Kun asiakas vaihtaa tilitoimistoa tai isännöitsijää, voi tämä kuitenkin haluta jatkaa Fivaldissa aiemmin käytössä olleen Verkkolaskupalvelun käyttöä. Maventa-tilin pääkäyttäjänä toiminut tilitoimisto/isännöitsijä voi siirtää tilin uuden pääkäyttäjän (loppuasiakas) hallintaan lisäämällä tilille (Asetukset | Yrityksen tiedot | Käyttäjät) uuden pääkäyttäjän. Tämä kuitenkin edellyttää huolellisen valmistelun, sekä lopuksi muissa kuin Fivaldin sisäisten siirtojen tapauksissa yhteydenoton sovellustukeen alla olevan ohjeistuksen mukaisesti.

Mikäli Maventa-tilin käyttöä ei tulla Fivaldin jälkeen jatkamaan, vaan Verkkolaskupalvelun käyttö kyseisen yrityksen osalta loppuu kokonaan, ei tätä ohjetta tule noudattaa. Tällaisessa tilanteessa Maventa-tili tulee irtisanoa tämän ohjeen mukaisesti. Maventan palveluun on toki myös myöhemmin mahdollista avata yritykselle uusi tili, vaikka vanha on aikanaan suljettu.

1. Tilin siirtämisen valmistelevat toimet

Ennen uuden pääkäyttäjän lisäämistä Maventa-tilille nykyisen pääkäyttäjän tulee käydä läpi tilin asetukset niin, että ne ovat ns. luovutuskunnossa:

• Laskutustiedot (Asetukset | Yrityksen asetukset | Laskutustiedot) tulee asettaa ajan tasalle virheellisen laskutuksen välttämiseksi. Laskutusyrityksen poistaminen onnistuu tämän ohjeen mukaisesti.
• Laskujen vastaanotto ja skannitili tulee sulkea tämän ohjeen mukaisesti.
• Yrityksen nimi (Asetukset | Yrityksen asetukset | Yrityksen tiedot) on hyvä tarkistaa muutostarpeiden osalta.
• Sähköpostiosoitteet (Asetukset | Yrityksen asetukset | Yrityksen tiedot ja Asetukset | Laskuasetukset | Laskuilmoitukset) tulee tarvittaessa päivittää.
• Tilin käyttäjät (Asetukset | Yrityksen tiedot | Käyttäjät) on suositeltavaa käydä läpi. Täällä voi siis lisätä uuden pääkäyttäjän sekä poistaa muut Fivaldiin liittyvät käyttäjät.

2. Laskujen noudon estäminen Fivaldiin

Varmuuden vuoksi pääkäyttäjän tulee myös estää laskujen nouto Fivaldiin sitten, kun laskuja ei haluta Fivaldiin enää tililtä noutaa. Tämä tehdään Fivaldin web-puolella > valitse kyseinen yrityspaikka > valitse ylävalikosta Myynti (tai Ostot tai Kiinteistöhallinta) > Verkkolaskupalvelu > Yrityksen tilitiedot -välilehdellä: valitse ruksi kohtaan Estä laskujen vastaanotto Fivaldiin ja paina Päivitä. 

3. Nykyisen pääkäyttäjän poistaminen tililtä

Lopuksi edelläkuvatut asiat hoitanut Maventa-tilin pääkäyttäjä voi poistaa itsensä Maventa-tililtä ottamalla itseltään roolin pois kyseiseltä tililtä, jos kyseessä on Fivaldin sisäinen siirto, eli tiliä käytetään jatkossakin vain Fivaldissa. Ohjelmiston vaihtuessa on pääkäyttäjän kuitenkin tärkeää ennen tililtä itsensä poistamista olla yhteydessä sovellustukeen seuraavan kohdan ohjeistuksen mukaisesti.

4. Tilin merkitseminen Fivaldin osalta siirtovalmiiksi

Jos tiliä käytetään jatkossa muussa ohjelmistossa kuin Fivaldissa, tulee tilin pääkäyttäjän olla yhteydessä sovellustukeen ja pyytää sovellustukea merkitsemään tili siirtovalmiiksi Fivaldin osalta. Yhteydenotto on suositeltavaa tulla sähköpostitse, jotta voimme tuessa varmistua siitä, että pyyntö todella tulee tilin pääkäyttäjältä. Viestissä on hyvä olla mukana sen yrityksen nimi ja y-tunnus, jonka Maventa-tili on kyseessä, sekä varmistus siitä, että tässä ohjeessa kuvatut toimenpiteet on tehty. Tämän jälkeen sovellustuki merkitsee tilin loppuunkäsitellyksi Fivaldin osalta, jolloin tilin siirron yhteydessä tiedetään, että tilin siirto uuteen ohjelmistoon on ok Fivaldin yhteyksien puolesta.

Tämän jälkeen pääkäyttäjä voi poistaa itsensä Maventa-tililtä ottamalla itseltään roolin pois kyseiseltä tililtä, tai pyytää sovellustukea tekemään sen samalla, kun tilin merkitään Fivaldin osalta siirtovalmiiksi.

Fivaldin sisäisissä siirroissa tilille ei tarvitse sovellustuen toimesta tehdä merkintöjä Fivaldin käytön loppumisesta, joten näissä tilanteissa ei yhteydenottoa sovellustukeen tilin siirtoprosessin sujuvuuden takaamiseksi tarvita.

5. Uuden pääkäyttäjän ohjeistaminen

Lopuksi Maventa-tilin edellisen pääkäyttäjän tulee ohjeistaa tilille lisättyä uutta pääkäyttäjää olemaan yhteydessä heidän uuteen ohjelmistoonsa / tilitoimistoonsa / isännöitsijäänsä, jotta Maventa-tilille saadaan lisättyä loput tilin siirtoon liittyvät toimenpiteet heidän toimestaan. Fivaldin sisäisissä siirroissa tätä ohjeistusta ei tosiaan tarvitse uudelle pääkäyttäjälle antaa, vaan uusi pääkäyttäjä voi siirtää tilin heidän Fivaldi-yritysympäristöönsä yrityksen tilin UUID:lla sekä omalla API-avaimellaan tämän ohjeen mukaisesti.

Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.