Aloita uusi aihe
V

Visman edustaja

Visma

Kuluttajien e-laskutuksen käyttöönotto Fivaldin Verkkolaskupalvelussa

29-11-2023 3:45 pm tekijä Visman edustaja

Alkuperäinen julkaisu tehty 22.11.2022


Oikea käyttöönottotapa riippuu siitä, onko yritys aloittamassa kokonaisuudessaan ensimmäistä kertaa kuluttajalaskutusta, vai onko yrityksellä jo käytössä kuluttajien e-laskutus pankkinsa kautta ja e-laskuoperaattoriksi halutaan vaihtaa Maventa. 

 

Jokaisessa käyttöönottovaihtoehdossa tulee yritys olla ensin rekisteröity Verkkolaskupalveluun tämän ohjeen mukaisesti. Lisäksi Maventa-tilillä tulee olla avattuna pankkiverkkoyhteys tämän ohjeen mukaisesti. Pankkiverkon avauksesta tulee erillinen sähköpostikuittaus noin viikon päästä. Tämän ohjeen mukaisilla toimenpiteillä tulee siis jatkaa vasta kun edellämainitut toimenpiteet on tehty.

 

Kuluttajalaskutuksen yleiset ohjeistukset löytyvät Fivaldin sisäisistä helpeistä tästä linkistä. Ohjeeseen pääsy vaatii kirjautumisen Fivaldiin. Suosittelemme kuluttajalaskutuksen käyttöönoton tueksi aina konsultointia. Yleensä konsultoinnin yhteydessä asiakkailla herää myös muita asiaan liittyviä yrityskohtaisia kysymyksiä, joihin konsultin asiantuntevuus on paras apu. Etäkonsultointitilauksen kätevästi palvelutilauslomakkeemme kautta.

 

1. Yrityksellä ei ole vielä e-laskupalvelua käytössä

Varmista, että Verkkolaskupalvelun rekisteröinti on tehty ja pankkiverkkoyhteys avattu. Kun nämä asiat ovat kunnossa, ota Fivaldin Verkkolaskupalvelussa käyttöön e-lasku ja suoramaksu:

  • Laskutusaiheen tunnuksen tulee olla oletus eli 1.
  • Määritä Laskutusaiheen nimi.
  • Määritä ohje vastaanottajalle.
  • Täppää Aseta E-lasku kaikille maksulajeille.


Tämän jälkeen valitse alla olevasta yrityslistasta yritykset, joilla haluat ottaa kuluttajalaskutuksen käyttöön, hyväksy käyttöehdot ja lähetä tiedot:

 

 

Edellämainittujen tietojen lähettämisen jälkeen Fivaldista tulee lähettää laskuttajailmoitus. Tämä tehdään sovellusikkunan puolelta Laskujen välityksen ylävalikosta Laskujen välitys | Perustiedot. Klikkaa välitystavoista aktiiviseksi Maventan e-laskutuksen välitystapa (välitystavan tyyppi "Fivaldin e-lasku") ja alareunasta Laskuttajailmoitukset. Luo laskuttajailmoitus avautuvan ikkunan "Luo laskuttajailmoitus"-painikkeesta ja lähetä ilmoitukset seuraavaksi avautuvasta ikkunasta. Voit esikatsella luotuja ilmotuksia rivin i-painiketta napauttamalla:

 

 

Laskuttajailmoitukset lähtevät automaattisesti Lähetysjonon kautta Maventan palveluun. Odota viisi päivää mahdollisia virheilmoituksia, ja ellei virheitä tule, on e-laskutus valmis käytettäväksi. E-laskuja voidaan alkaa lähettää sitä mukaa, kun vastaanottoilmoituksia alkaa tulla sisään. Näistä käytännöistä löydät lisätietoa tästä ohjeosiosta.

 

2. Yritys haluaa vaihtaa e-laskujen lähetyksen Pankkiyhteydestä Maventan palveluun

Tämä ohje koskee yrityksiä, jotka ovat aiemmin lähettäneet e-laskuja Fivaldin Pankkiyhteyden kautta. Yksityiskohtaisempi ohjeistus tähän toiminnallisuuteen löytyy Fivaldin sisäisistä helpeistä tästä linkistä.

 

Varmista, että Verkkolaskupalvelun rekisteröinti on tehty ja pankkiverkkoyhteys avattu. Kun nämä asiat ovat kunnossa, vaihda Fivaldin Verkkolaskupalvelussa e-laskuoperaattori kyseisellä valinnalla:

 

 

Tämän jälkeen valitse alla olevasta yrityslistasta yritykset, joilla haluat muuttaa e-laskuoperaattorin. Hyväksy lopuksi käyttöehdot ja lähetä tiedot:

 

 

Tämän jälkeen ohjelma luo automaattisesti CHANGE-laskuttajailmoitukset, jolla ilmoitetaan operaattorin vaihdoksesta pankkeihin. Laskuttajailmoitukset näkyvät tässä kohtaa ruudulla ikään kuin esikatseltavina, ja kun sivua skrollataan alas, löytyy painike "Lähetä tiedot". Tätä painamalla lähetetään laskuttajailmoitukset vanhan operaattorin kautta eteenpäin, eli laskuttajailmoitukset siirtyvät tästä Fivaldin Pankkiyhteyteen, ja ne tulee vielä sitä kautta lähettää eteenpäin vanhalle operaattorille pankkiin.

 

Luotuja laskuttajailmoituksia voi tarkastella i-painikkeen esikatselun kautta sovellusikkunan puolelta Laskujen välityksen ylävalikosta Laskujen välitys | Perustiedot. Klikkaa välitystavoista aktiiviseksi vanha käytössä ollut e-laskutuksen välitystapa (välitystavan tyyppi "e-lasku") ja alareunasta Laskuttajailmoitukset. Täältä löydät kyseisellä välitystavalla luodut laskuttajailmoitukset:

 

ScreenHunter 6561.jpg

Odota viisi päivää mahdollisia virheilmoituksia, ja ellei virheitä tule, on e-laskutus uuden operaattorin kautta valmis käytettäväksi. Vastaanottoilmoitukset saapuvat näiden toimien tiimoilta jatkossa automaattisesti Fivaldiin Maventa-tilin kautta. E-laskutuksen käytännöistä löydät lisätietoa tästä ohjeosiosta.

 

3. Yritys on lähettänyt e-laskuja aiemmin toisella ohjelmalla

 

a) Taloyhtiö siirtyy toiselta isännöitsijältä ja vanha isännöitsijä on tehnyt operaattorin vaihdoksen CHANGE-muutossanoman.

Varmista, että edellinen isännöitsijä on tehnyt ilmoituksen operaattorin vaihdoksesta (CHANGE) onnistuneesti. Muutosilmoitus tulee tehdä Maventan operaattoritunnuksella DABAFIHH. Pyydä edelliseltä isännöitsijältä laskuttajailmoituksen tiedot (laskutusaiheen tunnus ja aihe/nimi), sekä tiedot kaikista voimassaolevista valtuutuksista. 

 

Varmistu, että Verkkolaskupalvelun rekisteröinti on tehty ja pankkiverkkoyhteys avattu. Kun nämä asiat ovat kunnossa, ota Fivaldin Verkkolaskupalvelussa käyttöön e-lasku ja suoramaksu syöttämällä voimassaolevan laskuttajailmoituksen tiedot niille varattuihin kenttiin. On tärkeää, että laskutusaiheen tunnus on yhtiötä rekisteröitäessä ehdottomasti sama, kuin mikä se on ollut aikaisemmin. Laita rasti kohtaan ”Aseta e-lasku kaikille maksulajeille”:

 

 

Huomioi tarvittaessa laskutusyrityksen valinta. Valitse yritykset, hyväksy käyttöehdot ja lähetä tiedot.

 

Palvelun käyttöönoton jälkeen voi edellisen isännöitsijän ilmoittamat e-lasku- ja suoramaksutiedot tallentaa henkilötietoihin (välitystapa, välittäjätunnus ja henkilön verkkolaskuosoite). Vastaanottoilmoitukset saapuvat jatkossa automaattisesti Fivaldiin Maventa-tilin kautta. E-laskutuksen käytännöistä löydät lisätietoa tästä ohjeosiosta.

 

b) Taloyhtiö siirtyy toiselta isännöitsijältä ja vanha isännöitsijä ei ole tehnyt operaattorin vaihdoksen CHANGE-sanomaa.

HUOM! Tämä ohjeistus toimii ainoastaan silloin, kun taloyhtiön operaattorina on ollut pankki, johon uudella isännöitsijällä on myös oikeudet.

 

Pyydä edelliseltä isännöitsijältä laskuttajailmoituksen tiedot (laskutusaiheen tunnus ja aihe/nimi) sekä tiedot kaikista voimassaolevista valtuutuksista. Varmista, että Verkkolaskupalvelun rekisteröinti on tehty ja pankkiverkkoyhteys avattu. Huomioi, että laskutusaiheen tunnuksen on yhtiötä Maventan palveluun rekisteröitäessä oltava täsmälleen sama, joka on ollut aikaisemmin käytössä. 

 

Luo FKL:n työkalulla muutossanoma tämän ohjeen avulla. Tiedosto lähetetään ohjeen mukaisesti ulkoisena aineistona Fivaldin pankkiyhteydestä. Odota viisi päivää mahdollisia virheilmoituksia, ja ellei virheitä tule, on e-laskutus valmis käytettäväksi. Palvelun käyttöönoton jälkeen voi edellisen isännöitsijän ilmoittamat e-lasku- ja suoramaksutiedot tallentaa henkilötietoihin (välitystapa, välittäjätunnus ja henkilön verkkolaskuosoite). Vastaanottoilmoitukset saapuvat jatkossa automaattisesti Fivaldiin Maventa-tilin kautta. E-laskutuksen käytännöistä löydät lisätietoa tästä ohjeosiosta.

 

Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.