Vuokrareskontraan ei avata kausia erikseen, vaan ne avautuvat reskontraan sitä mukaa kun sinne ajetaan tavoitteita. Jos siis Tavoitteiden ajossa ajetaan esimerkiksi vuoden 2022 kausille tavoitteet Reskontraan-valinnalla, avautuvat kyseiset kaudet samalla Vuokrareskontraan.
Kun vuokravalvonta aloitetaan Fivaldissa, näkyy Tavoitteiden ajossa ensimmäisenä kuukautena sidosten vanhimman alkupäivämäärän mukainen kausi. Sidoksen voimassaolon alkupäivä ohjaa siis kyseisen sidoksen maksujen alkua, mistä syystä sidoksen voimassaolon alkamiseksi ei tulisi koskaan syöttää esimerkiksi jotain vanhaa muuttopäivää. Kun Vuokrareskontraan on ajettu ensimmäiset tavoitteet, näkyy Tavoitteiden ajossa sen jälkeen vanhimpana kautena Vuokrareskontrassa oleva vanhin avoin kausi.
Kausia Tavoitteiden ajossa näkyy aina tilanteesta riippumatta vanhimmasta kaudesta eteenpäin kaksi seuraavaa vuotta:
Kun kuukausittaiset rutiinit Vuokrareskontrassa on tehty, voidaan web-sovelluksen puolelta Vuokrareskontran Raporteista tulostaa esim. seuraavat raportit täsmäytystä varten:
- pankkitilien tapahtumien summat tai kirjanpitoyhteenveto (pankkitilien täsmäytys)
- maksuluettelo tai maksuluettelo päivittäin (näkee maksut ja kirjatut tapahtumat)
- ennakot ja saatavat (luetteloi kenellä on rästiä ja kenellä ennakkoa, tämän voi tulostaa esim. karhuamisen yhteydessä)
- vuokrankantokirja (täsmäyttää tavoitteet)
Kausien hallinta
Kun täsmäytystyö on tehty, vuokrareskontran kaudet lukitaan: Vuokrareskontra > Ylhäältä Vuokrareskontra > Kausien hallinta. Kaudet lukitaan Lukitse/Avaa -painikkeella. Lukitun kauden voi vielä tarvittaessa itse avata.
Tilinpäätöstä tehtäessä kaudet on käytävä viimeistään sulkemassa, sillä muutoin kirjanpidon kausia ei voi sulkea.
Jos saat virheilmoituksen kausia avatessa tai lukittaessa. Tarkistathan ettei kausien välissä ole aukkoja. Täältä löytyy ohjeistus miten puuttuvat kaudet välistä saadaan näkyviin.
Suljettuja kausia ei voi enää avata.
Kun olet lukinnut tilikauden viimeisen kauden ohjelma antaa alla olevan kuvan mukaisen ilmoituksen.
Kyllä = ohjelma siirtää saldot maksulajeille määritellyille alatileille.
Ei = siirtoa ei tehdä, ei siirrettävä
Siirrettävää ei ole jos Yhtiön ohjaustiedoissa:
Täsmäytystili vastaavaa on sama kuin maksulajien Siirtosaamistili ja
Täsmäytystili vastattavaa on sama kuin maksulajien Siirtovelkatili.
Vuokrareskontran kauden lukitseminen / sulkeminen ei onnistu
Kun sat virheen "Yhtiöltä löytyy X kappaletta kohdistamattomia viitesuorituksia, joiden kirjauspäivä on lukittavalla kaudella. Lukitseminen ei onnistu!" tämä viittaa siihen, että Käsin kohdistus -toiminnossa näkyy kohdistumattomia viitesuorituksia.
Nämä saadaan poistettua Vuokrareskontran Käsin kohdistus -painikkeen takaa valinnalla Poista tapahtuma. Mikäli suoritukset eivät näy Käsin kohdistus -toiminnossa, tarkista seuraavat asiat:
- Käyttäjällä on oikeus Palvelunhallinnassa Viitesiirtojen lukuun ja Viitesuoritusten selaukseen (Apuohjelmat).
- Viitesiirtojen luvun ylävalikossa Viitesiirtojen luku | Asetukset on valittu pankkiyhteyden jakelijayritys.
Tavoitteiden tai tavoitteiden korjausten tositenumeroiden nouto ei onnistunut
Joskus Vuokrareskontran kausien sulkemisen yhteydessä saattaa tulla ilmoitus “Tavoitteiden tai tavoitteiden korjausten tositenumeroiden nouto ei onnistunut” eikä kauden sulkeminen onnistu. Myös Kirjanpidon kautta sulkiessa voi tulla ilmoitus “Kirjanpidon kautta ei voi sulkea, seuraavat osakirjanpitojen tositelajit ovat sulkematta: KH tavoite”, mutta kyseistä kautta ei kuitenkaan näy Vuokrareskontrassa.
Fivaldin Kirjanpidossa tulee olla avoimena ne kaudet, joita Vuokrareskontran puolella ollaan sulkemassa. Vastaavasti taas Vuokrareskontrassa tulee olla olemassa kaudet ja ne tulee olla suljettuina, jotta ne voidaan sulkea myös Kirjanpidossa. Vuokrareskontran kausi täytyy sulkea pysyvästi, että kirjanpidon kauden saa kiinni, eli pelkkä kauden lukitseminen ei riitä. Tässä kohtaa on tärkeä huomioida, että Vuokrareskontran kauden sulkeminen on lopullista, eikä suljettua kautta voi enää käyttäjän toimesta avata.
Kausien sulkemisessa ilmenevät ongelmat johtuvat yleensä aukosta kausissa. Tarkista ensin, että kirjanpidon kaudet ovat auki aukkoa edeltävään kauteen asti. Mikäli kaudet ovat auki tai niiden avaaminen ei auttanut asiaan, niin puuttuville kausille tulee ajaa kirjapidon kausien avaamisen jälkeen nollatavoitteet, jonka jälkeen nämä puuttuvat kaudet ilmaantuvat Vuokrareskontraan ja ne pitäisi saada suljettua.
Alla olevassa kuvassa näkyy tilanne, jossa kausia puuttuu kokonaan Vuokrareskontrasta. Tämä aiheuttaa virhetilanteen, mikäli kyseisillä kausilla on tapahtumia.
Mikäli se kausiväli, jota Kirjanpidossa ollaan sulkemassa, ei näy edellä olevassa Vuokrareskontran Kausien hallinta -näkymässä lainkaan (eli kausia on suljettu, jolloin ne katoavat kyseisestä näkymästä), voit tarkistaa kausien tilanteen Vuokrareskontran päänäkymästä. Kyseisessä valikossa näkyy kaikki kaudet, joita Vuokrareskontraan on ajettu, sekä kausien tila (S = suljettu, A = avoin):
Ongelman saa siis ohitettua ajamalla nollatavoitteet puuttuvalle kaudelle siten, että yhdelle sidokselle määritellään jokin maksu (yksi maksulaji) puuttuvalle kuukaudelle ja ajetaan sitten tavoite reskontraan. Tavoitteiden ajossa puuttuva kausi pitää poikkeuksellisesti kirjoittaa kausivälikenttiin käsin, koska sitä ei alasvetovalikosta löydy.
HUOM! Tavoitteiden ajon kausikenttiin saa kirjata kaudet käsin ainoastaan poikkeustilanteissa, eli silloin kun haluttu kausi ei syystä tai toisesta ole valikosta valittavissa. Lähtökohtaisesti kaudet tulee siis aina valita alasvetovalikosta klikkaamalla.
Tämän jälkeen mennään Vuokrareskontraan ja poistetaan kyseiseltä sidokselta ajetut tavoitteet klikkaamalla kyseistä tavoitetta hiiren oikealla ja valitsemalla "Poista tavoite". Tämän jälkeen kausien sulkeminen Vuokrareskontrassa tulisi onnistua.
Mikäli edellämainituista ohjeista ei ole apua asiaan, ole yhteydessä sovellustukeen kuvaamalla ongelmatilanne ja liittämällä lisäksi tukipyyntöön seuraavat kuvaruutukopiot:
- Kirjanpidosta tilanteesta, jossa kausia yritetään sulkea (kuva kausista sekä virheilmoituksista)
- Vuokrareskontran Kausien hallinta -näkymästä, jossa näkyy kyseinen kausi/kausiväli tai aukko
- Vuokrareskontran päänäkymän kausivalikosta, jossa näkyy kyseinen suljettava kausi ja sitä seuraavat kaudet
Kausikentät tyhjiä tavoitteiden ajossa
Jos kausikentät ovat Tavoitteiden ajossa jostain syystä täysin tyhjiä, voi se johtua siitä, että kaikki Vuokrareskontrassa olevat kaudet on suljettu. Kirjoittamalla Tavoitteiden ajossa tyhjiin kausikenttiin käsin haluttu kausirajaus ja ajamalla tavoitteet Vuokrareskontraan, syntyy jälleen avoimia kausia, ja tämän jälkeen kausien tilanne muuttuu myös Tavoitteiden ajossa. HUOM! Kausikenttiin saa kirjata kaudet käsin vain poikkeustilanteissa, eli silloin kun haluttu kausi ei syystä tai toisesta ole valikosta valittavissa. Lähtökohtaisesti kaudet tulee siis aina valita valikosta.
Vuokrareskontraan lisättyjä kausia ei saa poistettua. Tällaisia “tyhjiä” kausia voi syntyä esimerkiksi näppäilyvirheiden johdosta, miksi emme suosittele Tavoitteiden ajossa kausin kirjoittamista käsin, mikäli kausi on valittavissa valikosta. Mikäli tällainen kausi on menneisyydessä eikä sillä ole yhtään tapahtumia, voi sen lukita ja sen jälkeen sulkea. Kausi jää kyseisen yhtiön kantaan, mutta se ei haittaa muuta käyttöä, eli on vain ns. kosmeettinen haitta. Mikäli kauden sulkemisessa kuitenkin ilmenee ongelmia, niin tarkista, että Kirjanpitoon on avattu kausia vastaavasti kuin Vuokrareskontraankin.
Vuokrareskontran kausikäsittelyn eroavuus muiden osakirjanpitojen kausikäsittelyyn johtuu Vuokrareskontran toimintatavasta tositenumeroiden käsittelyssä tavoitteiden ja kohdistusten osalta. Tavoitteita voidaan ajaa koska vain uudestaan, ja näin monesti toimitaankin. Tämän vuoksi tavoitteille ja niiden kohdistuksille luodaan todelliset tositenumerot vasta kauden sulkemisvaiheessa. Maksujen osalta tositenumerointi toimii kuten muissakin tositteissa, eli lopullinen tositenumero varataan heti.
Jos Vuokrareskontran tositenumerot olisivat koko ajan todellisia, syntyisi sarjoihin em. syistä aukkoja. Tavoitteiden lopulliset tositenumerot luodaan siis vasta siinä vaiheessa kun kausi suljetaan. Jos kauden voisi avata ja sulkea uudestaan, syntyisi näissä tilanteissa taas alkuun iso aukko. Kausien lukitsemismahdollisuus on tehty sen takia, että jo valmiille kausille ei vahingossa tehtäisi kirjauksia.
Avainsanat: Vuokrareskontran kaudet, kausien avaus, kausien sulkeminen, kausien lukitseminen, kauden lukitseminen, kauden sulkeminen ei onnistu, kauden lukitseminen ei onnistu
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback