Fivaldissa aktiivisena olevan yrityksen arkiston laskutus jatkuu niin pitkään, kuin yrityksen arkistossa on dokumentteja. Tiedostot voidaan kuitenkin viedä haluttaessa massana ulos toiseen sijaintiin, ja poistaa sen jälkeen arkistosta. Arkiston voi myös kokonaisuudessaan poistaa alla olevan ohjeistuksen mukaisesti.
Tärkeä muistutus tähän toimenpiteeseen liittyen on, että koska myös ostolaskujen kuvat ovat arkistossa, katoavat arkiston poiston yhteydessä myös ne Ostolaskujen kierrätyksestä. Sama koskee kirjanpidon tositteita, eli jos ne poistetaan arkistosta, ei niihin voi enää porautua Kirjanpidon selailusta, eikä kirjanpidostakaan niitä voi enää tarkastella.
Arkiston poistaminen tehdään seuraavasti:
Kaikille käyttöön otetuille aineistoille määritetään loppupäivämäärä Arkiston kohdassa Perustiedot | Aineistot. Anna loppupäivämäärä "Voimassa päättyen"-kenttään. Muista tallentaa.
Mene raporttiajoihin Fivaldi Webin oikeasta yläkulmasta löytyvän rataspainikkeen avaamasta valikosta. Poista kaikki mahdolliset raporttiajot valitsemalla kaikki ajot ja painamalla "Poista ajot".
Poista kaikki tiedostot arkistosta. Suositeltu tapa poistaa kaikki hakemistot Arkisto-päätason alta, jolloin tiedostoja ei tarvitse poistaa yksitellen. Arkiston ylintä juurta ei voi poistaa.
Jos yritystä ei kuitenkaan ole tarve enää pitää Fivaldissa aktiivisena, voi yrityspaikan siirtää Palvelunhallinnassa ei-aktiiviseksi tämän ohjeen mukaisesti. Tällöin loppuu myös arkistosta laskuttaminen. Laskutuksen näkökulmasta tämä tarkoittaa sitä, että mikäli yritys merkitään ei-aktiiviseksi esimerkiksi 26. elokuuta, niin silloin elokuulta tulee vielä lasku, mutta ei enää syyskuulta. Ei-aktiivisen yrityspaikan käyttämästä arkistotilasta ei siis enää veloiteta, eikä tämä vaadi myöskään arkiston poistamista. Arkistossa olevat tiedot eivät siis myöskään katoa yrityksen ei-aktiiviseksi siirtämisen jälkeen, vaan jos jostain syystä avaat yrityspaikan aktiiviseksi jälleen, ovat samat tiedot edelleen arkistossa jotka olivat siellä ennen ei-aktiiviseksi siirtoakin. Huomioi kuitenkin, että yrityksen voi avata ei-aktiivisesta aktiiviseksi enintään viisi kertaa, sen jälkeen mahdollisuus tehdä tämä poistuu. Lisäksi yrityksen aktiiviseksi avaaminen aloittaa myös arkistosta laskuttamisen uudelleen.
Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.