SISÄLTÖ
- Laskujen välityksen perustiedot
- Finvoicen välittäjät
- Välitystavat
- E-laskun laskutusaiheet
- Usein kysyttyjä kysymyksiä
Myyntilaskujen ja muiden dokumenttien lähetyksessä käytettäviä välitystapoja ja välittäjiä sekä muita perusasetuksia hallinnoidaan sovellusikkunassa > Myynti (tai Maksuliikenne) > Laskujen välitys > ylävalikosta Laskujen välitys > Perustiedot. Jokaisella laskujen välityksen perustietojen välilehdellä voit tarvittaessa muuttaa käsiteltävää yritystä suoraan Yritys-kentän kautta ilman palaamista sovellusikkunan päänäkymään:
Laskujen välityksen perustiedot
Sovellusikkuna > Myynti (tai Maksuliikenne) > Laskujen välitys > ylävalikosta Laskujen välitys > Perustiedot > Perustiedot-välilehdellä voit hallinnoida seuraavia laskujen välityksen asetuksia:
- Näytä laskutettaessa tulostusruutu laskupohjittain
- Yrityksen oletusvälitystapa: Jos asiakkaan taakse ei ole muuta välitystapaa yritysrekisterissä määritelty, laskutussovellukset käyttävät automaattisesti tätä tietoa oletuksena (Tilaustenkäsittely, Sopimuslaskutus, Myynninhallinta). Muussa tapauksessa välitystapa valitaan yritysrekisterissä asiakaskohtaisesti.
- Rekisteröidy Fivaldin verkkolaskutukseen -painiketta napsauttamalla ohjelma avaa uudelle välilehdelle Fivaldin Maventa-tilin rekisteröintityökalun. Katso myös ohje Maventan verkkolaskupalvelun käyttöönotto.
- Rahoitusyhtiötoiminnallisuuden asetukset
Finvoicen välittäjät
Myyntilaskujen ja muiden dokumenttien lähetyksessä käytettäviä verkkolaskuvälittäjiä hallinnoidaan sovellusikkunassa > Myynti (tai Maksuliikenne) > Laskujen välitys > ylävalikosta Laskujen välitys > Perustiedot > Finvoicen välittäjät -välilehdellä:
Välittäjän tiedot, kun verkkolaskut lähetetään yrityksille Maventan verkkolaskupalvelun kautta
Maventan verkkolaskutuspalveluun rekisteröinti Fivaldin kautta luo tämän välittäjän tiedot automaattisesti
| Selite | Välittäjän tunnus | Lähettäjän/ vastaanottajan oletustunnustyyppi | Lähettäjän muu tunnus | Lähetys Fivaldi-pankkiyhteydellä, maksuliikesopimukseen liitetty tili |
Vapaamuotoinen selite, esim. "Maventa verkkolaskutus" | MAVENTA | Muu tunnus | Laskuttajayrityksen |
Välittäjän tiedot, kun verkkolaskut lähetetään yrityksille Fivaldin Pankkiyhteyden kautta
| Selite | Välittäjän tunnus | Lähettäjän/ vastaanottajan oletustunnustyyppi | Lähettäjän muu tunnus | Lähetys Fivaldi-pankkiyhteydellä, maksuliikesopimukseen liitetty tili |
Vapaamuotoinen selite, suositeltavaa käyttää oman Finvoice-välittäjäsi nimeä, esim. "Nordea" | Oman Finvoice-välittäjäsi välittäjän tunnus, esim: NDEAFIHH jne... | Muu tunnus | Laskuttajayrityksen | Valitse laskujen lähetyksen sopimuspankkitili. |
- Jos Lähettäjän/vastaanottajan oletustunnustyyppi -kentässä on valittu on valittu Muu tunnus, tulee Lähettäjän muu tunnus -kenttään antaalaskuttajayrityksen oma verkkolaskuosoite. Muut Lähettäjän/vastaanottajan oletustunnustyyppi -kentän valinnat hakevat vastaavan tiedon Yrityksen perustiedoista.
- Lähetys Fivaldi-pankkiyhteydellä, maksuliikesopimukseen liitetty tili -kentän valintalistalla näkyy se pankkitili, jonka kohdalla on yrityksen perustiedoissa valittu kohta Finvoice-tunnus. Lisäksi näytetään muut mahdolliset pankkitilit jotka on kytketty tämän yrityksen Fivaldi-pankkiyhteyssopimukseen ja tilille on valittu pankkisopimuksella asetus Lähtevät Finvoice-laskut sallittu.
Välittäjän tiedot, kun e-lasku/suoramaksuaineistot lähetetään kuluttaja-asiakkaille Maventan verkkolaskupalvelun kautta
Maventan e-lasku-/suoramaksupalvelun käyttöönotto Fivaldin kautta luo tämän välittäjän tiedot automaattisesti
| Selite | Välittäjän tunnus | Lähettäjän/ vastaanottajan oletustunnustyyppi | Lähettäjän muu tunnus | Lähetys Fivaldi-pankkiyhteydellä, maksuliikesopimukseen liitetty tili |
Vapaamuotoinen selite, esim. "Maventa kuluttajalaskutus" | DABAFIHH | Muu tunnus | Laskuttajayrityksen |
Välittäjän tiedot, kun e-lasku/suoramaksuaineistot lähetetään kuluttaja-asiakkaille Fivaldin Pankkiyhteyden kautta
| Selite | Välittäjän tunnus | Lähettäjän/ vastaanottajan oletustunnustyyppi | Lähettäjän muu tunnus | Lähetys Fivaldi-pankkiyhteydellä, maksuliikesopimukseen liitetty tili |
Vapaamuotoinen selite, esim. "[Pankin nimi] + kuluttajalaskutus" | E-lasku sopimuspankin välittäjätunnus, esimerkiksi: | Muu tunnus | Laskuttajayrityksen | Valitse laskujen lähetyksen sopimuspankkitili. |
- Kun Lähettäjän/vastaanottajan oletustunnustyyppi -kenttään on valittu Muu tunnus, tulee Lähettäjän muu tunnus -kenttään antaa laskuttajayrityksen oma verkkolaskuosoite. Muut Lähettäjän/vastaanottajan oletustunnustyyppi -kentän valinnat hakevat vastaavan tiedon Yrityksen perustiedoista.
- Lähetys Fivaldi-pankkiyhteydellä, maksuliikesopimukseen liitetty tili -kentän valintalistalla näkyy se pankkitili, jonka kohdalla on yrityksen perustiedoissa valittu kohta Finvoice-tunnus. Lisäksi näytetään muut mahdolliset pankkitilit jotka on kytketty tämän yrityksen Fivaldi-pankkiyhteyssopimukseen ja tilille on valittu pankkisopimuksella asetus Lähtevät Finvoice-laskut sallittu.
Välitystavat
Myyntilaskujen ja muiden dokumenttien lähetyksessä käytettäviä välitystapoja hallinnoidaan sovellusikkunassa > Myynti (tai Maksuliikenne) > Laskujen välitys > ylävalikosta Laskujen välitys > Perustiedot > Välitystavat-välilehdellä. Ennen välitystapojen luomista tulee välittäjien tiedot olla perustettuna (katso ohje: Finvoicen välittäjät).
Välitystavan tiedot, kun verkkolaskut lähetetään yrityksille Maventan verkkolaskupalvelun kautta
Maventan verkkolaskutuspalveluun rekisteröinti Fivaldin kautta luo tämän välitystavan tiedot automaattisesti.
Selite | Tyyppi | Laskupohja | Lähettäjän välittäjä | Vastaanottajan välittäjä | Pankkitilin esitystapa |
Vapaamuotoinen selite, esim.. "Verkkolaskut Maventa" | Fivaldin verkkolasku | Valitse laskupohja jonka tiedot viedään aineistoon. Lasku ulkomaat -pohjaa ei enää tueta. | Maventa
|
| (Ei tarvitse täydentää, viedään aina IBAN-muoto) |
Huom! Jos yritys on ottanut Laskujen välityksen rahoitusyhtiöominaisuuden käyttöön, rahoituksen aineisto lähtee laskun mukana lähetykseen aina automaattisesti.
Välitystavan tiedot, kun verkkolaskut lähetetään yrityksille Fivaldin Pankkiyhteyden kautta
Selite | Tyyppi | Laskupohja | Lähettäjän välittäjä | Vastaanottajan välittäjä | Pankkitilin esitystapa |
Vapaamuotoinen selite, esim. | Finvoice | Valitse laskupohja jonka tiedot viedään aineistoon. Lasku ulkomaat -pohjaa ei enää tueta. | Valitse oma välittäjä (=se jonka kanssa tehty Finvoice-aineistojen lähetyssopimus) |
| (Ei tarvitse täydentää, viedään aina IBAN-muoto) |
- Asiakkaan tietoihin on annettava välitystavan lisäksi asiakkaan verkkolaskuosoite ja asiakkaan välittäjän tunnus.
- Laskutusosoite ei saa olla puutteellinen. Myöskään mahdollinen toimitusosoite ei saa olla puutteellinen.
- Tilaustenkäsittely- ja Myynninhallinta-sovelluksissa tehdään validointitarkistus laskutusvaiheessa ja laskun teko on estetty kunnes osoitetiedot on lisätty.
Välitystavan tiedot, kun PDF-laskut lähetetään Fivaldista suoraan asiakkaan sähköpostiosoitteeseen
Selite | Tyyppi | Laskupohja | Lähettäjän välittäjä | Vastaanottajan välittäjä | Pankkitilin esitystapa |
| Vapaamuotoinen selite, esim. "Sähköposti" | Sähköposti | Lähetykseen välittyvä PDF-tuloste on välitystavalle tallennettu laskupohja, tilisiirrollinen tai tilisiirroton. Lasku ulkomaat -pohjaa ei enää tueta. | (Ei tarvitse täydentää, viedään aina IBAN-muoto) |
Lasku lähetetään Fivaldin Lähetysjonon kautta PDF-liitteenä asiakkaalle määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen. Sähköpostiosoite haetaan ensisijaisesti asiakkaan Laskujen sähköpostiosoite -kentästä ja toissijaisesti asiakkaan Sähköpostiosoite-kentästä.
Näkymän alareunaan ilmestyvää Sähköpostitiedot-painiketta klikkaamalla voit täyttää muut lähetystiedot sähköpostityyppiselle välitystavalle:
- Lähettäjän sähköpostiosoite: Kenttään annettu sähköpostiosoite toimii sähköpostin saajalle vastausosoitteena (reply). Mikäli sähköpostiosoitetta ei ole erikseen annettu, lähetyksissä käytetään Fivaldi-käyttäjätunnuksen sähköpostiosoitetta. Sähköpostin lähettäjänä näkyy kuitenkin aina noreply@fivaldi.net eikä tähän voi käyttäjä vaikuttaa. Tällä pyritään varmistamaan, että viestien lähetys pysyy roskapostisuodattimien vaatimissa standardeissa.
- Vaihtoehtoinen lähetystapa sähköpostille: Mikäli Fivaldi havaitsee, että vastaanottajalta puuttuu sähköpostiosoite tai se on muodollisesti virheellinen, tapahtuu tulosteiden lähetys vaihtoehtoisen lähetystavan mukaisesti.
- Tulostus = Lasku poistetaan alkuperäisestä välitystapaerästä ja tulostetaan käyttäjän ruudulle. Tulostus tapahtuu, vaikka käyttäjä poistuisi Tulostus-ikkunasta Poistu-napin kautta. Ominaisuus on käytössä Tilaustenkäsittelyssä ja Sopimuslaskutuksessa.
- Massatulostuspalvelu = Katso välitystapa "Massatulostuspalvelu"
- Lähetä Finvoicena: Laskut lähetetään XML-muotoisena asiakkaan sähköpostiin. Jos tämä kohta on ruksattu, ei voida käyttää vaihtoehtoista lähetystapaa ”Massatulostuspalvelu”.
- Kirjeluokka: Jos vaihtoehtoiseksi lähetystavaksi oli edellä valittu "Massatulostuspalvelu", valitse haluttu kirjeluokka lähetykselle. Valittavina Priority 1.lkan tai Ekonomy 2.lkan lähetysnopeus.
- Kielikoodi: Kielikoodin avulla otsikko ja viesti voidaan määrittää eri kielillä. Kyseinen teksti määräytyy laskun kielikoodin mukaan ja nämä näkyvät sähköpostin vastaanottajalle otsikkona ja aiheena. Poikkeuksena sopimuslaskutus, josta puuttuu toistaiseksi kielituki ja laskujen otsikko ja viesti haetaan aina suomenkielisestä osiosta.
- Otsikko: Kenttään syötetty tieto näkyy sähköpostien otsikkona. Jos tämä tieto puuttuu, aiheeksi viedään laskun otsikko (Lasku, Faktura tai Invoice). Suositus on lisätä kenttään esim. laskuttajayrityksen nimi
- Viesti: Tässä annettu teksti näytetään sähköpostin vakioviestinä. Suositus on lisätä kenttään esim. laskuttajayrityksen nimi.
Välitystavan tiedot, kun PDF-laskut lähetetään asiakkaille massatulostuspalvelun kautta
Huom! Vaatii rekisteröinnin Maventan verkkolaskupalveluun sekä massatulostuspalvelun käyttöönoton.
Selite | Tyyppi | Laskupohja | Lähettäjän välittäjä | Vastaanottajan välittäjä | Pankkitilin esitystapa |
Vapaamuotoinen selite, esim. "Massatulostus-palvelu" | Massatulostus-palvelu | Lähetykseen välittyvä PDF-tuloste on välitystavalle tallennettu laskupohja: tilisiirrollinen tai tilisiirroton. Lasku ulkomaat -pohjaa ei enää tueta. |
|
| (Ei tarvitse täydentää, viedään aina IBAN-muoto.) |
Välitystavan laskupohjan tulee olla tilisiirrollinen silloin, kun käytössä on kuluttajalaskutus. Kuluttajan suoramaksuilmoitus on tuettu vain tilisiirrollisessa laskupohjassa.
Sivun alareunaan ilmestyvää Massatulostuspalvelutiedot-painiketta klikkaamalla voit täyttää muut lähetystiedot:
- Kirjeluokka: Valitse haluttu kirjeluokka lähetykselle. Valittavina Priority- tai Economy-lähetysnopeus.
- Kielikoodi: Kielikoodin avulla lähetyksen otsikko voidaan määrittää eri kielillä. Kyseinen teksti määräytyy laskun kielikoodin mukaan ja nämä näkyvät mm. viestijonon aiheena. Poikkeuksena sopimuslaskutus josta puuttuu toistaiseksi kielituki ja laskujen otsikko haetaan aina suomenkielisestä osiosta.
- Otsikko: Kenttään syötetty otsikko näkyy lähetysten otsikkona. Jos tämä tieto puuttuu, aiheeksi viedään laskun otsikko (Lasku, Faktura tai Invoice).
- Ei sähköisiä kopioita ja Ei pelkästään sähköistä jakelua -toiminnot eivät ole käytössä.
Välitystavan tiedot, kun PDF-laskut tulostetaan ja toimitetaan Fivaldi-käyttäjän toimesta
Selite | Tyyppi | Laskupohja | Lähettäjän välittäjä | Vastaanottajan välittäjä | Pankkitilin esitystapa |
Vapaamuotoinen selite, esim. "Tulostus" | Tulostus | Valitse laskupohja jota halutaan käyttää tällä välitystavalla. Lasku ulkomaat -pohjaa ei enää tueta. | (Ei tarvitse täydentää, viedään aina IBAN-muoto.) |
Lasku tulostetaan ja toimitetaan vastaanottajalle käyttäjän itse valitsemalla tavalla. Tämä voidaan tehdä myös ilman välitystapaa. Tulostus-tyyppistä välitystapaa tarvitaan esim. tilanteessa jossa laskuaineistot lähetetään Finvoice-aineistona rahoitukseen, mutta asiakkaan kappale toimitetaan PDF-tulosteena. Tulostus-välitystapaa voidaan hyödyntää myös silloin, jos laskuja ei haluta tulostaa yksitellen: PDF-laskujen tulostus onnistuu eri laskupohjille yhdellä kerralla Laskujen välityksen Välityserät-osion kautta.
Välitystavan tiedon, kun e-lasku/suoramaksuaineistot lähetetään kuluttaja-asiakkaille Maventan verkkolaskupalvelun kautta
Maventan e-lasku-/suoramaksupalvelun käyttöönotto Fivaldin kautta luo tämän välitystavan tiedot automaattisesti
Selite | Tyyppi | Laskupohja | Lähettäjän välittäjä | Vastaanottajan välittäjä | Pankkitilin esitystapa |
Vapaamuotoinen selite, esim. "E-laskut Maventa" | Fivaldin e-lasku | Tilisiirrollinen lasku (suoramaksuilmoituksen tuki on vain tälle laskupohjalle) | Maventa |
| (Ei tarvitse täydentää, viedään aina IBAN-muoto.) |
Huom. Jos yritys on ottanut Laskujen välityksen rahoitusyhtiöominaisuuden käyttöön, rahoituksen aineisto lähtee laskun mukana lähetykseen aina automaattisesti.
Huom! Kun laskuttajailmoitukset on lähetetty, tämän välitystavan tyypin muuttaminen on estetty.
- Kun välitystapa on kunnossa, jatka painamalla alhaalla näkyvää E-laskujen tiedot -painiketta.
- Jos laskutusaiheita on useita, jokaiselle on tehtävä oma välitystapa ja sen kautta täydentää e-laskujen tiedot. Tällöin myös kunkin välitystavan selite kannattaa nimetä tarkemmin, esim. laskutusaiheen mukaisesti.
- Jos välitystavan tyyppi on Fivaldin e-lasku tai e-lasku, ruudun alaosaan tulee näkyviin Laskuttajailmoitukset-painike.
Välitystavan tiedot, kun e-lasku/suoramaksuaineistot lähetetään kuluttaja-asiakkaille Fivaldin Pankkiyhteyden kautta
Selite | Tyyppi | Laskupohja | Lähettäjän välittäjä | Vastaanottajan välittäjä | Pankkitilin esitystapa |
Vapaamuotoinen selite, esim. | E-lasku | Tilisiirrollinen lasku (suoramaksulomakkeen tuki on vain tälle laskupohjalle) | Laskuttajayrityksen verkkolaskuoperaattori, esim. |
| (Ei tarvitse täydentää, viedään aina IBAN-muoto.) |
Huom! Kun laskuttajailmoitukset on lähetetty, tämän välitystavan tyypin muuttaminen on estetty.
- Kun välitystapa on kunnossa, jatka painamalla alhaalla näkyvää E-laskujen tiedot -painiketta.
- Jos laskutusaiheita on useita, jokaiselle on tehtävä oma välitystapa ja sen kautta täydentää e-laskujen tiedot. Tällöin myös kunkin välitystavan selite kannattaa nimetä tarkemmin, esim. laskutusaiheen mukaisesti.
- Jos välitystavan tyyppi on Fivaldin e-lasku tai e-lasku, ruudun alaosaan tulee näkyviin Laskuttajailmoitukset-painike.
E-laskun laskutusaiheet
Kuluttajalaskutuksen laskutusaiheen asetuksia hallinnoidaan sovellusikkunassa > Myynti (tai Maksuliikenne) > Laskujen välitys > ylävalikosta Laskujen välitys > Perustiedot > E-laskun laskutusaiheet -välilehdellä:
Fivaldista tehdyn e-laskupalvelun käyttöönotossa annetut laskutusaiheen tiedot tuodaan automaattisesti tähän näkymään. Muussa tapauksessa tiedot on syötettävä käsin.
Laskutusaiheen tunnus
Laskutusaiheen tunnus on laskuttajan määrittelemä, laskutusaiheen identifioiva tunnus, jonka perusteella vastaanottaja valitsee oikean laskutusaiheen. Laskutusaiheen tunnus mahdollistaa laskun automaattisen maksamisen ja sen on oltava sama kuin laskusanomalla annettava vastaava tieto.
Tunnuksen pituus saa olla maksimissaan 35 merkkiä ja kukin laskuttajayritys voi käyttää samaa tunnusta vain kerran. Suositeltavaa on käyttää ensimmäisenä tunnuksena numeroa yksi ”1”.
Muutokset tunnukseen (tai sen poisto) jälkikäteen on Fivaldissa estetty, jos laskuttajailmoitus on jo lähetetty tai onnistunut.
Finanssialan "Isännöitsijän vaihtuminen – ohje e-laskutuksen säilymisestä" -ohjeen mukaan voimassa olevaa laskutusaiheen koodia ei voi muuttaa CHANGE-sanomalla. Jos laskutusaiheen tunnus pitää muuttaa pankissa voimassaolevalle laskuttajailmoitukselle, tulee pankkeihin lähettää DELETE-sanoma ja sen jälkeen ADD-sanoma oikeilla tiedoilla.
Laskun aiheen nimi
Laskutusaiheen tunnusta vastaava teksti, esimerkiksi ”Vuokra, vastike, muu käyttökorvaus”. Laskun aihe on selväkielinen tieto, jonka perusteella kuluttaja osaa valita oikean laskunaiheen tehdessään e-laskutilausta verkkopankissaan.
Nimen pituus voi olla maksimissaan 35 merkkiä ja se on annettava vähintään suomenkielisenä (pakollinen tieto). Laskun aiheen nimi on kuitenkin hyvä antaa kaikilla kolmella kielellä (suomi, ruotsi ja englanti), jotta verkkopankkia käyttävälle kuluttajalle voidaan näyttää tieto hänen omalla palvelukielellään.
Kopioi laskutusaihe muille yrityksille -toiminto
Halutessasi voit kopioida valittuna olevan laskutusaiheen myös muihin yrityspaikkoihin:
- Voit valita yritykset joko yksitellen tai kaikki kerralla käyttämällä ruudun yläosan Valitse kaikki/poista kaikki valinnat -valintaa.
- Poistu-painikkeella voit poistua ruudulta ilman kopiointia.
- Kopioi-painiketta napsauttamalla ohjelma kopioi laskutusaiheen tiedot kerralla kaikkiin valittuihin yrityksiin.
- Jos kopioitava tunnus löytyy jo yhdestäkin valitusta yrityksestä, kopiointi on estetty ja ohjelma ilmoittaa: ”Laskutusaiheen tunnus löytyy jo yrityksistä X. Et voi kopioida samaa tunnusta ko. yrityksille.” Tällöin kuittaa ilmoitus, poista ko. yrityksistä valinta ja tee kopiointi uudelleen.
Kun kopiointi on onnistunut, ko. laskutusaiheen tunnus ja sen nimet on perustettu valittuihin yrityksiin.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miksi sähköpostiin lähetetty lasku on XML-muodossa eikä PDF-muodossa?
Valitse Laskujen välityksen ylävalikosta Laskujen välitys > Perustiedot, valitse Sähköposti-välitystapa ja avaa alhaalta Sähköpostitiedot. Mikäli valittuna on asetus Lähetä Finvoicena, laskusta lähetetään XML-sanoma asiakkaan sähköpostiin. Poista asetus ja tallenna, jonka myötä lasku lähtee PDF:nä asiakkaan sähköpostiin.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback