Alkuperäinen julkaisu tehty 13.09.2022, viimeisin päivitys tehty 13.02.2023.
Odotus on päättynyt: olemme nyt julkaisseet Visma Fivaldin uuden Kuittienhallinta-sovelluksen ja sen kanssa yhteensopivan tilitoimiston asiakkaalle Visma Scanner -mobiilisovelluksen. Sano hyvästit kuittien kanssa säätämiselle ja ota uusi palvelu käyttöösi!
Helppokäyttöinen mobiilisovellus Visma Scanner vähentää huomattavasti sitä aikaa ja vaivaa, joka yrityksen arjessa kuluu kuittien toimittamiseen. Kirjanpitäjän Kuittienhallinta-sovellus Fivaldissa puolestaan varmistaa, että paperisten kuittien tiedot ja kuvat saa tehokkaasti tallennettua kirjanpitoon – ilman manuaalista syöttelyä. Palvelu sopii kaikenlaisille asiakkaille, oli se sitten ensiaskel sähköiseen taloushallintoon tai aikaa säästävä ominaisuus nykyisen kokonaisuuden lisänä.
Jotta Visma Scannerin esittely asiakkaillesi olisi mahdollisimman mutkatonta, löydät tämän viestin liitteenä esitteen, jonka voit jakaa asiakkaillesi. Myös nettisivuiltamme löytyy esittely, mikä on helppo linkata eteenpäin: www.visma.fi/visma-fivaldi/kuittisovellus/
Saat Visma Scannerin käyttöön asiakkaillesi tilaamalla heille uuden Kuittisovellus-paketin Fivaldin tilauskanavasta.
Tarkemmat ohjeet käyttöoikeuksista löydät ohjesivustolta Kuittienhallinnan alta, ja asiakirjatyyppien ohjeistus on ohjesivustolla Taloushallinnon asetusten alla.
Kun asiakkaasi on ladannut ja kirjautunut Visma Scanner -sovellukseen, voi hän aloittaa kuittien lähettämisen Kuittienhallintaan. Kuittienhallinnan käyttöön opastaa ohjevideo, ja myös ohjesivuilta löydät eväät uudessa Kuittienhallinnassa onnistumiseen.
Käyttöönotto: Varmista tilitoimistosi kanssa, että sinulla on Visma Connect -tunnukset ja oikeudet Visma Scanneriin, jonka jälkeen voit ladata puhelimesi sovelluskaupasta Visma Scanner -applikaation.
Jos edustat yritystä, jolla on Fivaldi käytössä ilman tilitoimistoa ja haluat Visma Scannerin käyttöön, ota yhteyttä Visman yhteysmyyjääsi tai myyntitiimiimme: [email protected]
+358 10 756 2982 (8,4 snt/min + pvm.)
K: Miten saan Fivaldin kuittisovelluksen käyttööni?
V: Scannerin käyttöön tarvitset Fivaldin tunnukset ja Connect-kirjautumistunnukset. Yrityksesi pääkäyttäjä opastaa sinua tunnusten hankinnassa ja asettaa Scanner-sovelluksen käyttöoikeudet päälle Fivaldin Palvelunhallinnassa. Lataa Visma Scanner tämän jälkeen sovelluskaupasta mobiililaitteellesi. Sovellukseen kirjaudutaan Connect-tunnuksilla.
K: Mitä tarvitsen Kuittienhallinnan käyttöön?
V: Kuittienhallinta tarvitsee toimiakseen Kuittienhallinta-websovelluksen sekä Kuittienhallinnan asetusten käyttöoikeudet Palvelunhallinnassa. Kuitit lähetetään Fivaldiin Scanner-mobiilisovelluksella ja tallennetaan kirjanpitoon Kuittienhallinnan avulla.
K: Millä kielillä Visma Scanner on saatavilla?
V: Scanner ja Kuittienhallinta on saatavilla suomeksi ja englanniksi.
K: Voinko ottaa useamman kuvan samasta kuitista?
V: Visma Scanner tukee tällä hetkellä ainoastaan yksisivuisia kuitteja. Kuvan laatu on kuitenkin sen verran hyvä, että myös yhdellä kertaa kuvattu pitkä kuitti näkyy selkeänä Fivaldin Kuittienhallinnassa. Kirjanpitoon kirjatulle kuitille voi lisätä useita liitteitä Fivaldin kirjanpidon puolella.
K: (Tilitoimisto) Näenkö Kuittienhallinnasta kaikkien yritysteni kuitit samalla kertaa?
V: Et näe, Kuittienhallinta näyttää kerralla vain sen yrityksen kuitit, joka on valittuna Fivaldin ylävalikossa.
K: (Tilitoimisto) Mitä asetuksia minun pitää käydä läpi ennen Kuittienhallinnan käyttöönottoa?
V: Perusta Kuittienhallinnan asetuksissa vähintään yksi asiakirjatyyppi, joka määrittää, millä tositelajilla kuitit viedään kirjanpitoon. Asiakirjatyyppi on kuitin tallennuksessa pakollinen tieto. Voit lisäksi perustaa asetuksissa ne kululajit, joita tarvitset kuittien käsittelyssä. Kululaji ei kuitenkaan ole pakollinen tieto, vaan kuitin tiliöinnin voi tehdä myös suoraan tiliöintirivillä.
K: Kuinka kauan lähettämäni kuitit säilyvät Scannerissa?
V: Scanner säilyttää avoimet eli kirjanpitoon kirjaamattomat kuitit kahden vuoden ajan, jonka jälkeen kuitin kuvat ja tiedot poistetaan sovelluksesta. Kirjanpitoon kirjattujen kuittien pääsääntöinen säilytyspaikka on Fivaldi, mutta tiedot säilyvät myös Scannerissa.
K: Voinko lähettää muita dokumentteja Scannerilla kirjanpitäjälleni?
V: Voit lähettää Scannerilla myös pdf-tiedostoja Fivaldin Kuittienhallintaan, josta kirjanpitäjäsi voi ladata ne omaan käyttöönsä. Jos tiedostoja ei tallenneta Kuittienhallinnasta arkistoon, katoavat ne kahden vuoden kuluttua, kun Scanner poistaa alkuperäisen, kirjaamattoman dokumentin. Tämän vuoksi suosittelemme muiden kuin kirjanpitoon kirjattavien tiedostojen lataamista omalle koneelle, kun ne ovat saapuneet Kuittienhallintaan.
K: Lähetin kirjanpitäjälle väärän kuitin. Saako sen poistettua?
V: Voit poistaa kuitin Scannerista käsin niin kauan kun sitä ei ole kirjattu kirjanpitoon Fivaldissa. Kuitti poistuu samalla myös Fivaldin Kuittienhallinnasta.
K: Saako Scannerissa jaettua kuitin tiedot useammalle riville, esimerkiksi verokannoittain tai projekteittain?
V: Ei saa, kuitin jakaminen useammalle riville tapahtuu kirjanpitäjän toimesta Fivaldin Kuittienhallinnassa.
K: Saako Scannerissa lisättyä kuitille seurantakohteet?
V: Sovelluksen ensimmäisessä versiossa seurantakohteet pitää lisätä Kuittienhallinnassa. Scannerista on tulossa myöhemmin versio, jossa seurantakohteet voi halutessaan lisätä kuitin lähetyksen yhteydessä.
K: Voinko lähettää ostolaskuja Fivaldiin Scannerilla?
V: Sovelluksesta ei ole suoraa yhteyttä Fivaldin Ostolaskujen kierrätykseen. Voit halutessasi lähettää laskun kuvan kirjanpitäjälle Scannerilla, mutta se pitää siirtää Fivaldissa tiedoston kautta kierrätykseen käsiteltäväksi. Scanner ja Kuittienhallinta tukevat tässä vaiheessa ainoastaan kuittien käsittelyä.
K: Missä Scannerista lähetettyjen kuittien kuvat säilytetään?
V: Kuittien kuvat säilytetään Fivaldin arkistossa samaan tapaan kuin esimerkiksi ostolaskujen kuvat ja liitteet. Jos arkisto ei ole vielä käytössä, otetaan se automaattisesti käyttöön ensimmäisen kuitin kirjauksen yhteydessä.
K: (Tilitoimisto) Minulla on asiakkaita, joilla on käytössään pelkästään raportointipaketti. Miten tilaan näille asiakkaille Scanner-oikeudet?
V: Visma Scanner on automaattisesti käyttöönotettavissa niille asiakkaillesi, joiden käyttöön on tilattu raportointipaketti. Tilitoimiston tarvitsee vain kytkeä palveluhallinnasta Scannerin käyttöoikeudet asiakasyritykselle. Tarkemmat ohjeet löydät Visma Communitystä.
K: (Tilitoimisto) Miten tilaan asiakkaalleni Visma Scannerin käyttöön?
V: Visma Scanneria varten sinun on tilattava Fivaldin tilauskanavasta asiakkaallesi Kuittisovellus-paketti.
K: Jos sähköinen arkisto ei ole ennen ollut käytössä, tuleeko se ottaa ensin erikseen käyttöön?
V: Ei tarvitse, sähköinen arkisto tulee automaattisesti käyttöön, kun ensimmäinen kuitti tallennetaan kirjanpitoon.
K: Miten asiakkaan tulee toimia, jos kuitti tulee sähköpostiin?
V:Jos kuitti on pdf-muodossa sähköpostin liitteenä voi sen lähettää Scannerilla niin, että avaa sähköpostin puhelimella ja tallentaa tiedoston puhelimen kansioon. Scannerissa kuitin kuvauksen sijaan valitaan lähetettävä pdf-tiedosto puhelimen tiedostoista. Vaihtoehtoisesti asiakas voi myös avata kuitin tietokoneen tai puhelimen ruudulle esikatseluun, ottaa kuitista kuvan/näyttökaappauksen, ja lähettää sen Scannerilla Fivaldiin.
K: Vaatiiko Scannerin käyttöönotto Visma Connectin kaksivaiheiden tunnistautumisen, kuten Autoinvoice?
V: Scannerin käyttö ei vaadi sitä, että Visma Connect-tunnuksiin on laitettu kaksivaiheinen tunnistautuminen päälle.