SISÄLTÖ

Tositetiedoston tuonti kirjanpitoon

Tositteiden tuonti kirjanpitoon -ominaisuus sisältyy Fivaldin Kirjanpito-sovellukseen. Siirrossa on mahdollista käyttää muunnostaulukkoa, mikäli aineiston tilit eivät ole yhteneväisiä olemassa olevan tilikartan kanssa. Muunnostaulukon käytöstä on tarkempi ohjeistus tämän osan lopussa.

Visma Fivaldin Sovellusikkunassa avataan Kirjanpito-sovellus (Taloushallinto > Kirjanpito), sitten valitaan ylävalikosta Kirjanpito > Tositteiden tuonti kirjanpitoon ja napsautetaan avautuvassa ikkunassa Lähetä uusi aineisto -painiketta.

Ohjelma avaa web-selaimeen uuden välilehden siirtoa varten. Selaa-painikkeella etsitään siirrettävä aineisto, jonka jälkeen tiedosto lähetetään napsauttamalla Lähetä ja lue tiedosto -painiketta.

-> 

Kun aineisto on lähetetty, ohjelma palaa Sovellusikkunan ruudulle, jolloin napsautetaan OK-painiketta. Ruudulla näkyy aineiston tositenumeroväli, tositteiden ja rivien lukumäärät sekä päivämääräväli, jolle tositteet on kirjattu.

Tämän jälkeen Sovellusikkunassa Tositteiden tuonti kirjanpitoon -ikkunassa valitaan Ladataan tositelajille -kohtaan tositelaji, jolle viennit siirretään. Lopuksi napsautetaan Lue tositteet -painiketta. Mikäli aineistossa on tilejä, joita ei Fivaldin tilikartasta löydy, ohjelma ilmoittaa siitä.

Tilien muunnoksessa voidaan käyttää aiemmin tehtyä muunnostaulukkoa tai luoda uusi. Tilien muunnostaulukolla siirrettävän tilin XXXX tapahtumat ohjataan Fivaldin tilille YYYY. Mikäli halutaan käyttää aiemmin tallennettua muunnostaulukkoa, valitaan se Käytä muunnostaulukkoa -alasvetovalikosta. Uusi muunnostaulukko luodaan napsauttamalla alasvetovalikon vieressä olevaa … -painiketta. Tämä avaa Tilien muunnos -ikkunan.

CSV-tiedoston lataus

Visma Fivaldi -ohjelmiston tietokantaan voidaan päivittää CSV-muotoisilla tiedostoilla:  

  • tuotetietoja,
  • yritysrekisterin ja varastovalvonnan tietoja,  
  • budjettitietoja,  
  • palkkatietoja,
  • palkansaajan perustiedot.

Päivitys tapahtuu CSV-tiedoston lataus -apuohjelmalla, joka löytyy Visma Fivaldin Sovellusikkunan Muut -välilehdeltä. Samasta ohjelmasta saadaan ulos myös mallitiedostot.

Pääkäyttäjän tulee aktivoida Palvelunhallinnassa apuohjelmista CSV-tiedoston lataus -ohjelmaan oikeudet kaikille tarvittaville käyttäjille tai käyttäjäryhmille tarvittaviin yrityksiin. Sovelluksella tietoja sisään lukeva käyttäjätunnus ei siirron takia tarvitse muita sovellusoikeuksia.

Jos Fivaldista halutaan lukea ulos tuote- ja/tai yritysrekisteri CSV-muodossa, aktivoidaan tarvetta vastaavat raportit: Tuotetiedot csv-tiedostoksi ja/tai Yritysrekisteri csv-tiedostoksi.

Kun Tikonista tuotu aineisto on muunnettu ja CSV -lataus sovellus otettu käyttöön, voidaan aineisto lukea sisälle Valitse tiedosto -painikkeella.

Valitse paikalliselta levyltä oikea tiedosto auenneeseen ikkunaan ja lähetä se Fivaldiin luettavaksi Lähetä -painikkeella.

Lue tämän jälkeen tiedosto Fivaldiin Lataa tiedosto tietokantaan -painikkeella, joka tulee näkyviin Valittuasi aineiston ensin Fivaldiin.

      1. Huomioitavaa Yritystiedoston latauksessa

Yritystiedoston kohdalla tulee tehdä valinta siitä, halutaanko osoitteet uusina (oletus), eli lisäyksenä jo yritysrekisterissä oleviin, vai ’poistetaanko’ vanhat ensin. Poisto tarkoittaa, että vanhoille osoitteille asetetaan loppupvm. Vanhat osoitteet näkyvät osoitetaulussa viimeisenä, eivätkä ole enää aktiivisessä käytössä. Huom! CSV-vienti ja -tuonti tukevat korkeintaan yhtä osoitetta per tyyppi, eli jos asiakkaalla on esimerkiksi kymmenen toimitusosoitetta ja niiden halutaan pysyvän aktiivisina, kannattaa osoitteet tuoda uusina.


Yrityksen kieli (yrityksen perustiedoissa) on se kielivalinta, joka määrittää millä kielellä CSV-vienti ja -tuonti kirjoittaa ja lukee maksuehtoa sekä maanimiä. Eli jos yrityksen kieli on ENG, pitää maat olla englanniksi, esim Finland. Jos aineistossa on virheellisiä rivejä, mitään ei lueta sisälle. Yritysrekisteriruudulla menneellä loppupvm:llä merkatut osoitteet siirtyvät automaattisesti osoitelistan alimmaisiksi.

Seuraavat tiedot luodaan automaattisesti Fivaldin perustietoihin ja tuodaan yritysrekisteriin jos aineisto sisältää ko. tiedon. Näitä ei siis tarvitse perustaa Fivaldiin ennen sisäänlukua:  

  • myyjä  

Seuraavat tiedot tulee kuitenkin olla perustettuna Fivaldiin ennen aineiston sisäänlukua. Jos aineisto sisältää näiden osalta tiedon, jota ei vielä löydy, ohjelma ilmoittaa sisäänluvussa aineistoa koskevan rivinumeron ja sisäänluvun virheen. Sisäänluku onnistuu vasta, kun aineiston sisältämät tiedot on perustettu Fivaldiin:  

  • välitystapa
  • tiliointiryhmä (myynnin ja ostojen)
  • maksuehto (myynnin ja ostojen)

Kaikki yritysrekisterin valintalistat joissa on Maa-tieto:  

  • yrityksen maa
  • osoitteiden maa
  • pankkitilien maa

      1. Huomioitavaa tuotetiedoston latauksessa

Tuotetiedoston valinnan tiimoilta on ylemmässä laatikossa Tuotetiedot-osassa tuotetietojen lataukseen liittyvää lisätietoa. Käyttäjä voi määrittää Tiliöintiryhmä-Tiliöintikoodi-relaatiot ennen aineiston sisäänlukua. Tiliöintiryhmä valitaan laskuttaessalaskukohtaisesti ja tämän avulla haetaan tuotteelle tiliöintiryhmää koskeva tiliöinti.

Alemmassa laatikossa näkyy tuotetiedoston lisäys- ja päivitys-lisävalinnat. Näistä ruksataan jompikumpi tai molemmat. Virheelliset rivit näkyvät Virheelliset rivit -välilehdellä, vain virheettömät aineistot luetaan sisälle.

Tietojen lisääminen manuaalisesti siirtotiedostoon

CSV-Lataus

Fivaldin sisäänluku tukee muunnettujen tietojen lisäksi laajalti Fivaldin rekisterien muitakin tietoja, joita voi lisätä Aineistosiirrot- sovelluksesta ladattuun siirtotiedostoon manuaalisesti vielä ennen sisäänlukemista.

Avaa ladattu CSV muokattavaksi esimerkiksi Excelillä tai OpenOfficella. Lisää- tai muokkaa sarakkeita ja kenttätietoja ohjeessa kuvatulla tavalla ja tallenna aineisto CSV -muotoon lukeaksesi haluamasi tiedot Fivaldiin. Noudata aineiston sisäänlukemiseksi edellisen kohdan ohjeita.

Tarkempi ohje kaikista CSV sisäänluvun aineistojen kentistä sekä sisällöstä löytyy Fivaldin rajapintaohjeiden tietuekuvauksista.

Tositteiden tuonti kirjanpitoon

Määrämuotoisen CSV-tiedoston ensimmäisellä rivillä on kenttätunnisteet, joiden mukaan sarakkeiden järjestys määräytyy. Jos halutaan välittää pilkku sellaisenaan tai välilyöntejä arvon alussa tai lopussa, voidaan kenttä ympäröidä lainausmerkeillä ("). Lainausmerkki välitetään kahtena lainausmerkkinä (""). Esimerkiksi Microsoft Excelissä voidaan tallentaa taulukko luetteloerotinmuodossa (CSV), jolloin se noudattaa tätä tapaa. Määrämuotoisessa tiedostossa pilkun asemasta tunnistetaan myös puolipiste kenttäerottimeksi. Välilyönnit kenttäerottimen ympärillä poistetaan. Desimaalierottimena toimii joko piste tai pilkku, ja samaa käytäntöä on käytettävä koko tiedostossa.

Aineistossa voidaan määritellä yritysnumero ja tositelaji, jolle tieto viedään. Jos yritysnumero on määritelty aineistossa, luettaessa tarkistetaan tositteiden lisäysoikeus näihin yrityksiin. Oikeuksien puuttuessa mitään tietoa ei tuoda. Samoin jos aineistossa on määritelty tositelaji, ko. lajin olemassaolo tarkistetaan ja yksikin virhe hylkää koko aineiston. Jos aineistossa ei määritellä tositelajia, käyttäjän tulee valita se tiedoston sisäänlukuruudulla. Sisäänluettaessa suositellaan käytettäväksi itse lisättyjä tositelajeja, ei Fivaldin kiinteitä tositelajeja.

Tarkempi kuvaus kaikista Tositteiden tuonnin kentistä sekä sisällöstä löytyy Fivaldin rajapintaohjeen tietuekuvauksista.

Sisäänluvun yleisimmät virhetilanteet

Sisäänluvussa ei pysty valita tositelajia

Tämä johtuu siitä, ettei sisäänluvussa käytettävää tositelajia ole perustettu. Voit perustaa tositelajin ohjeen kohdan 5.1 mukaisesti.

Kausi ei ole avoin

Kirjanpidon aineistolla on tapahtumia, joiden kirjauspäivä on tilikaudella joka on perustamatta Fivaldiin tai osuu suljetulle tilikaudelle. Perusta uusi tilikausi tai avaa jo perustetut kaudet, joille haluat tuoda tietoja.

Kirjanpidon tiliä ei löydy

Tämä johtuu siitä, että aineistolla on kirjanpidon tilejä, joita ei löydy Fivaldin tilikartasta. Perusta puuttuvat kirjanpidon tilit Tilikarttaan oikean alaryhmän kohdalle ja lue tositteet uudelleen kirjanpitoon. Tarkempi kuvaus Fivaldin tilikartasta löytyy Kirjanpidon ohjeesta.

Seurantakohdetta ei löydy

Tämä virheilmoitus johtuu siitä, että aineiston kirjanpidon tapahtumissa on kustannuspaikkoja, joita ei löydy Fivaldin seurantakohteista. Perusta puuttuvat kustannuspaikat oikeiden Seurantakohdetasojen alle ja lue tositteet uudelleen kirjanpitoon. Tarkempi kuvaus seurantakohdetasojen määrittelystä löytyy Kirjanpidon ohjeesta

Rivillä X virhe: Maksuehtoa ei löydy

Tämä virheilmoitus johtuu siitä, että yritystiedostossa on maksuehtokoodeja, joita vastaavaa koodia ei löydy Yrityksen perustietojen Maksuehdoista. Perusta aineiston koodeille maksuehdot Yrityksen perustietoihin ja lue tiedosto sisään uudelleen.



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.