Aloita uusi aihe
V

Visman edustaja

Visma

Verkkolaskupalvelun käyttöönotto

29-11-2023 3:45 pm tekijä Visman edustaja

Alkuperäinen julkaisu tehty 22.11.2022.


Yleistietoa Fivaldin Verkkolaskupalvelusta löydät tämän linkin takaa. Verkkolaskupalveluun liittyviä materiaaleja löydät puolestaan tämän postauksen liitteistä.

 

Uusi Maventa-tili rekisteröidään Fivaldissa Verkkolaskupalvelu-web-sovelluksella, joka avautuu Fivaldi Webin Myynti / Ostot / Kiinteistöhallinta-valikosta:



Mikäli kohtaa ei löydy valikosta, tarkista Palvelunhallinnasta, että käyttäjällä on oikeudet kyseiseen web-sovellukseen.

 

Tässä pikaohjeessa käydään rekisteröinnin askeleet läpi pääpiirteittäin. Ohjeen lopussa on myös video, jossa tehdään palvelun esimerkkirekisteröinti. Fivaldin Verkkolaskupalvelun rekisteröinnistä löytyy tarkemmat toimintokohtaiset ohjeistukset myös ohjesivustolta.

 

HUOM! Mikäli verkkolaskujen ja tulostuspalvelun veloitukset halutaan yhden yrityksen (esim. isännöintiyrityksen tai tilitoimiston) kautta, tulee kyseinen laskutusyritys rekisteröidä ensin. Vasta tämän jälkeen rekisteröidään asiakasyritykset, jolloin näiden laskutusyritykseksi valitaan kyseinen ensin rekisteröity tilitoimisto/isännöintitoimisto.

 

Rekisteröinnin pikaohje

Verkkolaskupalvelun käyttöönoton yhteydessä avautuu yritykselle Maventa-tili ja samalla automaattisesti mahdollisuus lähettää verkkolaskuja. Rekisteröinnissä käytetty sähköpostiosoite tulee olla todellinen, koska Maventa-tilin aktivoimiseen tarkoitettu salasana ja linkki lähetetään kyseiseen osoitteeseen. Sähköpostiosoite toimii myös jatkossa Maventa-tilin pääkäyttäjätunnuksena.

 

1. Valitse palvelut

Verkkolaskupalvelussa käyttöönotettavat toiminnot ovat valittavissa rekisteröinnin Valitse palvelut -osiossa, kun"Rekisteröi Fivaldin verkkolaskutus käyttöön ja kytke palveluja"-kohta on ruksittu. Oletuksena palveluista on valittuina Laskujen vastaanotto sekä Skannauspalvelu. Käyttäjä pystyy itse valitsemaan haluamansa palvelut, eli mikäli et halua esimerkiksi aktivoida tilille laskujen vastaanottoa, klikkaa "Lask. vastaanotto"-painike harmaaksi. Jos palveluita ei valita, tapahtuu ainoastaan Maventa-tilin avaus, jonka yhteydessä aktivoituu automaattisesti mahdollisuus lähettää verkkolaskuja palvelun kautta.

 

2. Valitse yritykset ja rekisteröi palvelut

Valitse yritykset, joille Verkkolaskupalvelu halutaan ottaa käyttöön.

 

3. Laskutusyrityksen valinta

Laskuttajayritys-valintalistassa näkyy kaikki yritykset, jotka on rekisteröity Maventaan ja joihin käyttäjällä on oikeus. Jos laskutusyritystä halutaan käyttää, täytyy laskutusyritys rekisteröidä ensin Maventan palveluun. Uusi yritys rekisteröidään "Lähetä tiedot"-painikkeella. Lisätietoja laskutusyrityksen muutoksista löydät täältä

 

4. Vahva tunnistautuminen ja pankkiverkkoyhteyden avaus

Laskujen lähettäminen ja vastaanottaminen Verkkolaskupalvelun kautta edellyttää uusissa rekisteröinneissä vahvaa tunnistautumista. Onnistuneen rekisteröinnin jälkeen rekisteröinnin yhteydessä annettuun sähköpostiosoitteeseen lähetetään automaattisesti Visma Signin toimesta sähköposti, joka sisältää lisäohjeet tunnistautumisen suorittamiseksi. Tunnistautumisella kyseinen henkilö vahvistaa olevansa oikeutettu edustamaan yritystä verkkolaskujen lähetyksessä ja vastaanotossa, sekä valtuuttaa samalla avaamaan yritykselle pankkiverkkoyhteyden. Pankkiverkkoyhteyden avaaminen mahdollistaa laskun välittämisen tilanteissa, joissa lähettävä tai vastaanottava operaattori on pankki. 

 

5. Laskujen lähettäminen

Fivaldin verkkolasku -välitystavan käytössä noudatetaan ns. uutta toimintatapaa, jossa vastaanottajan verkkolaskutiedot annetaan täydellisinä Yritysrekisterin "Laskujen välitys"-välilehdellä. Mikäli verkkolaskutietoja ei ole vastaanottajalle määritelty, etsii Maventa vastaanottajan verkkolaskuosoitetta vielä omista rekistereistään laskulla olevan vastaanottajan Y-tunnuksen perusteella. Jos tieto löytyy, niin palvelu lähettää laskun verkkolaskuna löytämäänsä osoitteeseen. Vaikka siis palvelu etsii tarvittaessa vastaanottajan verkkolaskuosoitteen, suosituksemme on kuitenkin määrittää verkkolaskutiedot myös Fivaldiin, jos ne vain ovat lähettäjän tiedossa. Tällä varmistetaan se, että lasku varmasti lähtee verkkolaskuna.

 

6. Verkkolaskuoperaattorin vaihtaminen

Mikäli olet vaihtamassa verkkolaskuoperaattoria, eli yrityksellä on jo aiemmin ollut käytössä verkkolaskutus, mutta toisen välittäjän kautta, muistathan ilmoittaa toimittajille tieto uudesta verkkolaskuosoitteesta. Voit halutessasi hyödyntää täältä löytyviä pohjia. Seuraa, että laskut alkavat saapua Maventa-tilin kautta, ja varmista että myös verkkolaskujen lähettäminen onnistuu kyseistä palvelua käyttäen. Päätä tarvittaessa vanhan verkkolaskuoperaattorin sopimus, kunnes kaikki aineistot kulkevat Maventan kautta. 

 

Usein kysyttyjä kysymyksiä:

 

Virhetilanteita:

Palvelun antamat virheilmoitukset

Skannausvirhe

 

Verkkolaskupalvelun irtisanominen

Maventa-tilin irtisanomisesta löydät ohjeistuksen täältä.

 

Video Verkkolaskupalvelun käyttöönotosta

Videolla otetaan käyttöön ensin pelkkä laskujen lähetys ja tämän jälkeen otetaan käyttöön laskujen vastaanotto. Huom. Videossa ei ole ääntä. Palvelut voidaan ottaa käyttöön myös samanaikaisesti. Maventan käyttäjätunnus tulee aktivoida sähköpostiin tulleen linkin kautta, ennen kun lisäpalveluja voidaan tilata.

Huom! Videolla on käytössä vielä vanha sovellusikkuna ja osin vanhentuneet Webin näkymät, mutta asiasisältö on edelleen ajantasainen.

 

 

Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.