Missä vaiheessa palkoille tehdään maksetuksi merkintä? Miten saan lähetettyä palkkatietoilmoitukset tulorekisteriin? Koska suljen palkkakauden? Kuinka voin sulkea palkkojen tositelajin kirjanpidossa?
Kun kaikki palkkatapahtumat on käsitelty, on hyvä tulostaa kauden tarkistuslista, josta tapahtumat voidaan vielä tarkistaa. Kun kaikki täsmää, tulostetaan palkkaerittelyt palkansaajille (mikäli käytössä ei ole verkkopalkka), kirjanpitoyhteenveto, maksulista sekä palkkalista. Nämä kaikki raportit saadaan tulostettua Palkanlaskennan Maksetuksi merkintä -toiminnossa, jossa luodaan myös tarkistusten jälkeen maksuaineisto, joka lähetetään pankkiohjelmalla pankkiin tässä postauksessa ohjeistetulla aikataululla. Samassa yhteydessä voidaan myös lähettää palkansaajille verkkopalkkalaskelmat tämän ohjeistuksen mukaisesti.
Palkat merkitään maksetuiksi, kun ollaan varmistuttu siitä, että palkat ovat lähteneet Pankkiyhteydestä onnistuneesti maksuun. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että pankista ei ole tullut maksulle hylkäävää SEPA-palautetta. Tätä ennen on myös hyvä olla varmistettuna, että Palkkatietoilmoitus tulorekisteriin -websovelluksen Lista-välilehdellä ei näy mitään kyseisen palkkakauden palkkatietoilmoitusten lähetyksiin liittyvää estettä. Maksetuksi merkintä käsittelee palkat maksetuiksi ja käynnistää kyseisiin palkkalaskelmiin liittyvien palkkatietoilmoitusten lähetyksen. Palkkatietoilmoitusten lähetysten eri tiloista löytyy lisätietoa tästä postauksesta.
Maksetuksi merkinnän yhteydessä on myös mahdollista viedä tapahtumat kirjanpitoon ja sulkea kyseinen palkkakausi. Jälkimmäistä ei kuitenkaan enää tulorekisteriin siirtymän jälkeen suositella tehtäväksi maksetuksi merkinnän yhteydessä. Jos palkkakausi suljetaan liian aikaisin, ei Palkkatietoilmoitus tulorekisteriin -websovelluksen Virheilmoitukset-välilehdellä ole mahdollista nähdä lähettämättä jääneitä tai hylkääntyneitä ilmoituksia. Myöskään lähettämättä jäänyt korvaava ilmoitus ei näy kyseisellä välilehdellä, mikäli palkkakausi, jolta korvaavaa ilmoitusta ollaan lähettämässä, on jo suljettu. Palkkakautta ei siis pidä sulkea liian aikaisin, eli ennen kuin on varmistettu, että kaikki kyseiseen palkkakauteen kohdistuvat lähetettävät ilmoitukset ovat menneet hyväksytysti tulorekisteriin.
Varsinaisen palkanlaskennan jälkeisiin rutiineihin kannattaakin sisällyttää Virheilmoitukset-välilehdellä käyminen esimerkiksi jokaisen kuukauden ensimmäinen päivä varmistaen, ettei siellä näy ilmoituksia, jotka vaativat toimenpiteitä. Jos korjattavaa löytyy, niin ne hoidetaan ja sen jälkeen lähetetään erillisilmoitus. Mikäli erillisilmoituksella ei näy kausia tai sille ei nouse summia, tarkista määritykset ensimmäisen tapauksen kohdalla tämän ja jälkimmäisen kohdalla tämän ohjeistuksen mukaisesti.
Fivaldi WEBin käyttäjäviesteihin nousee käyttäjälle myös muistutuksena ilmoitus tulorekisterin myöhästymismaksuajosta, jos ohjelma löytää ilmoituksia, joita ei ole lähetetty Fivaldista hyväksytysti tulorekisteriin. Kyseisessä viestissä on listattu erät, jotka ovat mahdollisesti mukana tulorekisterin ajamassa myöhästymismaksuajossa, ellei niitä ole syötetty manuaalisesti asiointipalveluun. Kyseisestä käyttäjäviestistä kerrotaan lisää tässä ohjeistuksessa.
Palkkatapahtumat kirjautuvat kirjanpitoon Palkat-tositelajille. Palkanlaskennasta luotuja kirjanpidon tositteita ei voi suoraan muuttaa kirjanpidossa, vaan kaikki kirjauksiin liittyvä on tehtävä Palkanlaskennan puolella ennen siirtoa kirjanpitoon. Kirjanpidossa palkkatositteita voi siis korjata ainoastaan muistiotositteilla. Palkkojen tositelaji suljetaan viimeistään silloin, kun kyseinen kirjanpidon kausi on aika sulkea.
Herättikö käyttövinkki kysymyksiä tai etkö päässyt sen avulla eteenpäin? Autamme mielellämme! Voit tehdä aloituksen aiheesta Keskustelut-osiossa tai olla yhteydessä sovellustukeemme.