Kun asiakas vaihtaa tilitoimistoa tai isännöitsijää, saattaa uusi tilitoimisto/isännöitsijä/loppukäyttäjä haluta jatkaa Fivaldissa aiemmin käytössä olleen Maventa-tilin käyttöä. Maventa-tilin pääkäyttäjänä toiminut tilitoimisto/isännöitsijä voi halutessaan tehdä Maventa-tilille alla ohjeistetut toimenpiteet varmistaakseen esim. Maventa-tilin käytöstä muodostuvan palvelulaskutuksen ajantasaisuuden tilin siirtovaiheessa. Uuden pääkäyttäjän tulee joka tapauksessa olla yhteydessä omaan taloushallinnon ohjelmistoonsa ja pyytää heiltä Maventa-tilin siirtoa heidän hallintaansa.

Jos Maventa-tilin käyttöä ei tulla Fivaldin jälkeen jatkamaan, vaan Maventan verkkolaskupalvelun käyttö kyseisen yrityksen osalta loppuu kokonaan, ei tätä ohjetta tule noudattaa, vaan Maventa-tili tulee irtisanoa tämän ohjeen mukaisesti. Maventan verkkolaskupalveluun on mahdollista avata yritykselle uusi tili myöhemmin, vaikka vanha olisi suljettu.

1. Maventa-tilin siirtämisen valmistelevat toimet

Ennen uuden pääkäyttäjän lisäämistä Maventa-tilille nykyisen pääkäyttäjän tulee käydä läpi tilin asetukset niin, että ne ovat ns. luovutuskunnossa:

• Laskutustiedot (Asetukset > Yrityksen asetukset > Laskutustiedot) tulee asettaa ajan tasalle virheellisen laskutuksen välttämiseksi. Laskutusyrityksen poistaminen onnistuu tämän ohjeen mukaisesti.
• Laskujen vastaanotto ja skannitili tulee sulkea tämän ohjeen mukaisesti.
• Yrityksen nimi (Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot) on hyvä tarkistaa muutostarpeiden osalta.
• Sähköpostiosoitteet (Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot sekä Asetukset > Laskuasetukset > Laskuilmoitukset) tulee tarvittaessa päivittää.
• Tilin käyttäjät (Asetukset > Yrityksen tiedot > Käyttäjät) on suositeltavaa käydä läpi: Poista tililtä tarpeettomat käyttäjät.

2. Laskujen noudon estäminen Fivaldiin ja yhteyden katkaisu Fivaldin ja Maventan väliltä

Nämä toimenpiteet tehdään, jos Maventa-tilin käyttö jatkuu jossain muualla kuin siinä Fivaldi-yrityspaikassa, josta laskuliikenne on aiemmin hoidettu:

1. Varmuuden vuoksi pääkäyttäjän tulee estää laskujen nouto Fivaldiin sitten, kun laskuja ei haluta Fivaldiin kyseiseen yrityspaikkaan enää tililtä noutaa. Tämä tehdään Fivaldin web-puolella > valitse kyseinen yrityspaikka > valitse ylävalikosta Myynti (tai Ostot tai Kiinteistöhallinta) > Verkkolaskupalvelu > Yrityksen tilitiedot -välilehdellä: valitse ruksi kohtaan Estä laskujen vastaanotto Fivaldiin ja paina Päivitä.
2. Pääkäyttäjän tulee katkaista yhteys Fivaldista Maventa-tilille. Tämä tehdään Fivaldin web-puolella > valitse kyseinen yrityspaikka > valitse ylävalikosta Myynti (tai Ostot tai Kiinteistöhallinta) > Verkkolaskupalvelu > Yrityksen tilitiedot -välilehdellä: paina Katkaise yhteys Maventa-tilille -painiketta.

Jos kyseinen Fivaldi-yrityspaikka siirtyy uuden tilitoimiston/isännöitsijän hallintaan (ns. kantasiirto), ei näitä toimenpiteitä tarvitse tehdä.

3. Nykyisen pääkäyttäjän poistaminen tililtä

Maventa-tilin pääkäyttäjä voi poistaa itsensä Maventa-tililtä ottamalla itseltään roolin pois kyseisen yrityksen Maventa-tililtä. 

4. Uuden pääkäyttäjän toimenpiteet

Lopuksi Maventa-tilin edellisen pääkäyttäjän tulee ohjeistaa uutta tilitoimistoa/isännöintitoimistoa/loppukäyttäjää olemaan yhteydessä omaan taloushallinnon ohjelmistoonsa, jotta Maventa-tili saadaan siirrettyä uuden pääkäyttäjän hallintaan sekä tehtyä loput tilin siirtoon liittyvät toimenpiteet heidän toimestaan. 

Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.