Palkanlaskennan perustiedot (rekisterit)

Tämän ohjeen sisältö on päivitetty joulukuussa 2016. Huomioithan, että Fivaldi on saattanut päivittyä toiminnallisuuden osalta ohjeen päivityksen jälkeen. Mikäli sinulla herää kysyttävää, olethan meihin yhteydessä.

Tässä ohjeessa kerrotaan, kuinka määrität palkanlaskennan perustiedot. Sinun pitää määrittää palkanlaskennan perustiedot ennen kuin voit aloittaa palkanlaskennan Fivaldissa. Tämä ohje vastaa kysymykseen "Kuinka määritän palkanlaskennan perustiedot".

Löydät Palkanlaskennan perustiedot -sivun sovellusikkunasta: sovellusikkuna > Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan perustiedot.

Ohjaustiedot-välilehti

Määrittele Ohjaustiedot-välilehdellä seuraavat kohdat.

Palkkojen maksu

Palkanmaksun tositelaji
Se tositelaji, jota Fivaldi käyttää palkoille.
Muu maksutili (maksut kassasta)
Se kirjanpidon tili, jota Fivaldi käyttää kassasta maksettavia palkkoja varten.
Velkatili
Se kirjanpidon tili, jota Fivaldi käyttää silloin, kun maksupäivä ja palkkakausi eivät satu samalle kuukaudelle ja kulukirjaus halutaan tehdä työpäivien kuukaudellePyöristystili
Se kirjanpidon tili, johon Fivaldi vie pyöristyserot (8570)Lomapalkkavelkatili 
Se kirjanpidon tili, johon Fivaldi tekee lomapalkkavaraukset (2962)

Jos tositelajia ei löydy Palkanmaksun tositelaji -valikosta, vaikka tositelaji on luotu Kirjanpidossa, tarkista että tositelaji on tilassa *** Ei käytössä *** Kirjanpidon Tositelajien käyttöönotto -ikkunassa (sovellusikkuna > Taloushallinto > Kirjanpito > yläpalkin Kirjanpito > Tositelajien käyttöönotto).

Palkanmaksun tositelaji -valikossa näkyvät vain ne tositelajit, joita ei ole otettu Kirjanpidon puolella käyttöön.

Käytössä olevat pankkitilit

Valitse yrityksen palkkojen maksuun käytetty pankkitili Pankkitili-listasta.

Valitse Rahatili-listasta se kirjanpidon tili, jota Fivaldi käyttää palkkojen maksuun kyseiseltä pankkitililtä.

Fivaldi määrittää Pankkiyhteys-sarakkeeseen automaattisesti sen mihin pankkiyhteyteen aineisto lähetetään automaattisesti maksuaineiston luonnissa palkanlaskenta-sovelluksessa. Et voi muuttaa pankkiyhteyttä tällä sivulla. Lue ohjeet pankkitilien liittämiseen maksuliikennesopimukseen. Jos valitsemasi tili on kytketty pankkisopimukseen ja sille on aktivoitu SEPA-maksut (palkat) Pankkiyhteyden perustiedoissa, Fivaldi käyttää määritettyä pankkiyhteyttä automaattisesti palkka-aineiston lähettämiseen, kun luot maksuaineiston Palkanlaskennassa. Lue myös ohje Aineistojen määrittäminen pankkitileille. Jos näin ei ole, palkka-aineistosta muodostetaan ulkoinen aineisto.

Jos pankkiyhteytenä on joku muu kuin Fivaldi-pankkiaineisto tai AutoPay, kirjoita Oletustiedostonimi-kenttään tiedoston nimi loppuliitteineen (.xml, jos kyseessä on SEPA-aineisto).

Palkkakaudet

Valitse, kuinka palkkojen tilastokausi määritellään.

Määrittele palkanlaskennassa käytetty työpäivän työtuntien määrä.

Palkanlaskenta-ruutu

Määrittele, kuinka haluat tietojen näkyvän Palkanlaskenta-ikkunassa.

Määrittele oletusprosentti ennakonpidätykselle, jos henkilöllä ei ole voimassa olevaa verokorttia.

Valitse, missä järjestyksessä haluat palkkalajien näkyvän Palkanlaskenta-ikkunassa.

Syöttörivin näppäimistöllä navigoitavat kentät

Voit siirtyä Palkanlaskenta-ikkunassa kentästä toiseen Tab-näppäimellä. Valitse ne kentät, joihin haluat pystyä siirtymään Tab-näppäintä painaessasi.

Lomapalkkalaskenta

Valitse, kuluttavatko lauantait lomapäiviä.

Kirjoita Arkipyhät-taulukkoon yrityksessä voimassa olevat arkipyhät muodossa DD.MM.YYYY.

Palkkakaudet-välilehti

• ennenkuin perustat palkkakausia, perusta ensin keskiansiokaudet (5.3.)
• palkkakaudet voidaan tallentaa yksitellen tai massana kausien luontitoiminnolla, johon päästään (ylhäältä Palkanlaskennan perustiedot) Kausien luonti-toiminnolla
• selitekenttään tallennetaan kauden nimi
• kaudelle annetaan alkupäivämäärä, loppupäivämäärä, maksupäivä, jakson tyyppi valitaan valintalistasta tuo veropäivät ruudulle jaksotyypin mukaisesti
• tilastokaudeksi tallentuu maksupäivän mukainen kuukausi
• palkkavuosi tallentuu myös maksupäivän mukaan
• lomavuosi määräytyy palkkakauden mukaan vaihtuen 01.04. alkaen
• veropäivät määräytyvät palkkakauden pituuden mukaan, joka on jaksotyypin mukaisesti vaihtuva
• työpäivät ja työtunnit on mahdollista jakaa kahteen eri kuukauteen, mikäli palkkakausi jakautuu eri kuukausille
• työpäivien suhteessa tapahtuu myös kirjanpidon vienti ko. kuukausille, mikäli ohjaustiedoissa on valinta kirjanpidon kirjauksesta työpäivien mukaan
• Mikäli kaudella on jokin keskiansiolaskenta valittuna näkyy se Keskiansiokaudet kentässä
• kaudella voi olla voimassa useampi keskiansiolaskenta esim. Neljännesvuosi KTA sekä Lomavuoden KTA
• kaudet suljetaan ja avataan tällä ruudulla, kaudet saa avatuksi nuorimmasta lähtien niin pitkälle kuin tarvitaan ja kauden sulku on mahdollista myös Maksetuksi merkinnässä

Keskiansiokaudet

Keskiansiokaudet perustetaan seuraavasti:

1. Perusta keskiansiokaudet Palkanlaskennan perustiedot > Keskiansiokaudet-välilehdellä ja määrittele keskiansiokaudelle ansaintajakso (minä aikana kerrytetään ansiota) ja voimassaoloaika (minä aikana käytetään palkkalaskelmilla).
2. Valitse Palkanlaskennan perustiedot > Palkkakaudet-välilehdelle palkkakausille oikea keskiansiokausi kohtaan Keskiansiokaudet. Katso ohje Palkkakaudet ylempää tästä ohjeartikkelista.
3. Perusta keskiansio Palkkalajit > Keskiansiot-välilehdelle ja määrittele siihen vaikuttavat palkkalajit. Katso ohje Keskiansiot-välilehti.
4. Määrittele Palkkalajit > Palkkalajit-välilehdellä niille palkkalajeille, joissa halutaan käyttää a-hintana keskiansiota, kohdassa Prosentin peruste valinta Henkilön keskiansio. Valitse sen viereisestä pudotusvalikosta se Keskiansiot-välilehdellä perustettu keskianso, mitä halutaan käyttää. Katso ohje Palkkalajin prosentin perusteen laskentatavat.
5. Tee keskiansioajo (Palkansaajat > ylävalikon Palkanlaskennan henkilöt > Keskituntiansioiden laskenta). Katso ohje Keskiansion laskettaminen. Tämä ajo ajaa keskiansiot Palkansaajat-rekisterissä palkansaajakohtaisesti Keskiansiot-välilehdelle. Tiedot voi myös syöttää käsin palkansaajan Keskiansiot-välilehdellä. Katso ohje Keskiansion syöttäminen manuaalisesti.

Keskiansiokausien perustamisen jälkeen voit palata takaisin Palkanlaskennan perustiedot > Keskiansiokaudet-välilehdelle ja tarkistaa, että jokaisella keskituntiansiokaudella näkyy oikeat palkkakaudet. Rivejä napsauttamalla näet palkkakaudet, jotka kuuluvat kyseiselle keskiansiokaudelle.

Sosiaalivakuutusmaksut

• Perusta sosiaalivakuutusmaksut. Voit hakea arvot yhteisrekisteristä tai syöttää käsin.
  • Jos vakuutusrivin Arvot-sarakkeessa on valittuna jokin arvo, tulevat maksun arvot tällöin automaattisesti Visman ylläpitämästä yhteisrekisteristä, eikä arvoja ole tarpeen itse päivittää vuosittain. Yhteisrekisterin käyttö kirjaa automaattisesti myös työnantajan osuudet kirjanpitoon. Yhteisrekisterin tiedot voit tarkistaa ja tulostaa Yhteisrekisteristä -painikkeesta.  
  • Jos et halua jonkin vakuutuksen arvojen tulevan yhteisrekisteristä, voit määrittää sille omat arvot. Valitse ensin kyseisellä vakuutusrivillä Arvot-sarakkeeseen pudotusvalikosta tyhjä valinta. Tämän jälkeen saat syötettyä ikkunan alaosaan Maksun arvot -kohdassa haluamasi tiedot. Tällöin vakuutuksen arvojen on ylläpito on käyttäjällä. Jos siis vakuutusmaksuprosentti muuttuu, tulee sinun päivittää tiedot ohjelmaan itse.
• Voit lisätä sosiaalivakuutusmaksuihin esim. lakisääteisen tapaturmavakuutuksen henkilöryhmittäin tai keskiarvona kaikkia ryhmiä koskien.
• Perusta ryhmähenkivakuutusmaksun tiedot, jos haluat ne palkanlaskennan kautta kirjanpitoon.
• Kaikille halutuille maksuille täytyy perustaa myös palkkalaji.

Tulosteiden ohjaustiedot

Tulosteiden ohjaustiedoissa ruksataan voimaan palkkalaskelmaa koskevia tulostusmäärityksiä:

• tulostuuko yrityksen nimi laskelmalle
• tulostuuko yrityksen osoite laskelmalle
• tulostuvatko nolla-summaiset palkkarivit palkkalaskelmille
• tulostuuko raportin palkkalaskelma otsikko laskelmalle
• tulostuuko laskelmalle kuittiosa (esim. käteismaksatuksen yhteydessä)
• tulostuvatko laskelmalle yhteyshenkilön tiedot
• näkyykö henkilötunnuksen loppuosa
• näkyykö ammattinimike
• tulostuuko tulostuspäivämäärä

Palkkalajien järjestys tulosteilla (muissa kuin palkkalaskelmalla) on valinnaisesti palkkalajitunnuksen ja luokan mukaan tai vain pelkän tunnuksen mukaan.

Palkanlaskijan yhteystiedot tallennetaan siihen tarkoitettuun ruutuun. Tiedot tulostuvat palkkatodistuksille sekä vuosi-ilmoituksen yhteyshenkilö osaan. Yhteyshenkilön lisätiedot kenttään voidaan tallentaa esim. tilitoimiston nimi.

Palkkalaskelmien sähköisestä jakelusta on erillinen ohje liitteenä.

Luontoisedut

Kaikki yrityksen palkansaajille maksettavat luontoisedut on perustettava ja valittava palkansaajille, jotta luontoisedut saadaan verottajan vuosi-ilmoituksille.

Luontoisedun perustaminen

1. Perusta uusi luontoisetu napsauttamalla sovellusikkunan vasemman reunan Uusi-painiketta.
2. Syötä Selite-kenttään luontoisedulle nimi.
3. Valitse Tyyppi-kenttään pudostusvalikosta luotoisedun tyyppi.
4. Jos kyseessä on:
   1. Autoetu tai Ravintoetu, täydennä tarvittavat tiedot.
   2. muu luontoisetu, tarkista lopuksi, että muun luontoisedun palkkalaji on kytketty oikealle Tulorekisterin tilastoryhmälle. Katso tarkempi ohje Palkanlaskennan tilastoryhmien käsikirjan sivulta 31. 
5. Tallenna.

Perustetut luontoisedut valitaan palkansaajille Palkansaajat-rekisterin Luontoisedut ja ulosottotiedot-välilehdellä.

Konekieliset aineistot

EK-tilasto ja ennakonpidätystietojen suorasiirto. Suorasiirron pyytäjäksi valitaan se yritys, joka toimittaa suorasiirron pyynnön uusista verokorteista verottajalle. Samalla voidaan pyytää myös henkilöiden veronumerot. Ay- jäsenmaksujen sähköisten selvitystietojen lähettämistä varten annetaan tilittäjänumero.

Tulorekisteri-osio: Tulorekisterivirhelistaus-kenttään syötettävällä arvolla määritetään, kuinka monta päivää ennen ilmoittamisen eräpäivää mahdolliset puutteet ja virheet näytetään Palkkatietoilmoitus tulorekisteriin -sovelluksen Virheilmoitukset-välilehdellä. Välilehden kuvaus on ohjeessa Virheilmoitukset-välilehden toiminnallisuudet. Kentän arvoväli on -9...99, eli voidaan näyttää puutteet ja virheet aikaisintaan 9 päivää ennen eräpäivää. Oletusarvo on -2, eli tiedot näytetään kaksi päivää ennen ilmoittamispäivää.

Kalenterimerkinnät

Rekisterit/Palkanlaskennan perustiedot/Ylävalikosta Palkanlaskennan perustiedot/Kalenterimerkinnät

• Voit lisätä kalenteriin muistutettavia tapahtumia esim. työnantajasuoritusten lähetys.
• Merkitse päivämäärä, jolloin muistutettava tapahtuma on
• Anna muistutukselle selite esim. työnantajasuoritus
• Merkitse muistutuksen toistumistapa; ei toistu tai toistuu esim. 1 kk:n välein
• Merkitse koska toisto loppuu esim. 30.06.2014.
• Voit myös merkitä montako päivää ennen muistutetaan tapahtumasta.

Muistutettavat käyttäjät

Rekisterit/Palkanlaskennan perustiedot/Ylävalikosta Palkanlaskennan perustiedot/

Muistutettavat käyttäjät

• Valitse muistutettava käyttäjä
• Merkitse ruksi merkkipäivien ja/tai muiden tapahtumien kohdalle

Viestit käyttäjille ilmestyvät Fivaldin käynnistyksen jälkeen ”Käyttäjän viestit”-kohtaan.

Palkanlaskennan tositelaji kirjanpidossa

Sovellukset/Kirjanpito/Ylävalikosta kirjanpito/Tositelajien määritys

Palkanlaskentaa varten alustuksen yhteydessä tulee tositelaji, jolle palkkaviennit kirjautuvat. Palkanlaskennan tositelajille ei voida kirjata kirjanpidon puolella. Mahdolliset kirjanpidolliset korjaukset palkkatositteeseen tehdään kirjanpidossa muistiotositteella. Palkanlaskennan tositelaji pitää aktivoida Palkanlaskennan perustiedot/Ohjaustiedoissa ja kirjanpidossa määritellään mistä kaudesta alkaen palkat näkyy kirjanpidossa. HUOM! Tositelajia ei oteta käyttöön kirjanpidon puolella.

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei