Yleistä

Tämän ohjeenesimerkeissä kuvataan tilannetta, missä Fivaldin palkanlaskenta on otettu käyttöön vuoden 2025 alussa. Palkansaajilla on pitämättömiä lomapäiviä myös lomavuoden 2024 osalta.

Vanhojen lomapäiväsaldojen syöttäminen

Aloitetaan syöttämällä palkansaajille vanhat lomapäiväsaldot Palkansaajat -rekisterin Kertymät -välilehdelle lomavuosittain.

Napsautetaan “Lomapäiväkertymä”-rivi aktiiviseksi Alkupvm. -sarakkeesta.
Palkkakausi: Jätetään tyhjäksi.
Kuukausi: Syötetään se kuukausi (muodossa vvvvkk), jolle muutos kertymään halutaan kohdistaa.
Lomavuosi: Syötetään lomavuosi, johon muutos vaikuttaa.
Selite: Syötetään tarvittava lisäinfo.
Määrä: Syötetään muutoksen määrä.
Syötetty (lukittu) -valinta: Laitetaan ruksi päälle. Jos kertymät lasketetaan manuaalisesti uudestaan Lomaoikeus -välilehden Tee henkilön lomakertymät uudelleen -painikkeesta, ohjelma poistaa ne rivit, missä ei ole Syötetty (lukittu) -valintaa päällä.

Tarkistetaan, että Lomaoikeus-välilehdelle syntyi molemmista omat rivit ja että ne näkyvät oikein:

Henkilön palkkalajit -välilehdeltä tarkistetaan, että lomapalkkakertymien laskentaa varten on määritetty tarvittavat palkkalajit valitsemalla:

Näytetään: “Lomapalkkakertymien laskennassa käytetyt”.
Palkkalaji: Tarkistetaan, että tarvittavat palkkalajit (lomapalkka ja lomaraha ja mahdolliset korotusosat) löytyvät listalta.

Lomapalkkakertymien laskettaminen

Avataan Palkanlaskenta -sovellus ja valitaan sen jälkeen yläpalkista Palkanlaskenta > Lomapalkkakertymien laskenta:

Seuraavassa näkymässä valitaan, minkä lomavuoden kertymät halutaan laskettaa ja napsautetaan Tee laskelmat -painiketta.

Listalle nousevat ne lomavuodet, joiden jaksolle löytyy perustettuja palkkakausia. Jos esimerkiksi on tarvetta laskettaa lomapalkkakertymät lomavuodelle 2024, mutta kyseistä lomavuotta ei ole listalla, voidaan perustaa “tyhjä” palkkakausi esimerkiksi ajalle 1.1.2024 - 31.1.2024. Tälle palkkakaudelle ei tallenneta mitään tapahtumia ja sen voi sulkea heti perustamisen jälkeen Palkanlaskennan perustiedot -rekisterissä.

Tämän jälkeen Palkkalaskelmat -välilehdelle ilmestyy uusi valinta, Näytä lomapalkkakertymien laskelmat . Kun tähän laitetaan valinta aktiiviseksi, saadaan kyseisen palkansaajan kertymälaskelma näkyviin.

Lomapalkkakertymien laskenta muodostaa rivit Palkansaajat -rekisteriin Kertymät -välilehdelle. Napsautetaan lomapalkkakertymän rivi aktiiviseksi Alkupvm. -sarakkeesta. Alareunan listalle muodostui tieto lomapalkan summasta, joka on maksamatta palkansaajalle lomavuoden 2024 osalta:

Lomarahan osalta löytyy vastaava tieto:

Seuraavaksi voidaan palata Palkanlaskenta -sovellukseen ja laskettaa lomavuoden 2025 kertymät:

Palkansaajan lomapäiväkertymä on tällä hetkellä 22,5 pv ja kertymälaskenta pyöristää määrän seuraavaan kokonaislukuun 23:

Palkansaajan Kertymät -välilehdelle ilmestyi tieto lomavuoden 2025 maksamattomasta lomapalkan osuudesta:

Lomarahan osalta löytyy vastaava tieto:

Lomakertymien muutosten syöttäminen manuaalisesti

Lomapäivä, lomapalkka ja lomarahakertymiin on mahdollista syöttää muutoksia myös manuaalisesti. Alla esimerkki, missä on syötetty lomapalkkakertymään +100,00 lomavuodelle 2025 ja -200,00 lomavuodelle 2024:

Aina kun korjaat käsin palkansaajan kertymiä, tulee luoda uusi rivi. Korjausriville tulee aina täyttää selitteen lisäksi Kuukausi ja Lomavuosi -kenttiin tiedot, jotta ohjelma osaa kohdistaa muutokset oikeille kausille. Optio Syötetty (lukittu) aktivoituu automaattisesti päälle aina kun uusi korjausrivi syötetään manuaallisesti. Mikäli tietoja ei ole syötetty oikein, voivat ne aiheuttaa ongelmatilanteista lomapalkkakertymien ja lomapalkkavarausten laskennassa.

Palkanlaskennan tapahtumien vaikutus henkilöiden kertymiin

Seuraavassa esimerkissä kuvataan, miten palkanlaskennan tapahtumat vaikuttavat henkilöiden kertymiin.

Palkkakaudelle “Tammikuu 2025” syötetään manuaalisesti vakiopalkkalajien lisäksi palkkalaji 1600 Lomapalkka, kk-palkka ja palkkalaji 1610 Lomaraha, kk-palkka ja tallennetaan molemmille palkkalajeille määräksi 3. Palkkalaji 1699 Lomapalkan oikaisu, kk vähentää automaattisesti lomapalkan osuuden eli tekee ns. plus/miinus -nollakäännön.

Seuraavaksi tarkistellaan, mitä tapahtumia kyseinen palkkakausi teki palkansaajan kertymiin.

Lomapäiväkertymä:

Palkkakauden "Tammikuu 2025" osalta muodostui kaksi tapahtumariviä:
- Toiseksi alimmalla rivillä näkyy nyt maksuun laitetut 3 pv, jotka vähentävät palkansaajan pitämättömien lomapäivien saldoa.
- Ylimmällä rivillä näkyy kertyneiden lomapäivien määrä kyseiseltä palkkakaudelta, eli 2,5 pv.
Palkanlaskennasta automaattisesti muodostuvien rivien kohdalle ei laiteta Syötetty (lukittu) -ruksia.

Lomapalkkakertymä:

Palkkakauden "Tammikuu 2025" osalta muodostui yksi tapahtumarivi, joka vähentää palkansaajan maksamatonta lomapalkan osuutta samalla summalla, joka syötettiin palkanlaskentaan.
Palkanlaskennasta automaattisesti muodostuvien rivien kohdalle ei laiteta Syötetty (lukittu) -ruksia

Lomarahakertymä:

Palkkakauden "Tammikuu 2025" osalta muodostui yksi tapahtumarivi, joka vähentää palkansaajan maksamatonta lomarahan osuutta samalla summalla, joka syötettiin palkanlaskentaan.
Palkanlaskennasta automaattisesti muodostuvien rivien kohdalle ei laiteta Syötetty (lukittu) -ruksia.

Kun tammikuun palkat on laskettu, voidaan laskettaa kuluvan lomavuoden (tässä esimerkissä lomavuosi 2025) lomapalkkakertymät. Tammikuulta kertyi palkansaajille lisää lomapäiviä, joten myös lomapalkan ja lomarahan osuudet kasvavat samassa suhteessa.