Tasekirja

Tasekirja on Kirjanpidon lisätoiminnallisuus, joka mahdollistaa Tilinpäätös-dokumentin koostamisen Fivaldin raporteista, valmiiksi tehdyistä teksteistä ja kaavoista sekä ulkopuolisista kirjanpidon luvuista yhdeksi muokattavaksi tekstitiedostoksi, jonka voi avata tekstinkäsittelyohjelmalla. Tiedostoa voi muokata, tallentaa pdf:ksi ja tulostaa esim. Microsoft Word-ohjelmalla.

Tasekirjalle pääsee Kirjanpidon perusruudulta valitsemalla ylävalikosta Tasekirja tai valitsemalla ylävalikosta Tilinpäätös ja siitä avautuvasta ikkunasta valitsemalla Tasekirja-painiketta.

Ennen Tasekirja-sovelluksella muodostettavaa Tilinpäätös-dokumenttia, tulee tilinpäätös olla tehtynä ja tiliryhmätiedot päivitettynä Verolomake-sovelluksella.

Tilinpäätös ennen Tilinpäätösdokumentin muodostamista

Tilivuoden päättävä tilinpäätös tai välitilinpäätös ja niihin liittyvät kirjaukset tulee olla tehtynä ennen tilinpäätös-dokumentin tallentamista Tasekirja-sovelluksesta. Mikäli tilinpäätöstä ei ole tehty, tilinpäätös-dokumentin luvut ja raportit voivat antaa virheellisen kuvan yrityksen taloudellisesta asemasta ja tuloksen muodostumisesta.

Tarkemmat tiedot tilinpäätökseen liittyviin toimenpiteisiin Fivaldissa löytyy Tilikauden käsittely ja Tilinpäätöksen toteuttaminen -ohjeista. Välitilinpäätöstä tehtäessä on syytä kiinnittää huomiota erinäisiin toimenpiteisiin jotka tulee olla tehtynä (esim. kirjauksiin, joita tulee purkaa) ennen juoksevan taloushallinnon jatkamista.

Tiliryhmien päivitys Verolomake-sovelluksella

Ryhmäsummanimien päivitys tilikarttaan tehdään Verolomakkeet-sovelluksessa valitsemalla Lomakkeen vuodeksi tilinpäätökseen kohdistuva vuosi ja painamalla Päivitä tiliryhmätiedot -painiketta. Toiminto kannattaa tehdä vuosittain, sillä asetuksiin saattaa tulla muutoksia ja ne tulee olla päivitettynä tilikartalle. 

Tämä toiminto päivittää esim. ryhmäsummanimet Tasekirja-sovelluksen operaattorien käyttämien tietojen mahdollistamiseksi. Riippuen tilikarttapohjasta, joitakin ryhmäsummanimiä saattaa jäädä päivittymättä, etenkin jos käyttäjä on paljon muokannut tilikarttaa. Onnistuneen tiliryhmäpäivityksen jälkeen ohjelma ilmoittaa onnistuneesta päivityksestä tiliryhmille, tai ilmoittaa jos ei pystynyt jotain ryhmäsummanimiä tai (verolomakeriviä) päivittämään. Näiden osalta muutokset tulee tarkistaa ja tallentaa itse tiliryhmille Tilikartta-rekisterissä.

Esimerkiksi Oma pääoma-tiliryhmälle on tiliryhmätietojen päivittämisen jälkeen siirtynyt Ryhmäsumman nimi ja Verolomakerivi -kenttään oheiset tiedot:

Tasekirjamallin kopioiminen

Ensimmäistä kertaa Tasekirja-sovellusta avattessa, näkyy Tasekirja-pudotusvalikossa valittuna on Tasekirja 1 -mallipohja.

Mikäli ympäristössä ei aiempia Tasekirja- eli tilinpäätös-dokumenttimalleja ole tehtynä kopiointia varten, voidaan ensimmäisellä kerralla käyttää Visman luomaa tasekirjamallia oman Tilinpäätös-dokumenttimallin pohjana.

