Huom! Pankkisi saattaa veloittaa palveluista oman hinnastonsa mukaisen maksun.

SISÄLTÖ

Autopayn esittely

Autopay on Visman pilvipohjainen palvelu, joka automatisoi Fivaldin ja pankkien välisen liikenteen. Tiliotteet ja viiteaineistot saapuvat pankista Fivaldiin ja Fivaldi jakelee ne IBAN-numeron perusteella oikeille yrityksille automaattisesti. Myös maksujen tilatiedot saapuvat Fivaldiin reaaliaikaisesti ilman erillistä noutoa.

Katso myös Autopayn esittelyvideo.

Autopayn tukemat pankit

  • Aktia
  • DanskeBank
  • DNB
  • Handelsbanken
  • Nordea
  • OP Pohjola
  • POP
  • S-Pankki
  • Seb
  • Säästöpankki
  • Ålandsbanken

Ostolaskujen maksaminen ja hyväksyntä

Ostolaskuaineiston lähettäminen Autopayhin

Muodosta ostolaskujen maksuaineisto normaalisti Ostoreskontran maksatuksessa tai Web-maksatuksessa. Lähetä maksuaineisto Autopayhin napsauttamalla Lähetä Autopayhin -painiketta. 

Jos Lähetä Autopayhin -painiketta ei näy, valittua pankkitiliä ei ole aktivoitu Autopayssa (katso kohta Pankkitilin aktivoiminen ohjeesta Autopayn käyttöönotto). Jos sinulla ei ole aineiston lähettämiseen vaadittua Autopay Accountant -roolia, saat Lähetä Autopayhin -painikkeen painamisen jälkeen virheilmoituksen, jossa kerrotaan roolin puuttumisesta (katso kohta Roolien määrittäminen ohjeesta Autopayn käyttöönotto).

Huom! Autopay ei tue Ostoreskontran kassamaksujen Maksa heti -toimintoa. Voit lähettää kassamaksut Autopayhin Ostoreskontran maksatuksesta.

Ulkoisten maksuaineistojen lisääminen

Lisää ulkoinen maksuaineisto suoraan Autopayn käyttöliittymässä. 

  1. Avaa Autopay napsauttamalla Autopay-linkkiä Fivaldin Maksuliikenne-valikossa.
  2. Siirry Autopayssa Yhteenveto-sivulle.
  3. Napsauta Lataa manuaalinen maksuaineisto -painiketta. Lataa manuaalinen maksuaineisto -ikkuna avautuu.
  4. Lisää maksuaineiston tiedosto ikkunaan joko raahaamalla tai selaamalla. Autopay tukee ulkoisista maksuaineistoista uusinta muotoa pain.001.001.03.
  5. Napsauta Lataa valittu tiedosto -painiketta.
  6. Hyväksy maksuaineisto seuraavan Maksuaineiston hyväksyminen Autopayssa -ohjeen mukaan.

Ulkoisten maksuaineistojen lataaminen vaatii Autopay uploader -roolin. Määritä rooli Autopayn käyttöliittymässä Autopayn ohjeen mukaisesti. Autopay uploader -roolia ei voi määrittää Fivaldin Palvelunhallinnassa.

Maksuaineiston hyväksyminen Autopayssa

Kun olet lähettänyt maksuaineiston Autopayhin, maksuaineisto pitää hyväksyä pankkiin lähetettäväksi Autopayssa. Pääset hyväksymään maksuaineiston napsauttamalla lähetyksestä kertovan ilmoituksen linkkiä Ostolaskujen kierrätyksessä.

Ostoreskontran maksatuksesta pääset Autopayhin napsauttamalla Siirry Autopayhin hyväksymään -linkkiä.

Hyväksynnän voi tehdä aineiston lähettänyt henkilö, tai eri henkilö. Maksun hyväksymiseen vaaditaan Autopay approver -rooli. 

  1. Tarkista hyväksyttävät maksut Autopayn Hyväksyntä-sivulla.
  2. Aloita maksujen hyväksyntä napsauttamalla Hyväksy-painiketta. Hyväksy maksut -ikkuna avautuu.
  3. Syötä Connect-tunnuksesi sekä 2FA-tunnistautuminen kenttiin ja napsauta Hyväksy maksut -painiketta.
  4. Autopay lähettää hyväksytyt maksut pankkiin maksettavaksi.

Voit myös halutessasi perua maksut vielä Autopayssa. Silloin maksut palautuvat Fivaldiin. Voit halutessasi tehdä Fivaldissa muutoksia maksuerään ja lähettää sen uudelleen Autopayhin maksettavaksi.

Fivaldi tekee ostolaskuista kirjauksen kirjanpitoon kun maksu on kuitattu (katso kohta Maksujen tilatiedot).

Valuuttamaksujen kohdalla Fivaldi muodostaa kuittaustositteen niiden pankkien kohdalla, joilta saadaan tarvittavat tiedot kurssierokirjauksen tekoa varten. Mikäli Fivaldi ei saa tehtyä kuittaustositetta (Ostoreskontran maksatuksessa Erät-välilehdellä maksuerän kohdalla Tilana on Vaatii hyväksynnän), syötä valuuttakurssi tai maksun euromäärä maksulle ostoreskontran maksatuksessa (katso ohje).

Palkkojen maksaminen ja hyväksyntä

Palkanmaksuaineiston lähettäminen Autopayhin

Muodosta palkanmaksuaineisto normaalisti Fivaldin Palkanlaskennassa. Lähetä maksuaineisto Autopayhin napsauttamalla Maksetuksi merkintä -ikkunan Muodosta-painiketta. Fivaldi lähettää maksuaineiston Autopayhin jos pankkitili, jolta maksu suoritetaan, on aktivoitu Autopayhin onnistuneesti (katso kohta Pankkitilin aktivoiminen ohjeesta Autopayn käyttöönotto). Autopay-aineiston luontiin vaaditaan Autopay Payroll Accountant -rooli (katso kohta Roolien määrittäminen ohjeesta Autopayn käyttöönotto). 

Ulkoisten palkanmaksuaineistojen lisääminen

Lisää ulkoinen maksuaineisto suoraan Autopayn käyttöliittymässä. 

  1. Avaa Autopay napsauttamalla Autopay-linkkiä Fivaldin Maksuliikenne-valikossa.
  2. Siirry Autopayssa Yhteenveto-sivulle.
  3. Napsauta Lataa manuaalinen maksuaineisto -painiketta. Lataa manuaalinen maksuaineisto -ikkuna avautuu.
     
  4. Lisää maksuaineiston tiedosto ikkunaan joko raahaamalla tai selaamalla. Autopay tukee ulkoisista maksuaineistoista uusinta muotoa pain.001.001.03.
  5. Napsauta Lataa valittu tiedosto -painiketta.
  6. Hyväksy maksuaineisto maksuaineiston hyväksyminen -ohjeen mukaan.

Ulkoisten maksuaineistojen lataaminen vaatii Autopay uploader -roolin. Määritä rooli Autopayn käyttöliittymässä Autopayn ohjeen mukaisesti. Autopay uploader -roolia ei voi määrittää Fivaldin Palvelunhallinnassa.

Palkanmaksuaineiston hyväksyminen Autopayssa

Kun olet lähettänyt maksuaineiston Autopayhin, maksuaineisto pitää hyväksyä pankkiin lähetettäväksi Autopayssa. Pääset hyväksymään maksuaineiston napsauttamalla Siirry Autopayhin hyväksymään -linkkiä Maksetuksi merkintä -ikkunassa.

Hyväksynnän voi tehdä aineiston lähettänyt henkilö tai eri henkilö. Maksun hyväksymiseen vaaditaan Autopay Payroll approver -rooli. 

  1. Tarkista hyväksyttävät maksut Autopayn Hyväksyntä-sivulla.
  2. Aloita maksujen hyväksyntä napsauttamalla Hyväksy-painiketta. Hyväksy maksut -ikkuna avautuu.
     
  3. Syötä Connect-tunnuksesi sekä 2FA-tunnistautuminen kenttiin ja napsauta Hyväksy maksut -painiketta.
  4. Autopay lähettää hyväksytyt maksut pankkiin maksettavaksi.

Tee maksetuista palkoista vielä maksetuksi merkitä palkanlaskennassa (katso ohje). 

Huom! Tee maksetuksi merkintä vasta kun Fivaldissa näkyy palkkalaskelmilla tieto onnistuneesta maksusta. 

Maksujen tilatiedot

Fivaldi vastaanottaa Autopayn kautta pankin lähettämät maksukohtaiset tilatiedot reaaliaikaisesti. Voit seurata maksujen tilatietoja ostoreskontran maksatuksesta, Webmaksatuksesta ja palkkalaskelmalta. Fivaldi päivittää maksun tilan maksetuksi kun pankki on käsitellyt maksun.  Autopay-erien eräkohtaiset tilat näet sovellusikkunan Maksatus-sovelluksesta.

Joidenkin pankkien ja sopimusten kohdalla lopullinen maksun tila saadaan vasta tiliotteelta. Jos haluat seurata maksujen tilaa reaaliaikaisesti, varmista että Web Services -sopimuksellasi on tilattuna SEPA-palautteet, tai tilaa pankiltasi päivittäiset tiliotteet.

Maksujen virheviestit

Mikäli käyttäjä peruu maksun Autopayssa ennen pankkiin lähettämistä, tai pankki hylkää maksun virheellisten tietojen tai puuttuvan katteen takia, Fivaldi näyttää sinulle virheviestin Ilmoituksissa. Muodosta virhetilanteessa maksuaineisto uudestaan Fivaldissa ja hyväksy aineisto uudelleen maksuun Autopayssa.

Automaattinen tiliotteiden nouto ja käsittely

Useampien pankkiryhmien päiväkohtaiset tiliotteet saapuvat Fivaldiin aamulla kello seitsemään mennessä. Tiliotteiden saapumisajat vaihtelevat kuitenkin pankkikohtaisesti.

Autopay hakee tiliotteita aamulla useamman kerran. Jos tiliote on valmiina pankissa niin se tulee ensimmäisessä noudossa, jos aineisto ei ole valmis, Autopay yrittää sen noutoa uudestaan myöhemmin. Autopay säilyttää aktiivisten yritysten tiliotteet järjestelmässään.

Tarvittaessa tilioteaineiston voi ladata omalle koneelleen myös manuaalisesti Autopayn käyttöliittymässä Yhteenveto-sivun Pankista noudetut -välilehdellä. Nouto tehdään merkitsemällä noudettava tiliote ja painamalla ruudun oikean alakulman Ladattavat-painiketta. Tämän jälkeen valitaan vielä, missä muodossa aineisto halutaan noutaa. Latausvaihtoehdot ovat PDF, Visman sisäinen muoto ja pankin alkuperäinen tiedosto.

Käsittele tiliote Fivaldissa normaaliin tapaan tiliotteiden tiliöinnissä. Katso ohje Tiliotekirjanpito.

Automaattinen viitesuoritusten nouto ja käsittely

Useimpien pankkiryhmien päiväkohtaiset viiteaineistot saapuvat Fivaldiin aamulla kello seitsemään mennessä. Aineistojen saapumisajat vaihtelevat kuitenkin pankkikohtaisesti.

Tarvittaessa viitemaksuaineiston voi ladata omalle koneelleen myös manuaalisesti Autopayn käyttöliittymässä Yhteenveto-sivun Pankista noudetut -välilehdellä. Nouto tehdään merkitsemällä noudettava viitemaksuaineisto ja painamalla ruudun oikean alakulman Ladattavat-painiketta. Tämän jälkeen valitaan vielä, missä muodossa aineisto halutaan noutaa. Latausvaihtoehdot ovat PDF, Visman sisäinen muoto ja pankin alkuperäinen tiedosto.

Fivaldi pyrkii kohdistamaan viitesuoritukset automaattisesti. Kohdista mahdolliset kohdistamattomat viitemaksut Saatavienhallinnassa tai Myyntireskontrassa (lue ohjeet Saatavienhallinta - Kohdistamattomat viitesuoritukset ja Suorituksen kirjaus Myyntireskontrassa) .

Valuuttakurssit

Voit päivittää valuuttakurssit Autopayn kautta. Siirry Fivaldin asetuksiin (Asetukset > Yleinen > Valuutat). Valitse haluamasi valuutta, ja napsauta painiketta Päivitä valuuttakurssit Autopaystä. Valinta pitää tehdä yrityskohtaisesti.

Reaaliaikasaldojen päivitys

Voit päivittää tilien reaaliaikasaldot pankkitilikohtaisesti, jos palvelusta on sovittu pankin kanssa ja pankki on Autopayn tukemien pankkien listalla. Jos haluat nähdä pankkitilin reaaliaikaisen saldon, siirry Fivaldissa yrityksen perustietojen Pankkitilit-näkymään (Asetukset > Perustiedot > Pankkitilit). Napsauta haluamasi pankkitilin saldon vieressä olevaa Päivitä saldo -painiketta.

Autopay tukee reaaliaikasaldojen noutoa seuraavilta pankeilta:

  • Aktia
  • DanskeBank
  • DNB
  • Handelsbanken
  • Nordea
  • OP
  • POP-pankki
  • S-Pankki
  • Säästöpankki
  • Ålandsbank

Tapahtumaote

Voit tulostaa pankkitilin Tapahtumaotteen, jos palvelusta on sovittu pankin kanssa. Sinulla pitää olla käyttöoikeus maksuliikenteen raporttiin Tapahtumaote, että voit tulostaa Tapahtumaotteen.

  1. Siirry Fivaldissa yrityksen perustietojen Pankkitilit-näkymään (Asetukset > Perustiedot > Pankkitilit). 
  2. Napsauta haluamaasi pankkitiliä. Fivaldi avaa pankkitilin tiedot sivupaneeliin.
  3. Napsauta Hae tapahtumaote -painiketta.


Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.