SISÄLTÖ


Yrityksen perustiedot on mahdollista määrittää joko yrityspaikan alustusvaiheessa (täysin tai osittain) tai vasta myöhemmin Asetukset-osiossa. Esimerkiksi logotiedostoa ei voi tuoda alustuksen yhteydessä, vaan se tulee lisätä tarvittaessa asetusten Perustiedot-osiossa. Yrityksen perustietoja käytetään laajasti Fivaldin eri sovelluksissa ja toiminnoissa, joten täytä tiedot mahdollisimman kattavasti. Pääset Perustietoihin Fivaldin web-puolella klikkaamalla oikeasta yläkulmasta ratas-kuvaketta ja valitsemalla avautuvasta valikosta Asetukset.


Yrityksen perustiedot

Yrityksen perustiedot määritellään Fivaldi webissä Asetukset > Perustiedot > Perustiedot-osiossa.  

 

  • Yrityksen nimi = Yrityksen nimi on pakollinen tieto, ja se määritellään aina aloittaen ensimmäisestä Yrityksen nimi -kentästä. Nimeä voidaan tarvittaessa jatkaa Yrityksen nimi 2 -kenttään. Yrityksen nimi näkyy myös Fivaldin yritysvalikoissa. Jos muokkaat nimeä, se näkyy yritysvalikossa vasta, kun olet kirjautunut Fivaldiin uudelleen. Yrityksen nimi on pakollinen tieto mm. laskulla.
  • Yrityksen nimi 2  = Yrityksen nimen mahdollinen jatke. Yrityksen nimeä voi tarvittaessa jatkaa tähän kenttään, jos ensin täytettävän Yrityksen nimi -kentän tila ei riitä.
  • Katuosoite = Yrityksen osoite, joka on pakollinen tieto mm. laskulla ja AutoInvoice-palvelun rekisteröinnissä.
  • Postiosoite = Syötä yrityksen osoitteen postinumero ja postitoimipaikka muodossa 00000 POSTITOIMIPAIKKA. Postiosoite on pakollinen tieto mm. laskulla ja AutoInvoice-palvelun rekisteröinnissä.
  • Maa = Voit valita yrityksen maan listalta, ja se on pakollinen tieto. Fivaldin toiminnallisuudet perustuvat käytännössä Suomen lainsäädäntöön. Kaikkia ominaisuuksia ei voida taata toimivan muissa kuin suomalaisen y-tunnuksen ja pankkitilin omaavissa yrityksissä. Maventan verkkolaskupalvelun rekisteröinnissä maa on pakollinen tieto. Jos yritysrekisterin osoitteille ei ole valittu erikseen maa-tietoa, käytetään oletuksena yrityksen omaa maa-tietoa.
  • Kotipaikka = Yrityksen kotipaikka. Maventan verkkolaskupalvelun rekisteröinnissä kotipaikka on pakollinen tieto.
  • Kieli= Yrityksen kieli on valittavissa listalta ja se on pakollinen tieto. Fivaldi-sovelluksissa käytettävissä olevat kielet ovat suomi, ruotsi ja englanti. Yrityksen oman kielen mukainen selite on sovelluksissa pakollinen (esim. tuotenimi suomeksi) ja muilla kielillä selitteiden antaminen on valinnaista.
    • Jos yritysrekisterin yrityksille ei ole valittu erikseen kielikoodia, käytetään oletuksena Fivaldi-yrityksen kieltä.
    • Kuluttajalaskutuksessa esim. Nordea on vaatinut, että laskuttajan nimi on annettava laskuttajailmoituksella vähintään suomenkielisenä. Jos yrityksen kieli ei ole suomi, on kieleksi muutettava ”suomi” kunnes kuluttajalaskutuksen laskuttajailmoitukset on tehty.
  • Y-tunnus = Tallenna yrityksen Y-tunnus kotimaisessa muodossa 1234567-9.
    • Mm. laskulle myyjän verokoodi ”FI12345679” muodostuu automaattisesti y-tunnuksen perusteella.
    • Y-tunnus on pakollinen tieto mm. laskulla, kuluttajalaskutuksessa ja Maventan verkkolaskupalvelun rekisteröinnissä. Mikäli y-tunnusta ei ole, Maventa-lähetykset epäonnistuvat Lähetysjonossa.
  • OVT-tunnus = Yrityksen OVT-tunnus (esimerkiksi 003712345678).
    • Fivaldi muodostaa yrityksen OVT-tunnuksen automaattisesti y-tunnuksesta. Voit myös muokata tunnusta esimerkiksi jos yrityksellä on käytössä pidempi OVT-tunnus.
    • Käytetään saapuvien/lähtevien sähköisten laskujen verkkolaskuosoitteena.
  • Puhelin= Yrityksen puhelinnumero.
  • Sähköposti = Yrityksen sähköpostiosoite. Pakollinen tieto Maventan verkkolaskupalvelun rekisteröinnissä.
  • Kotisivut = Yrityksen kotisivujen osoite. Kotisivujen osoite siirtyy myös kuluttajalaskutuksen laskuttajailmoitukseen.
  • Valuutta = Yrityksen kotivaluutta on valittavissa listalta, ja se on pakollinen tieto. Jos yritysrekisterin yrityksille ei ole erikseen valittu valuuttaa, käytetään oletuksena aina Fivaldi-yrityksen kotivaluuttaa. Jos yrityksen kotivaluutta on muu kuin Euro, kaikkia toiminallisuuksia ei voida taata toimivan.
  • Logo= Yrityksen logo näkyy Fivaldin eri sovelluksista luoduilla asiakirjoilla kuten mm. myynnin asiakirjat, ostotilaus, palkkalaskelma jne. Raahaa logotiedosto sille varatulle alueelle hiirellä tai etsi tiedosto napsauttamalla Valitse-painiketta.
    • Jos logotiedosto ei ole vaatimusten mukainen, Fivaldi ilmoittaa siitä. Tällöin logon tallennus ei ole mahdollista ja virheellinen kuva tulee poistaa. Liian suuri logotiedosto voi hidastaa sovellusten käyttöä ja tulostuksia tai estää sen kokonaan.
    • Logon määritykset:
      • Kokorajoitukset: korkeus 200px * leveys 300px
      • Tuetut formaatit: Gif, Jpeg, Jpg
  • Yrityksen kantaryhmä = Fivaldi-ympäristöissä on eri kantaryhmiä. Kantaryhmän numeroa voidaan tarvita ulkoisten järjestelmien integraatioissa Fivaldiin.
  • Muutettu= Yrityksen perustietojen viimeisen muutoksen aika ja muutoksen tehneen henkilön käyttäjätunnus.
  • Tallenna-painike = Tallentaa muutokset.
  • Peruuta-painike = Peruuttaa muutokset, joita ei ole vielä tallennettu.

Pankkitilit

Pankkitilit määritellään Fivaldi webissä Asetukset > Perustiedot > Pankkitilit-osiossa. 

Yrityksellä tulee olla tilikartta ennen pankkitilien syöttöä. Tilikartta voidaan tuoda alustusohjelman kautta tai ladata manuaalisesti.

Fivaldissa voi käyttää vain suomalaisia pankkitilejä. Muiden maiden pankkitilien osalta ei voida taata kaikkien ominaisuuksien toimivuutta. Valuuttamaksuja voi tehdä euromääräisiltä tileiltä ohjeen Ostoreskontra - valuuttamaksut mukaisesti.

Mikäli laskulla halutaan ilmoittaa jokin ulkomainen pankkitili, on ne mahdollista tallentaa myynnin perustiedoissa laskulomakkeelle annettaviin omiin teksteihin. Voit muokata laskun omia tekstejä Myynnin perustiedoissa (sovellusikkuna > Tilaustenkäsittely > ylävalikon Tilaukset > Perustiedot > Asiakirjat-välilehti). Katso ohjeet omien tekstien tekemiseen kohdasta Asiakirjat - Muokattavat tekstit.

Uuden pankkitilin lisääminen

Aloita uuden pankkitilin lisääminen napsauttamalla Lisää pankkitili -painiketta. Ohjelma avaa ikkunan, jossa tulee antaa pankkitilille vähintään tähdellä merkityt pakolliset tiedot. 

Kun olet antanut pankkitilin tiedot, napsauta lopuksi ensin yläoikealta ruksipainiketta (tai napsauta ikkunan ulkopuolelle) ja sen jälkeen valitse sivun oikeasta alareunasta Tallenna. Peruuta-painikkeella voit peruuttaa muutokset, joita ei ole vielä tallennettu.

Pankkitilien tietojen tarkastelu

Fivaldiin lisättyjen pankkitilien tiedot näkyvät Pankkitilit-sivun päänäkymässä.

Pankkitilitaulukon yläpuolella olevilla painikkeilla voit valita, näkyvätkö taulukossa Kaikki pankkitilit, vain Käytössä olevat pankkitilit vai vain Ei käytössä olevat pankkitilit.

Saldo (EUR) -kentän tieto päivittyy, kun:

  1. Pankista haetaan reaaliaikasaldo (noudettava Fivaldilla manuaalisesti pankista). Jos käytössä on AutoPay voi reaaliaikasaldon noutaa:
    1. Pankkitilit-widgetissä: napsauttamalla kyseisen pankkitilin kohdalla olevaa mutkanuolipainiketta.
    2. Asetukset > Perustiedot > Pankkitilit: napsauttamalla kyseisen pankkitilin kohdalla olevaa mutkanuolipainiketta.
  2. Pankista tulee tapahtumaote (noudettava Fivaldilla manuaalisesti pankista).
  3. Pankista tulee tiliote (Jos käytössä AutoPay: tulee Fivaldiin automaattisesti. Jos käytössä Fivaldin Pankkiyhteys: noudettava manuaalisesti pankista).
  4. Käyttäjä painaa web-maksatuksessa Vahvista maksut maksuun... -painikkeesta avautuvassa ikkunassa olevaa Päivitä saldo -painiketta (näkyy vain, jos käytössä on AutoPay).


AutoPay-aktivoinnin status -kentässä näkyy, onko kyseinen pankkitili aktivoitu Autopayhin vai ei.

Pankkitilin tarkemmat tiedot näet napsauttamalla pankkitilin riviä.

Pankkitilin tietojen muuttaminen

Avaa pankkitilin tiedot muokattaviksi napsauttamalla pankkitilin riviä.

Perustiedot

  • Pankkitilin nimi = Pankkitilin nimi on tarkoitettu yrityksen sisäiseen käyttöön. Tieto näkyy vain Fivaldin ruuduilla ja valintalistoilla, joissa valitaan yrityksen pankkitili, mutta ei siirry laskutukseen. Kentän tekstiä voi tarvittaessa muokata vapaasti.
    • Esimerkki käyttötarkoituksesta: Yrityksellä on kaksi pankkitiliä Nordeassa. Pankin nimi -kenttään voidaan antaa tarkempi selite, jonka avulla tilit erottuvat valintalistoilla toisistaan, esimerkiksi "Nordea selite A", "Nordea selite B".
  • IBAN -tilinumero = Pankkitilin IBAN-tilinumero on pakollinen tieto. Fivaldi tarkistaa, että IBAN-tilinumero on oikean muotoinen. Tilinumeron tallennus muodostaa automaattisesti BIC-koodin ja pankkiryhmän niihin varattuihin kenttiin.
  • BIC/Swift = Fivaldi muodostaa BIC-koodin automaattisesti IBAN-tilinumerosta. BIC-koodi voi olla pituudeltaan enintään 11 merkkiä.
  • Pankkiryhmä = Fivaldi muodostaa pankkiryhmän automaattisesti IBAN-tilinumerosta. Käyttäjä ei voi muokata arvoa.
  • Käytössä = Käytössä olevilla pankkitileillä on Käytössä-valintaruutu valittuna. Jos pankkitili on käytössä jossain Fivaldin toiminnallisuudessa, valintaruutu näkyy harmaana, etkä voi muuttaa valintaa. Voit tarkistaa missä pankkitili on käytössä napsauttamalla i-kuvaketta. 
    • Jos pankkitili ei ole enää käytössä missään Fivaldin toiminnallisuudessa, voit merkitä pankkitilin käytöstä poistetuksi poistamalla valinnan Käytössä-valintaruudusta. Silloin pankkitili ei näy missään Fivaldin valintalistoissa, jossa pankkitilejä voi valita.
  • Luottokelpoinen-valinta = liittyy Kiinteistöhallinnan Isännöitsijäntodistuksiin. Isännöitsijäntodistus-näkymässä (sovellusikkuna > Kiinteistöhallinta > Huoneistot > ylävalikon Huoneistot > Isännöitsijäntodistukset) näytetään ne tilit, jotka määritelty luottokelpoisiksi. Tili tulostuu isännöitsijäntodistukselle, jos sen reaaliaikasaldo on noudettu alle 31 päivää sitten. 
    • Jos Luottokelpoinen-valintaruutu on valittuna, voit määrittää tilille Luottorajan.

Kiinteistöhallinta

  • Tilinumero kiinteistöhallinnan tulosteisiin = Valitse, jos kyseisen pankkitilin tiedot halutaan näkyviin kiinteistöhallinnan tulosteisiin.

Viitesuoritukset

  • Viitemaksutunnus = Viitemaksutunnus on yleensä yrityksen Y-tunnus 9-merkkisenä, ilman väliviivaa ja etunollalla täydennettynä.
    • Viitemaksuerät kohdistuvat normaalisti yritykseen pankkitilin perusteella, mutta myös viitemaksutunnusta voidaan tarvittaessa käyttää erien kohdistukseen.  
  • Viitesuoritusten kohdistus myyntireskontraan = Valitse, mikäli kyseiselle tilille saapuu viitemaksueriä, jotka tulee kohdistaa Myyntireskontraan.
  • Viitesuoritusten kohdistus vuokrareskontraan = Valitse, mikäli kyseiselle tilille saapuu viitemaksueriä, jotka tulee kohdistaa Vuokrareskontraan.   

Kirjanpito

  • Pääkirjan tili = Valitse listasta pankkitilille pääkirjan tili. Pääkirjan tili on pakollinen tieto.
Huom! Jos yrityksessä on käytössä konekielinen tiliotteiden luku, valitse tiliksi myyntireskontran välitili (esim. 1799 – Välitili, myyntireskontra).

Osto

  • Maksajatunnus = Maksajatunnuksen avulla pankit kohdistavat maksatuserät oikeaan yritykseen ja pankkitiliin. Maksajatunnus on yleensä yrityksen Y-tunnus 9-merkkisenä, ilman väliviivaa ja etunollalla täydennettynä.
  • Saldovaraus maksatuksessa = Pankkitilin käyttövarasta, eli saldosta, vähennetään tämän kentän arvo, jolloin jäljelle jäänyt saldo voidaan käyttää maksuihin. Jos toimintoa halutaan hyödyntää, Ostoreskontran Maksatuksessa tulee valita kohta Huomioi pankkitilien saldot. Lisäksi reaaliaikasaldoja on noudettava säännöllisesti Pankkiyhteydellä, jotta pankkitilin käyttövara on Fivaldissa ajan tasalla.
    • Esimerkki: Mikäli Pankkiyhteydellä noudetun reaaliaikasaldon mukaan pankkitilin käyttövara on 600 euroa ja pankkitilin saldorajaksi on määritelty 500 euroa, voidaan tililtä tehdä vain 100 euron suuruinen maksu. Jos Ostoreskontran Maksatuksessa yritetään tehdä esim. 600 euron maksatusaineistoa, aineisto tehdään vain 100 euron osalta, jolloin pankkitilille jää saldorajan mukainen 500 euroa.

Myynti

  • Pankin nimi laskulla = Pankin nimi, joka tulostuu laskun pankkitietoihin. Esim. Nordea.
  • Tilinumero laskulle = Valitse Tilinumero laskulle -valintaruutu, jos haluat kyseisen pankkitilin tiedot näkyviin laskulle. Laskulla voi olla enintään neljä pankkitiliä.
    • Jos myyntilaskulle ei ole valittu yhtäkään pankkitiliä, verkkolaskun teko on estetty Tilaustenkäsittelyssä sekä Myynninhallinnassa. Fivaldi huomauttaa silloin laskutuksen yhteydessä puutteellisista tiedoista.

Poista pankkitili

Jos pankkitiliä ei ole vielä käytetty missään, voit poistaa sen. Jos pankkitiliä on käytetty kerrankin, Poista pankkitili -painiketta ei ole näkyvissä. Voit silloin merkitä pankkitilin käytöstä poistetuksi poistamalla valinnan valintaruudusta Käytössä.

Pankkitilikohtaisten tietojen tallentaminen

Kun olet saanut muutokset tehtyä, napsauta lopuksi ensin yläoikealta ruksipainiketta (tai napsauta ikkunan ulkopuolelle) ja sen jälkeen valitse sivun oikeasta alareunasta Tallenna. Peruuta-painikkeella voit peruuttaa muutokset, joita ei ole vielä tallennettu.

Pankkitilien yleiset asetukset


  • Verkkolaskujen lähetyksen sopimuspankkitili = Valitse alasvetovalikosta verkkolaskujen lähetyksen sopimuspankkitili. Sopimuspankkitiliksi voidaan valita vain yksi tili.
  • Tilinumero laskun viivakoodiin = Valitse alasvetovalikosta laskun viivakoodille tulostuva pankkitili. Viivakoodissa voi olla vain yksi pankkitili.
    • Asiakkaan tietoihin Yritysrekisterissä valittu pankkitili ohittaa tämän asetuksen. Jos asiakkaalle on siis valittu eri pankkitili, se tulee laskun viivakoodiin tässä yleisesti valitun pankkitilin sijasta.
  • Kiinteistöhallinnan maksutilisiirrolle = Valitse alasvetovalikosta kiinteistöhallinnan maksutilisiirrolle tulostuva pankkitili. Maksutilisiirrolla voi olla vain yksi pankkitili.

Jos olet tehnyt muutoksia pankkitilien yleisiin asetuksiin, napsauta Tallenna-painiketta tallentaaksesi muutokset. Peruuta-painikkeella voit peruuttaa muutokset, joita ei ole vielä tallennettu.



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.