Mallipohjan kopioimisen jälkeen on hyvä tehdä yhteen yritykseen oma Tilinpäätös-dokumenttipohja, joka voidaan kopioida jatkossa muille yrityspaikoille. Eri yritystyypeille on hyvä tehdä omat Tilinpäätös-dokumenttimallit. Voit muokata Tasekirja1 -mallia suoraan tai luoda Uusi-painikkeella erillisen tasekirjamallipohjan. Tasekirja- eli tilinpäätösmallin kopioiminen tapahtuu napsauttamalla Kopioi toiselta yritykseltä -painiketta.

Kopioitaessa valitaan kopioitava tasekirjapohja. Alasvetovalikossa näkyy ensimmäisenä Fivaldiin valiiksi tehdyt mallipohjat (alkaa sanalla Malli). Näiden jälkeen listalla näkyy yrityspaikka ja tilinpäätös-dokumentin mallipohjat listana, mitä ympäristössä on tehty ja joille on ruksattu kohta Kopioitavissa:

Kun mallipohja on valittuna, painetaan joko Kopioi Tasekirja-painiketta tai Kopioi vain yksi osa -painiketta riippuen halutaanko kopioida kaikki osat mallipohjasta vai vain yksittäinen osa. Mikäli halutaan kopioida vain yksi osa, ohjelma avaa uuden ikkunan, josta voidaan pudotusavalikosta valita, mikä osa kopioidaan valitulle pohjalle kopioitavan yrityksen mallipohjasta.

Oman mallipohjan tallentaminen

Voit tallentaa mallipohjalle kuvaavan nimen valitsemalla Nimeä -painiketta. Valitse lopuksi mallipohjalle Koipioitavissa-ruksi, jolloin se tulee Koipioi toiselta yritykseltä -mallipohjiin valittavaksi muille ympäristön yrityspaikoille.

Yrityksen tilinpäätös-dokumentit

Uusi-painikkeella voidaan yhtiölle tehdä useampia tilinpäätösdokumenttipohjia ja nimetä ne uudelleen Nimeä-painikkeella. 

Tasekirjan rakenne

Tasekirjan rakenne muodostuu raporteista tai teksteistä Tasekirjat-välilehdelle määritettyjen valintojen mukaisesti:

Raportteja on valittavissa pudotusvalikosta valmiina olevat Fivaldin raportit, jotka hakevat rajatun tilikauden/kausien saldot tai tapahtumat Tilinpäätös-dokumenttiin. Tekstiosuuksille käyttäjä voi muuttaa tekstejä itse valitsemalla kyseisen rivin ja siirtymällä Tekstit-välilehdelle. Ohjelma avaa tällöin kyseisen kohdan tekstiosuuden tarkasteltavaksi ja muokattavaksi.

Tasekirjan järjestystä voidaan muuttaa vaihtamalla osien paikkaa. Voit lisätä uuden rivin viimeiseksi aktivoimalla tyhjällä rivillä Nimi tasekirjalla-kentän tai lisäämällä uuden rivin ylävalikon Tietue | Lisää -toiminnolla. Tällöin ohjelma lisää aktiivisen rivin alapuolelle uuden tyhjän rivin, johon voidaan valita raportti tai tekstiosuus Osa-kohdan alasvetovalikosta. Voit poistaa aktiivisen rivin valistemalla ylävalikosta Tietue | Poista.

Rivillä Nimi tasekirjalla -kohdassa voidaan tarvittaessa muokata otsikkoa tilinpäätösdokumenttiin. Mikäli riville valitaan Sisällysluetteloon valinta aktiiviseksi, sovellus luo Word-dokumenttiin otsikkoon tyylin, jolla se nousee sisällysluetteloon. Jatkuu seuraavalla samalla sivulla -valinnalla voidaan ohjata, ettei ohjelma tee sivunvaihtoa osien väliin.

Sivunumeroinnin alku -rivi on toiminto, jossa kerrotaan Word-dokumentille, mistä lähtien osien sivunumerot aletaan laskemaan sisällysluetteloon.

Tasekirjan tekstit

Tilinpäätös-dokumentin kiinteitä tekstejä on suositeltavaa muokata jo suoraan Fivaldin Tasekirja-sovelluksessa, koska ne siirtyvät sellaisenaan tekstinkäsittelyyn, jolloin niitä ei tarvitse enää muokata siellä. Muuttuvia tekstejä, kuten olennaiset tapahtumat tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen, on suositeltavaa kirjoittaa vasta sen jälkeen kun tilinpäätös-dokumentti on siirretty tekstinkäsittelyyn avaamalla se tekstinkäsittelyohjelmassa, koska se on nopeampaa ja helpompaa.

Tekstit -välilehdellä voidaan muokata tilinpäätösdokumentin kiinteitä tekstejä, sekä lisätä tekstin sisälle ns. operaattoreita, joilla voidaan noutaa muuttuvia tietoja ohjelmasta (esim. yrityksen perustietoja, tilikauden tietoja, ryhmäsummia jne) . Tilinpäätös-dokumentin tekstien asettelut voidaan tässä ikkunassa asettaa Sarkainasetukset ja teksti -kohdassa kuntoon, jolloin tekstinkäsittely -ohjelmassa tekstit tulevat oikeille kohdilleen eikä niitä tarvitse siellä enää korjata.

Sarkainasetukset 

Sarkainasetuksissa voit muokata tekstinkäsittelyohjelman sarkainasetuksia ja tekstin tasausta. 

v = vasen tasaus

o = oikea tasaus

k = keskitetty tasaus

| = on oikea ja vasen sarkainpaikka vierekkäin

Jokainen ruutu on yksi sarkain. Mikäli se on tyhjä, ohjelma asettaa sarkaimen (tabulator-painalluksen) pykälän eteenpäin niin kauan kunnes tulee kohta, jossa on o tai v-kirjain.

Yllä olevan kuvan mukaisilla asetuksilla ohjelma asettaa tekstinkäsittelyohjelmaan ensimmäisen sarkainmerkin heti alkuun, seuraavan kahden pykälän päähän ja viimeisimmän loppuun:

Käytännössä aina kun kyseisessä osiossa siirrytään tabulator-näppäimellä eteenpäin, siirtyy kursori seuraavan sarkainmerkin kohdalle. Eli kursori siirtyy alla olevassa kuvassa jokaisen "teksti" tai "lisää" -sanan eteen kun valitaan tabulator-painiketta näppäimistoltä:

Tässä esimerkissä tekstintasaus kyseisessä sarkainvälissä menee kahdella ensimmäisellä kohdalla vasemman reunan tasauksena ja viimeisessä oikean reunan tasauksena.

Kokonaan uuden tekstin asettelussa voidaan käyttää apuna tekstinkäsittely-ohjelmaa, jossa sarkaimet ja teksti laitetaan kohdalleen ja tämän jälkeen kopioidaan (ctrl + c) ja liitetään (ctrl + v) Fivaldiin Editori-ikkunaan. Toiminto kannattaa tehdä vain kiinteille teksteille. 

Tasekirjan tekstien muokkaaminen

Valitse Tasekirjat-välilehdellä riviä, jossa on suluissa tekstiosuus, esim. Kansilehti (tekstiosuus) ja siirry Tekstit-välilehdelle, ohjelma valitsee kyseisen kohdan ruudulle ja pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan sen tekstejä. 

Klikkaamalla oikealla olevassa kentässä hiirellä, ohjelma avaa Editori-ruudun, jossa tietoja voidaan muokata:

Osa malliyrityksestä tulleista tiedoista kannattaa päivättää yrityskohtaisiksi, jolloin ne tulee suoraan dokumenttiin yrityksen omilla tiedoilla, eikä niitä tarvitse siellä vuosittain muokata.

Esimerkiksi Tilinpäätöksen allekirjoitus -osiossa olevat tiedot, kuten paikka ja allekirjoittajat, voidaan suoraan kirjoittaa Editorissa yrityskohtaisiksi. Huomioithan, että tässä Editori -ikkunassa asettelu ei täsmää lopullista tekstinkäsittelyyn siirtyvää näkymää, ja näyttää asettelultaan virheelliseltä. Sitä ei tule tässä ruudussa korjata, sillä lopullisessa tekstinkäsittelyohjelman versiossa huomioidaan sarkainasetukset, jotka on yläosassa määritelty. Sarkainasetuksista on kerrottu tarkemmin tämän ohjeen kohdassa Sarkainasetukset.

Korvaussääntöjen eli operaattoreiden käyttö Tekstit-osiossa

Tasekirja-sovelluksen Teksti-osioissa voidaan hyödyntää operaattoreita, joilla noudetaan muuttuvaa tietoa yrityksestä. Näillä operaattoreilla on mm. mahdollista noutaa päivämääriä, tilien saldoja tai muuta perustietoa yrityksestä, jolloin niitä tarvitse kiinteästi kirjoittaa tekstiin.

Jotta ohjelma osaa käyttää operaattoreita, tulee huomioida oheiset säännöt:

1. Operaattorit kirjoitetaan aina sulkeiden sisään. 
   • Esim. (tilikausi) tarkoittaa, että sen kohdalle haetaan tulostettavaan tilinpäätös-dokumentin tilikauden päivät.
2. Tilin tai tiliryhmän saldojen noutamiseen käytetään $-merkkiä.
   • Esim. $(4000) tuo tilin 4000 saldon.
3. Arvonmäärite erotellaan pilkulla. 
   • Arvomääreillä haetaan vain tiettyjä tilin tai tilivälin tapahtumien saldoja (esim. muutos, alkusaldo, vain debet- tai kredit viennit)
   • Esimerkiksi $(4000, M) tuo tilin 4000 tilikauden muutokset.
   • Arvomääritteistä kerrotaan tarkemmin Arvomäärite-osiossa
4. Operaattoreilla voidaan tehdä myös normaaleja laskulausekkeita, joihin voidaan sisällyttää esim. tilin saldoihin liittyviä operaattoreita.

Korvaussäännöt (operaattorit): Yrityksen perustiedot

(nimi1)
(nimi2)
(lähiosoite)
(postiosoite)
(kotipaikka)
(ytunnus)

Esimerkiksi kansilehdellä ja ylätunnisteella kätyetään näitä operaattoreita normaalin tekstin sisällä, jolloin ohjelma hakee Yrityksen perustiedot -rekisteristä ko. kenttien arvot:

Tekstitiedostossa em. määritysten mukaisesti tiedot näyttävät tältä:

Korvaussäännöt (operaattorit): Ajanjaksot

(tilikausi) Tilikauden päivät, "1.5.2023 - 30.4.2024"
(kausiväli) Kausivälin päivät, "1.5.2023 - 30.4.2024"
(alkupvm) Tilikauden alkamispäivä, "1.5.2023"
(alkupv) Tilikauden alkamispäivä ilman vuotta, "1.5."
(loppupvm) Tilikauden päättymispäivä, "30.4.2024"
(loppupv) Tilikauden päättymispäivä ilman vuotta, "30.4."
(edalkupvm) Edellisen tilikauden alkamispäivä, "1.5.2022"
(edalkupv) Edellisen tilikauden alkamispäivä ilman vuotta, "1.4"
(edloppupvm) Edellisen tilikauden päättymispäivä, "30.4.2023"
(edloppupv) Edellisen tilikauden päättymispäivä ilman vuotta, "30.4"
(alkuvuosi) Tilikauden alkamisvuosi, "2023"
(loppuvuosi) Tilikauden päättymisvuosi, "2024"
(edalkuvuosi) Edellisen tilikauden alkamisvuosi, "2022"
 (edloppuvuosi) Edellisen tilikauden päättymisvuosi, "2023"
(pvm) Tulostushetken päiväys, päivittyvä, "29.4.2024"
(vuosi) Tulostushetken vuosi, päivittyvä, "2024"

Korvaussäännöt (operaattorit): Sivunumerot

(sivu) Nykyinen sivunumero
(sivuja) Sivujen lukumäärä

Korvaussäännöt (operaattorit): Ryhmäsumman, tiliryhmän tai tilin saldo ja arvomääritykset 

$(ryhmänimi) tiliryhmän ryhmäsumman loppusaldo
 $(tili) tilin loppusaldo
$(ryhmänimi, arvomäärite) tiliryhmän ryhmäsumman loppusaldo, tapahtumat tilikausilta arvomääritteen mukaan
$(tili, arvomäärite) tilin loppusaldo, tapahtumat tilikausilta arvomääritteen mukaan
$(tili, kausi) saldo halutulta kaudelta

Ryhmänimi: tilikartassa tiliryhmän tieto "ryhmäsumman nimi"

Tili voi olla myös tiliväli muodossa alkuloppu. Jos loppu on pituudeltaan lyhyempi kuin alku, alku määrää ensimmäiset numerot (1900-99 = 1900- 1999) $-merkin eteen voidaan laittaa- jolloin tulostetaan luvun vastaluku. $-merkin edessä voi olla myös ~ jolloin tulos pyöristetään kokonaisluvuksi, tai # jolloin näytetään tarkka arvo

Korvaussäännöt (operaattorit): Arvomääritteet

puuttuu tai S = tilik. loppusaldo
M = tilik. muutos
A = tilik. alkusaldo
ES = ed. vuoden loppusaldo
EM = ed. vuoden muutos
EA = ed. vuoden alkusaldo D = tilik. debet-viennit
K = tilik. kredit-viennit (huom, paluuarvo positiivinen)
ED = ed. vuoden debet-viennit
EK = ed. vuoden kredit-viennit
x = muutos vain vientilajin x osalta,
Ex = ed. vuoden muutos vientilajin x osalta

Korvaussäännöt (operaattorit): Ehdollinen tulostus

?(n1 operaattori n2 (tuloste jos tosi))

tai

?(n1 operaattori n2 (tuloste jos tosi) (tuloste jos epätosi))

jossa n1 ja n2 numeerisia arvoja, operaattori jokin seuraavista: = < > <= >= <>

n1, n2 ja tulosteet voivat sisältää edelleen korvaussääntöjä

Korvaussäännöt (operaattorit): Vapaamuotoisen lausekkeen lopputulos:

=(lauseke)

Lauseke voi sisältää edelleen korvaussääntöjä. Lausekkeessa voi käyttää laskutoimitusta osoittavia merkkejä + - * / sekä sulkeita laskujärjestyksen määräämiseksi. Luvut (vakiot), sulkeet sekä laskutoimitusmerkit tulee erottaa toisistaan välilyönneillä. Vakioissa desimaalierotin on piste.

Korvaussäännöt (operaattorit): Taloyhtiön perustiedot

(kh_nimi1)

(kh_nimi2)

(kh_kr_pvm)

(kh_yhtiöj_pvm)

(kh_kulutus_lämpö)

(kh_kulutus_sähkö)

(kh_kulutus_vesi)

(kh_kulutus_vuosi)

(kh_lainaosuus_maksettavissa)

(kh_isännöitsijä)

(kh_huoltoyhtiö)

(kh_talonmies)

(kh_vakuutusyhtiö)

(kh_kr_pvm) (kh_yhtiöj_pvm)

(kh_lainaosuus_maksettavissa)

(kh_kulutus_lämpö)

(kh_kulutus_sähkö)

(kh_kulutus_vesi)

(kh_kulutus_vuosi)

Korvaussäännöt (operaattorit): Taloyhtiön toimittajat

(kh_isännöitsijä)

(kh_huoltoyhtiö)

(kh_talonmies)

(kh_vakuutusyhtiö)

(kh_siivous)

Korvaussäännöt (operaattorit): Taloyhtiön henkilöt

(kh_hallituksenpuheenjohtaja)

(kh_hallituksenjäsenn) n = 1,2,3,..

(kh_tilintarkastajan) n = 1,2,3,..

(kh_suojelujohtaja)

Kirjanpidon ulkopuoliset luvut

Ulkopuoleisiin lukuihin voidaan viitata Tasekirja-sovelluksen Tekstit-välilehden jossain tekstiosuudessa hyödyntäen operaattoreina kyseistä Nimi-kentässä olevaa tietoa.

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei