Yksittäisen maksulapun voi lähettää Tavoitteiden ajosta vastaanottajalle valitsemalla halutulle henkilölle rajatun ajon jälkeen avautuvassa pienessä Tulostus-ikkunassa Kohde-kohdassa "Sähköposti" ja kirjoittamalla haluttu sähköpostiosoite Vastaanottaja-kenttään.
Toinen vaihtoehto on lähettää maksulaput henkilötietoihin tallennettuihin sähköpostiosoitteisiin. Tällöin tulee käyttää lähetysryhmiä, joiden parametrit löytyvät Yhtiön ohjaustietojen Tuloste- ja Lähetysryhmät -välilehdeltä.
Lähetysryhmällä tarkoitetaan valintaa, missä valitaan tietyt tulosteet niiden oletuksena tapahtuva lähetystapa, sekä niiden lähettäjä, otsikko- ja viestitiedot. Oletuksena Fivaldissa on lähetysryhmä Asukastulosteet, jonka oletuslähetystapana on tulostus. Käyttäjä voi itse muuttaa lähetysryhmän parametreja tai luoda kokonaan uusia lähetysryhmiä, esimerkiksi oman lähetysryhmän pelkille maksulapuille. Oletuslähetystavalla tarkoitetaan tapaa, miten valitun ryhmän tulosteet käsitellään. Valittavina on kolme vaihtoehtoista tapaa, joko tulostus, sähköposti tai tulostuspalvelu. Tulostuksessa käyttäjä tulostaa ja postittaa tulosteet itse. Sähköposti-valinnalla tulosteet lähetetään vastaanottajan sähköpostiin, mikäli se on määritelty henkilötiedoissa. Tulostuspalvelussa tulosteet lähetetään AutoInvoice-palvelun tulostettavaksi.
Oletuslähettäjällä on merkitystä kun kyseessä on sähköpostiin tapahtuva tulosteiden jakelu. Oletuslähettäjäkenttään kirjoitettu sähköpostiosoite tulee olla käytössä oleva, koska virheilmoitukset lähettämättömistä sähköposteista ja mahdolliset asiakkaiden vastaukset tulevat tähän sähköpostiosoitteeseen. Vaihtoehtoinen lähetystapa sähköpostille on varmistusparametri, jotta halutut tulosteet saadaan vastaanottajalle, vaikka hänen sähköpostiosoitteensa olisi virheellinen tai jos ryhmän oletuslähetystavaksi on valittu sähköposti ja vastaanottajan henkilötiedoista puuttuu sähköpostiosoitetieto. Mikäli Fivaldi havaitsee, että vastaanottajalta puuttuu sähköpostiosoite tai se on virheellinen Fivaldin tarkastelemana, tapahtuu tulosteiden lähetys vaihtoehtoisen lähetystavan mukaisesti. Vaihtoehtoiseksi lähetystavaksi on hyvä valita edellä mainituista syistä jokin muu tapa kuin sähköposti.
Otsikko tulee antaa, ja Viesti-kenttään kannattaa kirjoittaa viesti jossa käy ilmi mitä sähköpostissa lähetetään ja kenen toimesta, jotta vastaanottaja tietää mitä sähköpostin liite koskee ja uskaltaa täten sen avata. Sähköpostiviesti tulee asiakkaalle tämän ohjeen mukaisesti osoitteesta noreply(a)fivaldi.net, joten hän ei näe oikean lähettäjän tietoja muutoin.
Lähetystapa valitaan vastaanottajille Henkilötiedot-rekisterissä Lähetysryhmät-kohtaan, jossa näkyy kaikki luodut lähetysryhmät. Kaikilla vastaanottajilla oletuksena lähetystapa on lähetysryhmälle valittu tapa, mutta lähetystapaa voidaan henkilötiedoissa vaihtaa vastaanottajakohtaisesti valitsemalla oletuksen tilalle jokin kolmesta lähetystavasta. Esimerkiksi jos lähetysryhmän oletuksena on sähköposti ja joku asukas ilmoittaa olevansa kykenemätön ottamaan vastaan sähköpostia, on hänelle hyvä valita tulostus tai tulostuspalvelu.
Tavoitteiden ajossa asukastiedotuksen toteuttaminen toimii tulosteelle viitesiirrot erittelyllä. Tavoitteiden ajaminen toimii kuten ennenkin, mutta tulostusruutuun on lisätty valintaruutu jakelu. Jos jakelu valintaruutu aktivoidaan, Fivaldi suorittaa asukastiedotuksen sille annetuilla lähetysryhmä- ja vastaanottajille määritetyillä parametreilla. Käyttäjän on myös valittava tulostuspalveluun liittyvä lisävalinta, joka määrittää missä kirjeluokassa tulostuspalveluun lähetetyt kirjeet lähetetään. Suoritettaessa asukastiedotuksen mukaisen jakelun on syytä varmistua, että lähetetyt viitesiirrot ovat oikein tarkistamalla ne ensin ennakkotavoitelistasta.
Lähetysjonosta voidaan tarkistaa lähetyksen onnistuminen. Sähköpostin liitteenä oleva viesti voidaan myös tarkastaa Lähetysjonosta. Tila voi olla onnistunut, lähetyksessä tai poistettu: Onnistunut tarkoittaa, että viesti on lähtenyt eteenpäin Fivaldista, Lähetyksessä oleva odottaa lähetystä ja Poistettu tarkoittaa, että viestin lähetystä ei suoriteta. Sähköpostien osalta tulee noudattaa erityistä huolellisuutta, sillä vaikka Fivaldi tekee sähköpostille järkevyystarkastuksen lähetettäessä, ei tämä ole tae siitä, että sähköposti on olemassa tai että siinä ei olisi esimerkiksi kirjoitusvirhettä. Onnistunut lähetys tarkoittaa siis vain sitä, että sähköposti on lähetetty eteenpäin Fivaldista.
Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.