Yleistä
Hyväksyntäsääntöjen avulla voidaan automatisoida ostolaskujen käsittelyä ostolaskun tietojen perusteella. Hyväksyntäsääntöihin määritellään ehtoja, joiden täyttyessä Fivaldi käsittelee ostolaskun askeleen käyttäjän puolesta automaattisesti. Ehtoja voi määritellä aina hyväksynnästä reskontraan siirtoon asti. Toiminto on saatavilla Ostolaskujen kierrätys -sovelluksen käyttäjillä, eikä vaadi käyttöoikeuksien määrittämisen lisäksi muita toimenpiteitä toimiakseen.
Käyttöoikeudet
Hyväksyntäsääntöjen käyttöoikeudet määritellään muiden sovellusten tapaan Fivaldin Palvelunhallinnassa. Sovelluksen käyttöoikeudet määritellään Ostolaskujen kierrätyksen alaoikeuksiksi, sovelluksen käyttö vaatii siis myös Ostolaskujen kierrätys -web-sovelluksen oikeuksien kytkemistä päälle.
Käyttöoikeuksia uuteen toimintoon löytyy kaksi, joista toinen on tarkoitettu hyväksyntäsääntöjen ylläpitoon pääkäyttäjille.
- Hyväksyntäsäännöt-käyttöoikeus tulee aina olla aktivoituna, jotta toimintoa voi käyttää. Tämä käyttöoikeus tulee siis antaa sekä käyttäjälle että pääkäyttäjälle. Tämän käyttöoikeuden avulla käyttäjä pystyy luomaan sääntöjä itselleen.
- Hyväksyntäsääntöjen pääkäyttäjä -käyttöoikeus aktivoi toiminnossa käyttäjävalinnan ja mahdollistaa näin ollen sääntöjen tarkastelemisen ja luonnin myös muiden käyttäjien osalta. Pääkäyttäjä voi myös kopioida hyväksyntäsääntöjä yritykseltä toiselle.
Hyväksyntäsääntöjen luominen
Kun käyttöoikes on annettu, löytyy Ostolaskujen kierrätys -sovelluksesta uusi välilehti Hyväksyntäsäännöt. Välilehdellä voit tarkastella, luoda ja muokata sekä hyväksyntäsääntöjä.
Luodaksesi uuden hyväksyntäsäännön napsauta Lisää hyväksyntäsääntö -painiketta. Tällöin avautuu ikkuna, jossa määritellään uuden hyväksyntäsäännön ehdot.
HUOM! Jos olet hyväksyntäsääntöjen pääkäyttäjä, valitse ensin se käyttäjä, jolle haluat luoda säännön, ja napsauta vasta sitten Lisää hyväksyntäsääntö -painiketta.
- Toimittaja on pakollinen tieto. Kaikki hyväksyntäsäännöt tehdään toimittajakohtaisesti. Valitse kenttään se yritysrekisterin toimittaja, jonka laskuja haluat käsiteltävän automaattisesti.
- Kierrätysryhmä-kentän voi jättää tyhjäksi, jolloin hyväksyntäsääntö on voimassa kaikissa valitun käyttäjän kierrätysryhmissä. Voit myös valita tietyn kierrätysryhmän, jota automaattikäsittely koskee, jolloin automaattikäsittely on käytössä vain valitulla kierrätysryhmällä.
- Maksimisumma on pakollinen tieto. Määrittele tähän kenttään rajaksi summa, jota suuremmat laskut tulee käsitellä manuaalisesti.
- Viitenumero-kentän voi jättää halutessaan tyhjäksi. Voit myös asettaa säännölle tietyn viitenumeron, joka tarkistetaan laskulta ennen automaattista hyväksyntää. Jos haluat tarkistukseen vain osan viitenumerosta, voit lisätä viitenumeron alkuun tai loppuun *-merkin, jolloin automaattikäsittely tarkistaa tiedoista vain tähtimerkin jälkeen tai ennen löytyvän arvon.
- Viesti-kentän voi jättää halutessaan myös tyhjäksi. Voit asettaa säännölle tietyn Viestin, joka tulkitaan ostolaskun <InvoiceFreeText> -elementistä. Viesti-kenttä tukee *-merkin käyttöä viestin alussa tai lopussa, jolloin automaattikäsittely tarkistaa tiedoista vain tähtimerkin jälkeen tai ennen löytyvän arvon.
Viesti- ja Viite-kenttien käyttö eivät sulje toisiaan pois, vaan voit käyttää molempia ehtoina, jolloin kumpikin tieto tulee löytyä ostolaskun tiedoista ennen kuin lasku käsitellään automaattisesti.
Hyväksyntäsäännön luominen onnistuu myös Laskun syöttö -näkymässä. Jos olet saanut uuden laskun, jonka haluaisit jatkossa käsiteltävän automaattisesti, napsauta Lisää toimintoja -valikkoa, josta löytyy Luo hyväksyntäsääntö -toiminto, jota napsauttamalla avautuu ikkuna, jossa määritellään uuden hyväksyntäsäännön ehdot.
Hyväksyntäsääntöjen kopiointi
Hyväksyntäsääntöjen pääkäyttäjä voi kopioida yritykselle luodut hyväksyntäsäännöt toiselle yrityspaikalle. Jotta kopiointi onnistuu, tulisi yritysten kuulua samaan yhteisrekisteriin (eli kierrätysryhmien sekä yritysrekisterin yrityssuhteiden pääyrityksenä tulee olla sama yritys).
Yrityssuhteen määrittely onnistuu Sovellusikkunan kautta:
- Yritysrekisteri > ylävalikosta Yritysrekisteri > Perustiedot > Perustiedot-välilehdellä.
- Kierrätysryhmät > Yrityssuhde -välilehdellä.
Hyväksyntäsääntöjen kopiointitoiminto kopioi kaikki yritykselle luodut hyväksyntäsäännöt valituille yhteisrekisteriin kuuluville yrityksille, joten käyttäjillä tulisi olla käyttöoikeus hyväksyntäsääntöihin kaikissa niissä yrityksissä, joihin sääntöjä halutaan kopioida. Kopioidaksesi säännöt toiselle yritykselle:
- Napsauta Hyväksyntäsäännöt-välilehdellä Kopioi hyväksyntäsäännöt -painiketta. Painike näkyy vain Hyväksyntäsääntöjen pääkäyttäjä -käyttöoikeudella.
- Valitse ne yritykset, joihin haluat kopioida säännöt.
- Napsauta Kopioi hyväksyntäsäännöt -painiketta.
Onnistuneesta kopioinnista tulee vahvistus Hyväksyntäsäännöt-näkymään, jonka jälkeen hyväksyntäsäännöt ovat heti käytössä kohdeyrityksissä.
Automaattikäsittely
Kun olet määritellyt hyväksyntäsäännön, on automaattinen käsittely heti toiminnassa. Saapuneet laskut tulee ensin lähettää kiertoon, jonka jälkeen automaattikäsittely tarkistaa, löytyykö askeleelle sellaista hyväksyntäsääntöä, jonka ehdot ostolasku täyttää. Mikäli ehdot täyttävä hyväksyntäsääntö löytyy, käsittelee Fivaldi kierrätyksen askeleen automaattisesti sen käyttäjän osalta, jolle sääntö on luotu. Mikäli säännöllä on useampi käyttäjä, tulisi kaikille olla määriteltynä oma hyväksyntäsääntö, jotta askeleen käsittely olisi täysin automaattista.
Mikäli käytössäsi on Kierrätysryhmät-rekisterissä määritelty oletuskierrätysryhmä sekä Ostolaskukohtaiset perustiedot -osion Perustiedot-välilehdellä on valittuna Finvoice- ja ostolaskupalvelun laskut viedään yrityksen oletuskierrätysryhmään -asetus, käsitellään lasku automaattisesti, jos kierrätyksen askelille on määritelty hyväksyntäsääntö ja ostolaskun tiedot vastaavat kyseisen hyväksyntäsäännön ehtoja.
Tarkistaaksesi, onko lasku käsitelty automaattisesti ja minkä hyväksyntäsäännön perusteella automaattihyväksyntä on tehty, voit tarkastella laskun vaihetietoja Laskun syöttö -näkymästä. Vaihetiedoissa näkyy sekä tieto siitä, onko askel käsitelty automaattisesti sekä hyväksyntäsäännön id, jota on käytetty automaattihyväksyntään.
Id:n avulla voit etsiä automaattikäsittelyssä käytetyn säännön Hyväksyntäsäännöt-välilehdellä ja tarvittaessa muokata sääntöä tai poistaa sen.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback