Arkisto - dokumenttityyppi

(Arkistointi > Arkistointi > Perustiedot > Dokumenttityypit)

Arkiston käyttöönoton yhteydessä arkistoon luodaan useita dokumenttityyppejä. Jokainen tallennettava tiedosto määritetään dokumenttityypiksi arkistossa.

Näet listan yrityksen käytössä olevista dokumenttityypeistä ikkunan vasemmassa laidassa. Näet dokumenttityypin tiedot napsauttamalla dokumenttityypin nimeä listassa.

Dokumenttityypin tiedot

Selite

Selite-kohdassa näkyy dokumenttityypin nimi. Nimi voidaan syöttää kolmella kielellä.

Dokumenttityypin hakukentät

Dokumenttityypin hakukentät -kohdassa näkyvät dokumenttityypille määritellyt hakukentät. Arkistosta voi hakea aineistoja hakukenttien avulla (katso ohje Haku arkistosta ja tiedoston lataus).

Jos dokumenttityypille tarvitsee lisätä joitain hakukenttiä, voit lisätä niitä napsauttamalla Lisää hakukenttä -painiketta. Jos hakukenttälistasta ei löydy tarvitsemaasi hakukenttää, voit lisätä hakukenttiä Hakukenttä-ikkunassa (katso ohje Arkiston hakukentät).

Pak.

Jos Pak. -valintaruutu on valittuna, kyseinen hakukenttä on pakollinen dokumenttityyppiä tallennettaessa.

Ei tal.

Tietoa ei voi tallentaa. Tätä voidaan käyttää esim. jos olisi pakollinen päiväys. Kausi ja tilikausi hakukentissä olisi Ei tal. -valintaruutu valittuna, jolloin dokumenttia syöttävä henkilö ei voisi valita kautta, vaan tieto tulisi aina ko. korvaussäännöllä tiedoksi.

Nuolet ylös ja alas ja miinusmerkki

Ylös- ja alaspäin osoittavilla nuolilla voit muokata dokumenttityypin hakukenttien järjestystä. Miinusmerkistä voit poistaa hakukentän dokumenttityypiltä.

Tunnus

Tunnus-sarakkeessa näkyy kyseisen hakukentän ID Fivaldissa. Fivaldi luo hakukentän tunnuksen hakukenttää luotaessa, eikä sitä voi muuttaa.

Korvaussääntö

Aikaa kuvaaville kentille pystytään valitsemaan korvaussääntö. Korvaussääntö-sarakkeessa näkyy hakukentälle valittu korvaussääntö. Voit valita korvaussäännön mahdollisista vaihtoehdoista napsauttamalla Valitse sääntö -painiketta.

Oletuskohdetta ei voi vaihtaa

Jos Oletuskohdetta ei voi vaihtaa -valintaruutu on valittuna, dokumentti on aina tallennettava oletustallennuskohteeseen, eikä dokumentin tallentaja voi tallentaa dokumenttia muuhun tallennuskohteeseen.

Tallennuskohde (oletus)

Jokaiselle dokumenttityypille on määritetty oletustallennuskohde. Voit muuttaa oletustallennuskohdetta Vaihda kohde -painikkeesta.

Kohteita voi olla useampia, mikä mahdollistaa selailussa oikeuden määrittämisen useammalla tavalla. 

Ei manuaali lisäystä

Jos Ei manuaali lisäystä -valintaruutu on valittuna, käyttäjä ei voi manuaalisesti lisätä aineistoja tähän dokumenttityyppiin. Tämä vaihtoehto on valittuna niissä dokumenttityypeissä, jotka tulevat automaattisesti Fivaldista, esim. raportit.

Ryhmä

Ryhmä-valikossa näkyy dokumenttityypille valittu ryhmä. Dokumenttityyppien ryhmiä käytetään dokumenttityyppien lajitteluun esimerkiksi dokumentteja lisättäessä arkistoon. Voit muokata ryhmien nimiä ja niiden järjestystä napsauttamalla Ryhmittely-painiketta.

Uuden dokumenttityypin luominen

Voit luoda uuden dokumenttityypin joko napsauttamalla Uusi dokumenttityyppi -painiketta tai napsauttamalla Kopioi-painiketta.

• Uusi dokumenttityyppi -painike luo dokumenttityypin, jolla ei ole valmiina yhtään hakukenttää.
• Kopioi-painike kopioi uudelle dokumenttityypille ne hakukentät, jotka ovat auki olevassa dokumenttityypissä 

Uudelle dokumenttityypille ei kummassakaan tapauksessa ole määritelty oletustallennuskohdetta eikä sitä ole määritelty mihinkään ryhmään.

Dokumenttityyppien ryhmittely

Dokumenttityyppien ryhmittelyä käytetään lajittelemaan dokumenttityyppejä käyttäjäystävälliseen listaan esimerkiksi silloin, kun käyttäjä tallentaa uutta aineistoa arkistoon.

Voit määritellä dokumenttityypeille ryhmiä napsauttamalla Ryhmittely-painiketta. Dokumenttityyppien ryhmät -ikkuna avautuu.

Voit muokata dokumenttityyppien ryhmien järjestystä nuoli ylös ja nuoli alas -painikkeilla. Voit poistaa dokumenttityyppien ryhmän napsauttamalla miinuspainiketta.

Voit luoda uuden dokumenttityyppien ryhmän napsauttamalla Uusi ryhmä -painiketta.

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei