Arkiston käyttöönotto

Arkiston käyttöön ottavan käyttäjätunnuksen on oltava Arkiston pääkäyttäjä (katso ohje Arkiston käyttöoikeudet). Sen lisäksi käyttäjätunnuksella tulee olla oikeudet niihin sovelluksiin ja raportteihin, joita otetaan käyttöön. Tässä osiossa kerrotaan miten arkisto otetaan käyttöön.

Avaa arkisto napsauttamalla sovellusvalikosta Arkistointi > Arkistointi.

Määrittele arkistointiasetukset arkiston perustiedoissa. Napsauta Perustiedot > Perustiedot.

Perustiedoissa on kaksi painiketta:

• Perusta uusi arkisto
  • Tämä toiminto perustaa arkiston uudelle ID-numerolle. Tätä käytetään silloin, kun halutaan rinnakkaisarkisto olemassa olevan rinnalle. Esimerkiksi kiinteistöhallinnassa käytetään asunto-osakeyhtiöiden kotisivuille julkaistavien tiedostojen osalta.
• Määrittele arkistointiasetukset
  • Tämän painikkeen takaa määritellään arkiston automaattiajot raporttien ja muiden aineistojen osalta. Ensimmäisen arkiston ID on aina 1.

Arkiston perus- ja edistyneet asetukset

Perusasetuksissa ja edistyneissä asetuksissa määritellään mitä arkistosta otetaan käyttöön. Samalla voidaan määrittää oikeuksia arkistoon muodostuville aineistoille. Käyttäjätunnus voi ottaa vain niiden sovellusten aineistoja ja raportteja arkistoitavaksi, mihin tunnuksella on palvelunhallinnassa oikeus.

Arkistoa käynnistettäessä on pakollista valita joku raportti- ja aineistokokonaisuus käynnistettäväksi ja mistä lähtien. Kun määritätte alkupäivämäärän, tarkistakaa että kyseinen tilikausi on olemassa yrityksen perustiedoissa. Kaikki kirjanpidon materiaali järjestellään arkistossa.

Perusasetukset

Valitse mistä sovelluksista käynnistetään aineistojen arkistointi. Listalla näkyvät vain ne sovellukset, joihin käyttäjällä on oikeus. Fivaldin sisäiset -otsikon alla ovat ne moduulit, jotka tulevat käynnistyksen jälkeen automaattisesti arkistoon. Listalta on pakollista valita jotain, jos halutaan käynnistää automaattiset arkistointiajot. Esim. Kirjanpito (minimi) ja Palkanlaskenta(minimi), sisältävät ne raportit ja aineistot, jotka ovat kirjanpitolautakunnan mukaan pakollisia.

Käytössä

Käytössä-sarakkeessa näkyy onko sovellus:

• kokonaan käytössä > Kyllä
• kokonaan ottamatta käyttöön > Ei
• otettu pelkästään osa aineistoista tai raporteista käyttöön > Osittain

Alkaen kaudesta

Määrittele Alkaen kaudesta -kenttään muodossa VVVKK, mistä kaudesta lähtien haluat kaikkien aineistojen arkistoituvan. Voit valita myös menneen kauden, jolloin Fivaldi arkistoi aineiston takautuvasti. Tämä kenttä on pakollinen, kun arkistointi otetaan käyttöön.

Oikeudet

Ruudun alalaidassa Oikeudet-otsikon alla määrittelet oikeudet kaikille perustettaille arkistoajoille. Nämä käyttöoikeudet tulevat kaikille määrityksien perustamisessa vietäville aineistoille ja raporteille.

Valitse käyttäjä tai käyttäjäryhmä napsauttamalla Lisää käyttäjä/käyttäjäryhmä -painiketta. Lisää sen jälkeen käyttäjälle tai käyttäjäryhmälle halutut oikeudet valitsemalla soveltuvat valintaruudut. Kun viet osoittimen käyttöoikeustekstien päälle, avautuu pop-up ikkuna, joka kertoo millaiset oikeudet kyseinen rooli antaa käyttäjätunnukselle ja tiedostojen luvulle ja käsittelylle. Katso tarkempaa tietoa roolien käyttöoikeuksista ohjeesta Arkiston roolit.

Jos Tuo oikeudet ylemmältä tasolta -valintaruutu on valittuna, arkistoitaville aineistoille määritellään oikeudet arkiston hakemistopuussa ylemmältä tasolta. Tämä koskee jälkikäteen lisättäviä käyttäjien oikeuksia.

Määritä oikeudet

Määritä oikeudet -painiketta napsauttamalla avautuu ikkuna, jossa voit määrittää arkistoitavalle materiaalille käyttöoikeudet käyttöoikeusroolien mukaisesti. Käyttäjätunnus tai -ryhmä saa tätä kautta oikeudet kaikkiin sovelluksen kautta muodostuviin arkistoituihin tiedostoihin.

Edistyneet asetukset

Edistyneet asetukset -välilehdellä voit tehdä samat toimenpiteet kuin perusasetuksissa, mutta raportti- tai aineistokohtaisesti. Edistyneissä asetuksissa on nähtävillä myös mitä raportteja ja aineistoja mikäkin sovelluskokonaisuus pitää sisällään.

Kiinteistöhallinta

Kiinteistöhallinnan minimi -raporteissa on neljä raporttia. Kiinteistöhallinnassa nämä tulee siis valita kirjanpidon raporttien ja aineistojen lisäksi, kun halutaan hoitaa automaattinen arkistointi Fivaldin sähköisellä arkistoinnilla.

Ulkopuoliset aineistot

Fivaldin ulkopuolisille aineistoille on kaksi eri pakettia, hallintokansio ja palkkojen aineistot. Palkkojen aineistot liittyvät pelkkiin palkka-aineistoihin. Hallintokansiosta saadaan arkistointia varten dokumenttityypit ja hakukentät kaikkea pakollista ulkoista aineistoa varten, esim. Verohallinnon dokumentit, yhtiöoikeus dokumentit sekä pöytäkirjat.

Ota käyttöön

Kun olet määrittänyt haluamasi aineistojen arkistoinnin ja materiaalien käyttöoikeudet, napsauta lopuksi Ota käyttöön -painiketta. Fivaldi ottaa määritellyn arkiston käyttöön ja luo määritetyt aineisto- ja raporttiajot. Arkistoajot tehdään aina arkisin klo 18.00 jälkeen ja viikonloppuisin perjantaista klo 18:00 lähtien maanantai aamuun klo 7:00

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei