Alkuperäinen julkaisu tehty 19.06.2023, viimeisin päivitys tehty 11.10.2023.
Järjestimme yhteistyössä Maanmittauslaitoksen webinaarin, jossa kerrottiin HTJ:stä yleisesti, valtuutuksista, valtuutusavaimista ja erityistapauksista, joita voi tulla vastaan mm. omistajatietoja tarkistettaessa. Visma Fivaldin osalta kävimme läpi, miten siirtoon tulee valmistautua, itse siirron vaiheet ja mitä muita toimintoja Fivaldista löytyy koskien HTJ:tä.
Webinaarin esitysmateriaali liitteenä.
Katso webinaarin tallenne (13.6.2023)
Ohjeet -sivuilta lisää tietoa Visma Fivaldiin ja HTJ:n käyttöönottoon liittyen.
Tarvitsetko apua siirrossa? Pyydä tarjous konsultoinnista.
Aiempi webinaari:
Q&A:
Voidaanko olettaa, että tapaus jossa ei ole merkintäpäivää ja varainsiirtovero olisi vanhentunut, että kaikki on ok ja kyseisen osakkaan tiedot voi siirtää HTJ:n?
Jos isännöinti on saanut selvityksen saannosta tai taloyhtiö on siirtynyt toiselta isännöitsijältä ja varainsiirtovero on vanhentunut, niin osakkaan tiedot voi siirtää HTJ:än
Taloyhtiön tiedot on pitänyt päivittää suoraan HTJ:ssä ja yritimme tuoda siirtotiedoston Fivaldiin mutta ei onnistunut. Onko niin, että pitää tällöin manuaalisesti lisätä osakeryhmätunnukset Fivaldiin?
Jos osakeluettelon siirtoa HTJ:hin ei ole tehty Fivaldista vaan jotain muuta kautta, osakeryhmätunnukset täytyy syöttää manuaalisesti Fivaldiin olemassa olevaan yhtiöön. Jos taas kyseessä on täysin uusi yhtiö eli isännöintitoimisto on vaikka vaihtunut, voi tonttien, huoneistojen ja omistajien tiedot hakea Fivaldin taloyhtiön HTJ -perustamistyökalulla.
Mitä tarkoitti, että vanhentuneita lunastuslausekkeita ei tarvitsee siirtää HTJ:n?
Vanhentuneilla lunastuslausekkeilla tarkoitettiin esim. ulkomaalaislausekkeita, jotka eivät ole enää lainvoimaisia. Kun rajoituslaki vuoden 1993 alusta lukien kumottiin, asunto-osakeyhtiöiden yhtiöjärjestysten ulkomaalaispykälät todettiin samalla mitättömiksi.
Miten voi DVV.stä kysyä syntymäaikaa?
DVV:llä on väestötietojärjestelmän VTJkysely-selainsovellus sekä VTJkysely-rajapinta. Näistä lisätietoa DVV:n sivuilta: https://dvv.fi/vtjkysely.
Miksi puhutaan, että VSV (varainsiirtovero) puuttuu, voihan puuttua osakekirja tms.?
Totta, muitakin tietoja saattaa puuttua, miksi osakasta ei ole voitu lisätä osakeluetteloon. VSV:stä puhuttiin sen takia, että jos sen on vanhentunut, mutta selvitys saannosta on tehty, niin osakkaan voi merkitä osakeluetteloon.
Miksi vain nimenkirjoitusoikeudellinen voi tehdä korjauspyynnön?
Korjauspyynnön voi tehdä myös nimenkirjoitusoikeudellisen valtuuttama työntekijä, mutta lomakkeelle tulee laittaa myös isännöitsijän tiedot.
Onko kiinteistövälittäjille ollut koulutusta asiasta? Olemme huomanneet aika paljon puutteita heidän opastuksessa osakkaille.
Kiinteistönvälittäjille on järjestetty koulutusta Maanmittauslaitoksen sekä kiinteistönvälitysalan keskusliittojen (KVKL ja SKVL) toimesta.
Jos henkilö ilmoittaa MML:lle turvakiellosta, miten isännöintitoimisto saa siitä tiedon?
Isännöinti saa tiedon osakkaasta Maanmittauslaitokselta, kun omistaja kirjataan omistajaksi huoneistotietojärjestelmään sekä tarvittaessa Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta.
Jos Fivaldissa on eri osoite kuin huoneistotietojärjestelmässä, osoitetieto päivittyy Fivaldista rajapintaa pitkin HTJ:hin?
Jos kyse on osakeluettelon siirrosta, niin Fivaldin osoite siirtyy kyllä JSON-siirtotiedoston mukana HTJ tiedonsiirtopalveluun. Siirron jälkeen Fivaldissa olevat osoitetiedot eivät mene HTJ:hin, uusi osoite on päivitttävä käsin Fivaldiin. Omistajanvaihdoissa Fivaldi huomauttaa, jos HTJ:ssä oleva osoite eroaa Fivaldissa olevasta osoitteesta.
Ollaanko kehittämässä automaatiota, jonka kautta Fivaldista voisi täppäyksellä ilmoittaa, että lunastusmenettetly aloitettu, lunastusoikeutta ei käytetetty jne.?
Tällaista toiminnallisuutta ei ole kehitteillä, mutta yksittäisessä omistajanvaihdon tiedoissa voi lunastusmenettelyn vaiheita pitää yllä siinä olevassa "tehtävälistassa"
Kun osakas tekee osakkeiden rekisteröinnin omalta osaltaan ja rajapintaa pitkin tulee päivämäärä, tuleeko päivämäärä päivittää johonkin Fivaldiin vai riittääkö vain, että lisätään täppä Sähköinen omistajamerkintä - kohtaan, huoneiston alle?
Fivaldissa ei ole erikseen kenttää sähköisen merkinnän päivämäärälle, joten tällä hetkellä riittää että lisätään tuo valinta "Sähköinen omistajamerkintä" aktiiviseksi. Nyt kun saamme HTJ:sta yksiselitteisesti tiedon, onko kyseessä sähköinen omistajamerkintä vai omistajanvaihto, tulemme tekemään sellaista kehitystä, että tuo valinta merkitään automaattisesti, kun uusi sähköinen omistajamerkintä tulee Fivaldiin.
Olemme tehneet paljon siirtoja tietämättä sähköpostien käsittelystä. Miksi sähköpostit nousevat siirtotiedostoon, mikäli ne tulisi lisätä vain, jos osakas haluaa tiedotuksen spostilla? Taloyhtiössä on osakkailla monia eri välitystapoja, tämä työllistää todella paljon, jos jokaisen osalta tulisi tarkistaa heidän toivottu välitystapa ja muuttaa aineistoa manuaalisesti.
Jos henkilön välitystavaksi on valittu sähköposti, se vaikuttaa kaikkiin lähetyksiin, ei pelkästään yhtiökokouskutsuihin. Siirtoaineistoa tehdessä emme voi tietää yksiselitteisesti, että haluaako henkilö yhtiökokouskutsut sähköpostitse vai ei. Fivaldissa ei ole erillistä valintaa, jolla kerrotaan, haluaako henkilö yhtiökokouskutsut. Sähköpostiosoitteet voi pyytää poistettavan MML:lta korjauspyyntölomakkeella: https://osakehuoneistorekisteri.fi/korjauspyynto-osakeluettelon-tietoihin. Sähköpostit voi poistaa HTJ siirtopalvelussa tarvittaessa siirtoa tehdessä.
Meillä suuren taloyhtiömäärän vuoksi, Fivaldi lataa Osakehuoneistojen siirto HTJ:hin - työkalua 5-8 min. Onko sivuston latausta mahdollista nopeuttaa, sivuston lataaminen on välillä hitain vaihe koko siirrossa?
Lataamista on mahdollista helpottaa poistamalla turhista taloyhtiöistä ko. käyttäjältä oikeuksia osakeluettelon siirtoon, jolloin näkymään ei tarvitse ladata isoa määrää taloyhtiöitä.
Jos me tilitoimistona hoidamme eri isännöitsijöiden taloyhtiöitä. Kenen avain laitetaan alustusyhtiöön?
Taloyhtiön isännöitsijä tai hallituksen puheenjohtaja voi valtuuttaa tilitoimiston työntekijän, jolloin valtuutettu työntekijä hakee henkilöisännöitsijän valtuutusavaimen, mikä tallennetaan Fivaldiin.
Onko lunastuslausekkeesta luovuttava yhtiöjärjestyksessä ennen siirtoa?
Lunastuslausekkeista ei tarvitse luopua ennen siirtoa.
Voiko siirron aloittaa, jättää kesken ja jatkaa myöhemmin uudestaan siitä, mihin työ on jäänyt?
Siirron voi aloittaa ja siirtoa jatkaa myöhemmin siitä tilanteesta, mihin on jäänyt viimeksi. Useampi kuin yksi henkilö voi myös tarkistaa saman taloyhtiön tietoja.
Pitääkö osakkaista olla koko sosiaaliturvatunnus vai riittääkö pelkkä syntymäaika? Jos tätä tietoa ei ole, pitääkö se selvittää?
Vähintään osakkaiden syntymäaika on oltava tiedossa. Koska tieto on pakollinen, se on selvitettävä ja tallennettava Fivaldiin ennen siirtoa.
Ilmoittaako järjestelmä virheestä, jos yhtiöjärjestyksessä huoneistot ovat muodossa "1, 2, 3..." mutta Fivaldissa "as. 1, as. 2, as. 3..."?
Tästä ei tule virhettä, mutta siirrettävien tietojen pitäisi vastata voimassa olevaa yhtiöjärjestystä.
Jos taloyhtiölle ei ole Patentti- ja rekisterihallituksen tiedoissa merkittynä/valittuna isännöitsijää, toimiiko HTJ:n ja Fivaldin välinen ilmoitusliikenne uusista omistajista Suomi.fi-palvelussa annettujen valtuuksien perusteella?
Suomi.fi-valtuuden voi antaa joko taloyhtiön kaupparekisteriin ilmoittama isännöitsijä tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja. He voivat valtuuttaa työntekijän hakemaan Fivaldiin tallennettavan valtuutusavaimen Maanmittauslaitoksen palvelusta.
Meillä on merkitty kaupparekisterissä taloyhtiöt henkilöisännöitsijälle. Pitääkö isännöitsijäksi muuttaa kaupparekisteriin merkitty isännöintiyhteisö?
Ei tarvitse, sillä henkilöisännöitsijät voivat valtuuttaa suomi.fi-palvelussa yhden työntekijän hakemaan kaikki isännöintiyrityksen taloyhtiöt kattavan valtuutusavaimen.
Miten toimitaan tilanteessa, jossa osakas ei maksa varainsiirtoveroa?
Kauppatiedot menevät jatkossa Maanmittauslaitokselle, jolta isännöintiyritys saa tiedon taloyhtiön vastikkeiden maksuvelvoitteen siirtymisestä myyjältä ostajalle. Tämä ei välttämättä korreloi kauppapäivän kanssa.
Osakasta ei voi lisätä osakeluetteloon ennen kuin vero vanhenee. Verottajan ohje varainsiirtoveron vanhenemisesta löytyy täältä.
Jos varainsiirtoveroilmoitus tehdään myöhässä, seurauksena voi olla joko myöhästymismaksu tai veronkorotus. Jos ei maksa varainsiirtoveroa määräajassa, pitää maksaa viivästyskorkoa. Katso lisätietoa verottajan ohjeesta.
Katsotaanko kauppakirjan mukainen omistaja "oikeaksi" omistajaksi, kun kaupasta on kulunut yli kuusi vuotta ja todistusta varainsiirtoverosta ei ole saatu?
Jos varainsiirtovero on vanhentunut, osakkaan voi merkitä osakeluetteloon. Verottajan ohje varainsiirtoveron vanhenemisesta löytyy täältä.
Kun joltain osakkaalta ei saa tietoa esim. varainsiirtoverosta ja aiemman osakkaan tietoja ei ole käytettävissä, taloyhtiötä ei voi siirtää huoneistotietojärjestelmään lainkaan. Miten tämä ongelma ohitetaan?
Tässä tapauksessa isännöitsijä tai taloyhtiö vie huoneistotietojärjestelmään osakeluettelossa olevan viimeisen tiedon omistajasta. Taloyhtiön ei esim. tarvitse lähteä selvittämään epäselviä perintöoikeudellisia saantoja. Omistaja selvitetään sähköisen omistuksen rekisteröinnin yhteydessä.
Osakkaalle ei ole siirtovaiheessa laitettu merkintää, koska esim. varainsiirtoverotodistus puuttuu. Ilmoitetaanko tällaisessa tapauksessa edellisen osakkaan tiedot? Entäpä jos edellisen osakkaan tietoja ei ole? /
Siirrettävissä tiedoissa on jopa viisi vuotta vanhoja tapauksia, joissa varainsiirtoveroa ei ole maksettu. Siirrämmekö silti nämä tiedot?
Ennen osakeluettelon siirtoa taloyhtiön on selvitettävä kaikki keskeneräiset tapaukset, joissa osakkaat eivät ole esittäneet selvitystä suoritetusta varainsiirtoverosta. Lisätietoa aiheesta löytyy Verohallinnon sivuilta.
Jos varainsiirtovero on vanhentunut, voit ilmoittaa omistajan osakeluettelon siirrossa.
Jos varainsiirtovero ei ole vanhentunut eikä omistajalta saada selvitystä varainsiirtoveron suorittamisesta, ilmoita siirrossa osakeluetteloon merkitty (aiempi) omistaja.
Tuleeko huoneistotietojärjestelmästä Fivaldiin tieto myös hallintaoikeuden siirtymispäivästä, jos omistus- ja hallintaoikeus siirtyvät uudelle omistajalle eri päivinä? Mistä isännöitsijä saa tietää, mistä päivästä alkaen vastikkeet ym. laskutetaan uudelta omistajalta?
Jos taloyhtiölle ei ole Patentti- ja rekisterihallituksen tiedoissa merkitty tai valittu isännöitsijää, huoneistotietojärjestelmän ja Fivaldin välinen ilmoitusliikenne uusista omistajista toimii Suomi.fi-palvelussa annettujen valtuuksien perusteella.
Mistä isännöintiyritys saa tiedon taloyhtiölle maksettavien vastikkeiden siirtymisestä myyjältä ostajalle? Sehän ei välttämättä korreloi kauppapäivän kanssa.
Osakkaan vaihtumisesta taloyhtiölle lähetettävään ilmoitukseen sisältyy tiedot uudesta omistajasta, saannosta ja sen päiväyksestä. Uuden osakkaan on otettava yhteyttä taloyhtiöön hallinnollisten asioiden hoitamista varten, esim. jos vastikkeiden maksamisen vaihtumisen ajankohta on joku muu kuin omistusoikeuden vaihtuminen.
Miten asuntokaupoista saadaan tiedot, jos ne tehdään omistajien kesken ilman välittäjää?Osakehuoneiston ostaja hakee kaupanteon jälkeen Maanmittauslaitokselta omistuksen rekisteröintiä. Omistuksen rekisteröinti edellyttää myös edellisen omistajan suostumusta.
Mikä on taloyhtiölainojen päivityssykli Maanmittauslaitoksen tietoihin?
Tietoja päivitetään säännönmukaisesti yhtiökokouksen yhteydessä kerran vuodessa sekä tarvittaessa erikseen pyynnöstä tai osakkaan lainavastuun muutoksiin liittyvissä tapahtumissa. Vuosittain päivitettävät tiedot on käsiteltävä yhtiökokouksessa, lukuun ottamatta osakkaan tekemiä kunnossapito- ja muutostöitä. Tietojen vuosittainen päivittäminen on näin ollen luontevaa järjestää yhtiökokouksen yhteyteen.
Pitääkö taloyhtiön hallituksen päätös osakeluettelon siirrosta olla omana päätöskohtanaan vai voiko se olla esim. muissa asioissa? Onko tekstimuoto vapaa?
Voi olla muissakin asioissa, ja tekstimuoto on vapaa, esimerkiksi ”Taloyhtiön hallitus päätti siirtää taloyhtiön osakeluettelon Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään”.
Onko Maanmittauslaitoksella viivettä osakesiirtojen kirjaamisessa etenkin taloyhtiöissä, joissa on lunastuslauseke? Saadaanko maksut perittyä ilman suurta viivettä?
Omistusten rekisteröinti kestää keskimäärin kolme päivää. Voit tarkistaa hakemusten käsittelyajat päivittyvästä seurannasta: www.maanmittauslaitos.fi/hakemusten-kasittelyajat.
Pystyykö huoneistotietojärjestelmään siirtämään taloyhtiön, jossa huoneistojen osakkeet jakautuvat yhtiöjärjestyksessä A-, B- ja C-osakkeisiin? Eri osakesarjat sisältävät eri määrän osakkeita ja huoneiston kokonaisosakemäärä saattaa koostua yhden, kahden tai kaikkien kolmen osakesarjan osakkaista.
Huoneistotietojärjestelmään pystyy siirtämään myös sellaisia taloyhtiöitä, joissa osakeryhmät muodostuvat useammasta osakesarjasta.
Maanmittauslaitoksen rekisteristä ei löytynyt yhtään isännöitävää, keskinäistä kiinteistöosakeyhtiötä. Kaupparekisteri sen sijaan on ajan tasalla. Pitääkö tällaisisssa tapauksissa toimia eri lailla?
Ennen 1.1.2019 perustettujen keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden on tehtävä yhtiöjärjestykseensä muutos, jotta ne voivat siirtyä huoneistotietojärjestelmän piiriin. Lisätietoa aiheesta löytyy täältä: https://osakehuoneistorekisteri.fi/keskinaiset-kiinteistoosakeyhtiot
Miten kannattaa siirtää pienet rivitalot, joilla kiinteistöhallinnan sovellukset eivät ole käytössä?
Siirron voi tehdä suoraan huoneistotietojärjestelmän palvelussa.
Miten kannattaa kirjata jakamattoman kuolinpesän osakkaat, joilla ei ole omistusosuutta?Jakamattoman kuolinpesän osakkaiden ilmoittamiseen on useampia tapoja, jotka on selitetty käyttöohjeessa ja ohjevideossa.
@htj @huoneistotietojärjestelmä