SISÄLTÖ
- SISÄLTÖ
Tilinpäätöksen tekeminen
Ennen tilinpäätöksen tekemistä on tärkeää, että kuukausittaiset rutiinit ja kuukausittainen juokseva taloushallinto saatetaan loppuun. Huomioitavina asioina on mm. tilinpäätökseen luettavien ostolaskujen syöttäminen järjestelmään, myynti- tai vuokrareskontran sisään luettavien viitteiden noutaminen järjestelmään, palkkojen maksaminen ja tiliotteiden lukeminen järjestelmään. Suorittamalla juoksevaan taloushallintoon liittyvät toimenpiteet ennen tilinpäätösrutiinin aloittamista säästytään ikäviltä yllätyksiltä, kun tilien saldot eivät enää muutu kuin niihin tarkoitetuista kirjauksista. Seuraavan vuoden aloittaminen on mahdollista ennen kuin tilinpäätös on tehty.
Huomioitavia asioita:
- Ostolaskut
- Viitesuoritukset
- Palkat
- Myyntilaskut
- Tiliotteet
Osakirjanpitojen täsmäyttäminen
Tilinpäätöksen toteuttaminen Fivaldilla lähtee osakirjanpitojärjestelmien täsmäyttämisestä. Osakirjanpitojen välillä ei ole merkitystä mikä reskontra täsmäytetään ensin, kunhan kaikki täsmäytetään. Täsmäytysjärjestys ja tapa riippuvat paljolti tekijästä ja tehtävästä kirjanpidosta. Reskontrien täsmäyttämiseen liittyy olennaisesti Fivaldissa se onko käytössä tiliotetositteena vai ei. Mikäli tiliotetositteena on käytössä, reskontrassa tehtävät työt on ensin saatettava loppuun ja tiliote tiliöitävä tämän jälkeen. Tiliotteen tiliöimisen jälkeen täsmäyttämiseen riittää niin sanotun välitilin saldottomuuden tarkastaminen. Jos tiliotettatositteena ei ole käytössä, reskontrat täsmäytetään kunkin reskontran täsmäytystulosteilla esimerkiksi pankkitiliotetta tms. vasten. Alla olevissa esimerkeissä molemmat tavat on huomioitu. Huomaathan, että reskontra voidaan täsmäyttää myös muulla kuin alla esitetyllä tavalla. Annettu esimerkki on yksi tapa saada reskontra täsmäämään, mutta reskontrassa olevien tapahtumien monimutkaisuus huomioiden tapoja voi olla muitakin.
Osto- ja myyntireskontra voidaan täsmäyttää kirjanpitoon tulostamalla reskontrista avoimet laskut raportti. Avoinna olevien laskujen yhteissumma pitäisi täsmätä kirjanpidosta tulostettavaan pääkirja raporttiin. Täsmäytys tehdään rajaamalla pääkirja raportille mukaan kaikki täsmäytettävän kauden ostovelka- tai myyntisaamiset tilien tapahtumat riippuen siitä kumpaa reskontraa ollaan täsmäyttämässä.
Mikäli kirjanpidon pääkirja raportti ei täsmää reskontran avoimet laskut raporttiin, voidaan erojen selvittelyn apuna reskontrasta tulostaa lasku- ja suorituspäiväkirjat sekä verrata niitä kirjanpidosta tulostettavaan pääkirjaan. Jos tapahtuma puuttuu joko kirjanpidon pääkirjalta tai lasku- ja suorituspäiväkirjalta niin se on syynä siihen ettei reskontra täsmää kirjanpidon kanssa. Tyypillisiä erojen aiheuttajia ovat päivämäärien ristiriidat/virheet (esim. laskulle kirjattu suoritus on myöhemmin kuin laskun päiväys) tai jos lasku on kirjattu reskontrassa jollekin toiselle velka-/saamistilille ja pääkirjaraportti tulostetaan vain yhden velka-/saamistilin tapahtumista.
Kuinka ostoreskontra täsmäytetään?
Varmista, että kaikki tilikaudelle kuuluvat laskut ovat reskontrassa. Voit mm. ottaa avoimet laskut raportin ja verrata sitä ostolaskuaineistoon ja ostovelkoihin. Huomioithan myös kierrätyksessä olevat hyväksymättömät laskut. Kierrätyksessä olevat reskontraan siirtämättömät laskut eivät ole vielä kirjanpidossa.
Täsmäytä maksetut ostolaskut. Mikäli käytät tiliotetta tositteena, varmista välitilin saldottomuus tai täsmäytä tiliotteen otot maksettuihin ostolaskuihin.
Kuinka myyntireskontra ja tilaustenkäsittely täsmäytetään?
Varmista, että tilikaudelle kuuluvat myyntilaskut on tehty. Voit mm. ottaa avoimet laskut raportin ja verrata sitä myyntilaskuaineistoon ja myyntisaamisiin.
Täsmäytä saadut viiteaineistot. Mikäli käytät tiliotetta tositteena, varmista välitilin saldottomuus tai täsmäytä tiliotteen panot saatuihin viitesuorituksiin.
Kuinka vuokrareskontra täsmäytetään?
Varmista, että olet ajanut tilinpäätöskauden tavoitteet. Voit varmentaa vuokrankannon tulojen oikeellisuuden esimerkiksi vuokrakantokirjan avulla. Varmista, että viitteet on luettu sisään. Voit ottaa esimerkiksi pankkitilien tapahtumien summat päivämäärittäin raportin. Tiliotteesi panot tulisivat vastata vuokrareskontran sisään tulleita maksuja.
Tyhjennä käsin kohdistettavat antamalla viitteille niille kuuluva kohdistus. Syötä tiliotteelle panona tulleet maksut.
Osakirjanpitojen tilinpäätöstoimenpiteiden tekeminen ja sulkeminen
Kun osakirjanpito on täsmäytetty, siihen liittyvät tilinpäätöstoimenpiteet suoritetaan ja reskontra suljetaan. Tilinpäätöstoimenpiteitä ovat mm. luottotappioiden kirjaaminen tuloreskontrissa, ostolaskujen jaksottaminen reskontrassa tai pyöristysajon tekeminen vuokrareskontrassa. Virheet ja oikaisut, jotka voidaan tehdä reskontrassa, on syytä tehdä siellä ennen sen sulkemista. Osakirjanpidot suljetaan kun ne täsmäävät ja niiden tilinpäätöstoimenpiteet on tehty!
Ostoreskontra suljetaan ostoreskontran perustiedoissa!
Myyntireskontra ja tilaustenkäsittely suljetaan kummankin sovelluksen perustiedoista löytyvistä toiminnallisuuksista!
Muista sulkea myös suoritusten kaudet! 
Vuokrareskontra suljetaan vuokrareskontran kausienhallinnasta!
Mikäli kyse on ensimmäisestä Fivaldilla tehtävästä tilinpäätöksestä, on syytä kiinnittää huomioita mistä kaudesta lähtien reskontrasta siirtyy tapahtumia kirjanpitoon.
Huomioitavia asioita:
- Luottotappiot ja muut oikaisuerät
- Ostolaskujen jaksottaminen
- Osakirjanpitojen sulkeminen
Kirjanpidon avustavien tilinpäätösvientien tekeminen
Kun osakirjanpidot on suljettu ja niiden vaikutus kirjanpitoon on tehty muuttumattomaksi, tehdään kirjanpitoon avustavat päätösviennit. Avustavia päätösvientejä ovat mm. jaksotukset, erilaiset varaukset, arvonlisäveron yms. tyyppisten verotilien päättäminen ja poistokirjaukset. Avustavat päätösviennit tehdään kirjanpidon pääkirjaan.
Kirjanpitokausien sulkeminen
Kun pääkirja ja osakirjanpidot on tehty sekä täsmäytetty, suljetaan kirjanpitokaudet. Kirjanpitokaudet suljetaan tilikaudet ikkunan kautta aikajärjestyksessä. Kausien sulkeminen ei onnistu, mikäli jokin osakirjanpitojen tositelajeista on auki. Jos kirjanpidon sulkeminen ei onnistu, Fivaldi ilmoittaa auki olevan osakirjanpidon tositelajin. Toinen mahdollinen virhetilanne on taseen ja tuloslaskelman voiton erotus. Tällöin syy on selvitettävä. Syynä voi olla mm. aiemman tilivuoden voittovarakirjauksen tekemättä jättäminen, yksipuolinen kirjanpidon kirjaus, kytkemättömällä tilillä oleva saldo, jonkin tositelajin näkymättömyys kirjanpidossa tai muu syy. Kirjanpitokausien sulkemisen jälkeen kirjanpito ja reskontrat ovat valmiita tilinpäätöksen tekemiseen.
Ennen tilinpäätöksen tekemistä on syytä ottaa tilinpäätökseen liittyvät tulosteet. Tulosteiden ottaminen onnistuu helposti tilinpäätösruudun massatulostus toiminnosta. Tulosteet voidaan joko tallentaa levylle niiden sähköistä arkistointia odottamaan tai ajaa paperille. Tulosteet tulostetaan aina viimeisimmästä auki olevasta vuodesta.
Kirjanpidon päättäminen ja tilinpäätöksen tekeminen
Kirjanpito päätetään tilinpäätösikkunassa Kirjanpito - ylävalikosta Kirjanpito - Tilinpäätös. Kun vuosi päätetään tehdään tilinpäätös ja kirjanpitokaudet ja osakirjanpitojen kaudet suljetaan. Sulkeminen voidaan vielä peruuttaa. Kirjanpito päätetään kun kirjanpitäjän mielestä se on valmis ja seuraavaksi se viedään tilintarkastajan tarkastettavaksi.
Ohjelma ilmoittaa vielä kerran tilikauden tuloksen ja mitä sille on tehty.
Kirjanpidon tilinpäätöksen hyväksyminen
Kun tilintarkastaja on tarkastanut tilinpäätöksen ja yhtiökokous on sen käsitellyt, päätetty tilinpäätös hyväksytään. Hyväksyminen päättää vuoden lopullisesti ja sen auki saaminen ei enää käyttäjän toimesta onnistu.
Tilinpäätökseen liittyviä muita asioita
Automaattiset tilien saldojen siirrot tilinpäätöksessä on mahdollista toteuttaa tilikartan lisämäärityksenä. Tämä toiminnallisuus siirtää halutun tilin saldon toiselle tilille tilinpäätöksessä. Useamman tilin saldo voidaan siirtää samalle tilille tilinpäätöksessä.
Tilikauden tulos voidaan siirtää automaattisesti seuraavan tilikauden alkuun kirjauksena. Tämä määritys tehdään kirjanpidon Tositesyötön perustiedoissa. Ohjelmassa ilmoitetaan voittovarojen tili ja tositelaji automaattikirjausta varten. Kirjaus tapahtuu vuoden päättämisen yhteydessä.
Jaksotusta voidaan muokata myöhemmin samalla tavalla kuin tositetta muokataan. Jaksotusruudulle siirrytään sen vientirivin kohdalla, jonka jaksotusta halutaan muuttaa. Jaksotustositteet tehdään perustiedoissa määritellylle tositelajille, kun tosite tallennetaan. Samalla jaksotuksen tehnyt alkuperäinen vienti saa vientiselitteeseen tiedon tehdystä jaksotuksesta.
Käännä tosite (vastakirjaus) toiminto on kätevä jaksotusten tekemiseen. Toiminnolla tilinpäätökseen tehty jaksotustosite käännetään vastakirjauksella seuraavan tilikauden alkuun. Näin estetään jaksotuskirjauksissa mahdolliset inhimilliset näppäilyvirheet, kun sama tosite käännetään vastakkaiseksi.
Tilinpäätöksen peruminen
Suljettujen tilikausien avaaminen
Tilinpäätöksen peruminen ja suljettujen tilikausien avaaminen on vielä mahdollista kun tilikausi on päätetty, mutta ei hyväksytty. Peruminen tapahtuu Tilikaudet ikkunassa avaamalla peruttavan tilinpäätöksen tilivuosi uudelleen kohdasta Avaa uusi tilikausi. Tunnukseksi syötetään avattavan tilikauden tunnus ja sen alku- ja loppupäivät.
Hyväksytyn tilikauden peruminen
Kun tilinpäätös on jo hyväksytty, ei käyttäjä voi avata tilakautta enää itse. Jos tilikausi avataan Fivaldin tuotekehityksen toimesta, avaamisesta peritään erillinen toimenpidemaksu. Toimenpiteen suorittamiseksi tarvitaan seuraavat kirjalliset dokumentit:
- Tilintarkastajan kirjallinen lupa avata tilikausi uudelleen
- Kyseisen yhtiön nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön allekirjoittama valtakirja, josta selviää vähintään seuraavat tiedot:
- Yrityspaikan nimi ja numero
- Mitkä kirjanpidon kaudet avataan
- Kyseisen tilikauden tunnus (kts. ohje jäljempänä)
- Kaupparekisteriote, josta ilmenee kuka on kyseisen yhtiön nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö
Valtakirjan teksti voi olla esimerkiksi:
“Pyydämme Visma Solutions Oy:tä avaamaan yrityksen x ja Fivaldi yrityspaikan numero xxxxxx kirjanpidon tilikausi xxxx.”
Tilikauden tunnus näkyy kirjanpidossa Tilikaudet-ikkunassa:
Usein kysytyt kysymykset
Tilinpäätös-toiminnon yhteydessä tulee tietokantavirhe 500: yksikäsitteistä rajoitetta loukattu
Jos tilinpäätösajoa tehtäessä tulee virheilmoitus: "Tietokantavirhe lauseessa 500: ORA-0001: Yksikäsitteistä rajoitetta loukattu" ja viittaus tositelajiin 17 Automaattikirjaukset, ei ohjelmassa oleva sisäinen tositenumerolaskuri todennäköisesti vastaa nyt ohjelmassa näkyvää tietoa.
Olethan tällöin yhteydessä sovellustukeen esim. lähettämällä viesti osoitteeseen tuki.fivaldi@visma.com. Lähetä viestissä mukana rajaamaton kuvaruutu virheestä, sekä selvitys missä tilanteessa virhe tulee. Lähetä lisäksi rajaamaton kuvaruutu Kirjanpidosta Tositteiden selailu-välilehdeltä tositelajista ja kauden viimeisestä tositteesta, mihin virhe viittaa, niin korjaamme tilanteen ohjelmasta käsin.
Avainsanat: Tilinpäätös, Tilinpäätöksen peruminen, tilinpäätöksen purkaminen, osakirjanpitojen täsmäytys, täsmäyttäminen
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback