Yleistä

Tässä ohjeessa on käytetty rahoitusyhtiön osalta vain yhtä esimerkkiä. Eri rahoitusyhtiöiden Finvoice-asetuksien vaatimukset noudattavat kuitenkin usein samaa kaavaa. Seuraavat kohdat tulee tarkistaa ja tehdä asetukset valitun rahoitusyhtiön vaatimusten mukaisesti. Saat nämä tiedot tarvittaessa rahoitusyhtiösi yhteyshenkilöltä. Rahoituksesta käytetään joskus myös termiä factoring.

• Rahoitusyhtiön pankkitilitiedot laskulle ja viitemaksujen kohdistamiseen
• Laskunumeron pituus
• Laskun siirtolausekkeen teksti
• Viitenumeron muoto
• Rahoitusyhtiön Finvoice verkkolaskuosoite sekä välittäjän tunnus
• Rahoitusyhtiön Y-tunnus
• Rahoitussopimuksen numero

Käytä siis tätä ohjeistusta vain mallina tietojen täyttämiseen ja edellä mainituissa kohdissa täytä tiedot rahoitusyhtiösi antamien ohjeiden mukaisesti.

Käyttöönotto-ohje

Yrityksen perustiedot - Pankkitiedot  

Pankkitiedot-välilehdeltä pitää löytyä ainakin seuraavat tilit. Rahoitusyhtiöominaisuuden kannalta merkitykselliset kohdat on korostettu.

Fivaldissa vain kotimaisten pankkiryhmien tilit on tuettu Finvoice-aineiston muodostuksessa.

A.) Yrityksen oma pankkitili johon Finvoice-pankkisopimus kohdistuu

• Laskulle-kohdan valinnat jätetään valitsematta, koska laskulle viedään nyt vain rahoituksen tili.
• Viitesuoritusten kohdistus -kohta valitaan aina jos kyseessä on tili jolle saapuu viitesuorituksia ja niiden halutaan kohdistuvan ko. sovellukseen automaattisesti.
• Finvoice-tunnus-parametrilla määritellään pankkiyhteyden sopimustili.

B.) Rahoitusyhtiön pankkitili laskulle ja viitemaksujen kohdistuksen pankkitili

• Kirjanpidon tili: Käytä eri tiliä per pankkitili.
• Laskulle-kohdan valinnat: Rahoituksen tilinumero tulee näkyä laskulla.
• Viitesuoritusten kohdistus -kohta valitaan aina jos kyseessä on tili jolle saapuu viitesuorituksia ja niiden halutaan kohdistuvan ko. sovellukseen automaattisesti.

Asetukset on edellä määritelty olettamalla, että yrityksen laskuista suurin osa lähtee rahoitukseen. Asiakkaat joiden laskua ei lähetetä rahoitukseen tulee käsitellä erikseen (ohje jäljempänä). Voidaan toimia niinkin päin, että merkataan laskulla näkyväksi yrityksen oma tili, jolloin käsitellään ne asiakkaat erikseen joiden lasku menee rahoitukseen.

Palvelunhallinta käyttöoikeudet

Sovellustyyppi: Apuohjelmat | Pankkiyhteys

Pankkiyhteyden käyttäjällä tulee olla vähintään allamainittuihinaineistoihin käyttöoikeudet sekä jakeluyrityksessä että laskuttajayrityksessä.   

• Lähtevät Finvoice-laskut
• Saapuvat viitemaksut
• Saapuvat hylätyt Finvoicet
• Saapuvat rahoituksen viiteaineistot ja/tai
• Saapuvat Op rahoituksen viiteaineistot

Pankkiyhteys: Pankkiyhteys | Perustiedot | Sopimukset

Tarkista, että sopimuksissa on vähintään seuraavat pankkiaineistovalinnat:

Saapuvien aineistojen jakelijayritys

• Saapuvat viitemaksut
• Hylätyt Finvoice-laskut
• Rahoituksen viiteaineisto ja/tai
• Op rahoituksen viiteaineisto

Laskuttajayritys

• Lähtevät Finvoice-laskut

Viitesiirtojen luku: Viitesiirtojen luku | Asetukset

Saapuvien viiteaineistojen jakelijayrityksessä

• Viitesuoritusten kohdistus pääyritys = Yritys itse

Laskuttajayrityksessä

• Viitesuoritusten kohdistus pääyritys = Saapuvien viiteaineistojen jakelijayritys

Kirjanpito | Tositelajien määritys | Laskunumeron pituus

Fivaldin laskunumeron oletuspituus on 10 merkkiä. Esimerkiksi 1231100001:

• 1 = Tositelajin numero
• 23 = Laskun vuosiluku
• 11 = Laskun kausi
• 00001 = Juokseva numero kauden sisällä (= kauden sisällä voi olla enintään 99999 laskua)

Numeron pituutta voi tarvittaessa muuttaa Kirjanpito-sovelluksessa. Esimerkiksi jos rahoitusyhtiön ohjeistuksen mukaan laskunumeron pituus tulee olla 8, niin Fivaldin numeron pituutta lyhennetään kahdella 5:stä 3:een.

1. Valitse ylävalikosta Kirjanpito
2. Valitse Tositelajien määritys
3. Siirry Tositelajit-ikkunassa oikean tositelajin (esim. Myyntilaskut) rivin kohdalle ja napsauta Numeron pituus -kenttää. Oletuksena kentässä on 5 numeroa. Mikäli laskunumeron kokonaispituus tulee olla esimerkiksi 8, anna numeron pituudeksi 3. (Tällöin laskuja voi olla kauden sisällä 999.)
4. Napsauta Tallenna ja poistu -painiketta.

Myynnin perustiedot - Siirtolauseke

Avaa Tilaustenkäsittely, valitse ylävalikosta Tilaukset > Perustiedot. Siirry Asiakirjat-välilehdelle .

Tilausasiakirjat

Rahoitukseen lähetettävien ja ”ei rahoitukseen” lähetettävien laskupohjien tulee olla eri.

Muuta tähän kohtaan lasku.rep (=tilisiirrollinen lasku) jolloin ohjelma käyttää tätä laskupohjaa oletuksena "ei rahoitukseen" lähetettävien laskujen osalta.

Tallenna muutokset.

Muokattavat tekstit

Lisää rahoituksen siirtolauseke laskupohjaan alla olevan mallin mukaisesti soveltaen.

• Käytä Tilisiirroton lasku -vaihtoehtoa, koska tilisiirrollisessa saajana näkyy aina laskun lähettäjä eikä rahoitusyhtiö.
• Tekstin tila laskupohjilla on rajallinen, käytä korkeintaan 7 kirjasinkokoa jotta kaikki teksti mahtuu laskupohjalle!
• Toista toimenpide kaikkien tarvittavien kielikoodien osalta.

Rahoituslausekkeen Finvoice-elementti

Fivaldin aineistoissa rahoituslausekkeen teksti siirtyy <InvoiceFreeText> elementissä.

Jos rahoitusyhtiö pyytää siirtolauseketta <FactoringFreeText> elementtiin, Fivaldissa ei ole tukea tälle elementille. 

Viitenumeron muoto 

Esimerkki: ”Mallirahoitusyhtiö Oy:n ohjeistuksen mukaan, viitenumerossa pitää olla kiinteä etuosa, joka sisältää rahoitussopimusnumeron ja nollan: 12340”

Myynnin perustiedot - Laskutus-välilehti

Tässä kohdassa voidaan vaikuttaa Tilaustenkäsittelyn ja Myynninhallinnan laskujen viitenumeron muotoon.

Sopimuslaskutuksen perustiedot

Avaa Sopimuslaskutus, ylävalikosta Sopimuslaskutus > Perustiedot.

Tallenna kiinteä etuosa kenttään Viitteen alku.

Tämä parametri koskee vain Sopimuslaskutuksen laskuja.

Laskujen välityksen perustiedot - Finvoicen välittäjät

Avaa Laskujen välitys, valitse ylävalikosta Laskujen välitys > Perustiedot > Finvoicen välittäjät -välilehti.

