Skannauspalvelun avulla myös paperilla ja sähköpostilla tulevat ostolaskut saadaan muutettua sähköisiksi. Skannauspalvelu mahdollistaa skannattujen laskujen kuvien ja aineiston saapumisen Fivaldin verkkolaskupalvelusta automaattisesti Fivaldin Ostolaskujen kierrätykseen.
Skannauspalvelun voi tilata suoraan Fivaldin Verkkolaskupalvelun rekisteröintitoiminnosta, kun Laskujen vastaanotto -palvelu on valittu. Skannitilin voi avata myös suoraan Maventa-tilillä tämän ohjeen mukaisesti.
Skannauspalvelu on käytössä noin yhden päivän kuluttua palvelun tilaamisesta.
Lue myös Maventan omat ohjeet skannauspalvelun käyttöön.
Ilmoita toimittajillesi verkkolaskuosoitteesi sekä mahdollinen skanniosoitteesi paperilaskuille: Mallipohja tekstille.
Skanniosoitteet: Sarjanumero on y-tunnuksenne ilman väliviivaa.
Esimerkiksi, jos y-tunnuksenne on 1234567-9, skanniosoitteenne on:
Yritys Oy
12345679
PL 100
80020 Kollektor Scan
tai
invoice-12345679@kollektor.fi
Laskulta tunnistettavat kentät
Ostolaskujen skannauksen onnistumiseksi on tärkeää, että laskulla olevat kentät ovat tunnistettavissa. Kentät tunnistetaan automaattisesti, joten kenttien tulee olla selkeästi merkitty yleisesti käytetyllä tunnistesanalla.
Laskulta tunnistetaan seuraavat 13 kenttää:
1. Laskun numero/Invoice number
2. Laskunpäivämäärä/Invoice date
3. Eräpäivä/Due date
4. Valuuttakoodi/Currency code
5. IBAN -tilinumero/Bank IBAN number
6. Viitteenne/Your reference
7. Viitenumero/Payment Reference nr
8. Sarjanr/Serial number
9. ALV summa /VAT amount
10. Laskun summa/Invoice amount total
11. Toimittajan VAT tunnus /Supplier’s Business Code
12. Toimittajan nimi /Supplier’s name
13. Laskutyyppi /Invoice type
Skannauspalvelun virheet
Mikäli jokin yllämainituista kentistä on virheellisesti ilmoitettu, voit raportoida virheestä sovellustukeemme oheista pohjaa käyttämällä:
- Sähköpostin / tukipyynnön otsikko:
Esim. Maventan skannausvirhe: Yrityksen lisäys toimittajarekisteriin - Ongelman kuvaus:
Esim. Toimittajan nimeksi skannattu y-tunnus/tilinumero. Lisäisittekö nimen toimittajarekisteriin? - Vastaanottavan yrityksen nimi:
- Vastaanottavan yrityksen y-tunnus:
- Laskun toimittaja:
- Toimittajan y-tunnus/tilinumero:
- Laskun nro:
- Uudelleenskannaus: Kyllä/Ei.
Muuta huomioitavaa
Skannauspalveluun saapuvien dokumenttien käsittely
- Mikäli saapuvassa laskussa ei ole sarjanumeroa, siinä on väärä sarjanumero tai sarjanumero on puutteellinen, se lisätään laskulle. (Sarjanumeron lisäys voimassa olevan hinnaston mukaan.)
- Mikäli skannauspalveluun saapuu huomautus- tai perintäkirje, lähetetään se vastaanottajalle sähköpostitse (dokumentin edelleen lähetys voimassa olevan hinnaston mukaan).
- Mikäli skannauspalveluun saapuu tilausdokumentti, sopimus yms. lähetetään se vastaanottajalle sähköpostitse (dokumentin edelleen lähetys voimassa olevan hinnaston mukaan).
- Mikäli skannauspalveluun saapuu paketti tms., lähetetään se vastaanottajalle postitse (edelleen lähetys voimassa olevan hinnaston mukaan).
- Kaikki skannauspalveluun saapuvat mainokset, katalogit yms. tuhotaan.
Ei-laskumateriaalin edelleen lähetys
- Ei-laskudokumentit lähetetään edelleen asiakkaan skannitilin avaamisen yhteydessä ilmoittamaan sähköposti- tai postiosoitteeseen. Mikäli sähköposti- tai postiosoite muuttuu Visma Maventa-tilin avaamisen jälkeen, on asiakkaan päivitettävä tiedot Maventa-tililtä kohdasta Asetukset > Skannitili tai oltava yhteydessä asiakastukeen.
- Ei-laskudokumenttien edelleen lähettämisestä peritään maksu voimassa olevan hinnaston mukaan.
Skannauspalvelun sulkeminen
Skannauspalvelu on mahdollista irtisanoa yrityksen Maventa-tilin kohdasta Asetukset > Lisäpalvelut > Skannitili. Kyseisetä kohtaa napsauttamalla saat auki näkymän, jossa pääset tekemään tarvittavat muutokset palveluun.
Kun skannauspalvelu on poistettu käytöstä, välittää palvelu vielä 60 päivän ajan irtisanomisesta skannatut laskut sekä ei-laskumateriaalin palautussähköpostiin, joka on määritelty Maventa-tilin Skannitili-asetuksissa. Tarkista siis vielä, että osoite on oikea.
Katso myös Maventan oma ohje: Miten suljen skannauspalvelun?
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback