostolaskun poistaa tai sen kirjauspäivää muuttaa?
Ei suoraan. Sinun täytyy tehdä laskusta hyvityslasku, kohdistaa se alkuperäiseen laskuun ja luoda uusi lasku oikeilla tiedoilla.

Miten toimin, jos haluan muuttaa jo maksetun laskun tiliöintiä?
Tiliöintiä on mahdollista muuttaa Laskujen syöttö -näkymässä, mikäli kyseisen ostolaskun kausi on vielä auki.

Miten tallennan laskun keskeneräisenä?
Poista Hyväksytty-valinta laskun syötön yhteydessä. Tällöin lasku tallentuu, mutta se ei etene maksatukseen ennen kuin se on merkitty hyväksytyksi.

Mitkä pankit tukevat pikamaksua?
Pikamaksua tukevat muun muassa OP, Nordea, Ålandsbanken, Danske Bank, S-pankki, Säästöpankki, Aktia, Handelsbanken ja POP-pankki.

Avainsanat: Laskun poistaminen ostoreskontrasta, ostolaskun tiliöinnin muokkaaminen, pikamaksujen lähetys, pikamaksujen lähettäminen, uuden ostolaskun kirjaaminen



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.