Tilaustenkäsittelyn ylävalikon toiminto Tilaukset -> Erälaskutus. Mahdollistaa laskutusluvallisten tilausten tai rivien "massalaskutuksen" sekä koontilaskujen tekemisen.
Koontilaskuista yleisesti
Jotta koontilasku on mahdollinen, tulee vähintään seuraavat tiedot per tilaus olla yhteneväiset.
Muussa tapauksessa erälaskutustoiminto jättää koonnin tekemättä ja ehdottaa automaattisesti erillisiä laskuja.
• Laskujen välitystapa
• Valuutta ja kurssi
• Maksuehto
• Myyntisaamisvientiin liittyvät seurantakohteet
Finvoice 3.0 koontilaskut
Finvoice 3.0 kuvausten mukaan koontilaskut eivät ole sallittuja. Jos kuitenkin teet sähköisiä koontilaskuja, huolehdithan, että myös seuraavat laskutason tiedot ovat samat per tilaus. (Näiden tietojen osalta ei tehdä erillistä tarkistusta.)
• Myyjä
• Tiliöintiryhmä
• Kieli
• Laskutusosoite
• Toimitusosoite
• Tilaaja
• Viitteemme
• Tilauksenne
XML-aineiston sisäänluvun kautta tuotujen tilausten kooontilaskut
Jos tilausaineisto sisältää elementin ”SalesOrderInvoiceReference”, ja asiakkaan tilauksista halutaan muodostaa koontilasku, tulee kaikkien tilausten osalta kyseinen arvo olla sama.
<SalesOrderInvoiceReference>123</SalesOrderInvoiceReference>
Muussa tapauksessa koontilaskua ei voida muodostaa ja ohjelma ehdottaa automaattisesti erillisiä laskuja.
Tarkistettavat asetukset, mikäli tehdään koontilaskuja
- Yritysrekisteri: Jos asiakkaalle on tarve tehdä koontilaskuja (= useita laskutusluvallisia tilauksia yhdistetään samalle laskulle), tarkista, että asiakkaan tietoihin on määritelty täppä kohtaan "Tilaukset yhdistetään samalle laskulle?".
- Myynnin perustiedot: Määrittele Laskutus - ruudulla Erälaskut - otsikon alla olevat parametrit tarpeen mukaan.
Laskutusluvan antaminen tilaukselle joka halutaan mukaan erälaskutusaineistoon
A.) Laskutuslupa annetaan tilauksen tiedot -ruudulla. .
B.) Laskutusluvat voidaan antaa massana halutuille tilauksille tilauksien selailu - ruudun kautta.
C.) Mikäli kyseessä on tilaus, josta halutaan laskuttaa vain osa riveistä: jokainen laskutettava rivi on täpättävä erikseen ja Tilauksen tiedot-ruudulla on oltava myös laskutuslupa.
Erälaskutusajon käynnistys
Tilaustenkäsittelyssä, valitsemalla ylävalikosta Tilaukset_Erälaskutus > avautuu ”Laskutus - laskutuserän valinta” – ruutu. Erälaskutukseen tuleva aineisto voidaan rajata haluttaessa seuraavilla kriteereillä: tilausnumerosta – tilausnumeroon, tilauksen päivästä – päivään, toimituspäivästä – toimituspäivään, vain tietyn asiakkaan laskutusluvalliset tilaukset (tai tilausrivit) sekä tilauksen toimitustavan mukaan. Jos halutaan laskuttaa kaikki avoimet laskutusluvalliset tilaukset (tai tilausrivit), rajauksia ei tarvitse erikseen määritellä.
Laskujen päiväys
Ohjelma tarjoaa oletuksena kuluvaa päivää. Laskun päiväksi voidaan antaa myös vanhojen avoimien kausien viimeinen päivä tai tulevien kausien ensimmäinen päivä. Kuluvan kauden sisällä päiväystä on mahdollista muuttaa vain eteenpäin. Laskun päivä määrää kirjanpidon kauden.
Arvopäivä
Ohjelma tarjoaa oletuksena kuluvaa päivää. Arvopäivää voidaan muuttaa vapaasti taaksepäin tai eteenpäin. Arvopäivä vaikuttaa siihen mistä päivästä alkaen tilauksen maksuehdon laskenta aloitetaan. Esimerkiksi jos arvopäivä on 10.09.2014 ja tilauksen maksuehtona on 7 pv netto, laskun eräpäiväksi muodostuu 17.09.2014. Mikäli tilaukselle on kuitenkin erikseen määritelty tietty nettopäivä, se ohittaa arvopäivän laskennan ja silloin laskulle muodostuu eräpäiväksi käyttäjän tilauksella antama nettopäivä.
Peruuta
Peruuttaa erälaskutusajon valmistelun.
Laskuta
Jatka erälaskutusajon valmistelua valitsemalla ”Laskuta” > jonka jälkeen avautuu ”Laskujen hyväksyminen” - ruutu.
Laskujen hyväksyminen
Tässä näet kaikki tilaukset jotka ovat tulossa laskutusaineistoon mukaan. Jos asiakkaalle ollaan tekemässä koontilaskua, samalla rivillä näkyy kaikki tilausnumerot joista koontilasku on muodostumassa.
Peruuta
Voit vielä peruuttaa laskutusajon muodostuksen.
Tulosta laskutusaineisto
Voit tulostaa erälaskutusaineisto -raportin ja tarkistaa aineiston sisällön vielä ennen laskutusta.
Laskuta aineisto
Toiminto käynnistää laskutusajon jota ei voi enää perua. Ohjelma ilmoittaa seuraavaksi "Laskut tehty + ko. laskunumeroväli". Kuittaa ilmoitus OK:lla.
Tulostus / välitystavat
Jos aineisto sisälsi Laskujen välitys - apuohjelman kautta lähetettävän laskun, tulee vielä siltä osin oma Tulostus – ruutu näkyviin. Tässä ruudussa voit valita tulostetaanko esim. verkkolaskut myös paperille vai voidaanko niiltä osin paperituloste unohtaa kokonaan. Jos täppä otetaan välitystavan kohdalta pois, ko. välitystavan laskut eivät tulostu paperilaskujen mukaan. Jatka -> Tulosta. Jatka -> Tulosta/Lähetä. Laskut tulostuvat oletuksena näytölle PDF- tiedostona josta voit jatkokäsitellä ne tarpeen mukaan.
Ohjeita mahdollisiin ongelmatilanteisiin
Esimerkki 1.) Jos erälaskutusaineiston muodostus jostain syystä epäonnistuu eikä laskuja ole muodostunut, on edellinen ajon käynnistys nollattava ennen kuin ohjelma antaa yrittää erälaskutusta uudestaan. "Nollaa erälaskutusesto" – painike löytyy myynnin perustiedoista.
Esimerkki 2.) Mikäli ohjelma muodosti jo laskutositteet, mutta laskujen tulostusvaihe ei onnistunut, voit käydä tulostamassa laskut esimerkiksi raporttitulostimen kautta. Katso ensin Myyntireskontran Laskuluettelo - raportilla ajon ensimmäinen ja viimeinen laskunumero. Tulosta sitten ko. laskunumeroväli halutulla Tilaustenkäsittelyn laskuraportilla: Lasku (tilisiirrollinen laskupohja), Tilisiirroton lasku (tilisiirroton laskuvaihtoehto1) tai Lasku ulkomaat (tilisiirroton laskuvaihtoehto2).
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback