Ay-jäsenmaksujen käsittely : Fivaldi

Tässä ohjeessa kerrotaan, kuinka määrittelet ammattiliittojen tiedot ja ay-jäsenmaksujen palkkalajin tiedot Fivaldissa. Ohjeessa kerrotaan myös, kuinka lisäät ammattiyhdistystiedot palkansaajalle ja kuinka tulostat palkansaajille ay-jäsenmaksujen maksulaput. Ohjeen lopuksi kerrotaan, kuinka ilmoitat ay-jäsenmaksuselvitykset ammattiyhdistykselle joko manuaalisesti Jäsenmaksutilitys-raportin avulla tai lataamalla tietokoneellesi ay-selvitystietojen aineiston tiedostomuodossa.

Palvelunhallinnan oikeudet

Jokaiselle käyttäjälle, joka haluaa tulostaa ay-maksulappuja, ladata tiedoston jäsenmaksuselvityksistä sekä tulostaa konekielisen ay-selvitysaineiston, pitää määrittää seuraavat oikeudet (Sovellustyyppi > Sovellukset):

Sovellukset: Palkanlaskenta ja Ilmoitukset
Raportit: Ay-maksulaput, Jäsenmaksutilitys, Konekielinen ay-selvitysaineisto

Ay-jäsenmaksuja varten tehtävät määritykset

Ammattiliiton tiedot

Määrittele jokaisen palkansaajilla käytössä olevan ammattiliiton tiedot Palkansaajat-rekisterin Ammattiliitot-välilehdellä (sovellusikkuna > Palkat > Palkansaajat > ylävalikon Palkanlaskennan henkilöt > Perustiedot > Ammattiliitot-välilehti).

Napsauta Uusi-painiketta ikkunan vasemmassa palkissa. Syötä ammattiliiton tiedot seuraavan taulukon mukaisesti. Minimitiedot-sarakkeessa näet, mitä tietoja sinun pitää vähintään täyttää, että voit tulostaa ay-maksulaput palkansaajille (merkitty myös punaisella alla olevaan kuvaan).

OsioMinimitiedot
Suositeltavat muut tiedot
AmmattiliitotSelite, KielikoodiTunnus, LiittonumeroAmmattiliiton osastotSelite, Ay-maksun IBAN, Ay-maksun BICTunnus, OsastonumeroOsaston jäsenmaksutAlkupvm, Jäsenmaksu%Tarvittaessa: Jäsenmaksun minimi, Jäsenmaksun maksimi tai Vakiosumma

Syötä ammattiliiton ja ammattiliiton osaston tunnukset, jos haluat että tieto tulee eriteltynä Jäsenmaksutilitys-raporttiin. Voit syöttää Yritystunnus-kenttään halutessasi yrityksen tunnuksen, jos ammattiliitto on perustettu Yritysrekisteriin. Kyseessä on kuitenkin vapaaehtoinen tieto, joka näkyy vain tässä ikkunassa informatiivisena tietona.

Ay-jäsenmaksun palkkalajin tiedot

Määrittele Ay-jäsenmaksun palkkalajin tiedot Palkkalajit-rekisterissä (sovellusikkuna > Palkat > Palkkalajit > Palkkalajit-välilehti).

Ay-jäsenmaksujen palkkalaji 5010 Ay-jäsenmaksu löytyy usein valmiina palkkalajeissa, sillä se tulee palkanlaskennan alustuksen yhteydessä. Tarkista tai tee seuraavat valinnat ja määritykset ay-jäsenmaksun palkkalajille:

Palkkalajin tyyppi: Prosentti/maksu
Palkkalajin tiliöinti > Kredit: Valitse listasta jäsenmaksutilitysvelka-tili
Prosentin tyyppi: Henkilön ay-maksu
Prosentin peruste: Valitse Palkkalajiluokan jälkeen ja valintalistasta Luontoisedut. Tällöin Fivaldi ottaa mukaan kaikki ne palkkalaskelman kirjaukset ay-maksun perusteeseen, jotka on kirjattu Rahapalkka, Työkorvaus ja Luontoisedut -palkkalajiluokkien palkkalajeilla.
Voit määritellä ne palkkalajit, jotka otetaan laskettavasta perusteesta pois, napsauttamalla Poikkeukset-painiketta ja lisäämällä perusteesta poisluettavat palkkalajit oikeanpuoleiseen Valittu-sarakkeeseen.

Jos jäsenmaksutilitys-raportti tulostuu tyhjänä, tarkista että ay-maksun palkkalajilla on valinta kohdassa Henkilön ay-maksu.

Tilastoryhmän tiedot

Tarkista ammattiliittojen jäsenmaksujen tilastoryhmän määritykset.

Siirry Palkkalajit-rekisterin Tilastoryhmät-välilehdelle (sovellusikkuna > Palkat > Palkkalajit > Tilastoryhmät-välilehti).
Valitse Ammattiliittojen jäsenmaksut-tilastoryhmä.
Napsauta Valitse palkkalajit -painiketta.
Tarkista, että Valittu-sarakkeessa näkyy ay-jäsenmaksujen palkkalaji. Jos palkkalajia ei näy Valittu-sarakkeessa, etsi palkkalaji Valitsematta-sarakkeesta, valitse se ja napsauta nuoli oikealle -painiketta.
Napsauta Sulje-painiketta.
Valitse Ilmoitus jonka kentät näytetään alla - valikosta ja Ilmoituksen kenttä johon tilastoryhmä on kytketty -valikosta ay-jäsenmaksuselvityksen raportointijakso. Alla olevassa esimerkissä raportointijaksoksi on määritelty kuukausi.
Tallenna muutokset.

Jos summa muodostuu virheellisesti (esim. miinusmääräisenä, vaikka pitäisi olla maksettavaa), tarkista, että Ilmoituksen kenttä johon tilastoryhmä on kytketty -valinta on vain vain Ammattiliittojen jäsenmaksut -tilastoryhmälle määriteltynä. Voit tarkistaa mahdolliset tuplalinkitykset Ilmoitusten määritykset -raportista rajaamalla raportin ay-ilmoituksen tiedoilla. Tyhjennä Ilmoituksen kenttä johon tilastoryhmä on kytketty -valinta sellaiselta tilastoryhmäriviltä, johon se ei kuulu.

Palkansaajalle lisättävät tiedot

Valitse palkansaajalle ammattiliiton osasto Palkansaajat-rekisterin Työsuhteet-välilehdellä (katso ohje Työsuhteet). Palkansaajalla pitää olla voimassaoleva työsuhde, johon on määritelty ammattiliiton osasto. Jos työsuhde ei ole voimassa palkanmaksupäivänä, ei ammattiliiton tieto näy ay-maksulapulla. Voit tarvittaessa muokata päättyneen työsuhteen loppupäivää maksupäivän jälkeiseksi päiväksi, jolloin tieto näkyy ay-maksulapulla.
Lisää palkansaajan palkkakausille ay-maksujen viitteet Palkansaajat-rekisterin Työsuhteet-välilehdellä (katso ohje Työsuhteet). Viitenumerot tulee tallentaa henkilöiden taakse palkkakausittain, vaikka kyseessä olisi yrityskohtainen viite. Ilman palkkakausikohtaista viitettä ay-maksulappu-raportti ei tulostu. Luettelossa näkyvät vain avoimet palkkakaudet. Jos jokin palkkakausi ei näy listalla, käy avaamassa palkkakausi Palkanlaskennan perustiedoissa.
Lisää palkansaajan palkkalajeihin ay-jäsenmaksun palkkalajille alkupäivämäärä Palkansaajat-rekisterin Henkilön palkkalajit -välilehdellä (katso ohje Henkilön palkkalajit).

Ay-jäsenmaksulappujen tulostaminen

Tulosta ay-jäsenmaksulaput ay-maksulaput-raportilla (Palkat > Raportit > Tilitykset > Ay-maksulaput).

Valitse maksupäivät ja palkkakausi. Valitse raportin muoto. Kun olet tyytyväinen valintoihisi, tulosta ay-jäsenmaksulaput napsauttamalla Tulosta/tallenna-painiketta.

Jos ay-maksulappu tulostuu tyhjänä tai tietoja puuttuu, tarkista että:

Palkansaajat-rekisterin Ammattiliitot-välilehdelle on tallennettu pakolliset tiedot (katso tämän ohjeen kohta Ammattiliiton tiedot).
Palkansaajalle on valittu Ammattiliiton osasto sekä palkansaajan Ay-viite-ikkunassa on tallennettu viitenumero raportointiajanjaksolle (katso tämän ohjeen kohta Palkansaajalle lisättävät tiedot).
Palkansaajalla on ay-jäsenmaksu pidätetty palkkalaskelmalla, jonka ajankohtaa ollaan ilmoittamassa
Palkansaajalla on työsuhde voimassa (katso ohje Työsuhteet).
Ay-jäsenmaksun palkkalaji on kytketty tilastoryhmälle (katso tämän ohjeen kohta Tilastoryhmän tiedot).

Ay-selvitystietojen ilmoittaminen

Visma Fivaldin kautta on mahdollista lähettää ammattiliittojen ay-jäsenmaksujen selvitystiedot sähköisesti TYVI-aineistona 17.5.2024 asti. Tämän ajankohdan jälkeen voit ilmoittaa ay-selvitykset sähköisesti esimerkiksi useiden ammattiliittojen tukeman Selvitys+-palvelun kautta. Tiedot voidaan ilmoittaa palveluissa manuaalisesti Jäsenmaksutilitys-raportin avulla tai lähettämällä Fivaldista tallennetun TYVI-tiedoston.

Ay-selvitystietojen ilmoittaminen Jäsenmaksutilitys-raportin avulla

Tulosta ay-selvitystiedot sisältävä Jäsenmaksutilitys-raportti (Palkat > Raportit > Tilitykset > Jäsenmaksutilitys).

Valitse raportointijakson alkupäivä Raportointijakso alkupäivä-kenttään ja raportointijakson loppupäivä Raportointijakso loppupäivä-kenttään. Näin raportille saadaan oikea tieto raportointijaksosta raportin arkistointia varten. Päivämäärät hakevat tietoa maksupäivän mukaan. Valitse Ammattiliitto sekä Palkkalaji. Tulosta ammattiliitoittain, etenkin tilanteessa, jossa yrityksessä on eri ammattiliitoilla eri ilmoitusjaksot. Raportti ottaa mukaan kaikki raportointijakson aikana mukana olevat palkkatapahtumat. Valitse, haluatko henkilötunnuksen tulostuvan raportille. Kun olet tyytyväinen valintoihisi, tulosta raportti napsauttamalla Tulosta/tallenna-painiketta.

Kun olet tulostanut raportin, kirjaudu palveluun, josta selvitystiedot annetaan ja syötä tiedot manuaalisesti raportin tietojen mukaan. Jos haluat lähettää raportin paperiversiona postitse, tarkista ohjeet ammattiliiton sivuilta.

Ay-selvitystietojen ilmoittaminen TYVI-tiedoston avulla

Voit muodostaa Fivaldissa TYVI-aineiston, jonka voit ladata omalle tietokoneellesi ja ladata ammattiliiton palveluun. Voit myös 17.5.2024 asti lähettää TYVI-aineiston suoraan Fivaldista sähköisesti.

TYVI-aineistoon siirtyvät Fivaldista seuraavat tiedot:

Yrityksen y-tunnus
Tilittäjänumero (ei pakollinen)
Ammattiliiton numero (3 merkkiä)
Ammattiosaston/-yhdistuksen numero (neljä merkkiä)
Jäsenen henkilötunnus
Jäsenen nimi (Sukunimi, Etunimi)
Alkupäivämäärä
Loppupäivämäärä
Jäsenmaksu
Verovuosi

TYVI-tietojen valmistelu

Varmista, että Yrityksen perustiedot -rekisterissä yrityksen y-tunnus on oikein.

Jos yrityksellä on käytössä tilittäjänumero, syötä se Palkanlaskennan perustiedoissa Muut-välilehdellä (sovellusikkuna > Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan perustiedot > Muut-välilehti) kenttään Jäsenmaksujen tilittäjänumero (7 merkkiä). Tilittäjätunnusta käytetään nykyään pääsääntöisesti enää tilanteissa, joissa eritellään selvitykset eri työnantajille, joilla on keskenään sama y-tunnus.

Jotta ay-selvitysaineisto muodostuu oikein, määrittele vähintään seuraavat kohdat Palkansaajat-rekisterin perustiedoissa Ammattiliitot–välilehdellä (sovellusikkuna > Palkat > Palkansaajat > ylävalikon Palkanlaskennan henkilöt > Perustiedot > Ammattiliitot-välilehti):

Ammattiliitot > Liittonumero
Ammattiliitot > Ay-selvitystietojen ilmoitus. Yksi ammattiliitto voi olla kerrallaan liitettynä vain kuukausi-, neljännesvuosi-, puolivuosi- tai vuosi-ilmoitukseen. Ilmoitusjaksoissa on liittokohtaisia eroja, joten tarksita ilmoitusjakso liitolta ennen aineiston lähettämistä.
Ammattiliiton osastot > Osastonumero

Valittu ilmoitusjakso sekä ay-jäsenmaksun palkkalaji tulee olla kytketty Ammattiliittojen jäsenmaksut -tilastoryhmään tämän ohjeen kohdan Tilastoryhmän tiedot mukaisesti.

Ay-selvitystietojen aineiston lataaminen Fivaldista

Voit ladata ay-selvitystietojen aineiston omalle tietokoneellesi Palkanlaskennan Ilmoitukset-ikkunassa (sovellusikkuna > Palkat > Palkanlaskenta > ylävalikon Palkanlaskenta > Ilmoitukset > Ilmoitukset-välilehti).

Valitse Ilmoitus-valikosta Ay-selvitystiedot (joko kuukausikohtaiset, neljännesvuosittaiset, puolivuosittaiset tai vuosittaiset).
Valitse Tilastokausi-valikosta se raportointijakso, jolta ajalta ilmoitus tehdään.
Napsauta Tulosta/lataa aineisto -painiketta.

Huom! Vain maksetuksi merkityt palkkalaskelmat muodostuvat aineistolle.

Fivaldi tallentaa aineiston tietokoneellesi ja tulostaa tarkistettavaksi Lähetettävä TYVI-aineisto Ay-jäsenmaksuselvitystiedostoista -raportin.

Jos muodostat aineistoja useammalle yhtiölle kerrallaan, Fivaldi lataa jokaisesta yrityspaikasta oman tiedoston, mutta tulostaa samalle raportille kaikkien aineistossa olevien yritysten selvitystiedot. Suosittelemme muodostamaan ay-selvitystiedoston yrityskohtaisesti, jos haluat käyttää tätä raporttia arkistointiin. Jos haluat muodostaa aineistot useammasta yrityksestä kerrallaan, tulosta arkistointia varten Jäsenmaksutilitys-raportit yrityskohtaisesti.

Tarkista raportin tiedot. Kun olet tarkistanut tiedot, kirjaudu ammattiliiton palveluun (esim. Selvitys+) ja lataa aineistotiedosto palveluun palvelun ohjeiden mukaisesti.

Ay-selvitystietojen lähetys sähköisenä Tyvi-pro:n kautta