SISÄLTÖ


Mikä on Fivaldin verkkolaskupalvelu?

Verkkolaskupalvelulla tarkoitetaan Fivaldissa käyttöönotettavaa verkkolaskupalvelua, jonka operaattorina toimii Visman omistama verkkolaskuoperaattori Maventa (ent. AutoInvoice-palvelu). Verkkolaskupalvelun voi avata suoraan Fivaldista, Verkkolaskupalvelu-nimisen web-sovelluksen kautta. Maventan verkkolaskupalvelun hyötyjä:

  • Kun lähetät laskusi Maventan kautta, voit lähettää laskun mukana myös liitteitä.
  • Voit lähettää kaikki laskusi Maventan palveluun, vaikka vastaanottaja ei ottaisi vastaan verkkolaskuja.
  • Myös palkkalaskelmat ja erilaiset kirjeet kulkevat kätevästi sähköisesti Maventan massatulostuspalvelun kautta.

Fivaldiin kytketyn Maventa-tilin avulla voit lähettää verkkolaskut vastaanottajille sekä vastaanottaa ostolaskuja Fivaldiin. Maventan kautta on mahdollista ainoastaan lähettää verkkolaskuja ilman laskujen vastaanottoa, tai päinvastoin eli vastaanottaa verkkolaskuja Maventa kautta ilman laskujen lähettämistä.

Fivaldin Verkkolaskupalvelu-web-sovelluksella voit hoitaa "massana" yrityksien rekisteröinnin Maventan verkkolaskupalveluun ja palveluiden käyttöönoton Maventa-tilin osalta seuraaviin toimintoihin:

  • Ostolaskujen vastaanotto (verkkolaskut ja skannattujen ostolaskut)
  • Myyntilaskujen lähetys (laskujen lähetys yrityksille verkkolaskuina, sähköpostitse tai Maventan tulostuspalvelun kautta)
  • Kuluttajalaskutus (laskuttajailmoitusten lähetys, vastaanottoilmoitusten vastaanotto sekä e-lasku- ja suoramaksuaineistojen lähetys kuluttaja-asiakkaille)
  • Tulostuspalvelu (laskujen, karhukirjeiden ja palkkalaskelmien lähetys sekä kiinteistöhallinnan tulosteiden lähetys: asukastiedotus, kirjeiden tulostus, maksulaput, karhukirjeet).

Maventan verkkolaskupalvelun käyttöönotto- ja käyttöohjeet löydät tämän sivun vasemman reunan valikosta. Katso alta myös muuta yleistä tietoa Maventan palveluista.

Verkkolaskupalvelun käyttöönotto

Suorita käyttöönotto seuraavassa järjestyksessä:

  1. Maventa-tilin rekisteröinti ja palveluiden käyttöönotto
  2. Pankkiverkkoyhteyden avaus

Katso myös pikaohje uuden Maventa-tilin rekisteröinnistä.

Laskujen lähettäminen Maventan kautta

Verkkolaskujen lähettäminen Fivaldista toimii Maventan palvelua käytettäessä muutoin samalla tavalla kuin Fivaldin Pankkiyhteyden kautta, mutta Maventaa käytettäessä laskut kulkevat Fivaldin Lähetysjono-sovelluksen kautta. Laskujen välitystapana Fivaldissa käytetään välitystapaa, jonka tyyppi on Fivaldin verkkolasku. Verkkolaskutiedoston mukana kulkee myös laskun alkuperäinen Fivaldissa muodostettu kuva sekä muut laskuun liittyvät liitteet (poikkeuksena Fivaldin Tavoitteiden ajo -sovelluksesta lähetetyt verkkolaskut).

Jos laskun lähettäjällä ei ole tiedossa vastaanottajan verkkolaskutietoja, voi laskun silti lähettää Maventan palveluun. Maventa tarkistaa laskulla olevan y-tunnuksen perusteella, onko vastaanottajalla mahdollisuus vastaanottaa verkkolaskuja, ja lähettää laskun mahdollisuuksien mukaan eteenpäin verkkolaskuna. Jos laskun vastaanottaja ei voi ottaa vastaan verkkolaskuja, voi laskut myös siinä tapauksessa lähettää Maventan palveluun, sillä verkkolaskutietojen puuttuessa palvelu tulostaa laskun paperille ja postittaa sen vastaanottajalle, mikäli tulostuspalvelu on laskun lähettäjäyrityksen Maventa-tilillä aktivoitu. Maventan reitityslogiikasta löydät tarkempaa tietoa tästä Maventan ohjeesta.

Maventa tarjoaa myös verkkolaskutuksen ja tulostuspalvelun välissä mahdollisuuden lähettää laskut vastaanottajalle sähköpostilla, mikäli tämä lähetystapa on Maventa-tilillä aktivoitu. Tästä vaihtoehdosta löytyy lisätietoa tästä Maventan ohjeesta.

Myös muita asiakkaille lähetettäviä tulosteita, kuten esimerkiksi palkkalaskelmia ja kirjeitä, voi lähettää Maventan tulostettavaksi ja postitettavaksi. Tätä tulostuspalvelua käytettäessä dokumentit eivät mene Maventan verkkolaskupalveluun vaan ns. massatulostuspalveluun. Näiden palveluiden eroista löydät tarkempaa lisätietoa kohdasta Laskujen lähettäminen tulostuspalveluun. Massatulostuspalveluun lähetetyt aineistot eivät näy Maventa-tilillä.

Verkkolaskujen lähettäminen yrityksille Maventan verkkolaskupalvelun kautta

Maventa-tilin rekisteröinti Fivaldin käyttöliittymästä luo välittäjän ja välitystavan tiedot Fivaldiin automaattisesti.

Lasku lähtee Finvoice-verkkolaskuaineistona Fivaldi Lähetysjonon kautta Maventan verkkolaskupalveluun. Lähetyksen tilaa voit seurata Fivaldin Lähetysjonosta ja onnistuneen lähetyksen jälkeen Maventa-tilin kautta.

Varmista, että laskuttajan käyttäjätunnuksella on laskutussovellusten lisäksi seuraavat käyttöoikeudet:

  • Käyttöoikeus käytettäviin laskuraportteihin (Lasku, Tilisiirroton lasku).
  • Käyttöoikeus Arkistointiin.
  • Jotta Fivaldi PDF-laskun kuva siirtyy Maventa-tilille/lähetyksiin, tulee laskuttajan olla arkiston pääkäyttäjä TAI hänellä pitää olla erikseen annettu oikeus arkistossa Myyntilaskut-aineistoon.
    • Tämä vaatimus koskee sekä myyntilaskujen liitteitä, että yleisesti myös Fivaldista muodostettua PDF-laskun kuvaa.
    • Jos Myyntilaskut-aineiston oikeus on puuttunut laskuttajalta (ei koske koskaan arkiston pääkäyttäjää), Maventa-tilille luodaan näissä tapauksissa operaattorin oma laskupohja laskun PDF-kuvaksi.
    • Määrittele oikeudet arkistossa seuraavasti:
      1. Siirry Arkistointi > Perustiedot > Aineistot.
      2. Siirry vasemmalla Myyntilaskut-aineiston kohdalle ja valitse oikealta ”Vaihda tallennuskohdetta”.
      3. Klikkaa ruudun alaosassa näkyvästä Oikeudet-kohdasta ”Määritä oikeudet”.
      4. Valitse laskuttajan tunnus tai käyttäjäryhmä kohdasta "Lisää käyttäjä/käyttäjäryhmä".
      5. Määrittele käyttöoikeusruksit (vähintään dokumenttien käsittely ja dokumenttien lukuoikeus) ja tallenna muutokset.


Laskuttajayrityksen y-tunnus on aina pakollinen tieto.

  • Verkkolaskutus-välitystavan osalta SOAP-kehyksessä voi puuttua sekä lähettäjän että vastaanottajan verkkolaskuosoite.
  • Myyjän y-tunnus (SellerPartyIdentifier) tulee silti aina löytyä aineistosta, jotta lähetys onnistuu.
  • Tallenna y-tunnus Yrityksen perustiedoissa.
  • Lisää myös OVT-tunnus yrityksen perustietoihin.


Varmista asiakkaan osoitetiedot Yritysrekisterissä:

  • Laskutusosoite ei saa olla puutteellinen. Myöskään mahdollinen toimitusosoite ei saa olla puutteellinen.
  • Tilaustenkäsittely- ja Weblaskutus-sovelluksissa tehdään validointitarkistus laskutusvaiheessa ja laskun teko on estetty kunnes osoitetiedot on lisätty.
  • Asiakasrekisteri webissä tarkistaa verkkolaskuosoitteen oikeellisuuden ja ilmoittaa mikäli se on virheellinen.


Laskujen lähettäminen tulostuspalveluun

Voit lähettää laskuja Maventan palvelun tulostettavaksi Fivaldista kahdella eri tavalla: tulostuspalvelun ja massatulostuspalvelun kautta. Kummankin vaihtoehdon käyttäminen edellyttää Maventan verkkolaskupalveluun rekisteröitymistä sekä palvelun tilaamista sen edellyttämällä tavalla.

1. Maventan verkkolaskupalvelun tulostuspalvelu

Katso myös Maventan oma ohje: Tulostuspalvelu.

Tulostuspalvelu koskee laskuja, jotka lähetetään Fivaldista Maventa-tilin kautta asiakkaille. Tällöin laskujen välitystapana käytetään Fivaldissa välitystapaa, jonka tyyppi on Fivaldin verkkolasku. Jos laskun vastaanottaja ei voi ottaa vastaan verkkolaskuja, Maventan verkkolaskupalvelu ohjaa laskun tulostukseen ja postittaa sen vastaanottajalle, jos tulostuspalvelu on Maventa-tilillä aktivoitu. Tulostuspalvelun aktivointi tulee tehdä Maventa-tilin asetuksissa. Katso Maventan ohje: Tulostuspalvelun aktivointi. Maventa-tilillä on valittavissa myös tulostuspalvelun kirjeluokka, liitteiden tulostus sekä värillinen tulostus mustavalkoisen lisäksi. Tulostuspalvelun hinnat löydät täältä.

Jos haluat ohjata tietyn vastaanottajan laskut menemään aina tulostuspalveluun, tallenna Fivaldin Yritysrekisterissä vastaanottajan Laskujen välitys -välilehdellä:

  • Oletusvälitystavaksi kyseinen Maventan välitystapa
  • Muu tunnus -kenttään sana PRINT
  • Vastaanottajan välittäjän tunnus -kenttään sana MAVENTA.

2. Massatulostuspalvelu

Katso myös Maventan oma ohje: Massatulostuspalvelu.

Fivaldin Verkkolaskupalvelu-rekisteröintitoiminnon kautta tilattava massatulostuspalvelu ei ole sama tulostuspalvelu, jota käytetään Maventa-tilin lähetyksissä. Massatulostuspalvelua voidaan laskujen lisäksi käyttää myös palkkalaskelmien, maksukehotusten sekä kiinteistöhallinnan maksulappujen, perintäkirjeiden ja kirjeiden tulostamiseksi. Tällä lähetystavalla laskujen välitystapana käytetään välitystapaa, jonka tyyppi on Massatulostuspalvelu.

Massatulostuspalvelu on tullut osalle käyttäjistä tutuksi nimellä iPost. Tulosteet siirtyivät iPostilta Maventan palveluun (aiemmin tunnettu nimellä AutoInvoice) vuoden 2016 aikana. 

Massatulostuspalvelua käytettäessä dokumentit eivät mene Maventan verkkolaskupalveluun tulostettavaksi, vaan erilliseen massatulostuspalveluun, jonka vuoksi tämän välitystavan laskut eivät näy lähettäjän Maventa-tilillä. Laskutulosteet ovat mustavalkoisia. Massatulostuspalvelu aktivoidaan käyttöön Fivaldin Verkkolaskupalvelun Rekisteröinti-toiminnossa valitsemalla palveluista Massatulostuspalvelu:

Verkkolaskujen vastaanotto Maventa-tililtä Fivaldiin

Maventan kautta saadaan vastaanotettua sekä verkkolaskut että skannatut laskut Fivaldin Ostolaskujen kierrätykseen. Verkkolaskun mukana voidaan ottaa vastaan myös toimittajan lähettämän laskun alkuperäinen kuva. Jos toimittaja ei pysty lähettämään verkkolaskuja, muodostaa skannauspalvelu verkkolaskun toimittajan lähettämästä laskusta skannaamalla laskun kuvan ja poimimalla laskun tiedot. Skannauspalvelun tilaamalla voit siis ottaa vastaan käytännössä kaikki laskut sähköisenä Maventan verkkolaskupalvelun kautta.

Ilmoita toimittajillesi verkkolaskuosoitteesi sekä mahdollinen skannausosoitteesi paperilaskuille.

  • Yrityksenne verkkolaskuosoite: 0037xxxxxxxx
  • Välittäjän (Maventa) tunnus
  • Välittäjätunnus: 003721291126
  • Välittäjätunnus pankkiverkosta lähetettäessä: DABAFIHH

Ulkomaiset verkkolaskut (PEPPOL)

Fivaldissa on mahdollista sekä lähettää laskuja ulkomaille että vastaanottaa laskuja ulkomailta Peppol-verkoston kautta, kun käytössä on Fivaldiin kytketty Maventa-tili. Lisätietoja Peppol-verkostosta löydät Maventan sivuilta.

Verkkolaskujen vastaanotto ulkomailta (Peppol-verkostosta)

Katso myös Maventan ohje: Verkkolaskujen vastaanotto ulkomailta.

Laskujen vastaanotto ulkomailta Fivaldiin edellyttää Maventan verkkolaskupalveluun rekisteröitymisen, verkkolaskujen vastaanottamisen Maventan kautta Fivaldiin sekä Peppol-verkostoon rekisteröitymistä.

Verkkolaskun lähettäminen ulkomaille (Peppol-verkostoon)

Katso myös Maventan ohje: Verkkolaskun lähettäminen Peppol-verkostoon

Laskujen lähettäminen Fivaldista ulkomaille Peppol-verkoston kautta edellyttää Maventan verkkolaskupalveluun rekisteröitymisen lisäksi sitä, että Fivaldin Yritysrekisterissä, kyseisen asiakkaan Laskujen välitys -välilehdellä määritellä tiedot seuraavasti:

  • Asiakkaan oletusvälitystapa: Maventan verkkolaskupalvelun välitystapa (tai jokin muu välitystapa, jos Maventan välitystapa valitaan vasta laskutuksen yhteydessä)
  • Vastaanottajan välittäjän tunnus: PEPPOL
  • Vastaanottajan verkkolaskuosoite > valitse Muu tunnus ja anna kenttään maakoodi:verkkolaskuosoite


Esimerkki: Jos asiakkaan Peppol-tunnus on 123456789 ja maakoodi on Suomen 0037, tiedot syötettäisiin näin:

  • Vastaanottajan välittäjän tunnus: PEPPOL
  • Muu tunnus: 0037:123456789

Mallipohjia

  • Maventa on tehnyt mallipohjan kirjeestä, jolla voit ilmoittaa toimittajille verkkolaskutuksen käyttöönotosta ja eri tavoista lähettää laskuja: Toimittajakirje.

Muuta

Käyttämättömät Maventa-tilit

Visma toteuttaa Maventa-tilien ja -palveluiden osalta periaatetta, jonka mukaan 12 kuukauden yhtäjaksoinen käyttämättömyys tulkitaan käytön päättämiseksi. Tällöin Visma tulee automaattisesti poistamaan Maventa-tilin tietoineen ja palveluineen. Mikäli verkkolaskupalveluiden käyttöä halutaan jatkaa Maventa-tilin poistamisen jälkeen, tulee yrityksen rekisteröityä Maventaan verkkolaskupalveluun uudelleen ja ottaa käyttöön haluamansa palvelut. Lisätietoa täällä.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitä tapahtuu, jos Maventa-tiliä ei käytetä pitkään aikaan?
Jos tili on käyttämättä 12 kuukautta yhtäjaksoisesti, Visma poistaa tilin tietoineen ja palveluineen automaattisesti. Tämän jälkeen yrityksen on rekisteröidyttävä uudelleen, jos palvelua halutaan taas käyttää.

Miksi PDF-laskun kuva ei siirry Maventa-tilille?
Siirtyminen vaatii, että laskuttaja on arkiston pääkäyttäjä tai hänellä on erikseen määritelty oikeus arkiston Myyntilaskut-aineistoon. Jos oikeus puuttuu, laskun PDF-kuvaksi luodaan operaattorin oma laskupohja.

Missä järjestyksessä lasku reititetään vastaanottajalle?
Lasku reititetään ensisijaisesti verkkolaskuosoitteen perusteella, toissijaisesti sähköpostitse ja viimeisenä kirjepostina Maventa-tulostuspalvelun kautta, jos tulostuspalvelu on käytössä. Tarkempaa tietoa reitityslogiikasta löydät täältä.

Mitkä tiedot ovat pakollisia laskuttajayritykselle?
Laskuttajayrityksen y-tunnus on aina pakollinen tieto, jotta lähetys onnistuu. Myös OVT-tunnus on tärkeää lisätä yrityksen perustietoihin.

Voiko Tehtävienhallinta-sovelluksella lähettää verkkolaskuja?
Ei, Tehtävienhallinta-sovelluksessa ei ole tukea verkkolaskujen tai sähköisten kuluttajalaskujen lähetykseen.




Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.