SISÄLTÖ
- Tietojen lataus Arkistosta omalle koneelle
- Aineiston haku Fivaldin Arkistosta ja hakutoiminnallisuudet
Tässä ohjeessa on kuvattu miten Fivaldin Arkistosta saa haettua tietoja ja ladattua niitä omalle koneelle.
Huom! Arkistoviennin kokorajoitus on 1,5Gt. Jos Arkistosta yritetään ladata tätä suurempaa tietoa, ei arkistovienti onnistu, vaan tietojen vienti on tehtävä pienemmissä osissa, esim. tilikausi/kansio kerrallaan.
Tietojen lataus Arkistosta omalle koneelle
Arkiston koko sisällön lataaminen omalle koneelle
Varmista aluksi, että käyttäjällä on riittävät käyttöoikeudet tiedon vientiin Fivaldin Arkistosta. Lisää tarvittaessa oikeudet Palvelunhallinnassa kohdassa Web-sovellukset > Arkistointi > Tiedostojen vienti. Tämän jälkeen tiedostojen vienti arkistosta (koko arkiston sisältö) onnistuu seuraavasti:
- Avaa Arkisto Fivaldin ylävalikosta: Arkistointi > Arkistointi.
- Napsauta Selailu-välilehdellä arkiston juurihakemisto (Arkisto-kansio) aktiiviseksi
- Napsauta sivun oikeassa reunassa olevan laatikon Tiedot-välilehden alaosassa olevaa Vie valitut -painiketta:
- Ohjelma antaa sinulle ilmoituksen, että ainestosta pakataan taustalla ZIP-tiedosto ja sen valmistuttua sinulla on 48 tuntia aikaa ladata tiedosto omalle koneellesi. Kuittaa ilmoitus napsauttamalla OK-painiketta:
- ZIP-tiedoston pakkauksessa menevä aika riippuu mm. tiedostoon pakattavan materiaalin määrästä. Kun ZIP-tiedosto on valmis, saat tästä ilmoituksen Fivaldin ilmoituksiin (Fivaldi Webin oikean yläkulman kellopainike):
- Avaa kyseinen ilmoitus ja lataa pakattu tiedosto omalle koneellesi napsauttamalla Lataa-painiketta:
Arkiston sisällön lataaminen omalle koneelle kansiokohtaisesti
Jos arkistovienti epäonnistuu kokorajoituksen vuoksi, tulee tiedot ladata Arkistosta pienemmissä osissa, esim. tilikausi kerrallaan (tai jopa tätä pienemmissä osissa).
Varmista aluksi, että käyttäjällä on riittävät käyttöoikeudet tiedon vientiin Fivaldin Arkistosta. Lisää tarvittaessa oikeudet Palvelunhallinnassa kohdassa Web-sovellukset > Arkistointi > Tiedostojen vienti. Tämän jälkeen tiedostojen vienti arkistosta onnistuu seuraavasti:
- Avaa Arkisto Fivaldin ylävalikosta: Arkistointi > Arkistointi.
- Etsi Selailu-välilehdellä haluamasi hakemisto (kansio) ja napsauta se aktiiviseksi (esim. se tilikausi, jonka tiedot haluat ladata arkistosta omalle koneellesi)
- Napsauta sivun oikeassa reunassa olevan laatikon Tiedot-välilehden alaosassa olevaa Vie valitut -painiketta:
- Ohjelma antaa sinulle ilmoituksen, että ainestosta pakataan taustalla ZIP-tiedosto ja sen valmistuttua sinulla on 48 tuntia aikaa ladata tiedosto omalle koneellesi. Kuittaa ilmoitus napsauttamalla OK-painiketta:
- ZIP-tiedoston pakkauksessa menevä aika riippuu tiedostoon mm. pakattavan materiaalin määrästä. Kun ZIP-tiedosto on valmis, saat tästä ilmoituksen Fivaldin ilmoituksiin (Fivaldi Webin oikean yläkulman kellopainike):
- Avaa kyseinen ilmoitus ja lataa pakattu tiedosto omalle koneellesi napsauttamalla Lataa-painiketta:
Aineiston haku Fivaldin Arkistosta ja hakutoiminnallisuudet
Aineiston haku ja sen lataaminen omalle koneelle onnistuu myös Arkiston Haku-välilehden kautta, jossa voit määrittää tarkemmin mitä tietoja haetaan:
Aineiston haku dokumenttityypeittäin
Hakua voidaan rajata tiettyyn aineistoon, esim. myyntilaskuihin. Kun valitaan tietty dokumenttityyppi, voidaan hakea tuon dokumenttityypin hakukentillä haluttua aineistoa.
Aineiston haku hakukentän tiedolla
Aineistoa voidaan hakea myös lisäämällä hakutoimintoon jotain tiettyjä hakukenttiä, esim. tilikausi.
Kun haku on tehty, tarjoaa järjestelmä kaikkia dokumentteja, joilla kyseinen tilikausi on tallennettuna hakukenttään.
Uusi haku -painike vie takaisin Haku-välilehdelle ja voit tehdä uuden haun alusta
Muuta hakua -painike vie takaisin Haku-välilehdelle ja muistaa samalla edellisen hakusi määritykset. Voit lisätä hakukriteereitä haluamallasi tavalla
Vie haun tulos -painiketta klikkaamalla ohjelma pakkaa haetusta ainestosta ZIP-tiedoston. Pakatun tiedoston saa ladattua Fivaldi Webin oikean yläkulman kellopainikkeen ilmoituksista omalle koneelle sen jälkeen kun aineiston muodostus on valmis.
Arkistohaun tuloksen muut toiminnallisuudet
Arkistotietojen poistaminen haun kautta
Arkiston Haku-osion poistotoiminnolla voit poistaa koko hakemasi tuloksen mukaisen arkistosisällön. Tätä poistotoimintoa voi hyödyntää esim. tilanteessa, kun jotain tiettyä tilikautta ei tarvitse enää säilyttää Arkistossa. Hae kyseinen tilikausi ja aloita sen arkistotietojen poistaminen napsauttamalla Hakutuloksen tiedostojen käsittely -osiosta löytyvää Poista-painiketta:
Jos haluat poistaa myös tyhjäksi jäävät kansiot, valitse Poistetaan myös tyhjäksi jäävät kansiot. Vahvista poistaminen napsauttamalla Poista tiedostot.
Huom! Koska myös ostolaskujen kuvat ovat arkistossa, katoavat ne arkistosta poiston yhteydessä myös Ostolaskujen kierrätyksestä. Sama koskee kirjanpidon tositteita, eli jos ne poistetaan arkistosta, ei niihin voi enää porautua Kirjanpidon selailusta, eikä niitä voi tarkastella enää Kirjanpidostakaan.
Hakukenttien päivitys
Arkiston Haku-osiossa voit päivittää haussa löytyneiden dokumenttien hakukenttiä. Aloita hakukenttien päivitys napsauttamalla Hakutuloksen tiedostojen käsittely -osiosta löytyvää Päivitä hakukenttiä -painiketta. Näin voit määrittää kaikille tiedostoille kerralla esim. saman tilikauden.
Useita arvoja -valinta tarkoittaa sitä, että haussa löytyneillä dokumenteilla on samassa kentässä eri arvoja toisiinsa nähden.
Dokumenttien uudelleenjärjestely
Arkiston Haku-osiossa voit uudelleenjärjestellä haussa löytyneitä dokumentteja. Aloita uudelleenjärjestely napsauttamalla Hakutuloksen tiedostojen käsittely -osiosta löytyvää Uudelleenjärjestele-painiketta.
Kun hakukentille on määritelty päivitetty tieto, voidaan dokumentit järjestellä uudelleen arkistossa dokumenttityypille määritettyyn kohteeseen. Dokumenttityypin kohteita voi muokata suoraan dokumenttityypille. Dokumenttityypin kohde on pakollinen tieto, jos halutaan uudelleenjärjestellä päivitetyt dokumentit. Järjestelmä hakee kohteen, minne dokumentit tallennetaan dokumenttityypiltä.
Avainsanat: arkiston vienti, arkiston lataus, varmuuskopio, tietojen lataaminen arkistosta, arkistokopio, arkistohaku, arkiston sisältö
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback