Fivaldin pankkiyhteys on uudistumassa AutoPay-nimiseen ratkaisuun. Tässä artikkelissa kerromme uudistuksen pääsisällön ja päivitämme tietoja kehityksen etenemisestä. Olemme aloittaneet uudistuksen pilotoinnin rajatun pilottiryhmän kanssa huhtikuun alusta, ja alustavan aikatauluarvion mukaan pääsemme julkaisemaan uudistetun pankkiyhteyden ja siirtymän mahdollistavat työkalut alkuvuodesta 2025.
Uudistuksen hyödyt
Uudistetulla pankkiyhteydellä (AutoPay) automatisoidaan mm. saapuvien aineistojen hakeminen ja jakelu oikeille yrityksille, mikä säästää työaikaa muille tehtäville. Jatkossa tilitoimiston asiakkaat voivat myös laittaa laskunsa maksuun saakka itse, mikä tehostaa huomattavasti Fivaldin yhteiskäyttöä ja parantaa asiakaskokemusta. Näiden hyötyjen lisäksi muutos lisää pankkiyhteyden turvallisuutta entisestään.
Teemme tilitoimistoille myös työkalut, joilla siirtyminen uuden pankkiyhteyden käyttämiseen on helppoa.
Miten valmistaudun?
Uudistuksen myötä Fivaldin pankkiyhteyden nykyiset pankkisopimukset sekä niihin kuuluvat pankkitilit ja varmenteet siirretään lähtökohtaisesti sellaisenaan AutoPayhin pankkiyhteyden pääkäyttäjän toimesta. Tätä varten julkaisemme alkuvuodesta 2025 siirtymätyökalut, joilla sopimusten siirto on sujuvaa. Ilmoitamme siirtymästä asiakkaillemme hyvissä ajoin ennen siirron aloittamista ja ohjeistamme, miten siirtymän aikana kannattaa toimia.
Katso AutoPay-webinaari, jossa käydään läpi AutoPayn hyötyjä, kerrataan mitä valmistelevia toimenpiteitä tulee tehdä ja kerrotaan suunnitellusta aikataulusta siirtymiseen AutoPayhin.
Uudistettu pankkiyhteys ei tue jatkossa kaikkia erikoistapauksia, jotka nykyinen pankkiyhteys on mahdollistanut. Siksi suosittelemmekin, että käytte läpi alla olevat ennakkovaatimukset ja teette tarpeelliset muutokset nyt hyvissä ajoin, jotta itse siirtymä on sujuva.
Jatkossa yrityksellä voi olla vain yksi Web services (WS) -sopimus per pankki/pankkiryhmä. Saman pankin tai pankkiryhmän päällekkäiset sopimukset tulee yhdistää yhden sopimuksen alle.
Yksittäinen pankkitili voi olla kytkettynä vain yhteen WS-sopimukseen. Suosittelemme tilitoimiston asiakkaita siirtymään kokonaan tilitoimiston WS-sopimuksen alle. Tilitoimiston asiakkaat pystyvät jatkossa edelleenkin maksamaan omat laskunsa AutoPayn kautta, vaikka he ovatkin tilitoimiston sopimuksen alla.
Fivaldin verkkolaskutus käyttöön. Uudistuksen jälkeen tuemme pelkästään Maventa-välitystavalla lähetettyjä ja vastaanotettuja verkkolaskuja.
Connect-tunnusten käyttöönotto. Uudistuksen jälkeen kaikki pankkiliikenteen prosessit, mukaan lukien maksuaineistojen muodostus ja lähetys Fivaldista AutoPayhin, vaatii Connect-tunnukset.
Ulkoisten maksuaineistojen päivitys. Uudistuksen jälkeen pankkiyhteyden kautta pystyy lähettämään ainoastaan SEPA pain.001.001.03-muotoisia ulkoisia maksuaineistoja.
Mikäli jokin kohta askarruttaa, tarkastathan tämän artikkelin lopussa olevan UKK-osion vastauksineen.
Tilannetieto projektin etenemisestä:
AutoPayn pilotti on päättynyt syyskuun loppuun, ja olemme aloittaneet uudistuksen tuotantokäytön. Valmistelemme tulevaa siirtymää tuotekehityksen toimesta ajamalla asiakkaillemme päälle oikeuksia, jotka tulevat mahdollistamaan tulevan siirtymän tekemisen. Tästä ajosta tulee asiakasympäristöjen pääkäyttäjille Visma.netin muodostamia sähköposteja. Nämä eivät vaadi asiakkailtamme nyt mitään toimenpiteitä, vaan ovat järjestelmän laukaisemia automaattiviestejä. Lisätietoja löytyy täältä.
Uusille WS-sopimuksille, joita ei ole vielä syötetty Fivaldin nykyiseen pankkiyhteyteen, on mahdollista ottaa AutoPay käyttöön lokakuusta alkaen. Fivaldin nykyistä pankkiyhteyttä käyttäville asiakkaille julkaisemme siirtymätyökalut kahdessa osassa: ensimmäisessä vaiheessa asiakkaamme pystyvät asettamaan Fivaldi-käyttäjille uuteen pankkiyhteyteen tarvittavat AutoPay-roolit; toisessa vaiheessa tehdään WS-sopimusten ja varmenteiden siirto Fivaldi-pankkiyhteydestä AutoPayhin, minkä jälkeen uusi pankkiyhteys on käytössä. Siirtymätyökalujen arvioitu julkaisuajankohta on alkuvuodesta 2025.
UKK
K: Tuleeko palvelujen käyttöön katkosta työpäivien aikana?
V: Ei tule, mutta siirtymä kannattaa tehdä yksi WS-sopimus kerrallaan ja aikatauluttaa se niin että se ei aiheuta katkoksia, esim. noutaa ja lähettää aamulla pankkien aineistot Fivaldi-pankkiyhteydessä, aloittaa tämän jälkeen yhden WS-sopimuksen siirtymä, ja tehdä se saman päivän aikana valmiiksi jotta seuraavan päivän aineistot kulkevat sujuvasti AutoPayn kautta
K: Pitääkö pankkien kanssa tehdä uusia sopimuksia?
V: Useammissa tapauksissa sopimuksia ei tarvitse uusia.
Mikäli pankkiliikenteen hoito on kuitenkin jaettu niin, että tilitoimiston asiakas hoitaa osaa omasta pankkiliikenteestään oman WS-sopimuksen alla ja loput hoidetaan tilitoimiston WS-sopimuksen alla, suosittelemme että asiakkaan WS-sopimuksesta luovutaan ja pankkitilit siirretään tilitoimiston sopimuksen alle. Tämä johtuu siitä että AutoPay ei tue tilannetta jossa yrityksen pankkitili on kytketty kahteen erilliseen WS-sopimukseen. Toinen vaihtoehto on että tilitoimiston asiakas pitää oman sopimuksensa ja pankkitili poistetaan tilitoimiston sopimuksesta, jolloin kaikki liikenne kulkee jatkossa asiakkaan oman sopimuksen kautta.
K: Miten muutos vaikuttaa laskujen maksamiseen ja hyväksyttämiseen?
V: Tilitoimiston asiakas voi jatkossa halutessaan maksaa laskut pankkiin asti ilman että tilitoimiston pitää ne erikseen lähettää pankkiyhteydestä. Tämä tarkoittaa, että tilitoimiston asiakas voi hyväksyä ja lähettää FIvaldissa muodostamansa maksuerät AutoPayn puolella aina maksuun asti. Myös tilitoimistokäyttäjä voi hoitaa asiakkaidensa maksuja kuten tähänkin asti.
K: Mitä selaimia Autopay tukee?
V: Chrome, Firefox, Edge, Safari
K: Miten jatkossa tarkistetaan maksujen ja verkkolaskujen hylkäyspalautteet?
V: Fivaldista muodostettujen maksuaineistojen reaaliaikaiset palautteet saapuvat heti Fivaldiin kun pankki on ne muodostanut. Virheellisistä palautteista, esimerkiksi maksun hylkääntymisestä, nostetaan viesti käyttäjän omiin viesteihin. Verkkolaskut kulkevat jatkossa Maventan kautta, ja niiden virhetilanteista on oma viestintänsä, esimerkiksi lähtevien myyntilaskujen virheistä on mahdollista kytkeä päälle sähköpostihuomautukset Maventa-tilillä.
K: Onko muutos pakollinen?
V: Suosittelemme siirtymään AutoPayn käyttöön, sillä Fivaldin vanhaa pankkiyhteyttä ei tulla jatkossa enää kehittämään. Kaikki uudet palvelut ja toiminnallisuudet tulevat jatkossa tukemaan AutoPayn käyttöä.
K: Onko tällä vaikutusta sähköisiin tiliotteisiin? Aiheuttaako toimenpiteitä niissä?
V: Ei aiheuta toimenpiteitä, mutta jatkossa tiliotteet tulevat reaaliaikaisesti Fivaldiin ilman manuaalista noutoa pankkiyhteyden kautta
K: Mihin asti vanha pankkiyhteys toimii?
V: Siihen asti kun siirtymä uuteen on tehty. Tulemme sulkemaan vanhan pankkiyhteyden kokonaan jollain aikavälillä, mutta pyrimme tukemaan asiakkaitamme siirtymässä ja antamaan tähän tarpeeksi aikaa. Kalenterivuosi 2025 on ainakin aikaa tehdä rauhassa siirtymää, mutta toki kannustamme aikaiseen siirtymään mm. hinnoittelukampanjalla.
K: Miten itse maksunsa hoitavia asiakkaita tulee informoida?
V: Heille on mahdollista jatkossa antaa oikeus muodostaa maksuaineistot Fivaldista ja hyväksyä halutessaan ne pankkiin asti AutoPaysta, jolloin ne maksetaan ilman että tilitoimiston pitää lähettää ne eteenpäin pankkiyhteydestä.
K: Jos tiettyyn pankkiin on kytketty useita eri asiakkaita ja yksi heistä haluaa hakea reaaliaikasaldon useita kertoja päivässä, päivittyykö vain tämän yrityksen saldo vai kaikkien samassa pankissa olevien?
V: Saldot päivitetään jatkossa aina yhden yrityksen yhdelle pankkitilille kerrallaan, massapäivitystä ei ole ainakaan ensimmäisessä vaiheessa tuettu. Jatkossa jokainen Fivaldin käyttäjä voi halutessaan päivittää pankkitilien saldoja tarpeen mukaan Fivaldi webin asetuksista mikäli palvelusta on sovittu pankin kanssa ja Autopay tukee kyseisen pankin reaalisaldohakua. Tällä hetkellä AutoPay tukee reaaliaikasaldojen noudossa seuraavia pankkeja: OP, S-Pankki, Nordea, Handelsbanken, DanskeBank, DNB, Säästöpanki, Aktia, POP ja Ålandsbanken
K: Ovatko jatkossa muut verkkolaskujen välittäjät käytettävissä vai tuleeko kaiken liikenteen tapahtua Maventan kautta?
V: Kaikki verkkolaskut kulkevat jatkossa Maventan kautta
K: Mitä tapahtuu vanhoille ei-aktiivisille WS-sopimuksille?
V: Vain aktiiviset WS-sopimukset siirretään AutoPayhin, eli ne joissa on varmenne voimassa. Muut jäävät siirtymän ulkopuolelle.
K: Toimiiko noudettujen aineistojen jakelu automaattisesti myös eri kantaryhmiin?
V: Kyllä, pankista noudetut aineistot kohdistetaan IBAN-tilinumeron perusteella oikeaan yritykseen sen kantaryhmästä riippumatta.
K: Mitä tapahtuu pankkivarmenteille joita säilytämme tällä hetkellä itsellämme?
V: Varmenteet siirretään siirtymävaiheessa AutoPayn pilveen, jossa ne pysyvät turvallisesti tallessa. Asiakkaidemme ei tarvitse jatkossa enää säilyttää varmenteita itsellään. Tämä mahdollistaa myös eri laitteilla maksamisen, kun varmenteen osaa ei tarvitse enää säilyttää koneella tai muistitikulla.
K: Olen tilannut joka aamu reaaliaikasaldot kaikille asiakkailleni kerralla, miten tämä onnistuu jatkossa?
V: Jatkossa jokainen Fivaldin käyttäjä, myös tilitoimiston asiakas, voi halutessaan päivittää pankkitiliensä saldoja tarpeen mukaan Fivaldi webin asetuksista mikäli pankilta on tilattu reaaliaikasaldot. Toiminto ei tarvitse enää pankkiyhteyden pääkäyttäjän toimia.
K: Pystynkö tilaamaan jatkossa vastuu- ja vakuuserittelyt suoraan Fivaldista?
V: Vastuu- ja vakuuserittelyt eivät jatkossa enää ole mukana pankkiyhteyden tukemissa aineistossa, ja ne tulee uudistuksen jälkeen tilata suoraan pankista.
K: Mitä pankkeja uudessa toiminnallisuudessa tuetaan?
V: AutoPayn tukemat pankit ovat:
Nordea
DNB
DanskeBank
Seb
OP Pohjola
Aktia
Ålandsbanken
Handelsbanken
POP
Säästöpankki
S-Pankki
K: Voiko AutoPayta käyttää myös Fivaldin yritysasiakas jolla on oma WS-sopimus, vai koskeeko vain tilitoimistoja?
V: Kyllä, AutoPayta voi käyttää myös suora asiakas omalla sopimuksellaan
K: Voiko kaksivaiheisen tunnistautumisen ohittaa?
V: Suosittelemme käyttämään AutoPayn oletuksena päälle asettamaa kaksivaiheista hyväksyntää, sillä se parantaa maksatuksen ja pankkiyhteyden tietoturvaa. Asetus on kuitenkin mahdollista kytkeä yrityskohtaisesti pois päältä, jolloin maksujen hyväksyntä tehdään AutoPayssa Connect-käyttäjätunnuksella ja salasanalla ilman Authenticatoria.
K: Jos asiakas ei halua päiväkohtaisia tiliotteita, saako viitteet silti jatkossakin päiväkohtaisesti?
V: Kyllä saa mikäli ne on pankilta tilattu kyseiselle tilille päiväkohtaisina WS-sopimuksella
K: Kannattaako AutoPay ottaa käyttöön jos on siirtymässä toiseen Visman tuotteeseen vuoden loppuun mennessä? Esimerkiksi jos on vaikka kiinteistöhallinnan yritys.
V: Ei kannata ottaa tässä vaiheessa käyttöön mikäli suunnittelee tällaista siirtymää
K: Saako viitemaksuaineiston ladattua omalle koneelleen?
V: Autopaysta on mahdollista ladata viitemaksuaineistot tietyissä tiedostotyypeissä, esimerkiksi pankin lähettämässä alkuperäisessä muodossa.
K: Pystynkö tarkastamaan paljonko nykyään liikkuu pankkiyhteyden kautta tapahtumia?
V: Tähän ei ole suoraan työkaluja, mutta näitä voi tarkastella kuukausikohtaisesti esim. tiliotteilta
K: Kenelle AutoPay-käytön lasku lähetetään?
V: Tilitoimiston asiakkaiden tapahtumat laskutetaan tilitoimistolta, joka voi halutessaan edelleenlaskuttaa tapahtumat Fivaldin Tapahtumalaskutuksen kautta
K: Pitääkö tilitoimistolla olla tili siinä pankissa, jossa heillä on WS-sopimus? Vai riittääkö että asiakkaalla on oma WS-sopimus johon hänen tilinsä on liitettynä?
V: Fivaldin ja AutoPayn näkökulmasta tilitoimistolla ei tarvitse olla tiliä siinä pankissa jossa heillä on WS-sopimus, mutta tämä kannattaa tarkistaa myös pankilta, heillä voi olla tähän omia vaatimuksiaan. Jos asiakas haluaa pitää oman WS-sopimuksen ja hoitaa kaiken siihen liittyvän hallinnoinnin, sekin onnistuu AutoPayn kanssa. Tärkeintä on, ettei asiakkaan pankkitili (IBAN) ole kahdelle erillisellä sopimuksella AutoPayhin siirryttäessä, vaan päätös on tehty kumpaan sopimukseen tili liitetään - asiakkaan omaan sopimukseen tai tilitoimiston sopimukseen.
K: Onko AutoPayn ohjeita mahdollista saada englanniksi?
V: Tällä hetkellä ohjeet ovat ainoastaan suomeksi
K: Toimivatko valuuttamaksut AutoPayn kanssa?
V: Valuuttamaksut toimivat Fivaldin ostoreskontran maksatuksen puolella kuten nykyäänkin, tähän ei ole tehty merkittäviä muutoksia
K: Miten factoring toimii AutoPayn kanssa?
V: Jatkossa factoring tapahtuu Maventan kautta.
K: Jos asiakas käyttää Factoring-rahoitusta ja Maventaa, menevät kaikki myyntilaskut rahoitukseen. Tätä on kierretty käyttämällä ei rahoitukseen meneville laskuille Fivaldin pankkiyhteyden kanavaa. Miten asiakas tällaisissa tapauksissa toimii jatkossa, jos vain osa laskuista halutaan lähettää rahoitukseen?
V: Niiden laskujen osalta, joita ei haluta siirtää rahoitukseen, suosittelemme ottamaan laskutuksen ajaksi Rahoitusyhtiö käytössä -valinta pois ja perustamaan oma välitystapa, johon on valittuna laskupohja ilman siirtolauseketta. Tarkemmat tiedot löytyvät tästä ohjeesta.
K: Miten AutoPay on hinnoiteltu?
V: AutoPayn hinnasto ja kampanjatarjous on julkaistu täällä.
Lähtevät maksut: Yksittäisen laskutettavan tapahtuman laskentaperusteena lähtevissä maksuissa on SEPA- tai SEPA PALKAT-aineistolla maksettava yksittäinen maksutapahtuma.
Saapuvat maksut: Tilille saapuvissa maksutapahtumissa laskentaperusteena on pankin viitemaksu- eli KTL-aineistolla saapuva yksittäinen maksutapahtuma.
Pankkitilille saapuvan suorituksen tai tilisiirron nouseminen KTL-aineistolle riippuu maksajan maksu/tilityslogiikasta, eli siitä sisältääkö sisääntuleva maksu maksuviitteen vai ei. Mikäli haluat tarkistaa onko jokin tietty tilille saapuva tapahtuma osa laskutettavia tapahtumia, kannattaa tarkistaa nouseeko kyseinen tapahtuma pankin KTL-aineistolle.
