Avoimen kuitin kirjaaminen tositteeksi

Aloita kuitin kirjaaminen kirjanpidon tositteeksi napsauttamalla haluamaasi kuittia Kuittienhallinnan Avoimet-välilehdellä (Taloushallinto > Kuittienhallinta). Katso myös ohjevideo artikkelin lopusta.

Avautuvassa näkymässä voit tarkastella ja muuttaa kuitin tietoja, tallentaa muutoksia keskeneräisenä sekä kirjata kuitin tositteeksi. Voit siirtyä Avoimet-välilehdellä rajatun listan kuitilta toiselle napsauttamalla oikean yläkulman nuolipainikkeita. 

Voit esimerkiksi tehdä Avoimet-välilehdellä päivämäärärajauksen yhdelle kuukaudelle ja selailla tai käsitellä yhden kuukauden kuitit helposti.

Kuitin tarkistaminen ja kirjaaminen

Kun kuitti tilitoimiston asiakkaalta saapuu Kuittienhallintaan, tarkista se ja kirjaa tositteeksi.

1. Napsauta kuittia Kuittienhallinnan Avoimet-välilehdellä. Kuitin tiedot avautuvat omalle sivulleen.
2. Tarkista Kuitin tiedot-osion tiedot esim. kuitin kuvan perusteella. Pakollisia tietoja ovat Kirjauspäivä, Summa ja Valuutta sekä Asiakirjatyyppi.
3. Lisää tarvittavat Kuitin tiliöinnit. Etsi Kululaji ja vaaditut Seurantakohteet ja lisää Selite. Kululaji ja Selite saattavat tulla valmiina Visma Scannerista. Napsauta Lisää rivi -painiketta. Fivaldi lisää rivin oletusarvoisesti koko kuitin summalle.
4. Tarkista tiliöintirivin tiedot.
5. Tarvittaessa lisää uusi tiliöintirivi napsauttamalla Lisää rivi -painiketta. Näet tiliöintiriveiltä puuttuvan summan sivun alalaidasta.
6. Kun koko kuitti on tiliöity, kirjaa kuitti kirjanpitoon napsauttamalla Kirjaa tositteeksi -painiketta. Fivaldi avaa seuraavan kuitin tiliöitäväksi.

Kuitin poistaminen

Tästä näkymästä voit myös poistaa kuitin (jos esimerkiksi käyttäjä on lähettänyt saman kuitin kaksi kertaa ja haluat poistaa toisen kuitin). Lähettäjä voi myös poistaa kuitin Visma Scanner-mobiilisovelluksesta niin kauan kun kuitista ei ole Fivaldissa muodostettu kirjanpidon tositetta. Tällöin kuitti poistuu myös Kuittienhallinnasta.

Huomio! Kun poistat kuitin, sekä kuitin tiedot että kuitin kuva poistuvat lopullisesti sekä Fivaldista että Visma Scanner -sovelluksesta ja niitä ei voida palauttaa. 

Kuittienhallinnan tietojen päivittyminen Visma Scanneriin

Fivaldi päivittää jotkin kuitin tiedoista myös kuitin lähettäneen käyttäjän Visma Scanneriin välitallennuksen yhteydessä mikäli teet tietoihin muutoksia Fivaldissa. Samat kentät ovat muokattavissa myös Visma Scannerissa kunnes kuitti on kirjattu kirjanpitoon Fivaldissa. Kun käyttäjä tekee muutoksia kuitin tietoihin Visma Scannerissa, muutokset päivittyvät kuitille myös Kuittienhallinnassa.

Kirjanpitotositteeseen vaikuttavat tiedot, kuten kirjauspäivä ja tiliöintirivien tiedot, eivät siirry Visma Scanneriin, eikä niitä pysty muokkaamaan Visma Scannerissa. Poikkeuksena on asiakirjatyyppi, joka vaikuttaa kuitin vastakirjaustiliin. Asiakirjatyyppiä voi muokata myös Visma Scannerissa kunnes kuitti on kirjattu kirjanpitoon.

Kuitin tiedot

Ostopaikka

Tuotteen ostopaikka. Käyttäjä voi lisätä tiedon Visma Scanner -mobiilisovelluksessa, tai sen voi lisätä Fivaldin Kuittienhallinta-sovelluksessa. Tieto päivittyy Visma Scanner -mobiilisovelluksen ja Fivaldin Kuittienhallinta-sovelluksen välillä.

Kuitin päivämäärä

Kuitin päivämäärä. Visma Scanner -mobiilisovellus voi lisätä tiedon automaattisesti kuvan tulkinnassa, käyttäjä voi lisätä tiedon itse Visma Scanner -mobiilisovelluksessa, tai sen voi lisätä Fivaldin Kuittienhallinta-sovelluksessa. Tieto päivittyy Visma Scanner -mobiilisovelluksen ja Fivaldin Kuittienhallinta-sovelluksen välillä.

Kirjauspäivä

Kuitin kirjauspäivä. Kuittienhallinta lisää tiedon oletusarvoisesti kuitin maksupäivän mukaan. Voit muuttaa päivää halutessasi niin kauan kun kuittia ei ole kirjattu tositteeksi.

Fivaldi määrittelee kirjauspäivän perusteella sen kirjanpidon kauden, jolle kuitti kirjataan. Jos kuitin maksupäivä osuu sellaiselle kirjanpidon kaudelle, joka on suljettu, Fivaldi ehdottaa kirjauspäiväksi ensimmäisen avoimen kauden ensimmäistä päivää. Jos vaihdat kirjauspäiväksi suljettuun kauteen sijoittuvan päivän, tositteen kirjaaminen epäonnistuu.

Kirjanpidon kausi

Kirjanpidon kausi, jolle kuitti kirjataan. Fivaldi määrittelee kausi annetun kirjauspäivän mukaisesti muodossa (VVVVKK). Kenttä ei ole muokattavissa.

Kirjattava summa  

Kuitilta kirjattava kokonaissumma kuitin valuutassa. Visma Scanner -mobiilisovellus voi lisätä tiedon automaattisesti kuvan tulkinnassa, käyttäjä voi lisätä tiedon itse Visma Scanner -mobiilisovelluksessa, tai sen voi lisätä Fivaldin Kuittienhallinta-sovelluksessa. Tieto päivittyy Visma Scanner -mobiilisovelluksen ja Fivaldin Kuittienhallinta-sovelluksen välillä. 

Valuutta  

Kuitin valuutta. Visma Scanner -mobiilisovellus voi lisätä tiedon automaattisesti kuvan tulkinnassa, käyttäjä voi lisätä tiedon itse Visma Scanner -mobiilisovelluksessa, tai sen voi lisätä Fivaldin Kuittienhallinta-sovelluksessa. Tieto päivittyy Visma Scanner -mobiilisovelluksen ja Fivaldin Kuittienhallinta-sovelluksen välillä. Jos valuutta on eri kuin EUR, Fivaldi näyttää summan alapuolella Kurssi- ja Kirjattava summa EUR -kentät. Valuutan vaihtaminen asettaa kuitille kurssin Fivaldi-yrityksen valuuttatietoihin Asetuksissa määritellyn kurssin mukaan. Jos valuuttaa ei ole määritelty asetuksissa, Fivaldi jättää Kurssi-kentän tyhjäksi ja sinun on syötettävä summa Kirjattava summa EUR -kenttään itse.

Kurssi

Valuuttakuitin kurssi. Kurssi-kenttä on näkyvissä, Jos kuitin valuutta on joku muu kuin EUR. Kentässä näkyy kuitin valuuttasumman ja EUR-summan välinen kurssi seitsemän desimaalin tarkkuudella. Fivaldin kirjanpitoon voidaan kirjata tosite vain EUR-valuutalla, ja Kurssi-kenttä on vain informatiivinen tieto. Jos kuitin valuutta on määritelty Fivaldi yrityksen valuuttatietoihin Asetuksissa, Fivaldi näyttää valuutalle tallennetun kurssin Kurssi-kentässä ja kuitin EUR-summa lasketaan kurssin perusteella. Jos valuuttaa ei ole tallennettu yritykselle, sinun on syötettävä kuitin EUR summa itse, ja Fivaldi laskee kurssin syöttämäsi summan perusteella.

Kirjattava summa EUR

Kuitin summa EUR-valuutassa. Kirjattava summa EUR -kenttä on näkyvissä, jos kuitin valuutta on joku muu kuin EUR. Kentässä näkyy kirjattavan tositteen summa euroissa. Fivaldin kirjanpitoon voidaan kirjata tosite vain EUR-valuutalla. Summa on vapaasti määriteltävissä, jolloin Kurssi-kentässä näytetään summan ja valuuttasumman välinen kurssi. Jos kuitin valuutta on määritelty Fivaldi yrityksen valuuttatietoihin Asetuksissa, Fivaldi laskee kirjattavan summan euroissa tallennetun valuutan kurssin mukaan. Voit vapaasti muuttaa summaa myös siinä tapauksessa.

Asiakirjatyyppi

Kuitin asiakirjatyyppi. Asiakirjatyypit pitää perustaa Kuittienhallinnan asetuksissa ennen kuin niitä voi käyttää Kuittienhallinnassa. Käyttäjä voi lisätä asiakirjatyypin Visma Scanner -mobiilisovelluksessa, tai sen voi lisätä Fivaldin Kuittienhallinta-sovelluksessa. Tieto päivittyy Visma Scanner -mobiilisovelluksen ja Fivaldin Kuittienhallinta-sovelluksen välillä.

Vastatili

Kuitille valitulle asiakirjatyypille Kuittienhallinnan asetuksissa määritelty vastatili, jolle tositteen vastakirjaus tehdään. Käyttäjä voi lisätä tiedon Visma Scanner -mobiilisovelluksessa, tai sen voi lisätä Fivaldin Kuittienhallinta-sovelluksessa. Tieto päivittyy Visma Scanner -mobiilisovelluksen ja Fivaldin Kuittienhallinta-sovelluksen välillä. 

Tositelaji

Kuitille valitulle asiakirjatyypille Kuittienhallinnan asetuksissa määritelty kirjanpidon tositelaji, jolle kuitti kirjataan kirjanpidossa.

Tositenumero

Avoimella kuitilla tämä tieto on tyhjä. Kun kirjaat kuitin kirjanpidon tositteeksi, Fivaldi näyttää kentässä kirjatulle kuitille muodostetun tositenumeron. 

Luontiaika

Kuitin luontiaika Visma Scanner -mobiilisovelluksessa. Tieto saadaan Visma Scanner -mobiilisovelluksesta.

Kuitin tiliöinnit

Kuittikohtaiset tiliöinnit

Kululaji

Kuitin kululaji. Kululajit pitää perustaa Kuittienhallinnan asetuksissa ennen kuin niitä voi käyttää Kuittienhallinnassa. Käyttäjä voi lisätä kululajin Visma Scanner -mobiilisovelluksessa, tai sen voi lisätä Fivaldin Kuittienhallinta-sovelluksessa. Tieto päivittyy Visma Scanner -mobiilisovelluksen ja Fivaldin Kuittienhallinta-sovelluksen välillä.

Seurantakohteet

Kuitin seurantakohteet. Voit etsiä seurantakohteita seurantakohteen tunnuksen tai nimen avulla. Jos käyttäjä on lisännyt kuitille seurantakohteet Visma Scanner -mobiilisovelluksessa, Fivaldi täyttää käyttäjän valitsemat seurantakohteet kuittikohtaisiin tiliöinteihin sekä ensimmäiselle tiliöintiriville. Voit muokata seurantakohteita halutessasi.

Kuvaus

Kuitin kuvaus. Käyttäjä voi lisätä tiedon Visma Scanner -mobiilisovelluksessa, tai sen voi lisätä Fivaldin Kuittienhallinta-sovelluksessa. Tieto päivittyy Visma Scanner -mobiilisovelluksen ja Fivaldin Kuittienhallinta-sovelluksen välillä.

Lisää rivi

Voit lisätä uuden tiliöintirivin kuitin kirjaukseen Lisää rivi -painikkeella. Oletuksena Fivaldi asettaa koko kuitin summan yhdelle tiliöintiriville. Tiliöintirivien kokonaissumman pitää täsmätä kuitin kokonaissummaan.

Rivikohtaiset tiliöinnit

Kirjanpidon tili

Fivaldi määrittää oletusarvoisesti kirjanpidon tiliksi sen kirjanpidon tilin, joka on määritelty kuitin kululajille Kuittienhallinnan asetuksissa. Jos kuitille ei ole valittu kululajia, on kenttä tyhjä. Voit muuttaa kirjanpidon tilin vapaasti valintalistasta.

Verollinen summa (EUR)

Tähän kenttään määritellään tiliöintirivin verollinen summa EUR-valuutassa. Fivaldi täyttää ensimmäisen tiliöintirivin verolliseen summaan oletusarvoisesti koko kuitin summan. Jos muokkaat summaa ja tiliöitävää on vielä jäljellä, Fivaldi täyttää seuraavalle tiliöintiriville jäljellä olevan summan. Fivaldi muodostaa kirjanpidon tositteen EUR-valuutassa, vaikka kuitti olisi jossain muussa valuutassa.

Verokanta

Fivaldi määrittää oletusarvoisesti verokannaksi sen verokannan, joka on määritelty kuitin kululajille Kuittienhallinnan asetuksissa. Jos kuitille ei ole valittu kululajia, mutta riville valitulle kirjanpidon tilille on määritelty verokanta tilikartassa, Fivaldi määrittää verokannan valitun kirjanpidon tilin asetuksista, muuten kenttä on tyhjä. Voit muuttaa verokannan vapaasti valintalistasta.

Jos olet valinnut kuitin tiliöintiriville sellaisen Kirjanpidon tilin, jolle on määritelty bruttokäsittely-tyyppinen verokanta, et voi muuttaa verokantaa tiliöintiriville.  Silloin Verokanta-kenttä on harmaana ja Fivaldi kertoo syyn, miksi et voi muuttaa verokantaa. Tällaisessa tapauksessa ALV-summat lasketaan kuukauden päätteeksi Kirjanpidon ALV-automaattikirjaustositteella käyttäen tilille tilikartassa asetetun alv-koodin mukaista veroprosenttia. Muissa tapauksissa (jos Kirjanpidon tilille ei ole määritelty verokantaa tai se on nettokäsittely-tyyppinen) voit valita verokannan vapaasti tiliöintirivillä nettokäsittely-verokantojen joukosta. Katso myös ohjeet tilin ALV-määrityksestä sekä arvonlisäverokäsittelystä. 

ALV

Fivaldi määrittää ALV-kentän arvoksi riville valitun verokannan mukaisen arvolisäveron osuuden tiliöintiriviltä. Fivaldi vähentää veron osuuden tiliöintirivin verollisesta summasta. Poikkeuksena on Käännetty arvolisävero. Jos valittu verokanta on poikkeuskäsittelyltään käänteinen arvolisävero, Fivaldi laskee arvolisäveron verollisen summan päälle. 

Seurantakohteet

Tiliöintirivin seurantakohteet. Voit muokata seurantakohteita rivikohtaisesti. Jos seurantakohde on määritelty pakolliseksi valitulle tilikartan tilille, se on pakollinen tieto tiliöintiriville.

Jos käyttäjä on lisännyt kuitille seurantakohteet Visma Scanner -mobiilisovelluksessa, Fivaldi täyttää käyttäjän valitsemat seurantakohteet ensimmäiselle tiliöintiriville. Voit muokata seurantakohteita halutessasi.

Kuvaus

Fivaldi määrittää kuvaukseksi kuitin tiedoissa olevan kuvauksen, jos kuvaus on syötetty. Voit muuttaa kuvauksen vapaasti tiliöintirivikohtaisesti. Jos selite on määritelty pakolliseksi valitulle tilikartan tilille, kuvaus on pakollinen tieto tiliöintiriville. 

Kun kirjaat kuitin tositteeksi, Fivaldi lisää kuvauksen alkuun kuitin ostopaikan pilkulla erotettuna.

Tiliöintirivin poistaminen

Voit poistaa tiliöintirivin napsauttamalla kyseisen rivin lopussa olevaa roskakorikuvaketta.

Alaosan toiminnot ja tiedot

Poista

Voit poistaa käsittelyssä olevan avoimen kuitin napsauttamalla Poista-painiketta. Et voi poistaa kirjanpitoon siirrettyä kuittia.

Huomio! Kun poistat kuitin, sekä kuitin tiedot että kuitin kuva poistuvat lopullisesti sekä Fivaldista että Visma Scanner -sovelluksesta ja niitä ei voida palauttaa.  

Tallenna

Voit tallentaa kuitin tiedot napsauttamalla Tallenna-painiketta. Voit tehdä tallennuksen esimerkiksi silloin, jos olet lisännyt kuitille tiliöinnit ja muuttanut kuitin tietoja, mutta et halua kirjata kuitista vielä kirjanpidon tositetta. Kuitin tiedot tallentuvat myös Visma Scanner-mobiilisovellukseen lukuunottamatta niitä tietoja, joita mobiilisovelluksessa ei käsitellä (Kirjauspäivä, Tiliöinnit ja kuitin EUR-summa valuuttakuitissa)

Tiliöity

Tiliöity on informatiivinen tieto siitä, kuinka paljon kuitin EUR-summasta on kirjattu tiliöintiriveille. Voit kirjata kuitin kirjanpidon tositteeksi vain jos tiliöity summa on sama kuin kuitin EUR-summa.

Tiliöitävää jäljellä

Tiliöitävää jäljellä on informatiivinen tieto siitä, kuinka paljon kuitin EUR-summasta on kirjaamatta tiliöintiriveille. Voit kirjata kuitin kirjanpidon tositteeksi vain jos tiliöitävää jäljellä -summa on 0 EUR.

Kirjaa tositteeksi

Voit luoda kuitin tiedoista kirjanpidon tositteen asiakirjatyypille määritellylle tositelajille kirjauspäivän mukaan napsauttamalla Kirjaa tositteeksi -painiketta. Voit kirjata tositteen vain jos kirjanpidon kausi on auki, valittu tositelaji on käytössä kirjauspäivänä ja arkistoaineisto Kirjanpidon tositteen liite on määritelty käyttöön kirjauspäivänä.

Jos arkisto ei ole käytössä tai arkistoaineistoa Kirjanpidon tositteen liite ei ole otettu ollenkaan käyttöön, Fivaldi perustaa yritykselle arkiston ja ottaa arkistoaineiston Kirjanpidon tositteen liite käyttöön kuitin kirjauspäivän mukaisen kuukauden alusta. 

Takaisin

Voit siirtyä takaisin Avoimet-välilehdelle napsauttamalla Takaisin-painiketta. Muista tallentaa haluamasi muutokset napsauttamalla Tallenna-painiketta ennen Takaisin-painikkeen napsauttamista.

Ohjevideo avoimen kuitin kirjaamisesta Kuittienhallinnassa

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback