Aloita uusi aihe
V

Visman edustaja

Visma

Sähköisen laskutuksen aloittaminen ja välitystietojen perustaminen

29-11-2023 3:45 pm tekijä Visman edustaja

Alkuperäinen julkaisu tehty 23.11.2022, viimeisin päivitys tehty 19.05.2023.

Verkkolaskutuksen aloittaminen edellyttää sitä, että laskujen lähettäjällä on käytössään verkkolaskuoperaattori. Operaattoreita ovat mm. Maventa ja pankit. Suosittelemme verkkolaskujen lähetykseen Visma Autoinvoice -palvelua (Maventa). Visma AutoInvoice -palvelu välittää laskut perille vastaanottajan vaatimassa muodossa joko sähköisenä tai paperisena, ja verkkolaskuille on tätä kautta myös mahdollista lisätä liitteitä. Visma AutoInvoice -palvelun käyttöönotosta löytyy ohjeistus tästä käyttövinkistä.

 

Alla olevassa ohjeistuksessa käydään läpi verkkolaskutuksen aloittamisen Fivaldissa vaatimat toimet. Ohjeen kohdat 1 ja 2 eivät koske AutoInvoice-palvelua käyttäviä yrityksiä, sillä välitystapa ja välittäjätieto luodaan automaattisesti AutoInvoice-palvelua rekisteröidessä. Mikäli siis käytät AutoInvoice-välitystapaa, siirry suoraan ohjeen kohtaan 3.

 

  1. Kun sopimus verkkolaskuoperaattorin kanssa on tehty, luodaan Laskujen välityksen Perustiedoissa "Finvoicen välittäjät"-välilehdellä kyseinen välittäjätieto. Lähettäjän välittäjä (verkkolaskuoperaattori) tulee olla perustettuna ennen uuden välitystavan luomista. 
    • Selite-kenttään lisätään käytettävä pankki (esimerkiksi Nordea).
    • "Välittäjän tunnus"-kenttään lisätään ko. pankin välittäjän tunnus, joka on usein pankin BIC koodi (tässä esimerkissä Nordealla välittäjän tunnus on NDEAFIHH).
    • "Lähettäjän/vastaanottajan oletustunnustyyppi"-alasvetovalikosta valitaan se tunnustyyppi, minkä pankki on ilmoittanut (useimmiten IBAN-tilinumero tai OVT-tunnus). Ohjelma tuo verkkolaskuaineistolle valitun tiedon Yrityksen perustiedoista, joten tieto tulee olla syötettynä myös sinne.
      • OVT-tunnus syötetään Yritys-välilehdelle
      • IBAN-tilinumero nousee Pankkitiedot-välilehdelle syötetyltä pankkitililtä, jolle on täpätty "Finvoice -tunnus"-kohta aktiiviseksi.
    • "Lähettäjän muu tunnus"-kenttä jätetään tyhjäksi. Tähän syötetään lähettäjän verkkolaskuosoite silloin, kun "Lähettäjän/vastaanottajan oletustunnustyyppi"-kenttään on valittu "Muu tunnus".
    • "Lähetys Fivaldi-pankkiyhteydellä, maksuliikesopimukseen liitetty tili"-kenttään valitaan valita se Pankkiyhteyden Perustiedoissa WS-sopimukselle lisätty pankkitili, jonka kautta kyseisen yrityksen Finvoice-aineistot lähetetään. 
    • TallennaScreenHunter 6592.jpg
  2. Seuraavaksi luodaan Laskujen välityksen Perustiedoissa Välitystavat-välilehdellä uusi välitystapa: 
    • Selite-kenttään annetaan välitystavan nimi (esim. “Verkkolasku”)
    • Tyyppi-kenttään valitaan "Finvoice"
    • Laskupohja-kenttään valitaan käytössä oleva laskupohja (esim. Tilisiirrollinen lasku)
    • "Lähettäjän välittäjä"-kenttään valitaan yrityksen verkkolaskuoperaattori.
    • TallennaScreenHunter 6594.jpg
  3. Laskujen välityksen Perustietojen Perustiedot-välilehdellä voi määritellä lähettävän yrityksen oletusvälitystavan. Tällöin jos Yritysrekisteristä puuttuu asiakaskohtainen oletusvälitystapa, ehdottaa ohjelma kyseisen asiakkaan laskulle tänne valitun välitystavan. Kyseisen asetuksen hyöty näkyy erityisesti AutoInvoice-palvelun kohdalla, koska lähettäjän niin halutessa, voi kaikki laskut lähettää AutoInvoice-palveluun, vaikka vastaanottajan verkkolaskuosoitteet eivät olisikaan lähettäjän tiedossa.                2023-05-19 11_09_05-Clipboard.png
  4. Kun verkkolaskutuksen välitystapa on luotu, lisätään Yritysrekisteriin vastaanottajien verkkolaskutiedot. AutoInvoice-palvelua käytettäessä tämä tarvitsee tehdä vain silloin, kun vastaanottajan verkkolaskutiedot tiedetään, sillä laskut lähtevät AutoInvoice-palveluun myös ilman verkkolaskutietoja. Jos palvelu ei löydä vastaanottajan verkkolaskutietoja omista rekistereistään, voidaan tämän laskut kuitenkin välittää palvelusta eteenpäin joko sähköpostitse tai tulostuspalvelun kautta riippuen tilin asetuksista ja laskuaineiston sisällöstä.
    • Yritysrekisterissä valitaan ensin se asiakas, jolle lähetetään verkkolaskuja
    • Siirry "Laskujen välitys"-välilehdelle.
    • "Asiakkaan oletusvälitystapa"-kenttään valitaan haluttu välitystapa.
    • "Vastaanottajan verkkolaskuosoite -otsikon alta valitaan "Muu tunnus" ja kirjoitetaan sen vieressä olevaan kenttään laskutettavan asiakkaan verkkolaskuosoite (IBAN tai OVT)
    • "Vastaanottajan välittäjän tunnus"-kenttään kirjoitetaan laskutettavan asiakkaan verkkolaskuoperaattorin välittäjätunnus (esim. Osuuspankilla OKOYFIHH)
    • Tallenna
    • ScreenHunter 6595.jpg

HUOM. Finvoice-standardi edellyttää, että verkkolaskuaineistossa lähettäjän ja vastaanottajan tiedot ovat riittävät. Mikäli oleellisia tietoja puuttuu lähetettävältä verkkolaskulta, ohjelma ei anna lähettää laskua eteenpäin (poikkeuksena AutoInvoice-palvelu). 

 

Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.

Kirjaudu tai Rekisteröidy lähettääksesi kommentin