1.) Perusta rahoitusyhtiön operaattori välittäjäksi

Esimerkki: ”Mallirahoitusyhtiö Oy:n ohjeistuksen mukaan, Finvoice-välittäjän tunnus on OKOYFIHH”

2.) Perusta oma Finvoice-välittäjäsi seuraavien vaihtoehtojen mukaisesti

2a. Käytössä Fivaldi Pankkiyhteys

• Lähettäjän muu tunnus -kohdassa annetaan laskuttajayrityksen oma verkkolaskuosoite.

2b. Käytössä ulkopuolinen järjestelmä

• Lähettäjän muu tunnus -kohdassa annetaan laskuttajayrityksen oma verkkolaskuosoite.

2c. Käytössä Verkkolaskupalvelu

Kun rekisteröinti Verkkolaskupalveluun on tehty, ohjelma luo automaattisesti kyseisen Välittäjän tiedot.

Jos tilattu myös kuluttajan e-lasku, välittäjäksi muodostuu oma rivi jossa operaattori DABAFIHH.

Tallenna muutokset ennen kuin jatkat seuraavaan kohtaan.

Laskujen välityksen perustiedot - Välitystavat

Avaa Laskujen välitys, valitse ylävalikosta Laskujen välitys > Perustiedot > Välitystavat-välilehti.  

1.) Perusta rahoitusyhtiön aineistojen välitystapa

• Muista välitystavoista poiketen, rahoitusyhtiön välitystavassa annetaan aina sekä lähettäjän välittäjä että vastaanottajan välittäjä.
• Tämä välitystapa lisätään vain rahoituksen perustietoihin (ohje jäljempänä). Tätä välitystapaa ei käytetä asiakkaan välitystapana.

2.) Perusta tarvittavat vaihtoehdot Asiakkaan laskukappaleen toimittamista varten

• Nimeä välitystapojen selitteet niin, että siitä käy ilmi, että lasku lähetetään rahoitukseen tai vastaavasti jos sitä ei lähetetä rahoitukseen.
• Välitystavan laskupohjaksi valitaan se joka sisältää rahoituksen siirtolausekkeen silloin kun välitystapa liittyy rahoitukseen. Samaa laskupohjaa ei tule valita sellaiselle välitystavalle jonka laskua ei siirretä rahoitukseen.

A) Asiakkaan laskukappale tulostetaan käyttäjän toimesta

B) Asiakkaan laskukappale lähetetään Finvoice-aineistona Fivaldi pankkiyhteyteen tai ulkoiseen järjestelmään

C) Asiakkaan laskukappale lähetetään sähköpostiosoitteeseen

Sähköpostitiedot – painikkeen taakse annettavat muut tiedot 

D) Asiakkaan laskukappale lähetetään massatulostuspalveluun

Vaatii rekisteröinnin Fivaldin verkkolaskupalveluun ja massatulostuspalvelun tilaamisen.

Massatulostuspalvelutiedot – painikkeen taakse annettavat muut tiedot

E) Asiakkaan laskukappale lähetetään AutoInvoice-palveluun

Kun rekisteröinti Autoinvoice-palveluun on tehty, ohjelma luo automaattisesti välitystavan tiedot.

Jos tilattu myös kuluttajan e-lasku, tälle muodostuu oma rivi.

Täydennä selite ja lisää laskupohjaksi se joka sisältää siirtolausekkeen.

Huom. Kun laskun välitystavan tyyppi on AutoInvoiceen liittyvä, käyttäjä ei voi itse vaikuttaa siihen, lähetetäänkö laskuaineisto rahoitukseen vai ei. AutoInvoicen välitystapoja käytettäessä, myös rahoituksen aineisto lähetetään AINA automaattisesti jos yritys on ottanut laskujen välityksen rahoitusyhtiöominaisuuden käyttöön! Tämä tarkoittaa sitä, että niillä laskuilla joita ei haluta siirtää rahoitukseen ei voida käyttää AutoInvoice-tyyppisiä välitystapoja. Tai rahoitusominaisuus on laskutuksen ajaksi silloin otettava pois käytöstä (= ruksi pois perustietojen kohdasta "Rahoitusyhtiö käytössä"). Tällöin vaatii myös oman välitystavan jossa laskupohja jossa ei ole siirtolauseketta.

Laskujen välityksen perustiedot - Perustiedot

Täytä seuraavaksi rahoitusyhtiön perustiedot

Perustiedot

Yritys-lista

Yrityksen oletusvälitystapa

Mallirahoitusyhtiö Oy:n perustiedot esimerkki

Rahoitusyhtiön Finvoice-aineistossa ostajan asiakastunnukseksi (BuyerPartyIdentifier)

Oletuksena rahoituksen Finvoice-aineistossa siirretään ostajan y-tunnus kentässä <BuyerPartyIdentifier>. Oletusta voidaan tässä muuttaa. (Tämä valinta ei vaikuta asiakkaalle menevään Finvoice-aineistoon, katso tarvittaessa asiakkaan omat asetukset yritysrekisteristä.)

• Y-tunnus = Arvo haetaan asiakkaan Y-tunnus -kentästä.
• OVT-tunnus = Arvo haetaan asiakkaan OVT-tunnus -kentästä.
• Yritystunnus = Arvo haetaan asiakkaan Yritystunnus-kentästä.
• Verkkolaskuosoitteessa annettu muu tunnus = Arvo haetaan asiakkaan Muu tunnus -kentästä.

Huom! Osuuspankin pankkiverkon kautta lähetettävissä laskuissa BuyerPartyIdentifier-kentän pitää olla vähintään 6 merkkiä pitkä. Huomioi tämä elementin arvoa valitessasi.

Yritysrekisteri - Kun asiakkaan laskut lähetetään rahoitukseen

Asiakkaan yritysnumeron muoto

Jos muuta tietoa ei ole annettu, rahoitukseen liittyvien asiakkaiden yritysnumeroiden tulee olla numeerisia ja maksimissaan 6 merkkiä pitkiä. Fivaldissa oletus on valmiiksi 4 merkkiä pitkä numero eli tämä ei aiheuta toimenpiteitä. Tarvittaessa määritystä voi muuttaa Yritysrekisterin perustiedoissa.

Asiakkaan yritysnumeron elementti Finvoice-aineistossa  

Asiakkaan yritysnumero siirtyy rahoituksen aineistossa aina automaattisesti kentässä <SellersBuyerIdentifier>. Mikäli rahoitusyhtiö kuitenkin haluaa, että asiakkaan yritysnumero siirtyy myös kentässä <BuyerOrganisationUnitNumber>, siinä tapauksessa kopioi asiakkaan yritystunnus poikkeuksellisesti myös asiakkaan OVT-tunnus  -kenttään (vaikuttaa sekä asiakkaan että rahoituksen aineistoon).

Asiakkaan laskukappaleen toimitustavan valinta

Valitse Laskujen välitystiedoissa Asiakkaan oletusvälitystapa -listalta se vaihtoehto jonka mukaan halutaan toimittaa lasku asiakkaalle. (Valintaa ei ole pakko tehdä silloin jos Laskujen välityksen perustiedoissa oli jo valittu yrityksen oletukseksi tämä sama välitystapa.)

Mikäli asiakkaan lasku toimitetaan välitystapatyypillä Finvoice, tulee huomioida myös seuraavat kohdat:

• Vastaanottajan verkkolaskuosoite -kohdassa valitaan Muu tunnus ja kenttään annetaan asiakkaan verkkolaskuosoite (esim. 003773623460).
• Vastaanottajan välittäjän tunnus -kenttään annetaan asiakkaan välittäjän tunnus (esim. DABAFIHH).
• Finvoice-verkkolaskuaineistoissa ostajan laskutusosoite on pakollinen tieto. Tarkista, että asiakkaan osoitetiedot on myös tallennettu!

Mikäli asiakkaan lasku toimitetaan välitystapatyypillä Sähköposti, tulee huomioida myös seuraavat kohdat:

• Asiakkaan sähköpostiosoite tulee olla tallennettu kenttään Sähköpostiosoite tai Laskujen sposti.

Mikäli asiakkaan lasku toimitetaan välitystapatyypillä Massatulostuspalvelu, tulee huomioida myös seuraavat kohdat:

• Asiakkaan osoitetiedot tulee olla tallennettu!

Mikäli asiakkaan lasku toimitetaan välitystapatyypillä Autoinvoice, tulee huomioida myös seuraavat kohdat:

Laskutusosoite ei saa olla puutteellinen. Myöskään mahdollinen toimitusosoite ei saa olla puutteellinen. Ohjelma tekee tarkistuksen laskutusvaiheessa ja estää laskutuksen kunnes osoitetiedot lisätty.

Fivaldin Verkkolaskupalvelu lähettää laskun asiakkaalle ensisijaisesti:

1. Asiakkaan verkkolaskuosoitetietojen perusteella
   
2. Asiakkaan sähköpostiosoitteeseen
   
3. Kirjepostina laskun laskutusosoitteeseen. Vaatii, että tulostuspalvelu on erikseen kytketty käyttöön AutoInvoice-tilillä! 

Yritysrekisteri - Kun asiakkaan laskuja EI lähetetä rahoitukseen

Laskulla näkyvä pankkitili

Asiakkaan tietoihin on tärkeä valita kohta Pankkitili laskulle = Yrityksen oma tili.

Muussa tapauksessa laskulle tulostuisi rahoituksen tili Yrityksen perustietojen mukaisesti (=se tili jolle on laitettu päälle Laskulle-valinta).

Asiakkaan laskukappaleen toimitustavan valinta

Asiakkaan tietoihin valitaan välitystapa joka käyttää ”Tilisiirrollista laskupohjaa” eli sitä jossa ei ole rahoituksen siirtolauseketta!

Huom. AutoInvoice-välitystapaa käytettäessä rahoituksen kopio lähtee aina mukana. Jos tätä käytetään on rahoitusyhtiöominaisuus kytkettävä laskutuksen ajaksi pois.

Laskutussovelluksissa huomioitavia asioita rahoitukseen lähetettävien laskujen osalta

Tilaustenkäsittely

Avoin tilauskanta

Avoin tilauskanta tulee käydä läpi ja lisätä manuaalisesti mahdollinen puuttuva laskujen välitystapa. Jos tilauksella ei ole välitystapaa, niin rahoituserää ei myöskään muodostu.

Uudet tilaukset

Uusille tilauksille laskujen välitystapa tulee automaattisesti asiakkaan tiedoista tai Laskujen välityksen perustietojen oletuksen mukaisesti.

Mikäli rahoitusyhtiö vaatii, että lähetettävän laskuaineiston laskut tulee saada saman ”lähetysluettelon tunnisteen” alle, on suositeltavaa muodostaa rahoitukseen menevät laskut erälaskutustoiminnon kautta. Tunniste muodostuu välityseräkohtaisesti, joten vain saman välitystavan laskut saavat saman tunnistenumeron.

Sopimuslaskutus

Olemassa oleva sopimuskanta

Aiemmin tehdyt sopimuspohjat on käytävä läpi ja lisättävä puuttuva laskujen välitystapa sopimukselle. Jos sopimuksella ei ole välitystapaa, niin rahoituserää ei myöskään muodostu.

Uudet sopimukset

Uudelle sopimukselle laskujen välitystapa tulee automaattisesti asiakkaan tiedoista tai Laskujen välityksen perustietojen oletuksen mukaisesti.

Myynninhallinta

Laskuta-toiminnossa välitystapa tuodaan automaattisesti asiakkaan tiedoista tai Laskujen välityksen perustietojen oletuksen mukaisesti.

Finvoice-laskuaineiston lähetys rahoitusyhtiölle

Asiakkaan laskukappale toimitetaan asiakkaalle valitun välitystavan mukaisesti. Rahoitukseen lähetettävä Finvoice-aineisto toimitetaan alla olevan ohjeen mukaan, riippuen siitä mikä verkkolaskuaineistojen lähetyskanava on valittu käyttöön.

Fivaldi Laskujen välitys -> Fivaldi Pankkiyhteys

1. Avaa Laskujen välitys -sovellus.

2. Ruksaa valinta Näytä rahoitusyhtiön erät.

3. Valitse rahoitukseen lähetettävät erät merkkaamalla ko. rivi (kaikki rivit voidaan merkata kerralla valitsemalla ylin valkoinen ruutu).

   HUOM. Silloin kun laskujen välityksen rahoitusominaisuus on käytössä, ohjelma tekee oletuksena kaikista laskuista joilla on välitystapa myös rahoituksen kopion. Siksi tässä vaiheessa tulee huomioida se, että jos jotakin välitystapaa ei ole tarkoitus lähettää rahoitukseen, poista ruksi näiden kohdalta!

4. Kun rahoitukseen toimitettavat välityserät on valittu, paina lopuksi ruudun yläosan Lähetä valitut -painiketta.  (Muissa Lähetä-painikkeissa ei ole tukea rahoitusaineiston muodostukseen.) 

5. Erät nousevat nyt automaattisesti Fivaldi Pankkiyhteyden seuraavaan uuteen aineistosiirtoon kuten muutkin lähtevät Finvoice-laskuaineistot.
   

Fivaldi Laskujen välitys -> Ulkoinen järjestelmä

1. Avaa Laskujen välitys -sovellus.

2. Ruksaa valinta Näytä rahoitusyhtiön erät.

3. Valitse rahoitukseen lähetettävät erät merkkaamalla ko. rivi (kaikki rivit voidaan merkata kerralla valitsemalla ylin valkoinen ruutu).

   HUOM. Silloin kun laskujen välityksen rahoitusominaisuus on käytössä, ohjelma tekee oletuksena kaikista laskuista joilla on välitystapa, myös rahoituksen kopion. Siksi tässä vaiheessa tulee huomioida se, että jos jotakin välitystapaa ei ole tarkoitus lähettää rahoitukseen, poista ruksi näiden kohdalta!

4. Kun rahoitukseen toimitettavat välityserät on valittu, paina lopuksi ruudun yläosan Lähetä valitut -painiketta.   (Muissa Lähetä-painikkeissa ei ole tukea rahoitusaineiston muodostukseen.)  

5. Tallenna tiedosto haluttuun polkuun, josta se voidaan käsitellä ulkoiseen järjestelmään.

Fivaldi Viestijono -> AutoInvoice-palvelu

Kun asiakkaan laskun välitystavan tyyppi on AutoInvoice

• Jos laskun välitystavan tyyppi on AutoInvoice, käyttäjä ei voi vaikuttaa rahoitukseen menevän aineiston lähetykseen.
• Lähetysjonoon ja sitä kautta AutoInvoice-palveluun lähtee AINA automaattisesti sekä asiakkaan laskuaineisto, että rahoituksen laskuaineisto.
• Vain AutoInvoice-tyyppisen välitystavan rahoitusaineisto siirtyy Lähetysjonoon ja sieltä AutoInvoiceen.
• Voit tarkastella lähetysten tilaa Lähetysjono-sovelluksen kautta.
  
• Kaikkien muiden välitystapatyyppien rahoitusaineistot on lähetettävä Laskujen välityksen kautta joko Fivaldi Pankkiyhteyteen tai ulkoiseen järjestelmään.

Rahoituksen aineistoon liittyvät Finvoice-elementit

Alla mainitut elementit sisältyvät vain rahoituksen Finvoice-aineistoon. Asiakkaan Finvoice-aineistossa ei ole mainittuja elementtejä.

• Rahoitussopimuksen numero siirtyy kentässä <FactoringAgreementIdentifier>
• Lähetysluettelon tunniste siirtyy kentässä <TransmissionListIdentifier> (saman välitystapaerän laskut saavat saman tunnistenumeron)

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei